論高校檔案管理員隊伍的優(yōu)化

張 彬

(湖南廣播電視大學(xué)，湖南長沙410004)

論高校檔案管理員隊伍的優(yōu)化

張 彬

(湖南廣播電視大學(xué)，湖南長沙410004)

隨著高等教育日趨大眾化和高校校園日趨數(shù)字化，高校檔案管理工作的重要性更加凸顯，其管理形式和內(nèi)容也在不斷變化。建立一支專業(yè)化、信息化、科學(xué)化的檔案管理隊伍，對于提高檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校中心工作的質(zhì)量和水平具有至關(guān)重要的作用。在全面分析當(dāng)前高校檔案管理員隊伍現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，著重探討了加強高校檔案管理員隊伍建設(shè)的基本方略。

檔案管理;素質(zhì);優(yōu)化

近年來，隨著高等教育的日趨大眾化和高校校園的日趨數(shù)字化，高校檔案管理工作出現(xiàn)了一些新情況、新趨勢:一是高校檔案數(shù)量日益膨脹，社會對高校檔案信息的需求量、系統(tǒng)性、時效性要求不斷提高，傳統(tǒng)的加工、利用、存貯檔案的管理模式已不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，信息化已成為高校檔案管理的基本方向和趨勢;二是高校檔案管理工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，人員專業(yè)化、館藏特色化、服務(wù)多元化已成為高校檔案建設(shè)的基本目標(biāo)，能否擁有高質(zhì)量的檔案資源和能否為用戶提供全、新、快的檔案服務(wù)，已成為今后衡量高校檔案管理能力與水平的主要指標(biāo)。這些變化無疑對高校檔案管理工作提出了新的更高的要求，加強高校檔案管理員隊伍建設(shè)，進(jìn)一步提高他們的素質(zhì)，顯得愈來愈重要和迫切。那么，當(dāng)前高校檔案管理員隊伍的現(xiàn)狀如何，應(yīng)該從哪些方面著手優(yōu)化提升?這是一個值得關(guān)注的問題，本文擬就此進(jìn)行粗淺探討。

一 高校檔案管理員隊伍的基本現(xiàn)狀

檔案管理是高校的一項基礎(chǔ)工作，是高校開展學(xué)術(shù)研究、教學(xué)評價、教師晉升等活動的直接的信息資源，也是高校制定規(guī)劃和進(jìn)行改革的重要依據(jù)。隨著信息時代的到來，檔案的內(nèi)容、形態(tài)、利用方式和服務(wù)技術(shù)等方面都發(fā)生了深刻變化，檔案管理的職能和重要性進(jìn)一步拓展。為適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，各高校不僅逐步完善了檔案管理的基本條件，推進(jìn)了檔案管理工作的制度化、信息化建設(shè)，而且通過教育、培訓(xùn)、考評等多種方式，不同程度地加強了檔案管理員隊伍的建設(shè)。但總體而言，高校檔案管理員隊伍整體素質(zhì)偏低，能力水平有限，無法適應(yīng)高校改革發(fā)展對檔案管理工作提出的新要求新需要。

1．專業(yè)人才比較匱乏，人員素質(zhì)參差不齊。由于我國現(xiàn)代檔案管理專業(yè)起步較晚、推進(jìn)不夠，專業(yè)檔案管理人才培育無法滿足社會的需求。高校檔案管理員絕大多數(shù)并非科班出身，而是從其他崗位(如行政秘書、黨務(wù)工作者、計算機管理員、圖書管理員等)轉(zhuǎn)而從事檔案管理工作的，“拉郎配”的現(xiàn)象屢見不鮮。雖然他們中不少人有某方面的專長，但知識面普遍較窄，專業(yè)素質(zhì)欠缺，更沒有與自己的工作很好地結(jié)合起來。他們在工作中大多憑經(jīng)驗、憑主觀辦事，隨意性較大，效率較低，一定程度上降低了高校檔案管理的效能，不利于高校檔案管理事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。而且，檔案管理是一項綜合性工作，需要的是復(fù)合型高素質(zhì)人才。檔案管理員不僅需要具有專門的檔案管理知識，還需要具有許多新的交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科和綜合學(xué)科方面的知識，即便是檔案管理專業(yè)出身，也難以達(dá)到這個要求。

