論高校圖書館文獻資源采集信息公開

高樹慶 （泉州師范學院圖書館 福建 泉州 362000）

在2010年“兩會”期間，全國政協委員、復旦大學圖書館館長葛劍雄抨擊了部分高校圖書館采購圖書收受回扣的現象，并“裸曬”了2009年復旦大學圖書館的經費開支，贏得了眾多贊譽[1]。近年來，隨著高校擴招步伐的加大，高校腐敗案件頻繁發生。究其原因，除了管理制度建設滯后、教育機制不健全、預防機制不完善外，由信息不公開導致的監督機制滯后也是重要原因。《高等學校信息公開辦法》（以下簡稱《公開辦法》）于2010年9月開始施行，其中明確規定，“高等學校必須公布有關財務，資產與財務管理制度，學校經費來源，年度經費預算決算方案，財政性資金，受捐贈財產的使用與管理情況，儀器、設備、圖書、藥品等物資設備采購和重大基建工程的招投標等的信息。”[2]高校圖書館文獻資源采集屬于學校物資采購范疇的一部分，理所當然要遵照《公開辦法》的要求，及時、規范地公開采集信息，接受本校師生和社會大眾的監督，防止暗箱操作，消除腐敗因子，以此提高圖書館文獻資源采購行為的透明度。

1 文獻資源采集信息公開的必要性

1.1 保障讀者的知情權、參與權、表達權和監督權

知情權是公民的一項政治權利，在法律許可范圍內，圖書館有義務為讀者提供與本館相關的文獻資源采集信息。然而，圖書館相關人員要么由于在文獻資源采集過程中存在腐敗行為或者擔心工作被讀者挑剔，抱著多一事不如少一事的態度，不主動公開文獻資源采集信息；要么敷衍了事，僅公開采集制度、采購流程等，而沒有真正公開讀者比較關心的實質性內容，如圖書館每年的采購經費額度、經費的使用情況、具體的文獻資源采集目錄信息、采購的折扣率等[3]。這些均導致讀者對圖書館管理產生質疑，漸漸失去信任，同時也嚴重影響到讀者的相關權益。因此，圖書館應該充分認識到為讀者服務的重要性，確實保障讀者獲取文獻資源采集信息的權利，杜絕一切人為設置的障礙與隱瞞采購信息的行為。

1.2 有效遏制腐敗，提升圖書館正面形象。

一方面，高校圖書館必須根據《中華人民共和國政府采購法》[4]和《中華人民共和國政府信息公開條例》[5]的規定，遵照公開、公平、公正的采購精神，合理、規范地公開文獻資源采購信息，讓讀者行使監督權，避免采購過程中的暗箱操作，防止發生收受回扣等腐敗行為；另一方面，圖書館公開文獻資源采集信息也是在為采購人員“證明清白”，提升圖書館的正面形象。如今不少讀者對于圖書館的文獻資源采購環節有誤解，認為其中存在工作人員和供應商的權力交易。因此，只有公開文獻資源采集信息、讓更多的讀者了解文獻資源采集的實際情況，才能消除這一誤解。其實目前很多高校圖書館都采取實洋付款（實洋=圖書實際碼洋×折扣率）的方式，并非以碼洋付款，減少了圖書館收取回扣的可能。由此可見，高校圖書館公開文獻資源采集信息也是對自身的一種宣傳形式，應把握住這種消除負面形象的有利時機。

1.3 是提高高校圖書館文獻采訪質量的“催化劑”，有利于館藏建設。

高校圖書館公開文獻資源采集信息，一方面可以將圖書館工作置于讀者的監督下，加強采訪人員的工作責任感，調動采訪人員的積極性和創新性，使其變壓力為動力，提高工作效率，嚴格控制好文獻資源的采購質量；另一方面，能夠避免采訪人員的知識局限性，使其通過更多的圖書薦購渠道及時與師生溝通，從而讓讀者能真正參與到文獻采購工作中，發揮讀者的主觀能動性。例如，讓讀者對需要補充的專業文獻資源或者文獻資源采集方面存在的不足提出有效的建議，采訪人員據此修正采購計劃，提高文獻采購的合理性，從而提高文獻資源建設質量。

