文檔一體化在工程項目管理中的運用

摘要：大型工程建設(shè)中，參與工程的建設(shè)方在日常工作中產(chǎn)生大量的各種類型和格式的文件材料，各參與建設(shè)方在利用這些材料的過程中也出現(xiàn)諸多不便，為此，筆者認為采用文檔一體化管理方式可以有效解決這些困難。

關(guān)鍵詞：文檔；一體化工程；項目管理

中圖分類號：G275.2 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）18-0104-02

重點工程項目在建設(shè)期間生成的檔案，是整個社會檔案不可缺失的組織部分，也是執(zhí)行國家工程質(zhì)量終身負責制，鑒定工程質(zhì)量，追究事故責任的依據(jù)。凡重點工程項目建設(shè)，都具有參與方多方投資、多方設(shè)計、多方供貨、周期長、環(huán)節(jié)多等特點，其所形成的文書資料無論在圖文格式、材料的簽發(fā)、文件簽交都有不同的差異，這就給項目建設(shè)檔案日常管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。

企業(yè)的發(fā)展離不開基本建設(shè)和技術(shù)改造，在工程建設(shè)過程中，因建設(shè)項目多、周期長，參與建設(shè)的施工單位管理水平參差不齊，因而往往出現(xiàn)一些不能忽視的現(xiàn)象。

一是施工單位存在“重建設(shè)、輕檔案”現(xiàn)象。一些施工單位對工程建設(shè)期間生成的檔案、資料歸檔意識淡薄，檔案的管理工作與工程建設(shè)的進度不一致。二是項目檔案不規(guī)范。工程項目檔案不規(guī)范，主要表現(xiàn)在合同、協(xié)議的填寫不標準；施工控制書面記錄不全，進場建設(shè)材料合格證、質(zhì)保書等資料不齊全。三是項目建設(shè)相關(guān)單位檔案管理責任落實不到位。建設(shè)過程中因工期長，隨工記錄代鑒現(xiàn)象嚴重；工程驗收時，相關(guān)資料既不齊全又不準確、完整；總包單位對分包單位沒有明確檔案管理責任，沒有對分包單位施工中生成的檔案定期匯總、驗收，如：工程總平面圖、隱蔽工程管線圖等資料的編制、收集和歸檔。

為避免和解決以上存在的問題，作為重點項目建設(shè)的管理者必須遵照《國家重大建設(shè)項目檔案歸檔要求與檔案整理規(guī)范》進行管理，依據(jù)該規(guī)范，結(jié)合工程建設(shè)中出現(xiàn)的現(xiàn)象，筆者在總結(jié)一些工程檔案管理經(jīng)驗基礎(chǔ)上認為可以在項目建設(shè)的重點環(huán)節(jié)采用文檔一體化管理方式，把現(xiàn)行使用的文檔材料，都納入規(guī)范的管理系統(tǒng)工程之中，實行集中管理，對那些在建設(shè)期間產(chǎn)生的隨時被利用的檔案主體材料，采用檔案管理方式的進行全過程監(jiān)控。

一、統(tǒng)一各行業(yè)文件檔案管理標準是實行文檔一體化管理的關(guān)鍵

在各種文書資料、設(shè)計圖紙等文件材料的形成階段，項目建設(shè)的各參與方在各自項目上的設(shè)計要求、質(zhì)材標準、工期規(guī)定等各不一樣，但要想做到提高使用效率，就要做到科學化、規(guī)范化管理，使之在形成之時就被納入全過程監(jiān)控之中，使項目建設(shè)與項目檔案的管理同時進行。

1.對項目參建各方提供的工程建設(shè)圖紙、機械設(shè)備安裝工程技術(shù)資料、設(shè)備基礎(chǔ)檢查驗收記錄、設(shè)備理論檢查驗證記錄等文書材料，要在項目建設(shè)準備前期的合同訂立時在合同的內(nèi)容和形式上進行統(tǒng)一規(guī)定

