醫院技術檔案管理系統及其設計思路

郝瑩

(哈爾濱醫科大學附屬第二醫院 哈爾濱 150086)

醫院資源規劃中,一個重要的組成部分就是醫院技術檔案管理,醫院技術檔案管理可以是一個醫院的人力資源管理系統的一個子系統,一個分支,這個系統在醫院技術人員信息的管理方面起著重要的作用,是技術人員管理的專用系統,是醫院必備的基礎設施。

1 技術檔案系統在醫院中管理的范圍

管理范圍,這個是管理定義的第一層意義。在一個人的從業道路上,見證一個人的發展進步的點很多,此系統技術應遴選個人在諸多個點中的,比較具有突出代表的相關活動信息來進行管理,不要把個人的整個的發展過程逐一不落的來記錄,這樣也不會出現流水賬的現象。在不斷的實踐總結下,我們將管理的范圍總結成為—“個人業務進修信息集、人員基本信息集、個人發表論文信息集、個人帶教情況信息集、個人短期培訓信息集、個人出版著作信息集、個人出席學術會議信息集、個人參加科研信息集、個人技術考核信息集、個人學分登記表、個人技術職稱變更信息等等十幾個子項目。”

在我們的醫院中,還有很多青年的醫生,他們的個人信息也應該得到我們的重視,所以我們就針對這類人群制定了醫德醫風、階段總結、臨床實踐等信息采集集。我們在實際的工作當中,我們上述所講的這些都可以滿足一個三級醫院的標準和要求

除了第一個含義外,管理范疇還有第二層含義,就是管理精度。從我們檔案管理人員的相關專業標準來看,管理的精度可分三級—案卷級、文件級和內容級。案卷一般以技術活動名稱或人員名稱作為索引,案卷內建立各時期、各類別文件。文件是內容的索引,內容是最基礎的數據。我們不能只管理到案卷的級別,因為這樣不能夠大力的發揮技術檔案的各項服務功能,那么,我們只有投入較多的人力的條件之下,才能管理到內容級,所以針對一些醫院的特殊情況,結合我們的實際情況,有條件的醫院應該管理到內容級,如果沒有這個條件,可以將部分的技術活動管理到文件級別,這些都視情況、條件而定。

2 技術檔案管理系統的總體需求

(1)計算機技術的有效應用,是技術檔案管理系統的總體需求的重要部分。我們要充分的體現計算機技術的優勢,抓住這個優勢,讓它在掌握技術人員的技術成就方面、早期發現人才方面、進一步培養人才、人才管理的及時準確方面都發揮到應有的作用。我們要讓計算機技術淋漓盡致的體現出來為我們提供準確的數據分析和整理,以此來為醫院的現代化管理方面做出貢獻。

(2)技術檔案管理系統要對我們工作中的日常工作給予大力的支持,讓日常生活中技術檔案管理系統的建立習慣化、正常化、自然化。

(3)個人的技術活動信息又可分為兩類。(1)業務技術歷程,包括個人的基本信息、在校學習情況(學生檔案中的有效信息)、工作后的崗位變更情況、進修、培訓、繼續教育情況、階段性工作總結及組織鑒定結果、技術職稱變更情況及評定結果、學術職務變更情況等等。(2)各類技術成就,如發表的論文、出版的著作、參加的科研、舉辦的講學以及帶教情況等等。系統應該為收集、整理、匯總和輸出這些信息捉供簡單、方便的操作力式。

(4)數據安全在工作中是至關重要的,所以我們要時刻注意這個問題。

(5)我們在工作中也要注意一個問題,那就是我們的工作人員的勞動強度的問題,我們應該做到,系統操作漸變,方便用戶的時刻更新和維護,力求最大限度的減輕我們的操作人員的工作強度。這些就要求我們,應大力的發掘計算機的在管理方面的優勢條件,能夠對人機數據進行多種橫向分析。多媒體技術,因其能夠直觀的來顯示分析的數據和結果,也得到了廣泛的應用。應方便各單位根據自己的實際進行二次開發,方便功能擴展。

3 醫院技術檔案管理系統(HTAMS)的設計思路確定全院性技術信息的管理范疇為

來院進修人員信息集、本院學術講座信息集、本院科研成果信息集、新技術新療法信息集、已立項科研信息集、在職研究生信息集等。這些信息以技術活動作為組卷的依據,同時也與個人技術信息進行關聯。

4 醫院技術檔案管理系統(HTAMS)的實現

(1)在數據庫設計方面,首先要特別注意人員基本信息表與各子表的內在關系。人員基本信息表中的人員編號與各子表的人員編號是—對多的關系。另外,反映全院技術活動的信息集,如科研成果、科研立項等,也要與人員基本信息表建立關系。

(2)我們應該設計出實用性高,操作簡單的界面,這樣在操作的時候才能簡便易懂。在錄入方面,不要重復的錄入已經錄過的東西,所有的重復的東西,出現沖突的東西,都應該在錄入的相關過程當中得到相應的提示。要相信用戶很快會掌握強大的SQL查詢技術,給高級用戶留有充分利用本系統的空間。還要強調的就是和辦公軟件的接口的問題,這個非常的重要。

(3)計算機方面安全性的問題是至關重要的,我們要隨時提醒用戶及時的備份數據,以防止系統數據的丟失。如果使用桌面數據庫,要專門設計備份和恢復程序,指導用戶確保數據安全。存在的不足:(1)在繼承既往數據方面缺乏靈活性。不少醫院在使用本系統之前,已經積累了部分數據,這些數據可能已經進入計算機。由于本系統內在關系很緊密,將這些數據轉換到本系統比較困難,往往需要手工轉換。另外,目前可利用Intemet資源檢索出全院各人員發表論文的信息,這些信息還不能自動轉換到本系統內。(2)信息輸出的功能不夠強大。目前只有{—部分數據可以以圖形輸出,還需要用曲線、直方圖、餅圖等方式直觀地揭示技術發展情況,需要對不同時期的數據進行分析對比,提供決策輔助信息。還需要開發與WebBR務器的接口,以方便向Intemet傳送數據。

(4)醫院技術檔案管理系統還存在著智能程度低的狀況,這個問題已經得到了我們從業人員的重視,我們已經對相關的個人信息進行分析,其他的改進研究方面還需要我們不斷的努力來完成。