2．年齡結(jié)構(gòu)不合理，中老年居多。在高校絕大多數(shù)年輕教職工的思想觀念中，檔案管理工作是一個冷門，沒什么“出息”，不利于個人的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，他們大都樂于從事教學(xué)科研或行政管理工作，很少愿意從事檔案管理工作，高校很難招聘到年輕的檔案管理員。高校檔案管理員隊伍中老年居多、后繼乏人，已成為制約高校檔案管理員隊伍整體素質(zhì)提高的一個瓶頸［1］。在信息時代條件下，檔案管理事業(yè)進(jìn)入全新的發(fā)展階段，中老年職員很難適應(yīng)新的技術(shù)變革，思想上形成了固定思維，往往對高校檔案管理制度的改進(jìn)產(chǎn)生一定的反作用。盡管近年來各高校提高了對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，加大了人才引進(jìn)力度，一些本科生充實到了這支隊伍中來，一定程度上緩解了高校檔案管理員隊伍年齡結(jié)構(gòu)不合理的問題。但是，引進(jìn)的這些年輕人大都是別的專業(yè)的，真正學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的少得可憐，有多學(xué)科綜合素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才和檔案管理研究人才更是鳳毛麟角。

4．創(chuàng)新意識不強，知識更新緩慢?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案的內(nèi)容、形態(tài)、利用方式和服務(wù)技術(shù)等等方面都發(fā)生了深刻變化，以電子計算機為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高了辦公效率。它為人類社會進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段。而高校現(xiàn)職檔案管理員在信息的收集、鑒別等方面大多仍然沿用老辦法;在信息的使用上仍然采用被動式的提供;沒有對檔案工作的機制、管理、服務(wù)等方面進(jìn)行創(chuàng)新。同時，由于領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識的淡薄，檔案管理人員自我學(xué)習(xí)能力不強，導(dǎo)致檔案管理人員知識出現(xiàn)了老化，沒有及時“充電”，更新自己的知識，對紛繁復(fù)雜的檔案信息不能迅速作出鑒定，對有價值的檔案信息無法深加工、新開發(fā)、快傳輸，阻礙了檔案管理事業(yè)的不斷前進(jìn)。

二 優(yōu)化高校檔案管理員隊伍的主要途徑

優(yōu)化高校檔案管理員隊伍，進(jìn)一步促進(jìn)其制度化、專業(yè)化、信息化，既是高校改革發(fā)展對檔案管理工作提出的必然要求，又是高校檔案管理工作順應(yīng)高校改革發(fā)展的必然舉措。這首先需要高校轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步增強檔案意識，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，更需要檔案管理員自身增強政治意識、責(zé)任意識、服務(wù)意識，樹立終身學(xué)習(xí)觀念，主動提高自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，以滿足高校改革發(fā)展對檔案管理工作提出的新要求新希望。結(jié)合上文的現(xiàn)狀分析，可以從以下幾個方面入手加強高校檔案管理員隊伍建設(shè)。

1．堅持愛崗教育。從重要性上說，高校檔案管理工作也許比不上教學(xué)科研工作，但它具有自己獨特的特征，對從業(yè)者有著不一般的要求:其一，檔案管理工作是一項復(fù)雜、細(xì)致的工作，要求檔案管理人員具有求真務(wù)實、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和任勞任怨、一絲不茍的工作作風(fēng);其二，檔案管理工作是一項平凡、清苦的工作，要求檔案管理員耐得住清貧、守得住寂寞，具有默默無聞、無私奉獻(xiàn)的精神;其三，檔案管理工作是一項服務(wù)性、從屬性工作，要求檔案管理員擺正位置、甘為人梯，主動服務(wù)和服從于學(xué)校中心工作。要做到這些，必須堅持對檔案管理員開展愛崗敬業(yè)教育，著重解決好三個問題:一是認(rèn)識問題。既要讓檔案管理員充分認(rèn)識自己所從事工作的獨特性、專業(yè)性、重要性，也要讓他們充分認(rèn)識所從事工作的復(fù)雜性、艱巨性、服務(wù)性，從而切實提高他們工作的積極性和主動性。二是理想問題。理想是奮斗目標(biāo)和內(nèi)在動力。檔案管理員只有樹立崇高的職業(yè)理想，才能從心靈深處提高所從事工作的責(zé)任心和自覺性，把平凡的工作變得有意思，把有意思的工作變得有意義［3］(56)。三是興趣問題。興趣是最好的老師。檔案管理工作非?，嵥?、復(fù)雜甚至艱巨，只有提升檔案管理員的職業(yè)興趣，才能將工作要求變?yōu)樽杂X行動，將工作規(guī)程變?yōu)樽约旱男袨榱?xí)慣，自覺成為檔案管理的行家里手。

