鄉鎮文獻采集的困境與思考——以溫嶺圖書館為例

丁攀華

（溫嶺市圖書館，浙江 溫嶺 317500）

〔作者信息〕丁攀華，女，助理館員。

鄉鎮文獻的采集向來是縣（區）級圖書館的難題。究其原因，一是受職權范圍的限制，圖書館無法以行政命令的方式直接要求鄉鎮、街道呈繳地方文獻；二是從政府到大眾，普遍對地方文獻認識不足，缺乏保存文獻進而傳承文化的觀念。所以盡管圖書館有熱情，但難以得到鄉鎮、街道的有效配合，工作開展得頗為艱難。為了采集鄉鎮文獻，同時為了摸清各鄉鎮的特色文獻，溫嶺圖書館派工作人員下鄉進街道，逐一探訪各鄉鎮，從實踐中總結鄉鎮文獻采集的工作方法和經驗，以及在此過程中不得不面對的一系列困難。

溫嶺市地處浙江東南沿海，轄太平、城東、城西、城北、橫峰5個街道，澤國、大溪、松門、箬橫、新河、石塘、濱海、溫嶠、城南、石橋頭、塢根11個鎮。由于地理環境、經濟發展模式、人口結構等不同，每個鄉鎮（街道）的發展各具特色，有旅游資源豐富的新河鎮，也有工業重鎮澤國、漁業重鎮松門、石塘，還有鞋鄉橫峰、水泵之鄉大溪……各具千秋，形成豐富而有特色的地方文化，反映在源源不斷產生的地方文獻中。

此次逐一走訪各鄉鎮（街道），一是收集能收集到的鄉鎮文獻；二是想同文化站建立聯系，日后各站能支持圖書館的鄉鎮文獻征集工作；三是想探訪一下鄉鎮（街道）對呈繳地方文獻的態度和重視程度，同時摸清哪類文獻容易收集，哪些難以碰觸。此次探訪發現，鄉鎮文獻豐富而成系統，但多存放于檔案室，并無多余的副本，而且越是大鎮資料越多越完整，檔案工作做得也越好，但遺憾的是，他們都沒有將文獻贈送圖書館保存的意識，而圖書館想取得這些資料十分困難。

1 文獻采集過程中遇到的困難

1.1 文化站的能與不能

由于工作性質關系，圖書館與各鄉鎮文化站聯系較多，所以采集鄉鎮文獻，從走訪文化站開始，再由文化站牽頭聯系鄉鎮（街道）的宣傳部門或辦公室。因為在走訪之前，市文廣新局跟各文化站下過通知，所以大多數文化站對圖書館的征集工作比較配合，但鄉鎮（街道）的辦公室或宣傳人員則對地方文獻征集工作表現得不夠信任，態度比較消極，其他部門更是難以接近。此次征集到的文獻種類包括文藝匯演、體育會、街道宣傳片光盤、匯演節目單、旅游圖冊、詩歌集、少量申報材料、匯編材料等，絕大多數由文化站提供。資料比較散亂，難成系統，并且反映鄉鎮地方產業、文化特色的文獻并不多。出現這種情況，一是由于鄉鎮（街道）領導不重視，并無將地方文獻的呈繳列入日常工作；二是由于相關人員平時沒有文獻呈繳的意識，并不注重文獻的積累和備份。三是有些鄉鎮（街道）的部門（辦）沒有渠道探訪。由于缺乏行之有效的文獻呈繳制度，地方文獻被征集單位的工作隨意性較大，全憑文獻保管者的個人意愿和對文化的重視程度，讓圖書館人員在采集過程中處處受制。

鄉鎮文獻內容寬泛，涉及文化、政治、經濟、工業、農業、旅游等方方面面，如此龐大的內容遠非文化站所能提供，很多文化站站長在看過龐雜的文獻征集清單后，也很為難。在此次走訪中，筆者告知文化站的工作人員，日后整理資料時，需多備幾份（至少一份）存檔圖書館，但得到的反饋不一，部分表示配合，部分則表示這不是常規工作，單位沒有明確要求，如需要備份資料的話，則需單位統一部署。

1.2 鄉鎮（街道）的顧慮

地方文獻工作的影響很難立竿見影地體現出來，在當前經濟掛帥的發展模式下，文化建設工作實則雷聲大、雨點小，調子喊得高，但實際很難落實到位。基層的鄉鎮（街道）財力、資源、精力有限，很難投入大比重搞文化建設，不重視地方文獻的呈繳也不奇怪。但與之相映成趣的，是鄉鎮（街道）對宣傳工作的重視，因為宣傳工作做得好不好，除了直接關系到形象，也能間接地創造效益，所以平時他們很重視跟新聞媒體的聯系。相較之下，地方文獻的采集秉持中立，只要是反映區域情況，不論正面還是負面，一概皆收，這恐怕也很不符合各部門的對外宣傳策略。

