對(duì)21世紀(jì)綜合檔案館服務(wù)功能拓展的思考

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)國(guó)家檔案局相繼提出了拓展綜合檔案館服務(wù)功能的三大舉措，旨在提升綜合檔案館服務(wù)功能，然而在三大舉措踐行過(guò)程出現(xiàn)了由熱變冷的尷尬，本文對(duì)此進(jìn)行分析，提出拓展綜合檔案館服務(wù)功能首先要立足本館檔案資源價(jià)值的發(fā)揮，再圍繞服務(wù)民生、拓展檔案館文化內(nèi)涵加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，才是綜合檔案館提升服務(wù)功能的理性選擇。

關(guān)鍵詞：檔案館功能 檔案資源 主動(dòng)服務(wù)

現(xiàn)行文件服務(wù)、政府信息公開(kāi)服務(wù)和檔案服務(wù)民生是21世紀(jì)以來(lái)，國(guó)家檔案局陸續(xù)倡導(dǎo)并實(shí)施的提升綜合檔案館服務(wù)功能的三個(gè)重大舉措，目的是力圖緊跟時(shí)代步伐，為檔案館樹(shù)立面向社會(huì)主動(dòng)服務(wù)形象，這些舉措對(duì)綜合檔案館拓展職能、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)起到很好的作用，然而隨著三大舉措的踐行，當(dāng)初的火熱，并沒(méi)有持續(xù)多久，檔案館基本又歸于原有的平靜。那么如何提升綜合檔案館服務(wù)社會(huì)的效益，找到一條可持續(xù)發(fā)展的道路，是值得我們探究的。

一、綜合檔案館服務(wù)功能拓展的三大舉措的提出與踐行

1．三大舉措的提出

21世紀(jì)綜合檔案館三大舉措的提出，分別是以2000年4月深圳市檔案局（館）成立的文檔資料服務(wù)中心、2008年5月1日正式實(shí)施的《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》（下文簡(jiǎn)稱《條例》）和2007年12月國(guó)家檔案局印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》（下文簡(jiǎn)稱《意見(jiàn)》）為標(biāo)志，陸續(xù)在綜合檔案館推行現(xiàn)行文件服務(wù)、政府信息公開(kāi)服務(wù)和檔案服務(wù)民生的工作。

2．三大舉措的踐行

（1）現(xiàn)行文件服務(wù)工作。2000年深圳市檔案局（館）開(kāi)展的文檔資料服務(wù)中心，旨在服務(wù)政府職能轉(zhuǎn)變，滿足公民不斷增長(zhǎng)的對(duì)政府政策法令的文件查詢的需求而開(kāi)辦的。文檔中心成立后加強(qiáng)與深圳市委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀(jì)委以及各部、委、辦、局職能部門(mén)的聯(lián)系，匯集各單位的各種非涉密的文件匯編，政策法規(guī)匯編、內(nèi)部書(shū)刊等。文檔資料中心成立之初贏得公眾一致好評(píng)。在國(guó)家檔案局的推動(dòng)下至2007年全國(guó)的省、市甚至是縣級(jí)綜合檔案館幾乎100%開(kāi)展了這項(xiàng)工作，被認(rèn)為是“它比較全面、系統(tǒng)的將那些原本很‘神秘’的‘紅頭文件’送到老百姓手里，使老百姓與黨和政府的‘紅頭文件’有了‘零接觸’的機(jī)會(huì)，這在中國(guó)歷史上是絕無(wú)僅有的。”①

（2）政府信息公開(kāi)服務(wù)。2008年實(shí)施的《條例》中指出的：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館、公共圖書(shū)館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。”“行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向國(guó)家檔案館、公共圖書(shū)館主動(dòng)提供公開(kāi)的政府信息。”由此從法律的角度規(guī)定了檔案館對(duì)政府信息公開(kāi)的義務(wù)。各地的檔案館紛紛與當(dāng)?shù)卣?lián)合，參與政府信息公開(kāi)相關(guān)工作，取得政府的支持，以此為契機(jī)，把已有的現(xiàn)行文件中心作為政府信息公開(kāi)的重要窗口，加大了現(xiàn)行文件中心的建設(shè)力度。