2．強化素質(zhì)養(yǎng)成。檔案管理工作是一項復(fù)雜的專技性工作，對檔案管理員思想政治素質(zhì)的要求比較高。首先，必須具有敏銳的政治素質(zhì)。檔案管理工作的政治性、政策性都很強，高校檔案管理員必須具有堅定正確的政治方向，堅持以社會主義核心價值體系為指引，堅持科學(xué)發(fā)展觀，充分了解和掌握黨的路線、方針、政策，熟悉與檔案工作相關(guān)的法律、法規(guī)，認(rèn)真貫徹落實《檔案法》，嚴(yán)格遵守黨和國家的機密，認(rèn)真執(zhí)行檔案工作保密制度，妥善處理好保密與利用的關(guān)系。其次，必須具有高尚的道德品質(zhì)。高尚的道德品質(zhì)是做好檔案工作的根本，直接影響檔案工作的效率和質(zhì)量。高校檔案管理員必須樹立高尚的道德品質(zhì)，對檔案具有敬畏心，嚴(yán)格自律，以適應(yīng)檔案管理工作的服務(wù)性、準(zhǔn)確性、動態(tài)性、繁瑣性等職業(yè)特性要求。其三，必須具有周到的服務(wù)素質(zhì)。高校檔案管理工作關(guān)系到全體師生的切實利益，高校檔案管理工作只有能夠很好地滿足師生員工的利用需求，才能讓大家感覺到檔案及檔案管理工作的價值所在，從而重視檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的良性循環(huán)。因此，高校檔案管理員要牢固樹立“以人為本”的新型服務(wù)理念，改變過去以保管為主、重保管輕利用的思維方式，以滿足利用者需求為己任，以利用者能最大限度利用檔案信息資源為快樂，在服務(wù)態(tài)度上主動、熱情、耐心、周到、及時，在服務(wù)語言上文雅和氣、謙遜有禮［4］。

3．重視技能培育。高校要通過以下方式，不斷加強檔案管理員的教育培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合能力:(1)脫產(chǎn)進(jìn)修。高校檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展需要，適時選派部分熱愛檔案管理事業(yè)、安心檔案管理工作且發(fā)展?jié)摿玫娜藛T進(jìn)行脫產(chǎn)進(jìn)修，讓這部分骨干有機會全面提高自身的文化層次和能力水平。(2)在職學(xué)習(xí)。高校應(yīng)出臺相關(guān)政策，鼓勵檔案管理員參加在職研究生、函授等繼續(xù)教育，更大范圍上提高檔案管理員隊伍的業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)水平。(3)專題培訓(xùn)。根據(jù)檔案管理員的具體崗位要求、知識結(jié)構(gòu)，進(jìn)行針對性輪訓(xùn)(如數(shù)據(jù)庫建設(shè)培訓(xùn)班、電子查詢系統(tǒng)維護(hù)培訓(xùn)班等)，或者針對某一方面的問題請專家進(jìn)行專題講座(如計算機操作能力講座、檔案管理信息化能力講座、檔案管理軟件操作講座等)，通過這些專題培訓(xùn)或講座，有針對性地彌補檔案管理員隊伍的知識和能力缺陷，促進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化。(4)對外交流。分批次組織檔案管理員有針對性地到兄弟單位參觀訪問，或組織安排檔案管理員到一些先進(jìn)的或某些方面有特長的檔案館作短期工作和學(xué)習(xí)，開闊視野，吸取經(jīng)驗，充實提高。(5)終身學(xué)習(xí)。動員檔案管理員樹立終身學(xué)習(xí)理念，力爭做到學(xué)習(xí)生活化、生活學(xué)習(xí)化，將個人生活方式的優(yōu)化和能力水平的提高與所從事的工作緊密結(jié)合起來，做到學(xué)習(xí)、工作、生活三不誤。

4．規(guī)范內(nèi)部管理。一是搞好人事制度改革。目前高校正在進(jìn)行新一輪人事制度改革，改革的實質(zhì)是轉(zhuǎn)換用人機制，實現(xiàn)由身份管理向崗位管理轉(zhuǎn)變。這是加強檔案管理員隊伍建設(shè)的絕佳機會，高校要按照科學(xué)合理、精簡效能的原則進(jìn)行檔案管理崗位設(shè)置，明確檔案管理各崗位的職責(zé)任務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)和任職條件，堅持按需設(shè)崗、競聘上崗、按崗聘用、合同管理，推進(jìn)檔案管理員隊伍的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。二是健全檔案管理制度。檔案管理工作是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作，一定要有章可循。比如:要建立健全高校檔案材料的歸檔制度，特別是對于人事變動、工資調(diào)整等材料，應(yīng)及時向有關(guān)部門催繳收集，并按規(guī)定進(jìn)行存檔;要鑒別整理規(guī)范化，嚴(yán)格按照檔案整理相關(guān)規(guī)范進(jìn)行規(guī)范化整理;要自覺執(zhí)行檔案管理的八項制度，使每項工作制度化，保證管理工作井然有序地開展，等等。三是加強隊伍的合理配置。既合理匹配老中青三代在高校檔案管理員中的比例，實現(xiàn)老中青三代的協(xié)同相繼，又根據(jù)專業(yè)背景合理配置檔案管理人員，使管理人員的專業(yè)知識形成互補，實現(xiàn)良性循環(huán)。四是完善績效考核機制?？冃Э己耸羌訌姍n案管理員隊伍建設(shè)的重要舉措。要健全績效考核指標(biāo)體系，對不能量化的指標(biāo)應(yīng)進(jìn)行明確的說明;要進(jìn)一步規(guī)范績效考核的程序，有效提高績效考核的科學(xué)性和合理性;要及時反饋和應(yīng)用好績效考核的結(jié)果，對于考核成績優(yōu)異的人員及時給予獎勵，對考核成績居末的員工進(jìn)行再次培訓(xùn)、降級，直至辭退。

