試析高校人事檔案管理工作的創新

余 涵

（長江工程職業技術學院，武漢 430212）

人事檔案是社會組織成員在參與社會活動過程中所形成的重要歷史記錄，是人才信息的重要載體。人事檔案能夠全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息，使各類人才都能在適應自己的工作崗位上充分發揮工作積極性、主動性和創造性。隨著全球信息化浪潮的沖擊，信息技術的發展與廣泛應用為高校人事檔案工作的發展提供了歷史性機遇。高校人事檔案的改革與創新，是人事檔案工作的必然發展趨勢。

1 高校人事檔案管理的現狀分析

1.1 認識不到位，重視程度不夠，支持力度不大

領導重視是做好檔案工作的前提，領導支持是做好檔案工作的基礎。目前，不少高校的決策層對檔案管理工作認識不足、重視不夠，認為人事檔案工作不是高校工作的重中之重，是一項輔助性工作，與教學和科研沒有直接聯系，不能為高校創造經濟效益，沒有把檔案工作擺在應有的位置。而且隨著高校改革的不斷深化，高校各部門均實行定編、定崗，緊縮辦公人員，致使檔案管理人員處于地位不高、責任不輕、難度不小的地位，嚴重影響了人事檔案工作的開展。

1.2 管理模式落后，效率低下

高校人事檔案的管理一直沿用著傳統的管理模式，人事檔案的提供、利用還是以紙質檔案為主。紙質檔案的優點是適應性強、利用范圍廣，具有原始憑證的作用。缺點是利用率低、工作量大，且較容易丟失或損毀。個別高校沒有制定明確的管理人員崗位職責，缺乏系統、完備的規章制度。有的檔案員對于材料方面沒有嚴格審查、把關，對報送的材料裝袋了事，導致部分材料嚴重失實甚至造假，給今后的各項工作帶來了不必要的麻煩，同時也失去了檔案歷史性、真實性的特點。

1.3 缺乏統一的高校人事檔案管理系統

我國至今沒有統一的檔案發展規劃和標準，各個高校根據自身的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，人事檔案管理系統應用軟件水平參差不齊，在實現計算機管理的幾個工作環節中，信息存儲量窄、功能小、操作繁瑣、信息的統計和綜合分析過于復雜，信息化程度不高，難以適應現代信息化和檔案管理網絡化的發展。

2 高校人事檔案管理創新工作的必要性

隨著科學技術的快速發展，信息化已成為國家經濟和社會發展的關鍵環節。高校人事檔案管理的創新就是為了適應社會主義現代化建設對高校檔案管理的要求，由傳統的手工操作和紙質檔案的收集逐步過渡到以計算機網絡為工具的電子檔案收集。把現代化的科學技術運用到檔案管理工作中去，才能使人事檔案更好地為高校的各項工作提供最優質的服務。

2.1 高校人事檔案管理創新工作是時代發展的必然趨勢

由于教職工隊伍不斷壯大，人才流動不斷增加，檔案信息管理更加復雜化。傳統的手工檢索和統計方式已經滿足不了時代發展的要求，高校人事檔案信息化后，將實現人事檔案信息資源的共享，使領導和人事部門能夠直觀快捷地了解和掌握高校教職工各項情況，如反映教職工的業務能力進展、教師從事教育及科研成果等方面的最新信息，為領導決策提供了可靠的依據，從而提高人事檔案信息的使用價值和利用率。

2.2 高校人事檔案管理創新工作是實際工作的需要

目前很多高校的人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些高校人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分了、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。高校人事檔案管理工作的創新已是迫在眉睫。

3 高校人事檔案管理創新工作的改進措施

3.1 解放思想，提高認識，加強宣傳

搞好人事檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事。高校領導和廣大教職工在新形勢下對檔案管理工作的重要性應當有足夠的、全面的認識，要充分了解認識到檔案管理工作和高校的發展以及教職工的個人成長是密不可分的。人事檔案管理部門應當通過會議、快報、校園網絡等渠道擴大宣傳范圍，加強宣傳力度，使領導和全體教職員工充分認識人事檔案的重要作用，切實提高廣大教職工的人事檔案意識，從而形成全員參與建檔、管檔、用檔的良好局面。

3.2 加強服務意識，提高人事檔案服務質量

要實現高效人事檔案管理工作的創新，檔案管理人員更應該注重自身服務意識和業務水平的提高，首先自己不能認為檔案工作在學校的發展中是可有可無的，從而產生一些消極怠慢情緒，而是要充分意識到本職工作的重要性。在鑒別整理檔案過程中應嚴格審核，防止不真實材料入檔，避免錯漏，做到手續不全的材料不歸檔、不經審查的材料不歸檔、內容不實的材料不歸檔、與政策不符的材料不歸檔、填寫不符合規定的材料不歸檔。簡言之，實現檔案材料的真實性、完整性、連續性。高校人事檔案管理員應當增強服務意識，積極主動地開發利用人才信息，為學校的人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息。真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。

3.3 不斷提高人事檔案管理工作人員的素質

人事檔案管理工作是一項政策性、專業性、技術性很強的工作，既涉及國家又涉及個人的切身利益，因此要求人事檔案管理工作人員堅持保密性原則，努力提高自身的政治素質、專業水平，不斷學習新的管理技術，積極嘗試和探索有益的管理模式，淡泊名利、正確處理好人事檔案的利用和保密的關系，為學校人事工作和教育大局服務。

3.4 加快學院人事檔案管理信息化建設

高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中，實現高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案管理水平和效率。首先，具有高科技含量的現代計算機技術的應用是檔案管理信息化的基礎，檔案管理部門應該具備相應的技術力量支持，并做好日常故障處理和安全維護工作。其次，應該建立并完善高校人事檔案數據庫的管理系統。利用人事檔案信息通用數據庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機來實現信息化的高效管理。三是建立高校人事檔案信息網站，建立起以人事檔案信息通用數據庫為核心、以人事檔案數據庫管理系統為服務手段的高校人事檔案信息網站，通過網站將檔案信息服務直接面向教職工，使教職工與人事檔案信息管理者之間能夠良好的互動。

總之，人事檔案管理工作是一項很重要的信息資源管理工程，人事檔案是知人用人的重要依據，是人才開發的重要信息源。實行高校人事檔案管理工作的創新發展，以科學信息化為依托，運用現代化信息技術，提高認識，整合資源，人事檔案的管理工作就會更加地科學化、合理化，繼而就能更好的為人事管理工作和經濟建設服務，促進高等院校和社會的蓬勃發展。

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