北京市施工企業施工資料管理問題研究

摘要：施工資料是施工企業對工程檔案約定俗稱的叫法，是工程建設過程中形成的寶貴信息資源，但其管理制度和工作并不完善，沒有引起施工企業和管理人員足夠的重視，它對工程的重要價值和作用也沒有真正被體現和發揮出來。加強施工資料的管理就要從多方面努力，為北京市現代化建設作出應有的貢獻。

關鍵詞：施工企業 施工資料 資料管理

建筑工程施工過程中，各環節的工作都決定著工程的質量，與人民的生命財產息息相關。施工資料是施工企業對工程檔案約定俗稱的叫法，是工程建設過程中形成的寶貴信息資源，但其管理制度和工作并不完善，沒有引起企業和管理人員足夠的重視，它對工程的重要價值也沒有真正被體現出來。因此，對施工資料管理問題進行研究，目的是尋求行之有效的管理新體制、新模式，為完善建筑工程檔案的管理提供依據，提高工程管理的質量。

一、北京市施工企業施工資料管理現狀

基于施工資料的重要作用，一些施工企業重視施工資料的管理，制定了有效的施工資料管理辦法，使得工程質量有所提高。但是由于建筑行業在管理過程中的種種因素，目前各企業檔案管理工作發展不平衡，有的企業檔案管理工作還比較薄弱，還需要探索施工資料管理的新途徑。

1.施工資料管理工作的欣喜之處

目前，北京市大中型建筑施工企業，均為承擔工業與民用建筑、地下鐵道、市政工程基礎施工、設備安裝、機械運輸等多元經營的綜合性企業。據筆者調查，資質一級、信譽一等一級的建筑施工企業大都設立了公司綜合檔案科(室)、隸屬公司經理辦公室，并設有專兼職檔案人員，技術職稱為初中高級。

一些施工企業的資料室集中統一管理各類施工資料，施工資料員積極貫徹國家頒發的《建筑工程資料管理規程》中施工資料的規定來收集資料。資料員按照其中的收集、歸檔規則進行文檔整理，將文件科學分類編目，統一整理立卷。這一現象說明目前多數施工資料員能夠貫徹國家法規，在工作時對資料的劃分范圍比較明確，了解資料管理的基本流程和工作。

2.施工資料管理工作中存在的問題

由于建筑施工企業在管理過程中的種種因素，使施工資料的管理工作存在如下問題。

(1)施工資料失真現象時有發生

有些施工資料在形成過程中由于制作份數不夠，或因保管不慎丟失，在竣工移交時就時常以復印件代替：有的施工單位的資料員圖方便，懶得找人簽字，就自己代筆造成簽字不嚴肅，特別是當項目負責人不在現場時，工作人員隨意代簽，尤其是一些重要性文件如一些審批文件、竣工圖章的簽字等；有的檔案部門收集施工資料時發現有代簽現象，也沒有要求資料退回重新整理。這些代簽名的現象使施工資料失去真實性，同時影響了檔案保管期限，一旦工程出現問題要追查相關人員的責任時，就會分不清責任，從而加大處理事故的難度，影響檔案的真實性和檔案的法律效應。

(2)施工資料的移交存在滯后性

筆者在北京市城建檔案館調研時，檔案人員反映有些施工資料不能夠按時被報送至建筑單位，有關部門在預驗收制度的執行上出現脫節。施工資料移交不及時，主要有三個原因。第一，資料繁多復雜，整理起來費時費力，資料員沒有足夠的耐心精挑細選；第二，有些施工企業的施工資料分散于各崗位文員手中，他們對施工資料的管理規定和流程大都一知半解；第三，待工程收尾時，工作人員陸續撤離，有些資料的簽字手續還不完備，以致拖延了資料整理時間，從而影響了工程檔案歸案的及時性和完整性。

(3)施工資料量較大但質偏低

筆者在調研中發現，隨著施工資料數量的日趨龐大，一些企業的資料質量卻不斷下降。比如，施工資料堆放在庫房、工地上，導致紙張蒙上灰塵、受到蟲咬，影響了施工資料的外在質量；又比如，代簽字現象、失真現象的時有發生，使得施工資料的內在質量受到損害。