5．完善激勵機制。檔案管理工作是一項基礎(chǔ)工作，所產(chǎn)生的主要是社會效益，屬于滯后效益，要經(jīng)過幾個月、幾年甚至更長時間才能顯現(xiàn)出來。也正因為如此，檔案管理工作的重要性很難得到大家的充分認(rèn)識。高校必須從學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的角度科學(xué)安排、統(tǒng)籌兼顧，采取切實有效的措施激勵檔案管理員隊伍成長。一是健全職務(wù)、職級晉升機制。要從制度上明確檔案管理員的發(fā)展預(yù)期，從根本上解決他們的后顧之憂，使他們感到干事有勁頭，努力有奔頭。二是要堅持貫徹檔案管理員隊伍年輕化、知識化、專業(yè)化方針，大膽選拔有作為的年輕干部。三是適度引進(jìn)高級人才。高校要將檔案管理員隊伍建設(shè)納入學(xué)校人才隊伍建設(shè)計劃，分步分批地適度引進(jìn)專門人才，逐步提高檔案管理員隊伍的整體素質(zhì)。四是適當(dāng)提高檔案管理員的工資待遇。待遇留人是穩(wěn)定隊伍的有效方式之一。高校要根據(jù)自身的財力和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展形勢適時提高檔案管理員隊伍的待遇，增強他們所從事工作的自豪感和滿足感。

三 結(jié)語

在新的歷史時期，高校檔案管理工作面臨新的形勢、任務(wù)和內(nèi)容，重要性更加凸顯，高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作應(yīng)做到足夠重視，采取措施，通過增加檔案管理投入、引進(jìn)人才、注重培養(yǎng)、健全考核制度等途徑自上而下地推動高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。高校檔案管理人員要適應(yīng)形勢，全面提升自身的各方面素質(zhì)，樹立檔案部門的良好形象，努力提高工作質(zhì)量與效率，更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研與管理工作服務(wù)。

［1］謝開明，葉方蓮．淺談高校的檔案管理［J］．安康師專學(xué)報，2005(2)．

［2］姜麗蓉，寧慶降．關(guān)于提高高校檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考［J］．重慶電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2009(14)．

［3］王 康，王通訊．人才學(xué)基礎(chǔ)［M］．哈爾濱:哈爾濱工業(yè)大學(xué)出版社，1987．

［4］王曉菲．高校檔案管理的人力資源優(yōu)化［J］．經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2010(10)．

G64

A

1674－5884(2012)02－0057－03

2011－12－18

張 彬(1971－)，女，湖南湘潭人，經(jīng)濟(jì)師，主要從事檔案管理研究。

3．崗位吸引力不足，人員流動性較大。首先，高校檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視。在人們的傳統(tǒng)意識中，檔案管理是高校最為邊緣化的崗位之一，甚至認(rèn)為它是“為閑人設(shè)置的閑職”。上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下至一般教職工，對檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)識不足，導(dǎo)致很大一部分檔案管理員對檔案管理工作的選擇具有偶然性和短期性，鮮有有意識地選擇檔案管理作為長期的工作，更遑論在此基礎(chǔ)上做長遠(yuǎn)的職業(yè)生涯規(guī)劃。其次，高校檔案管理的投入尤其是財政投入嚴(yán)重不足，檔案管理部門的改革與創(chuàng)新始終處于高校各方面革新的末端。在整個社會檔案管理事業(yè)日趨信息化的大背景下，高校檔案管理工作資金設(shè)備投入不足，崗位前景不明朗，自然難以留住高水平的檔案管理人才。再次，高校檔案管理的激勵機制不健全。對檔案管理崗位缺少科學(xué)的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，即使學(xué)校有績效考核，考核結(jié)果也沒有和部門晉升職稱、提高待遇等方面相聯(lián)系。同時，由于對檔案管理重要性的認(rèn)識不足，高校檔案管理部門職工的職務(wù)升遷和待遇提高也相對滯后于教職人員［2］。其四，市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的社會環(huán)境下，其他行業(yè)對員工吸引力越來越強，員工的擇業(yè)空間越來越大，致使高校檔案管理部門員工的離職率相對高于教職員工的離職率。

(責(zé)任編校 朱正余)