（3）檔案服務(wù)民生。2007年12月國(guó)家檔案局印發(fā)的《意見(jiàn)》指出：“各級(jí)檔案部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)服務(wù)民生的重要性和緊迫性，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和敏銳性，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，自覺(jué)將民生檔案工作納入工作范疇，積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式和有效途徑，為社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。”2008年在全國(guó)檔案工作會(huì)議上，國(guó)家局正式提出建立“兩個(gè)體系”，實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”。為此各級(jí)別的綜合檔案部門(mén)相繼頒布各類別民生檔案的管理辦法、規(guī)范等，在全國(guó)開(kāi)展了檔案服務(wù)民生的工作。

二、熱鬧一時(shí)的現(xiàn)行文件與政府信息公開(kāi)服務(wù)在實(shí)踐中的冷境遇

三大舉措的提出確實(shí)為普及社會(huì)檔案意識(shí)，拓展檔案館功能起到一定作用，如“現(xiàn)行文件服務(wù)”為率先掀開(kāi)中國(guó)紅頭文件的神秘面紗做了率先垂范，為政府信息公開(kāi)在理念、措施上起到推動(dòng)作用；“政府信息公開(kāi)服務(wù)”為檔案親民打開(kāi)了一個(gè)窗口；“檔案服務(wù)民生”的提出，為檔案工作中踐行以人為本，加強(qiáng)資源建設(shè)，倡導(dǎo)社會(huì)信息公平，構(gòu)建和諧社會(huì)指出正確的發(fā)展方向。然而三大舉措在實(shí)踐中也遇到了一些問(wèn)題。

“現(xiàn)行文件服務(wù)”和“政府信息公開(kāi)服務(wù)”運(yùn)行一段時(shí)間之后，各個(gè)綜合檔案館普遍感覺(jué)效果與想象的相去甚遠(yuǎn)。無(wú)論是所收集的文件數(shù)量，還是利用效果，均難負(fù)其“盛名”。熱鬧了一陣之后都又歸于門(mén)可羅雀的冷清。“檔案服務(wù)民生”，方向是正確的，綜合檔案館也擁有大部分資源，然而在資源的整合，政府文件的解讀、服務(wù)的方式等方面也存在不少問(wèn)題。

究其原因，筆者認(rèn)為主要有兩方面：一是社會(huì)發(fā)展的客觀性限制了這個(gè)事物的可持續(xù)發(fā)展；二是檔案館拓展服務(wù)功能定位上要科學(xué)論證。綜合檔案館實(shí)施現(xiàn)行文件公開(kāi)服務(wù)的初期，主要是迎合了廣大民眾對(duì)政府信息獲取的強(qiáng)烈需要，因而引起社會(huì)熱烈反響和歡迎，但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，信息來(lái)源渠道日益多樣和便捷，尤其是隨著政府上網(wǎng)工程建設(shè)的推進(jìn)，電子政府的建立，綜合服務(wù)辦事大廳的建立，政務(wù)公開(kāi)大踏步前進(jìn)，政府部門(mén)的信息服務(wù)更加親民和便捷。因而社會(huì)公眾當(dāng)然首選的是去職能部門(mén)、政府部門(mén)查閱利用資料，這樣更直接，也更能高效解決問(wèn)題，檔案部門(mén)對(duì)文件無(wú)解釋權(quán)、資料滯后、利用不便等劣勢(shì)使之漸漸被冷落了，用戶快速被政府網(wǎng)站、政府辦事大廳、公共圖書(shū)館、各類信息網(wǎng)站所分流，必然造成綜合檔案館利用率銳減。正如有人指出：“在此過(guò)程中，省級(jí)綜合檔案館實(shí)質(zhì)上只是過(guò)渡性地彌補(bǔ)了《條例》頒布初期省級(jí)政府機(jī)構(gòu)信息公開(kāi)和現(xiàn)行文件開(kāi)放主體缺乏的狀況，隨著政府信息公開(kāi)工作的深化，這種主體缺位的狀況己經(jīng)發(fā)生了很大改變，省級(jí)綜合檔案館的過(guò)渡性使命行將終結(jié)，其功能正逐步遭到削弱”。②

三、綜合檔案館服務(wù)功能的定位與可拓展的方向

綜合檔案館拓展服務(wù)功能應(yīng)本著保障發(fā)揮檔案館自身功能的前提下，拓展新功能空間，拓展的新服務(wù)功能應(yīng)起到對(duì)自身功能的補(bǔ)充和優(yōu)化作用。

