加強醫院檔案管理工作之我見

［摘 要］ 本文針對醫院傳統的檔案管理模式已無法適應新時期檔案管理與開發應用的現狀，分析了其中存在的問題，提出了加強醫院檔案管理工作的建議。

［關鍵詞］ 醫院； 檔案管理； 現狀； 問題； 建議

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 01. 029

［中圖分類號］ R197.32 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）01- 0048- 01

隨著現代科學技術的進步和信息化水平的不斷提高，目前大多數醫院傳統的檔案管理模式已經無法適應新時期的檔案管理與開發應用，直接制約和影響著“十二五”期間整個醫院管理工作的發展和醫療改革的深化。加強醫院檔案管理工作對推進醫院現代化建設具有極其重要的意義。

1 醫院檔案管理工作現狀

（1） 管理力量薄弱，管理素質低下。目前醫院高層次的檔案管理專職人員較少，大部分為退居二線的工作人員和素質偏低的工作者，專業知識貧乏，年齡結構和知識結構不合理，狹窄。而且兼職檔案工作人員較多，其專業素質無法滿足工作需要。

（2） 種類繁多，管理不完善。工作繁雜，工作量繁重，這是現在醫院檔案管理工作的特點。目前，醫院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案等。而大量的病歷檔案、膠片檔案、病理切片檔案、磁性載體檔案、影像圖書檔案等則分別由各個業務部門管理，設備陳舊，資料散亂，流失現象嚴重。

（3） 管理手段滯后，信息化程度不高。大部分醫院檔案管理工作基本停留在傳統的收集、整理、檢索階段，信息量小。收集考核缺乏力度，存在資料流失，嚴重阻礙了檔案的開發、利用。而現代的科技管理技術未能發揮有效功能，有的只為應付檢查配備，操作技術落后。部門檔案材料普遍存在涂改現象，記錄不完整，損毀嚴重。

（4） 歸檔標準混亂，調用程序復雜。部分醫院在檔案編制、立卷等歸檔過程中，立卷時間安排不合理，大部分是累積起來才立卷、歸檔，沒按統一規定標準操作，以個人意愿立卷，造成調用查檔困難，查找程序復雜。

（5） 制度不健全，時效范圍不明確。主要表現醫院檔案的公開利用與保密制度不完善，未能確定其時效和范圍。在查閱利用工作中，不重視保護相關權利人的正當權益和個人隱私，存在檔案損失與失泄密現象，引起許多不必要的醫療糾紛。

2 醫院檔案管理工作中存在問題的分析

（1） 淡化醫院檔案管理工作的重要性。長期以來，很多人對醫院檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，憑主觀臆斷解決問題，認為其可有可無。特別是一些領導干部意識中仍存在輕視思想，致使該工作受到冷落，對醫院形成的大量的各種門類檔案不能進行集中統一的管理。

（2） 缺乏對醫院檔案管理工作的嚴格考核。主要表現為缺乏對醫院檔案管理工作長期性、連續性的嚴格考核。在工作中存在“一陣風”現象，整理達標往往是作為一項運動、一次考試在進行，在短時期內取得一定的效果。但達標以后，不再過問，缺乏長期性和連續性的考核。更有甚者，達標后就完事大吉，檔案室成了物料倉庫，檔案工作有領導而無計劃，有任務而無落實，有形式而無效果。

3 加強醫院檔案管理工作的建議

（1） 加強學習宣傳力度，增強檔案管理意識。增強干部職工檔案意識是加強醫院檔案管理工作的前提。一方面利用舉辦各類檔案專題會議和多種宣傳欄目，邀請有關專家、學者對干部職工開展《中華人民共和國檔案法》、《醫院檔案工作條例》等方面的講座學習與答疑，促進大家了解醫院檔案工作。另一方面積極派出檔案工作領導干部參加各種檔案工作會議、研討，使大家都能充分認識到醫院檔案工作的重要性，及時把檔案管理納入議事日程。

（2） 健全管理制度，提高檔案管理工作人員綜合素質。健全醫院檔案管理制度，是做好醫院檔案管理工作的關鍵。為了使醫院檔案工作與醫療業務建設同步發展，必須建立健全與之相應的科學的管理制度，爭取將醫院各個部門、不同載體的檔案全部納入集中管理范圍，統一考核，使歸檔率、完整率、合格率都系統規范。要將檔案管理人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、進修學習、晉職晉級及獎勵措施，調動大家對檔案管理工作的興趣，自覺擴展自身知識結構，既重視專業技能又重視外語、計算機知識等方面的學習，從而提高檔案管理人員的綜合素質。

（3） 嚴格歸檔立卷，保證醫院檔案管理質量。嚴格按照醫院檔案歸檔整理原則開展工作是加強醫院檔案管理工作的保證。在收集、歸檔過程中，遵照醫院預先編制的檔案管理方案開展工作，歸檔資料要統一標準，做到資料歸檔及時，整理有序，分類合理，查尋參考方便。重點要保證電子公文檔案、磁性載體檔案的收集管理質量符合歸檔要求，粘貼標簽準確，保管時間確切，保護措施完備。

（4） 運用科學管理模式，實現醫院檔案管理現代化。充分運用現代科學管理模式，是加強醫院檔案管理工作的重要環節。首先，檔案室硬件現代化。如檔案室要配置電腦和除塵、除濕、防腐、烘干、滅火、防水等先進設備，空調、監控必須足負荷全面到位。管理操作利用網絡進行檔案統一收集、立卷、編號、檢索、存儲、查找調閱。要發揮管理軟件的功能，編制信息數據庫做到準確、快捷、方便，便于各項后續工作。其次，檔案載體要現代化，要發揮膠片、磁盤、光盤、磁帶等新型載體儲存容量大、攜帶方便、便于查找存儲的優點與共享資源優勢。另外，要樹立網絡安全意識，共享資源要有選擇有鑒別，保證醫院檔案信息安全，嚴格執行各項保密制度。

（5） 樹立服務大局觀念，促進醫院檔案的開發與利用。加強醫院檔案管理工作的最終目的就是為醫療科研提供服務。檔案管理工作人員要樹立服務醫療科研觀念，積極開展多種編研活動和信息開發，編寫各種專題匯編，為臨床醫療、教學、科研工作提供多方面信息。同時，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研等工作的實際需求，真正發揮醫院檔案管理工作的作用。

醫院檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分，醫院檔案管理人員一定要增強檔案管理意識，提高檔案管理水平，樹立服務大局觀念，促進醫院檔案的開發與利用。