鄉鎮（街道）領導層在日常工作的決策時，更多地依賴于行政中心檔案室的資料，而非圖書館的館藏，所以對圖書館的職能缺乏認知。長期以來，圖書館給人的印象就是流通圖書。圖書館在征集鄉鎮文獻的時候，常常遇到這樣的問題：這種資料圖書館拿去做什么？盡管圖書館人員耐心解釋，但一時之間很難將他們對圖書館的職能認知扭轉過來。這種認知缺失導致他們對圖書館的文獻征集工作有疑慮，尤其是征集的資料涉及到他們的工作內容時，這種不信任體現得更為明顯。比較典型的一個例子是在澤國鎮，筆者在檔案室查閱檔案目錄后，打印了一部分關于工業安全生產和平安鄉鎮建設的簡報，上面并無“機密”字樣，但被辦公室主任攔下，稱單位有規定，沒有領導的準許，所有資料都不許移交。過段時間再去詢問，被告知鎮長過目后，稱這類資料一律不準帶離行政中心。

1.3 鄉鎮（街道）資料的采集盲區

此次收集的資料，以文化、體育、旅游宣傳等資料為主，工業、農業、三產、人口普查等專題資料非常少，幾乎成了鄉鎮文獻的采集盲區。因為這些業務主管部門（辦）很少能直接聯系到，而且在聯系的過程中，頗多轉折，結果還往往不盡如人意。比如箬橫鎮，筆者聯系文化站的時候，站長說手頭沒什么資料，建議筆者找負責宣傳工作的同志，宣傳辦的同志說征集的內容太寬泛，建議找分管領導，后來聯系了主管文體科教的副鎮長，副鎮長把筆者帶到辦公室和檔案室，辦公室主任下鄉不在單位，檔案室聲稱檔案只有一份，供單位存檔，無法捐贈，建議筆者聯系文衛辦，文化站就隸屬于文衛辦，兜了一圈，還是回到了文化站。此外，鄉鎮（街道）的宣傳辦沒有領導的要求，一般不接待外單位人員。宣傳人員聲稱只負責宣傳工作，表示手頭沒有圖書館要的資料。如果宣傳辦人員同時負責宣傳和文化工作，情況要好一些。比如溫嶠鎮，向宣傳部上報該鎮的亮點工作、特色資源資料，同時也報送一份給圖書館，另外還報送了該鎮的浙江工量刃具交易中心專題片、溫嶠鎮廉潔村創建工作紀實專題片資料，前者反映的是當地的特色產業。所以，鄉鎮文獻種類要采集完全，需要各鄉鎮（街道）主管領導統籌安排，將工作層層分配落實。

2 對鄉鎮（街道）文獻征集的思考

2.1 建立行之有效的地方文獻呈繳制度

鄉鎮（街道）文獻之所以難采集，關鍵就在于沒有一個兼具操作性和執行力的呈繳制度。缺乏制度的指引和規范，地方文獻很難作為嚴謹系統的工作開展起來。溫嶺市政府在2009年曾發布《溫嶺市人民政府辦公室關于做好征集地方文獻工作的通知》，文件規定只要是反映溫嶺市情況的，以及由溫嶺市相關機構和個人編輯出版的，無論公開出版或內部交流的資料均應贈送溫嶺市圖書館。雖然對文獻征集的范圍、內容及被征集單位，都有清楚的說明，但政府并未將此工作列入各鄉鎮（街道）的年度考核，加之鄉鎮不重視，在實際操作中，這份文件難以發揮效力。筆者下鄉進街道，一直帶著這份文件，但絕大多數站長表示從未見到此文件，也未接到本單位要求呈繳地方文獻的任何通知。

在走訪鄉鎮（街道）的過程中，筆者很明顯地感到文化站對鄉鎮文獻的征集也有心有余而力不足的無奈。鄉鎮文獻涉及的范圍寬泛，很多部門的資料匯編都不屬文化站的職責范圍。鄉鎮有不少資料要求報送檔案局，按照這一邏輯，有文化站建議，圖書館的地方文獻征集應該建立一個指向明確、流程清晰的制度，以行政命令的方式，由市政府先給檔案局發文，要求檔案局發文給各鄉鎮（街道）檔案室，讓他們同時向檔案局和圖書館報送資料。這樣的方式如果可行，能收集到鄉鎮（街道）大部分完整系統的資料，包括利用價值較大的地情概要、專題資料匯編及圖照集等，但礙于圖書館的事業單位屬性，還牽涉到其他系統，操作起來恐怕難度很大。另外一個辦法就是強化之前已發布的《溫嶺市人民政府辦公室關于做好征集地方文獻工作的通知》，將各市直單位、鄉鎮（街道）的地方文獻征集工作列入年度考核，這樣才能讓各單位重視，繼而開展工作。比如政府信息公開工作，市政府明文要求各部門將政務信息（主要是紅頭文件）報送檔案局和圖書館，并將該工作列入各單位的年度考核，所以這類資料已不需要圖書館工作人員逐一收集，相關部門、單位會定期主動報送紙質文件與電子文檔。只有制度建設到位了，地方文獻資源采集才能成為一項政府性、社會性的行為，文化與文明保存的意義才能真正體現出來。