工程項目建設(shè)前期，項目建設(shè)的各參與方就認識到在工程建設(shè)圖紙、各種工程技術(shù)資料、設(shè)備安裝、調(diào)試及查收記錄材料的存在形式、處理方式、移交方法等運作上存在沖突管理，這時，建設(shè)單位要設(shè)一位主管項目檔案的主管領(lǐng)導(dǎo)，進行統(tǒng)籌，出現(xiàn)問題能及時協(xié)調(diào)，同時還要指定由檔案部門負責工程項目檔案的分類和驗收工作。只有通過檔案部門的參與及和各施工單位的溝通，在檔案資料的收集、驗收上和工程建設(shè)各方才能達成一致，才能為項目建設(shè)檔案的有效利用做好基礎(chǔ)，避免檔案管理上的無序化局面。

2.工程總承包模式下參與建設(shè)各方通過經(jīng)濟協(xié)作體形式來約束自己，規(guī)范各施工包商的協(xié)約文件及文件的交接

《國家重大建設(shè)項目檔案歸檔要求與檔案整理規(guī)范》在總則第1條中規(guī)定“項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）負責組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計單位、施工單位編制項目竣工文件和整理項目文件”。明確規(guī)定了項目法人不僅對項目工程建設(shè)負責，也規(guī)定了對工程項目建設(shè)中生成的各種檔案材料的收集、歸檔負責。因此，工程總承包模式下工程項目建設(shè)各方在承包合同的基礎(chǔ)上，按各參與方的關(guān)系制定一個大家可遵守的游戲規(guī)則，包括文書、資料、圖紙的轉(zhuǎn)送程序及簽發(fā)程序，確保檔案管理工作與項目工程建設(shè)進度同步進行，促使他們在工程管理中引入先進的規(guī)范化管理模式，由此，產(chǎn)生的工程項目檔案較過去科學、規(guī)范，雖然在形式和實質(zhì)上有很大的不同，但其簡潔、方便、嚴謹?shù)墓芾矸椒▍s值得借鑒。

3.《文件管理制度》在設(shè)計、施工、監(jiān)理單位的日常管理中的運用，能為項目工程建設(shè)中產(chǎn)生的文書材料在收集、分類標準、處理方式上提供可靠保證

各項目參與單位參照《文件管理制度》，統(tǒng)一制定出項目變更設(shè)計、項目節(jié)點變更意見、工程技術(shù)資料、設(shè)備安裝、調(diào)試及查收記錄材料、工程查驗文件等規(guī)章和程序，同時也約定各方檔案管理機構(gòu)的職能分工，真正實現(xiàn)文檔一體化為工程目標服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

二、文檔一體化管理使檔案材料得以完整、規(guī)范，并能及時為工程建設(shè)服務(wù)

實現(xiàn)文檔一體化管理，應(yīng)做到以下幾點。

1.建立一個高效的運作機制

工程項目參建單位在施工工程項目初期編制提交的施工技術(shù)文件、施工控過記錄（測量資料、原始書面記錄）、復(fù)核報告、材料（購件、配件）質(zhì)保書資料和竣工圖是建設(shè)工程項目檔案的重要的組成部分，也是目前常見的工程項目檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。因此，必須要建立一個運作機制，如在建筑安裝工程合同中對工程檔案的版本、提交日期和違約責任等加以具體規(guī)定；在工程預(yù)驗、初驗和終驗過程中請上級檔案部門檢查、驗收等運作機制；加大對重點建設(shè)項目檔案人員培訓的力度，幫助他們了解工程項目在預(yù)驗收中的前期文件、竣工文件材料。

2.職能部門的科學化、規(guī)范化

新世紀、新形勢的文檔管理高度依賴計算機等高科技工具，而原有手工方式管理檔案的綜合檔案室就顯得心有余而力不足，為此，工程建設(shè)文檔一體化管理日顯突出。

文檔管理職能有三方面。一是對工程建設(shè)前期所產(chǎn)生的文件材料的管理。二是對工程建設(shè)期間所產(chǎn)生的工程技術(shù)、項目調(diào)整、變更的檔案管理。三是對工程建設(shè)產(chǎn)生的電子檔案的管理，三個職能都相輔相成，前兩個職能既是工程建設(shè)檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的重要基礎(chǔ)。同時在工程項目各重要實施階段，聘請一些懂技術(shù)的管理人員、監(jiān)理工程師和施工人員為兼職檔案管理人員，要求他們在各階段進行“蹲點”，將竣工文件編制的監(jiān)理工作納入檔案日常管理中。未來，他們也是利用檔案的主體。另一方面檔案人員與他們密切聯(lián)系，才能在工程建設(shè)期間為項目建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，切實做好文檔一體化工作。