1．明確職責(zé)定位，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

綜合檔案館在主動(dòng)服務(wù)意識(shí)上有待提高。檔案的原始記錄性使其具有了獨(dú)特的證據(jù)價(jià)值與參考價(jià)值，因此，綜合檔案館首要任務(wù)是高效發(fā)揮本館檔案資源的價(jià)值，才是立館之本。但目前的服務(wù)水平和效果都還有很多不盡如人意的地方。因而下大力氣改善本館資源的服務(wù)質(zhì)量，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，才會(huì)為進(jìn)一步拓展服務(wù)功能打下良好基礎(chǔ)。

（1）減少對(duì)用戶利用權(quán)利的限制，改進(jìn)檔案開(kāi)放工作

目前綜合檔案館在利用上存在諸多限制，制約了服務(wù)功能效益的發(fā)揮。造成目前這種狀況的原因，很大程度上是我國(guó)現(xiàn)已頒布執(zhí)行的檔案法規(guī)所帶來(lái)的。如“《檔案法實(shí)施辦法》第二十四條規(guī)定:公布屬于國(guó)家所有的檔案，要求‘保存在檔案館的，由檔案館公布’。可見(jiàn)，綜合檔案館是提供其館藏檔案利用與公布的權(quán)利主體，是否開(kāi)放利用、是否延長(zhǎng)開(kāi)放利用也是由綜合檔案館來(lái)獨(dú)立決定的，檔案形成機(jī)關(guān)一般不再參與。”③賦予檔案館如此大的權(quán)限，對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)是一種負(fù)擔(dān)。面對(duì)數(shù)量不斷增長(zhǎng)、日益復(fù)雜多樣的館藏檔案，綜合檔案館難以進(jìn)行開(kāi)放鑒定，而且一旦鑒定不當(dāng)，就要承擔(dān)開(kāi)放不當(dāng)?shù)呢?zé)任。于是檔案館只好采取一種少作為少承擔(dān)責(zé)任的做法。這直接造成了檔案開(kāi)放度降低，影響了公眾對(duì)檔案的利用，也限制了檔案館服務(wù)功能的發(fā)揮；《檔案館通則》第二十一條規(guī)定：“利用者查閱、摘錄或復(fù)制檔案，必須持本單位的正式介紹信，注明利用者的身份和利用檔案的目的與范圍；大量利用檔案進(jìn)行專題研究，必須事先將上級(jí)批準(zhǔn)的研究計(jì)劃抄送有關(guān)檔案館。”這樣的規(guī)定對(duì)公民獲取公開(kāi)檔案是一種變相的限制和人為設(shè)置的障礙，待多道繁瑣手續(xù)履行完了，也沒(méi)了對(duì)檔案利用的熱情，同時(shí)對(duì)檔案館也是增加了服務(wù)成本，降低了服務(wù)效率。所以國(guó)家法律、法規(guī)層面的改進(jìn)和健全是首先要突破的。

（2）提高社會(huì)檔案意識(shí)，倡導(dǎo)檔案服務(wù)公平

檔案意識(shí)的推廣是綜合檔案館功能拓展的一個(gè)方面，也是其實(shí)現(xiàn)價(jià)值的途徑之一。首先，檔案工作者自身要樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案的屬性、功能與價(jià)值，從而明確其工作職能與社會(huì)責(zé)任，不斷提高和完善自身，積極為社會(huì)提供檔案服務(wù)，為社會(huì)各界檔案事業(yè)建設(shè)提供指導(dǎo)和幫助，成為社會(huì)檔案事業(yè)的引領(lǐng)者與推動(dòng)者。同時(shí)，作為綜合檔案館，我們有責(zé)任培養(yǎng)社會(huì)檔案意識(shí)，通過(guò)宣傳和教育等手段，讓公眾認(rèn)識(shí)和了解檔案和檔案事業(yè)，積累、利用和保護(hù)檔案，從而實(shí)現(xiàn)檔案與檔案工作的價(jià)值，履行檔案機(jī)構(gòu)與檔案工作者的職能。