目前，施工資料種類繁多復雜，盡管已經規劃了接收的范圍和內容，但施工日志就成千份，有些是必須歸檔的，有些則是自行保留的。資料員不加選擇地一概要求接收，造成一些無保存價值的工程資料也進入檔案，影響了資料的優化管理。

二、北京市施工企業

施工資料管理問題的解決措施

施工資料管理是一個過程，是讓別人與自己一道去實現既定的目標，是施工企業有組織的集體活動。施工企業必須在多方面做出努力，如制訂一些具體措施，包括法律法規、制度保障措施、人員規章等，確保施工資料的收集、整理、利用步入良性循環的軌道，為北京市現代化建設作出應有的貢獻。

1.明確施工資料管理的規范制度

針對施工資料的真實性、及時性問題，施工企業應明確資料員責任和歸檔范圍，根據《建筑工程資料管理規范》準備施工資料，實現優化管理。企業相關職能部門應結合工程質量和進度、安全與文明等考核工作對施工資料管理情況進行跟蹤檢查，針對發現的問題要求限期整改。

例如：在項目施工過程中，施工資料員必須做到，要求須責任人簽字的一律由責任人本人簽字，絕不允許代簽，確因特殊原因，責任人必須出具委托授權書，由受托人代簽，授權委托書應連同竣工文件一并保存，這就明確了法律責任，提高了施工資料管理的嚴肅性。

2.對施工資料管理工作進行統籌規劃

施工資料涉及工程建設的方方面面，貫穿于工程建設的全過程，因此其管理工作也應強調過程管理。特別是在項目建設初期，遵循工程項目建設和檔案形成的規律，對施工資料管理工作進行統籌規劃、及早收集。具體可以采取以下措施：在每項工程項目的開始階段，資料員就提前介入，做好準備工作；在項目實施工程中，做到施工資料管理與工程建設同步進行；在每項工程質量驗收時，資料員要及時驗收相應的資料。這樣的過程管理，可以確保施工資料的完整性、準確性、系統性、安全性和有效性。

3.施工企業應加強對資料員的管理工作

隨著工程圖紙、施工記錄、驗收記錄等資料種類的日趨復雜，工程檔案員、施工資料員、監理人員等職能的相互轉化和不斷擴大，很多專業人士很想在短時間內全面掌握工程資料，卻又苦于沒有機會接觸大型工程，很難在管理模式上取得突破與創新，從而無法跟上建筑行業發展的需求。

筆者認為，施工企業應該率先實行上崗證制度，保證資料員應具備的基本理論知識。同時，要著重加強對資料員的實操培訓，為他們制造管理大型工程資料的機會，使其了解電子文件形成的規律、特點和文件處理的過程、方法，以適應現代化施工資料管理工作發展的需要。

4.在移交前作好施工資料的審核工作

在建設單位檢查施工資料前，施工企業的資料員應首先進行自檢，根據歸檔范圍和內容認真對照審核。重點審核施工檔案分類是否齊全、系統是否完整、內容是否真實、能否準確地反映工程建設活動和工程實際狀況：竣工圖繪制方法、圖式及規格等是否符合專業技術要求，圖面是否整潔、蓋有竣工圖章；文件的形成、來源是否符合實際；要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續是否完備：文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求，如發現漏、缺部分，應立即要求補缺補漏。

5.重視工程項目中施工資料的保管

為確保施工資料的安全，最大限度的延長壽命，施工企業應加強庫房的科學管理，切實做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物及防污染等與資料保管相關方面的管理工作，加強庫房技術管理，掌握溫濕度變化情況，每年進行一次綜合分析，制定綜合管理計劃，從而有效地提供施工資料，順利做好歸檔和移交工作。

作為施工企業應該認識到施工資料管理的重要性，資料員、檔案工作者和工程建設者應該本著“對歷史負責，為現實服務、替未來著想”的宗旨，共同做好工程建設項目中的施工資料管理工作。