2.2 設立獎勵機制

在呈繳制度建立之前，鄉鎮（街道）文化站仍是圖書館跟鄉鎮取得聯系的直接渠道，所以圖書館有必要經常性地跟文化站保持聯系，甚至建立一定的獎勵機制刺激文化站的積極性，鼓勵他們定期向圖書館報送資料，從而讓圖書館能及時了解鄉鎮文獻的種類和積累情況，有的放矢地判斷文獻價值，有針對性地采集文獻。

2.3 發揮圖書館的宣傳功能

圖書館是文獻資源中心，同時也承擔著眾多的功能，如宣傳。在地方文獻征集的長效機制未建立前，圖書館下鄉采集文獻吃閉門羹的局面恐怕會屢見不鮮。在這樣的情況下，要打消鄉鎮的顧慮，取得他們的信任，首先要讓他們看到圖書館的價值。圖書館應發揮自己的宣傳功能，考慮他們的需求，通過媒體、網絡、展覽等多種形式對鄉鎮（街道）的文獻資料的作用與價值做正面宣傳，這樣一來可以增加他們對圖書館職能的了解 ，二來可以讓他們了解，圖書館可以是鄉鎮（街道）的另一塊宣傳陣地。

領導層的決策總要依賴種種信息資源。溫嶺圖書館以前在市“兩會”舉辦之前，利用館藏的資源，做過“兩會”特刊，內容涉及工業、農業、金融、文化等，特別是聚焦熱點問題提供了很多觀點和信息，供參會人員參考。參照此類做法，圖書館可以針對各鄉鎮（街道）的發展特色，利用圖書館的數字資源搜索優勢，網羅各類信息與策略，定期向他們發送紙質或電子特刊，讓他們認識圖書館的服務與價值，以服務帶動資源建設。在一個文獻報送制度健全、文化概念清晰的社會，這些事本不需要圖書館去做，因為需要資源的個人或組織會自發主動向圖書館尋求幫助，但在目前文化發展普遍示弱的現狀下，又是針對鄉鎮（街道）這樣特殊的機構，要想征集文獻，求得他們的配合，就要圖書館主動出擊，多做一些努力。

2.4 建立健全圖書館的保密制度

圖書館的核心理念是服務讀者。但某些特殊文獻，屬機密文件或內容敏感，暫時不宜公開，尤其是采集自政府的文獻。比如筆者采集自城北街道的《浙江省衛生先進單位申報材料匯編》，是城北小學上報到街道的資料，里面信息完整細致，甚至有身份證復印件，這類涉及個人隱私的資料應歸入保密范圍，否則會引起很復雜的法律糾紛。這類短期內無法跟讀者見面的資料，暫時只能像檔案一樣給予閉架保存，日后以史料的身份進入讀者和研究者的視野。但如果只是將文獻作為檔案保存，圖書館跟檔案館的職能重疊了，那二者的職能界限劃在哪里？其次，檔案大多有保存期限，圖書館的這類檔案類文獻，需要閉架保存多久、什么時候才算是合適的公開時間，甚至這類關于個人隱私的資料，法律保護期限是多久？這些問題并非一時能厘清，恐怕需要更深入的討論和研究。另外，有些資料部分可公開，部分不宜公開，又以何種適合的方式將這可公開的部分納入讀者的查閱范圍？這些問題，在逐一解決的過程中，需要圖書館建立可操作性的保密制度和文獻利用制度。具備健全的文獻保管制度，既能取信于文獻被征集單位，也能規范和指導圖書館員的文獻保管工作，進而推動文獻的采集。

3 結語

地方文獻的采集是圖書館的基礎性工作，鄉鎮（街道）文獻的采集更是縣級圖書館的職責，由于缺少制度保障，這變成了一項艱難的工程，任重而道遠。基層圖書館應利用可利用的資源，盡量克服阻礙，有什么收什么，爭取到盡可能多的文獻。同時圖書館也要通過種種辦法讓地方文獻的采集有制度可保障，有規范可遵循。只有建立健全制度，地方文獻的采集才能擺脫目前“討要”的困境和尷尬，真正成規模、成系統地開展。