談檔案利用理論

梅艷娟

[摘 要]第二次世界大戰(zhàn)后，檔案利用方面總的趨勢(shì)是“對(duì)公眾的日益開放”，但各國(guó)在檔案利用方面也遇到了許多法律、理論、實(shí)際工作以及技術(shù)等方面的問題，這些問題是檔案理論工作者和實(shí)踐工作者應(yīng)該研究和探討的問題。

[關(guān)健詞]檔案；利用；信息法；開放；保密

檔案以其來源的廣泛性、內(nèi)容的豐富性和形成的原始性而成為國(guó)家戰(zhàn)略資源的核心構(gòu)成部分，其信息資源的發(fā)掘利用能夠在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。第二次世界大戰(zhàn)后，檔案利用方面總的趨勢(shì)是“對(duì)公眾的日益開放”，但各國(guó)在檔案利用方面也遇到了許多法律、理論、實(shí)際工作以及技術(shù)等方面的問題，這些問題是檔案理論工作者和實(shí)踐工作者應(yīng)該研究和探討的問題。

一、縮短封閉期的趨勢(shì)

第二次世界大戰(zhàn)后，歷史研究重點(diǎn)發(fā)生了變化，如當(dāng)代史研究趨向的擴(kuò)大，定量方法的發(fā)展，以及其他學(xué)科對(duì)檔案文件利用需求的增長(zhǎng)等，導(dǎo)致檔案的利用呈現(xiàn)出多樣化與近期化的趨勢(shì)，這就要求縮短文件的封閉期，使更多的文件早日供研究者利用。因此，從20世紀(jì)60年代末開始，許多國(guó)家都采取了縮短封閉期的措施。如英、法、美的文件封閉期已從50年縮短為30年，但有的國(guó)家封閉期仍然很長(zhǎng)，如梵蒂岡機(jī)密檔案館的封閉期長(zhǎng)達(dá)80多年。在50年代以前，50年、60年甚至更長(zhǎng)的封閉期是普遍現(xiàn)象，目前，各國(guó)的封閉期通常是30年、25年甚至更短的時(shí)間，縮短封閉期是發(fā)展的趨勢(shì)。

對(duì)于縮短封閉期，有兩種不同的反應(yīng)，一種是來自行政部門的一些政治家或政府首腦，認(rèn)為較短的封閉期會(huì)干擾他們對(duì)政府事務(wù)的管理；另一種是來自歷史學(xué)家和廣大科研工作者，他們?cè)凇翱茖W(xué)民主”的號(hào)召下，要求政府支持開放檔案，認(rèn)為任何限制利用的決定都是有害的。

二、信息法與檔案利用問題

20世紀(jì)60年代，在西方國(guó)家出現(xiàn)了“信息權(quán)利”的概念，其理論基礎(chǔ)是美國(guó)1996年通過的“信息自由權(quán)法令”（1974-1975年修正案）。這個(gè)法令所依據(jù)的原則是：“民主形式的最好標(biāo)志是人民掌握國(guó)家安全所允許的全部信息”（司法部長(zhǎng)備忘錄，1967年）。這個(gè)法令與傳統(tǒng)檔案法的不同在于，傳統(tǒng)的檔案法所考慮的是文件作為歷史研究的信息資源，而信息自由法是考慮如何從文件中及時(shí)地獲取最新信息。雖然這個(gè)法令不是一個(gè)檔案法，但它對(duì)檔案利用的影響是很大的。此后許多西方國(guó)家，如挪威、瑞典、芬蘭、法國(guó)、荷蘭、澳大利亞和加拿大等都效仿美國(guó)，先后通過了類似的法令。

從這些國(guó)家通過的“信息自由法”來看，其共同點(diǎn)是規(guī)定了利用行政管理文件的權(quán)利不受年代限制，無論這些文件是保存在檔案館、文件中心還是保存在政府機(jī)關(guān)的辦公室。當(dāng)然，這些法令中也列舉了限制自由利用的文件類型。根據(jù)這些國(guó)家的法令規(guī)定，限制利用的文件類型主要有：（1）與國(guó)家安全和社會(huì)秩序有關(guān)的文件；（2）與私人秘密有關(guān)的文件；（3）受法律保護(hù)的秘密文件；（4）私有檔案文件；（5）國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人和公眾領(lǐng)袖的文件。

