新時期出版社社長辦的工作特點

摘要：隨著出版社由事業單位轉制為企業單位，實行企業化管理、市場化運作，作為出版社的樞紐部門——社長辦，其管理和服務功能也面臨著新的挑戰。歸納出新時期社長辦工作的兩個特點，結合實際，深入分析，進行了探討式總結，提供了較為清晰、實用的工作思路及應對問題的辦法等。

關鍵詞：編務工作；服務職能；管理職能

中圖分類號：G237 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）18-0090-02

社長辦作為出版編務工作的組織者和管理者，是編輯業務管理機構和社領導班子的辦事機構，是出版社業務工作的中心。其在編輯和社領導之間起著承上啟下的作用，主要負責全社的選題管理、書號管理、圖書質量管理、圖書檔案管理、圖書宣傳、圖書獎的參評以及著作權管理等等，并為社領導進行選題決策提供各種參考。出版社由事業單位轉制為企業，逐步實行市場化運作，面對新的出版形式，筆者歸納新形勢下社長辦工作有如下兩個特點。

一、社長辦的職能需要更加凸顯與優化

隨著出版社實行企業化管理，以及在圖書市場不斷變化的形式下，社長辦面臨的工作內容和質量要求也都發生著較大的變化，社長辦的工作要從被動服務轉變為主動服務，即通過管理工作進行深度服務，其職能更需要凸顯與優化，需著重加強“服務、管理、組織、協調、執行、參謀”等職能。

（一）服務職能

服務職能是社長辦編務工作最基本的職能。如組織選題論證會、利用ERP系統管理發稿、發印手續、審核圖書合同及稿酬單的開具、制作社內統計報表、建立圖書檔案、答復讀者問題等工作。服務職能大多表現為大量日常性的工作，這些工作能否務實、高效地進行，會直接影響出版社整體的工作效率和質量。

社長辦的服務對象非常廣泛，對社內包括社領導、編輯部、印制科、營銷中心以至財務科等，社外包括出版局、出版集團、宣傳部乃至出版總署等主管機關、行業組織、新聞媒體、作者和讀者等。服務對象的廣泛性決定了服務需求的差異性，這對社長辦的工作人員提出了很高的要求，需要進一步提高自身的綜合素質。

著作權管理也是社長辦的一項重要業務，因為著作權問題引起的法律糾紛，我社也常常遇到。社長辦需要通過加強對著作權合同的審核，更好地規避因為著作權糾紛而給出版社帶來的損失；并且要積極配合執法部門，加大對社圖書被盜印、盜版的打擊力度，保護并增強出版社的生產力，維護出版社的整體利益。

（二）管理職能

1.選題管理：注重決策支持

選題是出版的核心環節之一，社長辦一直以來都擔負著選題管理的重要角色。隨著出版社信息化的發展以及ERP出版管理系統的上線使用，社長辦所做的就不僅僅是進行選題登記之類的工作，更需要注重利用匯總資料對社內選題進行分析。

社長辦應周期性對全社的選題按板塊類別、載體形式和重點項目等多維度進行統計分析，進而以客觀的數據為社領導制定選題規劃、提供思路支持，并且在國家有關出版法律法規方面為社領導決策提供信息支持。通過對選題的匯總和審查，社長辦還應起到“優化選題、避免低層次重復”的把關作用。社長辦根據掌握的選題情況和已出版圖書的庫存情況，對選題進行指導，或在各部門之間進行協調。

2.規劃管理：調研顯示威力

規劃管理是社長辦工作中重要的職能。定期對選題、成本、重大投資項目、重印書等情況進行調查、研究，以數據來分析要說明的問題，增強說服力。

除了不定期的材料及數據匯總和相關報告的撰寫工作外，社長辦擔負了編寫全社總結及發展規劃的工作，還參與了部分專項調研工作，了解、學習其他出版單位的績效考核及圖書出版管理經驗，這些都反映了社長辦管理職能加強的趨勢。

3.信息流管理：樞紐作用更明顯

作為科技出版社，廣東科技出版社出版圖書涉及面較為寬泛，信息流的管理也顯得尤為重要。出版社的信息流管理主要可以分為三個層次的工作：一是通過資訊調查溝通全社情況，起到信息溝通的樞紐作用；二是為社內部員工提供資料服務；三是要向社會(包括上級主管單位、媒體等)提供出版社信息，建立有利于發展的寬松環境。

網站對于宣傳出版社形象、拓展選題及作者資源和服務讀者有很好的效果，但保證各部門和網站的接口工作卻是一項綜合工程。社長辦應重視并配合好數字編輯室，加強社網站的建設。從網站上收集到的選題信息需及時篩選、分類，轉給相關編輯部門，拓展選題來源渠道。通過社網站應可以看到我社最新的圖書介紹和相關信息，使本社的信息能夠更快捷地向外流通，努力將社網站發展成綜合多種功能的網站。

建議不定期制定出版《社工作簡訊》，可以為紙質，也可在網站上以電子版發布，使全社員工都能知曉本社相關工作動態，使大家都了解、關心社里每項工作，這對項目完成也有積極的促進作用。

