檔案館風險評估方法研究

摘要：檔案館風險評估是規避風險的有效措施，風險評估方法研究則為檔案館風險評估提供了可靠依據。本文從風險評估方法研究及其意義入手，介紹了檔案館風險評估的三類方法，再將這些方法運用到檔案館的具體風險評估中，為檔案館風險評估方法的研究提供參考。

關鍵詞：風險評估 評估方法 檔案館風險

風險評估是指在風險事件發生之前或之后(尚未結束)，對該事件給人們生活、生命、財產等各個方面造成的影響和損失的可能性進行量化評估的工作，即量化測評某一事件或事物帶來的影響或損失的可能程度。所謂檔案館安全風險評估(RiskAssessment)，就是對檔案實體和檔案信息資源所面臨的威脅及其可能造成影響的可能性的評估。

檔案館風險評估方法研究就是對整個風險評估過程中使用和涉及到的形式和途徑進行探索，為檔案館風險評估提供一種具體的、可行的、普適的理論支持和應用基礎。評估方法為風險評估工作提供了量化的、具體的衡量指標和尺度，使風險評估工作有規律可循、有方法可依，為評估工作的開展奠定重要的基礎。

一、風險評估方法介紹

風險評估方法有很多種，在其他領域適用的，在檔案館不一定適用，究竟選擇哪種方法，一定要根據工作性質、工作流程、工作對象等做出選擇。普遍使用的可以分為三個大類，即定性評估法、定量評估法和定性定量結合評估法。

第一，定性評估法是指采用文字或描述性的級別說明風險的影響程度和這些風險出現的可能性。較為典型的有經驗評估法。

經驗評估法，又稱專家調查法，是以專家作為信息獲取的對象，依靠專家的知識和實踐經驗，由專家對風險程度作出判斷和預測的一種方法。通過專家的分析，可以識別某一事件或者對象可能遇到的絕大部分風險類型，列出風險表格，并按等級程度進行排列。例如，首先，采用查找文獻、調查檔案修復專業人員等方法列舉出檔案修復過程中通常可能出現的風險；然后，列出評價標準，根據檔案修復的經驗對風險因子進行分析和評價，列出表格并使用等級進行標識；最后，將各種風險因子相結合，推斷出檔案修復過程中各類風險的等級。

第二，定量評估法是指利用數量特征、數量關系和數量變化進行分析的方法，通過對歷史記錄、實驗數據、相關文獻資料、研究等數據的分析，來判斷風險影響程度大小和可能性的一種方式。具有典型代表性的是概率統計法。

概率統計法又稱數理統計法，是指研究自然界中隨機現象出現規律的一種數學方法。風險的發生雖然具有隨機性，但也有著特定的規律，即在一定的發生頻次范圍內，其出現概率是一個客觀存在的定值。概率統計法理論基礎完善，分析過程簡單，無需進行大量復雜的運算，但是歷史數據的積累收集及估算則相對較為困難。

第三，定性定量結合評估法是指將定性評估法和定量評估法結合起來，綜合考慮二者的優缺點，將二者優點結合而得到的一種方法，首先對風險因子進行總體性質的確定，然后進行定量分析，在量化基礎上再進行風險評估。常用的代表方法是風險矩陣法。

風險矩陣法，就是在矩陣的基礎上，將各個因子按類別分別放在行和列上，然后用數量來描述和計算風險因子的關系、大小，確定因子相對等級的一種方法。風險矩陣法具有簡單快捷的優勢，但計算概率時需要歷史數據，此外由于劃分的依據是主觀的，依賴于人對評價風險的良好判斷力，不能夠為風險評估提供較高的精度。

二、風險評估方法在檔案部門的具體應用

不同風險評估方法的特點各異，應用的形式和角度也有所不同。如何針對不同的風險源，采用不同的評估方法，需要具體分析檔案部門不同風險類型的情況而定。

1.經驗評估法

經驗評估法適用于缺乏歷史數據和具體資料，或者因素無法采用客觀標準進行衡量的風險類型。例如，在檔案修裱過程中，檔案面臨的風險類型多樣，如字跡洇化、紙張起皺等。上述風險并不適宜采用精確的數字或概率來衡量，只可以通過經驗評估法來評價此類風險的等級。