樹(shù)立檔案意識(shí)也是保障信息公平獲取的重要手段。信息資源是當(dāng)今社會(huì)最重要的資源，檔案資源作為信息資源的重要組成部分，作為人民共同形成和擁有的社會(huì)財(cái)富，理應(yīng)服務(wù)于社會(huì)公眾，滿足公眾合理的檔案信息需求。在國(guó)家建設(shè)民生檔案的倡導(dǎo)下，綜合檔案館應(yīng)掌握對(duì)檔案信息的闡述能力和教育能力，積極開(kāi)展檔案利用用戶調(diào)查，明確不同性別、年齡、行業(yè)，不同文化程度和知識(shí)背景的用戶對(duì)檔案的不同需求，培養(yǎng)服務(wù)社會(huì)的檔案意識(shí)，幫助邊緣弱勢(shì)群體認(rèn)識(shí)、了解和解讀檔案，提高其對(duì)檔案的認(rèn)知度和利用能力。使檔案意識(shí)扎根于民，服務(wù)于民。

（3）打造開(kāi)放的數(shù)字檔案信息資源平臺(tái)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)達(dá)和普及的今天，數(shù)字化檔案服務(wù)平臺(tái)的打造和利用可以在深度和廣度上提升檔案服務(wù)功能。數(shù)字化檔案服務(wù)平臺(tái)最大的優(yōu)勢(shì)在于檔案信息可以開(kāi)放存取。檔案館為用戶提供檔案資源信息存儲(chǔ)與獲取權(quán)限，用戶可方便地利用檔案資源信息。平臺(tái)的建設(shè)不僅可以上載館藏各類開(kāi)放的數(shù)字檔案信息資源，還可以根據(jù)社會(huì)的需求補(bǔ)充鏈接地方特色等多方面資源。平臺(tái)以交互方式吸引用戶參與本地區(qū)檔案資源建設(shè)，賦予用戶一定的擴(kuò)充檔案信息的權(quán)限，豐富檔案資源聚集的途徑和來(lái)源。這樣既有利于檔案意識(shí)的推廣，又能夠提高檔案工作質(zhì)量，豐富檔案資源，提高利用效率。

2．加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，為綜合檔案館服務(wù)功能拓展創(chuàng)造有利條件

資源的數(shù)量和質(zhì)量是保障檔案館提供充分服務(wù)的前提條件。通過(guò)資源建設(shè)可以增強(qiáng)服務(wù)能力。從目前看，綜合檔案館所擁有的檔案資源的門(mén)類比較單一，主要是行政檔案，占得比例高達(dá)百分之七八十，嚴(yán)重制約了綜合檔案館滿足公眾豐富多樣的需求。所以國(guó)家應(yīng)該調(diào)整綜合檔案館收集范圍，使之真正成為《檔案法》對(duì)綜合檔案館機(jī)構(gòu)科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)性質(zhì)的定位。

（1）加強(qiáng)民生檔案資源建設(shè)，賦予民眾更多的利用權(quán)利

本著將檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)由國(guó)家記憶轉(zhuǎn)向社會(huì)記憶，從行政工作和業(yè)務(wù)憑證轉(zhuǎn)向?yàn)槊癖娞峁V泛服務(wù)的原則，合理擴(kuò)大檔案資源的收集范圍。

根據(jù)國(guó)家檔案局2007年印發(fā)的《意見(jiàn)》 “要求各級(jí)檔案部門(mén)要努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整。”“各級(jí)檔案部門(mén)要從本地區(qū)實(shí)際出發(fā)，對(duì)涉及民生的各類檔案，集中力量，優(yōu)先進(jìn)行整理、編目、劃控、數(shù)字化工作，為及時(shí)提供利用創(chuàng)造條件。”所以加強(qiáng)民生檔案建設(shè)，一方面是改變以前注重政務(wù)文件，忽視多門(mén)類社會(huì)檔案資源的做法，擴(kuò)大檔案的收集范圍，調(diào)查廣大群眾各階層的檔案需求，在民生檔案資源體系建設(shè)中積極擴(kuò)大檔案門(mén)類，收集管理各類廣大民眾形成的或與之相關(guān)的檔案，做好檔案資源建設(shè)；另一方面也是為擴(kuò)大廣大民眾利用檔案的權(quán)限創(chuàng)造有利條件。綜合檔案館就應(yīng)本著維系社會(huì)和諧，檔案服務(wù)于民的思想，為人民保管檔案、利用檔案提供便利。檔案服務(wù)工作的重心應(yīng)放在維護(hù)廣大群眾的利益上，這不但是社會(huì)的要求，也是綜合檔案館應(yīng)承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任。

（2）將非國(guó)有檔案的資源納入國(guó)家檔案資源體系的監(jiān)管之下，提升經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的服務(wù)功能

