圖書館期刊登錄時常見的十三種情況及處理原則
——Excel表格下標記符號的規范使用

王長印

(吉林師范大學 圖書館，吉林 四平 136000)

期刊，又稱雜志或連續出版物，它是一種名稱固定、連續定期或不定期刊行的出版物，標有連續的卷期和年月，每期都載有由不同作者所編寫的文章.期刊的種類，按國家收錄標準可分為四種：國家級期刊、省級期刊、核心期刊和中心核心期刊，按發行期數可分為周刊、旬刊、半月刊、月刊、雙月刊、季刊、半年刊、年刊等，按照所圍繞的主題范圍大小可分為正刊和專刊.專刊是以某一具體內容為中心設定特定主題，然后進行編輯出版發行的期刊，大致可分為學術性專刊、新聞性專刊和社會性專刊等幾種；正刊是以某一大類內容為中心設定更具有包容性的主題，收錄更為廣泛的相關內容，并且正刊的出版在時間上更加具有規律性.期刊以正刊為主.圖書館期刊的接收與圖書的接收是不同的，一本圖書多是一次性完成接收，而一種期刊的接收則多以周、月等為周期，一年內要接收若干次才能完成接收工作.這種長周期性導致在期刊接收過程中經常會有各種意外情況發生，本文將對這些意外情況進行分類和定義，并試圖找出相應的處理原則.

1 期刊登錄時常見的十三種情況

各高校圖書館期刊現刊的工作流程大致是相同的，即：學校發出訂購單—出版社進行郵寄—學校收發單位接收—圖書館登錄驗收—期刊部上架—讀者閱讀.在以上流程中，共包括出版社、郵局、學校收發單位、圖書館期刊部、讀者等五大參與者，由于參與者的眾多無形中增加了工作的不確定性；再加之期刊多是分期出版、分批到館，時間上的反復和延展又增加了發生意外的概率.所以在期刊登錄驗收過程中，經常會有各種意外情況發生，從而影響期刊登錄工作的順利開展.下面首先將常見的十三種意外情況概舉如下：

(1)合刊：指同年度同一種期刊因為某種原因，在各期之間有兩期或兩期以上合訂為一本然后進行出版發行，合刊的形式主要分為雙月合、月間合、半月合、旬間合、周間合等四種.在合刊后期刊的封面上多會將所合刊期標記出來，以兩期相合為常見.

(2)增刊：是在本期刊正刊正常出版發行的情況下，在某一期或是兩期下新增的雜志，在封面上多會標有“增刊”字樣以與正刊相互區別，增刊是出版單位利用刊物名譽吸引投稿換取經濟利益的產物，它在標題、內容與形式上基本與正刊相同.根據中國出版總署的規定：每本合法期刊一年可以出版兩期增刊，但文章不會被中國期刊網收錄.因此相對于正刊，增刊不是十分被社會所承認和重視.

(3)多刊：指由于出版社誤發郵件，或是學校收發單位在分配刊物時工作失誤，使圖書館期刊部接收到正常數量以外的期刊，此種現象以個別某一期出現多刊為常見.

(4)贈刊：指出版社在某幾期或全部期數后免費附贈相關雜志，此類刊物多以宣傳采購和介紹為主要內容，在裝訂形式、內容、薄厚、紙質等方面與正刊都有比較明顯的區別.

(5)附件：由于期刊自身主題內容的特殊性，為了使讀者對本刊物有進一步的了解或是出于學習欣賞的目的，隨刊會帶有與本期內容相關的附件，如光盤、磁帶等物品.

(6)缺刊：指由于出版社工作失誤導致某一期或是幾期刊物沒能準確郵遞，由此使學校圖書館期刊部出現刊物期數不足的現象，此類情況只能在年終或是數期期刊到館后的比對中才能發現，具有很強的延時性.本年度中間幾期或是年終最后一兩期易出現缺刊現象.

(7)丟刊：大致可以分為兩種情況，第一種情況是出版社已經正常郵寄，但在郵遞過程中由于郵局工作失誤導致刊物丟失；第二種情況是出版社正常郵寄、郵局也正常送達、圖書館期刊部也正常接收，但在上架閱讀后由于讀者竊取導致刊物丟失.丟刊的第一種情況與缺刊十分容易混淆，如果在進行催缺以后仍無補刊可標記為丟刊，否則記為缺刊.

(8)部分訂購：指同一種期刊不是本年度全期發訂，圖書館期刊部只訂購其中幾期.此種情況多會發生在半月刊、旬刊和周刊等出版頻率比較高的刊物身上.特別要注意的是，部分訂購不能標記為缺刊或丟刊，在登錄表格中要給予說明，以免造成不必要的標記錯誤.

(9)破損：指期刊在郵遞過程中或讀者閱讀過程中造成損壞，分為無意損壞和有意損壞兩種.無意損壞，多指由于期刊裝訂品質較差自然開膠破裂、或是在翻動取刊時無心造成的損壞、以及運輸過程中不可避免的折損；有意損壞，主要指學生竊取書頁所造成的缺損.

(10)改版：指期刊改變開本大小、刊名、風格、出版周期等，分為年內改版和年間改版兩種.年內改版不僅影響期刊現刊登錄工作的順利開展，同時也影響年終的過刊裝訂.

(11)停辦：指出版社在刊物出版到某一期時停止編輯、出版和發行，多發生在年終之時.

(12)期數無明顯標記：指由于出版社版面設計原因，造成在期刊封面或內頁中無法找到明確的期數、卷數等標識字樣；或是只以出版社自定義的文字名稱進行區別，但沒有進行相關說明，造成圖書館工作人員在登錄驗收時無法準確進行區分和標記.