首先，列舉出檔案修裱過程中可能出現的風險類型，并確定風險評估因子，如：字跡洇化、紙張起皺、紙張破損、誤揭補、誤裁剪。

其次，對“風險可能性”與“風險危害性”兩個評估因子進行定性，及描述性評估，如表1所示：

再次，將風險評估的描述性語言進行處理，根據修裱過程中不同風險的屬性進行綜合打分，如表2所示：

最后，綜合兩個風險因子進行分析，給出各風險類型的綜合風險大小，1級表示風險很小，5級則表示風險巨大，如表3所示：

為最大程度避免專家評估法主觀性強、量化程度低的缺陷，可采用多專家打分求均值的方法。即每一位專家對不同風險因素的排序進行編號，再將編號相加，求取平均值，并按照均值大小進行排序，得到的結果便是檔案修復過程中各風險的等級程度。此方法有效地增加了評估結果的客觀程度，對檔案修復風險有更加全面的認識和評價。

2.概率統計法

概率統計法適用于具有衡量標準、歷史數據或者可以進行量化的風險類型，并且這些風險的有關因素可以進行賦值運算。例如：庫房日常管理中的溫度、濕度控制等。上述風險發生頻率或概率是可以量化統計的數值，則該風險等級的評估可以使用數據進行分析。

首先，以年為單位，利用歷史數據確定溫度區間出現的概率大小，如表4所示。然后，估算不同溫度區間對檔案的危害性，如表5所示。

根據不同溫度區間對檔案的影響程度，對溫度區間對檔案的危害性賦值。按照等間距原則，在0－1范圍內對風險的強度進行賦值，如表6所示。

最后，綜合“溫度區間出現的概率”與“溫度區間對檔案的危害性”兩個風險因子，依據公式R(風險等級)＝P(風險可能性)×D(風險危害性)，計算出風險值最大的溫變區間，如表7所示：

比較風險等級的數值大小，將三個數值按大小順序排列(3－2－1)，3級風險最高，1級風險最低。每日庫房溫度檢測時，當溫度取值所屬的區間就是當日溫度的風險等級，針對不同等級的風險程度采取溫度調控的措施。

3.風險矩陣法

風險矩陣法是定性評估法與定量評估法相結合的產物，具有二者的優點，既可以用描述性語言定性，又可以采用數值定量的風險類型。例如：檔案館庫房管理中的若干風險，這些風險可以先使用語言進行描述，然后再利用賦值法進行計算，最后得出風險等級情況。

以檔案庫房管理的若干種風險為例，列舉出的風險類型有：風險1是庫房管理制度不健全：風險2是消防滅火設施不齊全；風險3是溫濕度、光照等外界因素控制不當；風險4是檔案滅菌殺蟲等處理不當。

首先，使用定性評估法對上述風險進行評估，如表8所不：

然后，根據定性評估的描述，對各風險類型進行賦值，按照等間距原則，在0－1范圍內對風險因素進行賦值，如表9所示：

最后，利用矩陣對風險因素進行分析，從而判斷風險等級，如圖1所示：

根據風險矩陣圖，可以查找出各風險類型對應的風險等級值，即庫房管理制度不健全為等級4，消防滅火設施不齊全為等級3，溫濕度、光照等外界因素控制不當為等級3，檔案滅菌殺蟲等處理不當為等級4。

三、風險評估方法

的優缺點比較

綜合前述的介紹可知，經驗評估法、概率統計法及風險矩陣法是檔案館風險評估的三種重要方法。通過上述表格來看，以經驗評估法為代表的定性法不能夠精確計算風險值的大小，只能夠通過主觀經驗來推測和判斷風險發生概率及危害性程度；以概率統計法為代表的定量法可以通過絕對的數值衡量風險發生的概率，但對于風險危害程度的大小則需要通過賦值法來轉化：以風險矩陣法為代表的定性定量結合法集中了前二者的優點，評估過程與結果清晰明了，但存在著誤差失真的情況。三類方法相互結合、互為補充。為檔案館各類風險的評估提供可靠的依據和參考，見表10。

四、結語

檔案館風險評估方法的選擇并不唯一，需要根據具體的情況決定。上述檔案館風險評估方法的研究尚不完善，仍有許多值得斟酌之處。隨著檔案部門風險評估工作的發展，評估方法的研究必將更加深入，從而更有利于避免和防止各類風險的發生，降低風險帶來的損失。