2 文獻資源采集信息公開的范圍和內容

2.1 文獻資源采集信息公開的范圍

高校圖書館采集的文獻資源一般包括：紙質圖書與報刊、電子資源以及各種視聽文獻和縮微文獻等，而通常采取的采集方式則包括購買、呈繳、交換、捐贈、征集、復制等。根據《公開辦法》第2條的規定，對于高校部門提供社會公共服務過程中產生、制作、獲取的以一定形式記錄、保存的信息，都應當按照有關法律法規和該辦法的規定公開[2]。這就要求高校圖書館在明確信息公開范圍的基礎上，將通過各種渠道采集、以實體或者虛擬的形式保存的館藏文獻資源最大限度地提供給本校師生使用。然而，對于《公開辦法》第10條第4款中對“學校規定的不予公開的信息可以不公開”[2]的規定，筆者認為有待商榷，因為這相當于高校可以自行決定不公開的信息，不利于擴大信息公開的范圍、提高信息公開的透明度。

2.2 文獻資源采集信息公開的主要內容

（1）圖書館文獻資源采集和驗收的制度、原則、工作細則及流程 包括采購的文獻資源類型，文獻資產的登記、入帳等財務管理制度，圖書館具體采購決策形成的過程，采購小組人員構成。

（2）年度采購經費的來源、預算、分配比例和開支情況 財務公開是目前高校比較敏感的話題，圖書館的采購經費主要來源于高校的財政撥款，偶爾也會接受一些社會捐助。圖書館應該建立健全財務手續，由圖書館館長在年度文獻資源建設預算報告提交之前組織文獻采訪人員對文獻資源的采購原則和需求進行分析，提出初步的文獻采集經費預算方案，并經會議研究討論后形成文獻資源采集經費預算報告，報請分管校領導審核。文獻資源采集經費預算報告應在學校相關部門審核并批準后，及時向本校師生公開。在文獻資源采集經費使用分配方面，圖書館應建立采購滿意度評價體系，多聽取本校師生的建議，使他們充分發揮參與權，并合理分配圖書、報刊及數據庫的采購經費比例，使采購更具針對性，從而提高采購經費的使用效益。尤其是在每年年初，圖書館應該詳細公布上一年各類文獻資源采集經費的開支情況、采購數量及館藏總量，以便全校師生監督。

（3）文獻資源采集的招投標信息 包括采購方式，招標小組成員構成，投標邀請書，招標項目內容與要求，投標注意事項，開標、評標與定標過程，中標結果公示等。首先，圖書館在文獻資源采集過程中會向學校申請公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購或單一來源采購的方式，這些申請理由均應該向師生公開；其次，圖書館應嚴格履行專家論證，按照《中華人民共和國政府采購法》規定的程序來執行，把需要通過政府招投標方式（如單一來源談判方式）采購的文獻資源信息——“單一來源采購標準預告”公開發布在政府指定的官方媒體上，公告期為5～7個工作日，以征集潛在的供應商；再次，把整個談判的過程、監督情況和談判結果如實地公布，讓本校師生和供應商都能仔細地了解。有效的監督約束機制能夠確保文獻資源采集的成交價格合理、過程公開公平，同時還能保證采購工作的規范化運行。

（4）文獻采購的折扣率、結算方式（實洋或碼洋）及每批采購的文獻資源目錄 對于圖書采購，圖書館應公開每種圖書的書名、著者、出版者、出版時間、單價及復本數，盡量使讀者從“新書通報”中大致了解該書的主要信息和采購的合理性，同時控制復本數，防止某些腐敗的采購行為；對于報刊采購，圖書館應按照專業公開所訂購的每種報刊的刊名，讓師生清楚本專業報刊的訂購情況和需要補缺的期刊；對于數據庫采購，需要先公開數據庫的名稱、內容范圍和價格，征求本校師生的意見，并按照試用調查報告進行采購，防止浪費采購經費。對于批量采購的文獻資源或者采購金額較大的文獻資源，圖書館更要注重其采購信息的公開。