(13)補刊：分為兩種情況，第一種情況是前一年的最后一兩期期刊沒有到館，出版社會把第二年出版的前一、二期期刊標記為前一年的補刊，第二年刊物的刊期依次后延；第二種情況是出版社在第二年補郵前一年沒能出版或郵遞出去的期刊，第二年刊物的刊期不受影響.

以上是對圖書館期刊現刊登錄驗收時，常見的十三種意外情況的逐一列舉和相關概念的詳細定義.在這十三種意外情況中最為常見的情況是合刊、缺刊、附件、多刊，比較影響接收工作的是部分訂購、改版以及期數無明顯標記.

2 十三種意外情況的處理原則及標記符號的規范使用

在圖書館期刊現刊登錄驗收過程中，由于不確定性、反復性和延時性，各種意外情況是無法避免的，工作人員力所能及的就是對其進行及時準確的標識記錄，標記符號的規范統一是重中之重.規范統一的標記符號在準確標識記錄各種意外情況的同時，還有利于其他相關人員進行讀取和理解.規范統一標記符號時，以不改變輸入法便能完成期刊登錄驗收為原則，間隔符用“|”，期刊封面上有具體期數、卷數的只需照錄，沒有的則按阿拉伯數字順序依次進行標記.

下面以Excel表格工作環境為依托，逐一簡述十三種情況下的處理原則及標記符號的使用方法.

(1)合刊：標記符號為“合”，標記形式為“正刊期數+正刊期數 合”，如某期刊某月的上半月(多記為1)和下半月(多記為2)兩期合為一本，則標記為“1+2合”.

(2)增刊：標記符號為“增”，標記形式為“正刊期數、增刊期數 增”，如某期刊第2期下有一本增刊，則標記為“2、2增”.

(3)多刊：標記符號為“多”，標記形式為“正刊期數、多刊期數 多”，如某期刊第2期下多出一本正刊，則標記為“2、2多”.

(4)贈刊：標記符號為“贈”，標記形式為“正刊期數、贈刊期數 贈”，如某期刊第2期下有一本贈刊，則標記為“2、2贈”.

(5)附件：標記符號為“附”，標記形式為“正刊期數、物品名稱 附”，如某期刊第2期后附有一個光盤，則標記為“2、光盤附”.

(6)缺刊：標記符號為“缺”，標記形式為“正刊期數 缺”，如某期刊沒有收到第2期，則標記為“2缺”.

(7)丟刊：標記符號為“丟”，標記形式為“正刊期數 丟”，如某期刊第2期郵失或失竊，則標記為“2丟”.

(8)部分訂購：說明項標記符號為“部分訂購 所定購期數”，刊期項按原書所標刊期進行登錄.如《中學數學教與學》為半月刊，即一月分上下兩期，在只訂上半月的情況下應在說明項和刊期項分別標為“(部分訂購 上半月)”和“半月刊”字樣.(見下表)

(9)破損：在不影響上架閱讀的前提下不進行標記，下架則標記符號為“破損下架”，標記形式為“正刊期數 破損下架”，如某期刊第2期因破損而下架，則標記為“2破損下架”.

(10)改版：標記符號為“改”，除標記從第幾期開始改版外，還應標記名稱、開本大小、頻率等改動內容.如《科學記實》從第2期開始改名為《科學通報》，并改32開為16開，則在報刊名稱項標記為“科學通報[原科學記實]”、在說明項標記為“2期改，32開改16開”、在相應期數項標記為“2改”.(見下表)

(11)停辦：標記符號為“停”，標記形式為“正刊期數 停”，如某期刊在第2期時停辦，則標記為“2停”.

(12)期數無明顯標記：可分為兩種情況，一種情況是期刊封面只標有“某月某日出版”，如“2月15號”和“2月20號”，不明確標記為第幾期，如果是半月刊則可標記為“1|2”；第二種情況是期刊封面只標有不同的“自定義名稱”用其來區分期數，其它期數標識一概沒有，如《家庭保健》的小標題只標為“家庭智囊”和“保健顧問”，實則二者分別代表上、下半月，標記時便可標記為“1|2”.上述兩種情況需要在“說明項”加以標注，以便在登錄驗收時進行比對標記.(見下表)

(13)補刊：標記符號為“補”，標記形式為“正刊期數 補”，并需要在“說明項”進行相關注釋.如某半年刊下半年的第2期期刊在經過催缺后，如果于當年或次年到刊并且封面刊期為第2期，那么此期期刊則應該標記為“2補”；如果次年到刊，在跨年的情況下出版社將期標為第1期，那么此期期刊則應標記為“1補”，但應在說明項進行詳細注釋.

以上十三種意外情況的處理方法主要是在拼音或是五筆輸入法的工作環境下完成的，優點是簡單簡潔、一目了然.

3 Excel表格中十三種標記符號的實例列表

以下是依托Excel登錄表格通過簡單列表的形式，將十三種意外情況的處理原則和標記符號的使用方法以舉例的方式加以具體展示，為便于理解下表將以黑粗體字標識標識符號及相關處理辦法.

表1 十三種意外情況下標記符號使用方法舉例

此表在起到說明舉例作用的同時，也是一個具體操作的范例，在實際工作中完全可以進行對比參照.

圖書館期刊現刊登錄驗收時使用Excel表格十分方便簡潔，但前提是要準確區分各種意外情況然后又能夠規范統一的使用相關標記符號.各圖書館期刊部除使用Excel表格進行期刊登錄驗收外，有的還使用“匯文”系統，在“匯文”系統中有專門的“說明項”以及其它相關“功能選項”，以上Excel表格下十三種意外情況的處理原則在“匯文”系統中同樣適用，只是在具體的處理方法上略有差別.

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