關于檔案資源體系建設的幾個原則

杜佳濱

檔案資源是開展檔案工作的基礎，也是關系到檔案事業可持續發展的重要條件。加強檔案資源建設，建立齊全完整、豐富多樣的檔案資源體系，是檔案事業科學發展的要求，也是檔案部門服務黨和國家的中心工作、服務社會、服務公眾的根本途徑。那么，如何建立起完善的檔案資源體系，筆者認為應遵循以下原則：

1.需求導向原則

國家綜合檔案館收集和保存檔案，目的是為了滿足社會對檔案的需求。凡是社會需要的檔案，理論上都可納入收集范圍。這一價值準則，可歸納為“需求導向原則”。所謂“需求”，既包括機關、團體和企事業單位的需求，也包括各種社會組織和個人對于學習研究、宣傳教育、權益維護和休閑娛樂的需求；既包括當前的、現實的需求.也包括長遠的、潛在的需求。在經濟社會日益多元化的今天，檔案的社會需求也日益呈現多元化趨勢。檔案資源越豐富、門類越齊全，越能滿足社會需求。

2.職能決定原則

確立資源建設戰略，首先取決于對檔案館的職能定位。職能定位決定著資源建設的重點和方向。如果將檔案館定位為“為歷史研究和其他學術研究服務的史料基地”，那么檔案的史料價值勢必成為資源建設的關注點；如果定位為“公眾獲取個人信息的中心”，那么各種專門檔案應是個人信息的重要載體；如果定位為“政府公開信息查閱中心”，那么就必須廣泛收集各種已公開現行文件和政務信息；如果定位為“宜傳教育和休閑娛樂基地”，那么就必然要有豐富的照片檔案、音像檔案和其他有鑒賞價值的檔案等。可見，檔案館的職能定位對其資源建設影響巨大。我國綜合檔案館職能定位雖有相關法律法規界定和悠久歷史傳統，但也不是一成不變的，不同的時期可以適當地調整，而職能的調整必然要求資源建設方向作出相應的調整。

3.公共性原則

這里所說的“公共性”，一是指檔案形成者的公共性。黨政機關、人民團體、國有企事業單位，這些機構形成和收集的檔案，屬于國有資產，具有公共檔案的特性。二是檔案服務對象的公共性。為人民群眾服務是黨和國家對檔案工作的根本要求，也是對檔案資源建設的根本要求。國家檔案館的服務對象不是特定的群體和個人，而是社會公眾。從這個意義上講，只有為國家所有并可為公眾所利用的檔案，才可以納入國家綜合檔案館收集范同，反之則通常不能納入收集范圍。

4.地域化原則

在檔案資源開發利用過程中，應突出地域特色。構建檔案資源體系除了從源頭抓起，注重豐富檔案資源外，還要在檔案資源開發利用過程中，注意突出地域特色。檔案資源的開發利用是將零散檔案系統化梳理的過程，經過檔案工作者開發的檔案信息資源能夠更加清晰地體現出本地區的地域特色，方便利用者利用。檔案館可將館藏檔案資源開發利用的成果建立專題數據庫，以達到豐富館藏的目的。

5.突出特色原則

一般來說，每個檔案館的館藏都有自己的特色，如地域特色、時代特色、經濟特色、文化特色、民族特色等。本文所要闡明的是除了上述特色以外的“特色”，譬如檔案館除了依法接收應進館的檔案外，可從實際情況出發，加強自身特色建設，如參照民間收藏愛好者的做法，集中收藏某一類檔案資料，如票品、證章、信函、字畫、藝術品、商標、特定類型的圖書資料等，這些檔案資料收集不受地域性限制，每個檔案館都可收藏。當然，各級國家檔案行政管理部門適當引導還是必要的。

6.規范化原則

一是制度的規范化。以科學發展觀為指導，按照建立“兩個體系”的要求，健全歸檔制度，完善歸檔范圍、保管期限、到期檔案移交規定等，針對目前各項規范性文件中不適合當前檔案事業發展的條款，進行認真調研和修改完善。隨著經濟社會的飛速發展，產生了各種新興的經濟組織、社會組織，因此，檔案資源建沒已經不局限于傳統的立檔單位，這就要求檔案部門必須關注新組織、新領域的檔案工作，以檔案資源建設為契機，將其納入國家檔案事業體系，同時還要有選擇地將部分有特色能夠反映本地區經濟、社會發展的二級、三級單位納入到國家檔案體系中，以達到檔案資源的齊全完整。此外，還要將涉及本地區的重大活動和有關民生的檔案材料，列入歸檔范圍并確定科學的保管期限。二是流程的規范化。流程的規范化是檔案資源體系建設良性發展的重要保證。只有將檔案資源體系的每一部分建設流程都納入規范化管理，才能夠保證整個體系按照預定的設計軌道發展。如青島市檔案館在流程規范化管理中提出“讓下一個環節滿意”，就是要環環相扣，每一個環節都按照流程要求，規范化操作，以達到整個檔案工作規范化。立檔單位要按照制定的歸檔制度、歸檔范圍、保管期限等，要求到期將檔案向相關檔案館移交。檔案館接收檔案后按照規范化的要求進行整理，同時檔案數字化等相關工作同步跟進，整理完成的檔案轉入開發利用部門，進行開發利用或提供社會工作利用等。在整個流程中還要注意設立驗收監督機制，對整個流程進行驗收監督。三是制定規范要具有前瞻性。前瞻性就是要求檔案工作者要有敏銳的觀察力、判斷力，對今后檔案事業的發展走向有一種長遠的判斷，并對將來進館的檔案內容、數量有調查、有預測，掌握今后一定時間內可能進館的檔案資料的來源、線索、數量、門類，做到心中有數，避免肓目性，有計劃、有目的、有準備地建設檔案資源體系。在制定規范性文件時，充分考慮這方面因素，超前“立法”，為檔案事業的發展留出“余量”。