（5）接收捐贈文獻的使用與管理情況 目前多數高校圖書館都通過接收個人、單位組織及社會團體的捐贈增加館藏，但是普遍對于捐贈文獻的使用和管理比較隨意，沒有嚴格統一的管理制度，也沒有規范的公開行為。這導致捐贈者不清楚所贈書刊的處理情況，嚴重損害了他們的監督權，從而降低了捐贈者的熱情。對此，圖書館可以在其網站主頁上設置“文獻捐贈”欄目，公開捐贈清單（包括接收日期、捐贈者姓名、贈書書名、贈書數量、捐贈者聯系方式及贈書的處理情況），讓更多師生和社會大眾了解并予以監督，從而提高他們的捐贈積極性。同時，圖書館也應該完善關于捐贈文獻的管理制度，責專人負責贈書事務，做好贈書的接收、登記、加工及統計工作，并建立贈書回執制度[6]。對于贈書量較大的個人或單位，圖書館可以考慮舉辦贈書儀式或者設立專架、專門的捐贈文獻閱覽室陳列贈書，對贈書實行科學管理，公開給讀者借閱，以此提高捐贈文獻的利用率。

此外，圖書館還應該公開文獻資源采集部門的名稱、負責人、辦公地址、辦公時間、聯系電話和電子郵箱等有效信息，以便于師生查詢使用。

3 文獻資源采集信息公開的程序和形式

根據《公開辦法》的規定，信息公開可以分為主動公開和依申請公開[7]。圖書館主動公開的文獻資源采集信息應該通過學校網頁、圖書館主頁、圖書館宣傳公告欄、圖書館電子屏幕、圖書館導報等方式進行公開。隨著網絡信息化發展，網絡宣傳具有明顯的優勢，因此采用電子文檔的形式在學校網頁或圖書館主頁上發布文獻資源采集信息，是文獻資源采集信息公開的主渠道。圖書館可以在其主頁上設置“文獻資源采集信息公開”欄目，及時發布和更新相關的采購信息（如各類文獻資源采集的開始與截止時間、讀者參與圖書薦購的渠道、新書通報目錄），從而讓讀者及時了解和進行監督。此外，對于圖書館主動公開的文獻資源采集信息，參照《公開辦法》的規定，應當自該信息形成或者變更之日起20個工作日內向讀者公開，并及時更新，保證公開的時效性[2]。

對于依申請公開的文獻資源采集信息，讀者必須通過一定的方式，向圖書館信息公開辦公室提出申請。信息公開辦公室收到申請后，應當當場登記，并根據下列幾種情況在規定期限內給予答復：屬于公開范圍的信息，應告知申請人獲得該信息的方式和途徑；屬于免予公開范圍的信息，應當告知申請人不予公開；不屬于圖書館掌握范圍的信息，應當告知申請人信息狀況；申請公開而不存在的信息，應當告知申請人；申請公開但內容不明確的信息，應告知申請人更改或補充申請[7]。如此一來，圖書館通過認真、及時地處理讀者信息公開申請，能夠有效避免讀者對圖書館管理服務的信任危機。

4 關于文獻資源采集信息公開的建議

4.1 建立健全高校圖書館信息公開制度，完善信息披露和監督機制。

首先，圖書館應該建立健全管理制度，并配合高校的信息公開制度設立圖書館信息公開工作機構，以專門負責主動公開和依申請公開的文獻資源采集信息的審核工作，對于讀者比較關心或容易造成讀者誤解的采購信息（如經費使用和管理情況、具體采購目錄等），可在審核后發布在網站上，并上報學校信息公開辦公室存檔。其次，根據《公開辦法》中的保障和救濟措施，完善師生知情權救濟制度[8]。再次，解決圖書館領導權力過大、過于集中的問題，加強對文獻資源采集信息公開的有效監督，設立專門的監督小組，監督小組成員應該包括教師代表、學生代表和其他職能部門的代表。