目前，國(guó)家檔案館所控制的主要是國(guó)家所有的公共檔案，這是國(guó)家記憶的主要來(lái)源，但作為信息資源，作為人類記憶構(gòu)成，檔案的職能不僅僅是保存國(guó)家記憶，廣大人民群眾在各行各業(yè)中形成的檔案更是鮮活的歷史證據(jù)。因此，非國(guó)有檔案從一定程度上應(yīng)該納入社會(huì)記憶體系作為補(bǔ)充。歷史上政權(quán)的更迭與社會(huì)變遷，國(guó)家檔案資源遭受破壞往往是最大的，那么散佚于個(gè)人或私人團(tuán)體的歷史記憶更是彌足珍貴。非國(guó)有檔案收集、保護(hù)與體系的構(gòu)架應(yīng)當(dāng)成為綜合檔案館拓展服務(wù)功能的重要方面。基于非國(guó)有檔案種類繁多，數(shù)量龐大，國(guó)家檔案局應(yīng)為非國(guó)有檔案建立分類體系，一方面指導(dǎo)非國(guó)有企業(yè)和單位進(jìn)行科學(xué)的收集和管理，另一方面以此為依據(jù)對(duì)非國(guó)有檔案資源進(jìn)行備案登記，將其資源納入國(guó)家整個(gè)檔案資源體系的監(jiān)管之下。

（3）積極參與各種文化工程建設(shè)，加強(qiáng)檔案館文化內(nèi)涵方向的服務(wù)功能

文化功能是綜合檔案館的重要服務(wù)功能，充分發(fā)揮檔案的文化功能是綜合檔案館服務(wù)功能拓展的重要方向。綜合檔案館的文化功能發(fā)揮主要應(yīng)致力于檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)、地區(qū)記憶構(gòu)建以及檔案本身文化的構(gòu)建與宣傳方面。目前，檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)選評(píng)工作正在如火如荼地進(jìn)行，各綜合檔案館都已行動(dòng)起來(lái)，積極參與保護(hù)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的工作，檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的文化內(nèi)涵和文化價(jià)值的挖掘還需檔案館與其他領(lǐng)域的專家共同努力；地區(qū)記憶的構(gòu)建包括城市記憶構(gòu)建和城市化進(jìn)程中鄉(xiāng)村文化的留藏與保護(hù)等部分，以及區(qū)域文化建設(shè)的方方面面。綜合檔案館應(yīng)主動(dòng)出擊，搜集本區(qū)域文化特色的檔案及檔案信息，包括民俗、家譜、環(huán)境資源、社會(huì)變遷、城市面貌、鄉(xiāng)村文化、思想變革等一系列檔案資源，服務(wù)于區(qū)域文化建設(shè)；將檔案文化推向社會(huì)是保護(hù)記憶的絕佳手段。通過(guò)各種媒體宣傳檔案和檔案工作，乘著國(guó)家文化建設(shè)的東風(fēng)，打造和繁榮檔案文化，不僅能夠讓社會(huì)了解檔案和檔案工作，更能夠使檔案工作者明確自身的社會(huì)責(zé)任和歷史使命。告訴人們檔案館不僅是收藏過(guò)去和保管現(xiàn)在歷史記憶的機(jī)構(gòu)，更是展示和推動(dòng)人類文明發(fā)展的資源寶庫(kù)。

總之，21世紀(jì)是個(gè)變革的時(shí)代，只有在變革的浪潮中把握正確的方向，我們才能到達(dá)向往的彼岸。在此過(guò)程中，各級(jí)檔案部門(mén)準(zhǔn)確定位，既立足做好本職工作，又要規(guī)劃好長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，才能建設(shè)真正符合時(shí)代潮流與人民愿望的綜合檔案館。

＊本文是遼寧省社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目“深化文化體制改革與遼寧省綜合檔案館文化功能建設(shè)研究”（項(xiàng)目號(hào)：L11DWJ021）部分研究成果。

注釋：

①鄭傳喜.建立和發(fā)展現(xiàn)行文件服務(wù)中心若干問(wèn)題的探索與思考[J].湖北檔案，2006(01)

②肖正德.檔案部門(mén)服務(wù)政府信公開(kāi)的實(shí)踐與思考[J].檔案與建設(shè)，2008(03)

③楊霞.綜合檔案館檔案開(kāi)放利用與公布的權(quán)限[J].檔案學(xué)通訊，2009(4)

作者單位：遼寧大學(xué)歷史學(xué)院