3.積極主動做好檔案的收集工作

對項目工程在建期間產(chǎn)生的檔案的規(guī)范管理，即是未來主體項目工程檔案的過程管理，這是科技檔案的管理特性決定的。隨著項目工程建設(shè)的推進，這期間也會產(chǎn)生新的檔案原始材料，同時，也會出現(xiàn)對原先的材料進行補充和完善，如合同的修訂、施工圖紙的更改等，這些形成的新材料又處于新的利用之中，所以及時對工程原始檔案材料進行收集、更新就顯得非常重要。尤其是參建項目工程各部門，對于多方項目建設(shè)協(xié)議或合同、日常工程記錄，要求完成一個項目就要進行驗收和歸檔，這些及時收集、及時歸檔的資料都有可能成為解決雙方利益糾紛時的依據(jù)。建設(shè)項目各方除制定檔案各項規(guī)章制度外，還要主動參與工程建設(shè)的各節(jié)點，例如設(shè)備開箱檢驗、工程會議記錄，保證檔案材料的及時收集。

三、現(xiàn)代高科技的運用，為文檔一體化管理提供了可靠保證

現(xiàn)代高科技的發(fā)展使計算機管理信息系統(tǒng)在項目建設(shè)前期就得到充分運用。

1.計算機在文件檔案的一體化管理中的運用，使得文檔一體化的高效利用性得以發(fā)揮

從項目建設(shè)開始，文件資料就被計算機進行操作、管理，例如，完成材料的接收、登記、處理過程的記錄、材料發(fā)放、歸檔錄入、檢索利用、借閱歸還等管理全過程，從而實現(xiàn)文件檔案管理的一體化。項目建設(shè)的文件檔案一體化管理不是在原文件、檔案分別處理的前提下進行計算機聯(lián)網(wǎng)從而實現(xiàn)信息共享而達到一體化管理的，而是從工程的實際出發(fā)，成立了文件檔案的一體化管理機構(gòu)（文件管理中心），編制了基于重點項目工程文件特點的計算機管理程序，在該管理程序的前提下實現(xiàn)文件檔案一體化管理。

2.內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的建立，使項目工程文件的傳閱、處理更加快捷、簡便，檔案的綜合利用價值更能得以體現(xiàn)

項目工程籌建部門內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，使許多文件的傳送過程在計算機中完成，縮短了文件處理的時間，比如：文管中心利用計算機接收到傳真文件，將電子文件保存到特定的傳真文件數(shù)據(jù)庫中，并打印原文進行傳閱處理，在計算機上做好傳閱情況登記，同時傳真文件可以在網(wǎng)絡(luò)中與有關(guān)人員實現(xiàn)信息共享，使相關(guān)人員及時了解到最新接收的文件。這些文件處理過程基本上都在計算機網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)，大大縮短了文件傳送處理的時間。由于采用一體化的管理模式，檔案的處理過程也相對簡單，在文秘人員完成傳閱文件后，檔案管理員將傳真打印件歸檔。由于合理地設(shè)置了檔案管理數(shù)據(jù)庫，使得檔案利用人員在自己辦公室的上網(wǎng)微機上就可以查閱授權(quán)范圍內(nèi)的檔案全文或摘要，充分發(fā)揮了檔案的綜合利用價值。

紙制檔案和電子檔案并存的價值，體現(xiàn)在隨時調(diào)閱和保護紙制檔案的使用壽命。

紙制檔案和電子檔案并存，可以說是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。尤其是電子檔案已廣泛形成于國家重點工程項目建設(shè)活動中，成為與紙制檔案并存的一種原生信息記錄物，具有檔案的共性，特別在圖紙資料的迅速產(chǎn)生、復(fù)制、傳遞和查找方面體現(xiàn)出很好優(yōu)勢。對于項目建設(shè)中產(chǎn)生的每一份文件，檔案工作人員在保存其電子文件的同時，它的紙制檔案也會按傳統(tǒng)的檔案存放方法進行保存，這樣有效地保護了紙制檔案。