4.標準化流程管理：定規范以人為本

實行標準化流程管理以規范工作流程。首先制定社長辦的工作流程圖向全社公布，什么事需要到社長辦解決、社長辦的辦事程序及所需材料等，都規范清楚。其次是確保不因社長辦人員外出學習、辦事時影響正常工作，要求本部門的工作分工有交叉，每項工作都至少有兩人可以操作管理，每項常態工作都制度化，制定社長辦內部工作流程表，既便于監督管理，也利于其他人員操作運行。

（三）組織職能

1.圖書評獎及圖書宣傳的組織工作

社長辦的工作人員首先要充分認識到圖書評獎及圖書宣傳工作對出版社的重要性，對外要加強與主管單位、政府主管部門、行業協會和新聞媒體的聯系，及時了解各種評獎及圖書訂貨會、書香節之類信息，對內要重視與編輯、營銷、印制等相關部門的協調溝通，高度重視社內參評及重點宣傳圖書品種的內部遴選工作和材料準備工作，不輕易放棄任何一次獲獎和宣傳自己的機會，這對編輯和出版社都是大有裨益的。

2.組織選題調研及編輯業務培訓

在出版社，社長辦人員更了解編輯需求，更易和編輯溝通，所以更要肩負起組織選題調研和編輯業務培訓等工作。組織安排好各種選題調研活動，尤其是年度選題調研后，應鼓勵編輯撰寫調研報告，社長辦進行整理匯總為年度選題調研報告，為社領導決策提供依據；協助人事部門推薦、組織編輯人員進行業務學習、培訓和交流，通過發放學習資料、組織業務講座和會議交流等各種方式幫助編輯人員提高業務素質和水平。

（四）協調職能

協調是管理的實質。矛盾、對立、不平衡是出版社常常要面對的，因此社長辦要通過協調，找出解決辦法，不斷化解矛盾、平衡關系、協調力量，使員工能理解并執行社領導的每項決策。

（五）執行職能

社長辦是聯系社領導和社內各部門的橋梁和紐帶，需要把社領導的決策及時、準確地傳達給有關人員，并通過監督、督促，把社領導的要求和布置的工作真正落到實處。執行力對出版社的發展十分重要，好的決策更需要良好地貫徹執行。社長辦在出版社中的特殊地位決定了社長辦工作人員必須具有較高的執行力，這樣才能更好地完成執行職能。

（六）參謀職能

參謀職能是對社長辦一種較高的職能要求。社長辦接觸面廣，就外部而言，能夠及時了解行業主管部門和其他出版單位的較多信息，就內部而言，掌握著整個編輯部門的選題、發稿、出書等統計信息，由于同時還從事大量的管理協調工作，故容易發現出版社在生產經營中存在的一些問題。社長辦應該在及時、認真分析的基礎上，為社領導提供一些工作建議，扎扎實實做好社領導的參謀和助手。

二、對社長辦人員素質應有更高的要求

（一）加強內部管理，合理調整分工，營造和諧、高效的社長辦工作氛圍

為調動社長辦每個工作人員的積極性，充分發揮出每個人的潛能，提高工作效率。要加強部門內部人員的聯系溝通，合理調整分工，端正思想認識，促進工作公開透明，重要工作要集思廣益，集中群體力量，形成合力，確保高質高效地完成任務，將社長辦打造成有凝聚力、和諧的團體。

將部門常態工作清晰劃分，大致分為編務管理、合同及規劃管理、外宣活動等三部分，每部分工作設主要負責人，每項工作至少有兩人可以操作管理，每項常態工作都制度化，制定流程表，形成固定模式，既便于監督管理，也利于其他人員操作運行。

社長辦的參謀服務職能越來越重要，建議將社長辦主任從繁重的編務工作解放出來，使其有更多的精力來了解政策、市場及我社內部的發展變化，及時提供相關數據和材料，為社領導決策判斷提供有力支持，更好地服務社領導。但社長辦主任要熟悉、掌握社長辦每一項基本工作的內容和流程，如選題報批、書號實名制申領乃至稿酬的審核等，以便在社長辦內部有權威管理，也可更好地服務于其他部門。

（二）提高自身職業素質，加強主動服務意識，注重細節服務

社長辦工作人員的職業素質面臨著新的挑戰，要求社長辦工作人員具備良好的基本素質，建立更完善的工作意識和主動服務意識。要保證既做好社長辦份內的管理工作，又充分發揮社長辦在出版社整個運作流程中所處地位的作用，首先要改變觀念，樹立自主服務意識；其次充分運用計算機管理，在增加管理內容的同時，提高效率。

社長辦強調的是精細管理、人性化服務。精細的管理帶出精細的服務，精細的服務則主要體現在人性的服務上。社長辦又是出版社對外的一個窗口，要與不同身份、不同級別的人打交道，每一個環節都與外界發生著直接聯系，離不開良好的人際關系。這就需要社長辦工作人員既要精通業務，也要善于與人溝通。

總之，新形勢下的社長辦工作職能在不斷增多，要求也不斷提高。社長辦要在明確自身職能定位的基礎上，通過更新觀念、加強內部管理、提高業務人員素質來全面提升工作質量和水平，要切實增強全局意識、參謀意識、精品意識，提高創新能力、把握政策能力、文字綜合能力；正確處理好辦事速度和辦事質量的關系，正確處理好業務學習和理論學習的關系，力爭理論修養和業務素質全面提高。