4.2 拓寬信息公開渠道

一方面，為了消除讀者對于文獻資源采集的信息不對稱，圖書館應該多開展文獻資源利用交流會，或者通過發放讀者調查表的方式聽取師生意見，了解讀者的需求，滿足其對文獻資源采集的知情權與參與權。當讀者質疑某些圖書、期刊或數據庫采購的必要性時，圖書館采訪人員應該給出滿意的答復。另一方面，圖書館應搭建高效、暢通的信息發布平臺。網絡是圖書館公開信息和讀者參與圖書館管理的重要載體，圖書館可以通過主頁的信息公開專欄集中、全面和及時地面向學生、教師和社會發布文獻資源采集信息，并設置在線答疑、意見投訴箱等輔助渠道，以此推動讀者的有序參與。

4.3 將信息公開情況與圖書館領導和相關采訪人員的績效考核掛鉤

由于圖書館文獻資源采集信息公開會增加相關人員的工作量，因此為了調動其信息公開的積極性，圖書館可以采取與領導和相關人員年終績效考核相掛鉤的形式加以激勵。文獻采訪人員應強化信息服務意識，不能只追求形式上的公開，而沒有合理的說明或解釋。對于那些不公開、假公開、讀者投訴不回復的情況，圖書館必須運用行政問責機制追究有關領導和相關人員的責任[9]。獎懲分明的制度化方式可以切實保障文獻資源采集信息的有效公開。

4.4 明確信息公開范圍

政府信息公開的理念是“以公開為原則，不公開為例外”，按照《公開辦法》第10條規定執行，對于涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私、法律、法規和規章以及學校規定的不予公開的其他信息，則應該采取保密原則[7]。在涉及圖書館文獻資源采集的招標信息時，對于未公布的采購信息、供應商的登記資料、采購的計劃、投標供應商名單、評標專家資料、評標過程、供應商的投標、報價文件、尚未公示的評審結果、采購文件檔案等應該注意合理保密[10]。這就要求圖書館嚴格界定相關信息的公開屬性，避免由于不合理定性而損害讀者的知情權。

綜上所述，文獻資源采集信息的公開化、透明化是高校圖書館文獻資源建設的重要組成部分，是高校圖書館必須長期履行的一項重要職責。只有不斷深化、完善文獻資源采集信息的公開工作，才能推進文獻資源采集決策制度化、程序化、民主化、科學化，最終實現高校圖書館的規范化管理。

[1]葛劍雄教授談為何“裸曬”復旦大學圖書館開支[EB/OL].(2011-03-16) [2011-10-25].http://www.chinanews.com/cul/2011/03-16/2910930.shtml.

[2]教育部就發布《高等學校信息公開辦法》答記者問[EB/OL].(2010-05-10) [2011-10-25].http://politics.people.com.cn/GB/11566889.html.

[3]建議圖書館資源采訪業務半公開[EB/OL].(2009-12-27) [2011-10-27].http://www.chinalibs.net/bbs/showtopic-53375.aspx.

[4]中華人民共和國政府采購法[EB/OL].[2011-10-25].http://www.people.com.cn/GB/jinji/20020629/764316.html.

[5]中華人民共和國合同法[EB/OL].[2011-10-25].http://www.law-lib.com/law/law_view.asp?id=475.

[6]李云江.關于高校圖書館贈書管理的探討[J].長春師范學院學報:自然科學版, 2010(5):153-155.

[7]高等學校信息公開辦法[EB/OL].(2010-05-11) [2011-11-03].http://www.gov.cn/flfg/2010-05/11/content_1603696.htm.

[8]李 揚.試論高校財務信息公開[J].佳木斯教育學院學報,2011(2):419-422.

[9]我市將全面推行網上辦事公開[EB/OL].(2011-09-13) [2011-11-03].http://bbs.mnrc.com.cn/detail-35344.html.

[10]采購信息保密實施細則應盡快出臺[EB/OL].(2010-07-14)[2011-11-03].http://www.caigou2003.com/theory/operation/20100714/operation_7132.html.