三、檔案的開放與保密問題

從世界范圍來看，當(dāng)前檔案利用與開放的總趨勢(shì)是擴(kuò)大利用的范圍，主張更加自由地利用以及逐步縮短檔案的封閉期。特別是20世紀(jì)60年代以來，一些國(guó)家通過的信息自由法確定了現(xiàn)代化行政管理文件的可利用性，但這只是利用與開放的一個(gè)方面；在另一方面，各國(guó)在開放檔案的同時(shí)，并沒有忘記“保密”這個(gè)重大原則問題。例如，美國(guó)在1976年修改“聯(lián)邦信息自由法”的同時(shí)也通過了“保密法”，其中用17款的條文列舉了不能自由利用的現(xiàn)代行政管理文件的種類。

對(duì)于保存在檔案館的文件，除了規(guī)定有嚴(yán)格的封閉期外，對(duì)于那些“與國(guó)家安全和社會(huì)秩序有關(guān)的文件”都是屬于保密的，不能對(duì)外開放和自由利用。例如，軍事文件、外交文件、關(guān)系國(guó)界劃分的文件、反間諜文件、議會(huì)記錄以及在財(cái)政、金融與外貿(mào)談判方面有重要意義的文件等。這些文件在檔案法中的表述一般是：“當(dāng)保護(hù)國(guó)家利益需要時(shí)”，可以拒絕對(duì)“有關(guān)國(guó)家內(nèi)政、國(guó)防、外交的保密性文件”的利用。在資本主義國(guó)家，對(duì)涉及工業(yè)、企業(yè)機(jī)密的文件也屬于保密范圍之內(nèi)。

（一）利用的準(zhǔn)則

1、開放的檔案

是指可提供公司職員或非公司職員參閱的檔案；

2、有限制的檔案

是指不向公眾開放，只對(duì)為企業(yè)目的而需要查閱的員工提供的檔案；

3、保密的檔案

是指在一定時(shí)期內(nèi)僅供原企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和檔案部門的人利用的檔案。

（二）保密的期限

檔案的封閉一般為20年；董事會(huì)和經(jīng)理室的檔案封閉期是50年；對(duì)檔案信息泄密后會(huì)侵犯私人秘密或違背用戶意志以及可能給銀行造成危害的檔案，封閉期為75年；對(duì)其他封閉期為20年以上的檔案，要經(jīng)檔案委員會(huì)同意才能利用。

（三）提供利用的權(quán)限和程序

檔案員應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督在檔案室的利用，而且只能在檔案員的指導(dǎo)下才能利用等。有的需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字并履行一定手續(xù)后方才可以利用。

（四）檔案利用與保護(hù)私人機(jī)密問題

對(duì)于保護(hù)私人機(jī)密的問題，許多國(guó)家在憲法中都有原則性的規(guī)定。有些國(guó)家還專門通過了有關(guān)法律。例如，1974年美國(guó)通過了私人秘密法，1981年以色列頒布了私人秘密法，1982年加拿大也頒布了私人秘密法等。在西方國(guó)家，所謂的“隱私權(quán)”是受到尊重和法律保護(hù)的，但是，“私人秘密”并不是一個(gè)確切的概念，一般而言，涉及私人生活、私人秘密的文件主要有：（1）關(guān)于公民情況，如出生、結(jié)婚、離婚、死亡、私生活等的文件；（2）關(guān)于健康狀況的文件；（3）關(guān)于財(cái)產(chǎn)和收入狀況的文件，如所得稅官員、律師和銀行職員都必須保守職業(yè)機(jī)密；（4）關(guān)于刑事和犯罪審理的文件，如司法處理案卷，特別是調(diào)查憑證不允許自由利用；（5）關(guān)于職業(yè)活動(dòng)的文件，如公務(wù)員和政府雇員的個(gè)人案卷信息是不可傳播的；（6）關(guān)于政治、哲學(xué)和宗教觀點(diǎn)的文件；（7）關(guān)于政府的調(diào)查統(tǒng)計(jì)文件；（8）關(guān)于警方的文件；（9）關(guān)于涉及“家庭榮譽(yù)”方面的文件；（10）關(guān)于保密條例中所含信息的問題。

對(duì)檔案及其內(nèi)容信息的使用與利用來講，無論是社會(huì)性的利用還是內(nèi)部管理開發(fā)性的使用，均必須保證檔案在政治上的安全與物質(zhì)上的完整和有序，否則談不上是真正意義上的利用。

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