論高校檔案管理員隊伍的優化

張 彬

(湖南廣播電視大學，湖南長沙410004)

論高校檔案管理員隊伍的優化

張 彬

(湖南廣播電視大學，湖南長沙410004)

隨著高等教育日趨大眾化和高校校園日趨數字化，高校檔案管理工作的重要性更加凸顯，其管理形式和內容也在不斷變化。建立一支專業化、信息化、科學化的檔案管理隊伍，對于提高檔案管理工作服務于學校中心工作的質量和水平具有至關重要的作用。在全面分析當前高校檔案管理員隊伍現狀的基礎上，著重探討了加強高校檔案管理員隊伍建設的基本方略。

檔案管理;素質;優化

近年來，隨著高等教育的日趨大眾化和高校校園的日趨數字化，高校檔案管理工作出現了一些新情況、新趨勢:一是高校檔案數量日益膨脹，社會對高校檔案信息的需求量、系統性、時效性要求不斷提高，傳統的加工、利用、存貯檔案的管理模式已不適應形勢發展的需要，信息化已成為高校檔案管理的基本方向和趨勢;二是高校檔案管理工作由封閉型向開放型轉變，人員專業化、館藏特色化、服務多元化已成為高校檔案建設的基本目標，能否擁有高質量的檔案資源和能否為用戶提供全、新、快的檔案服務，已成為今后衡量高校檔案管理能力與水平的主要指標。這些變化無疑對高校檔案管理工作提出了新的更高的要求，加強高校檔案管理員隊伍建設，進一步提高他們的素質，顯得愈來愈重要和迫切。那么，當前高校檔案管理員隊伍的現狀如何，應該從哪些方面著手優化提升?這是一個值得關注的問題，本文擬就此進行粗淺探討。

一 高校檔案管理員隊伍的基本現狀

檔案管理是高校的一項基礎工作，是高校開展學術研究、教學評價、教師晉升等活動的直接的信息資源，也是高校制定規劃和進行改革的重要依據。隨著信息時代的到來，檔案的內容、形態、利用方式和服務技術等方面都發生了深刻變化，檔案管理的職能和重要性進一步拓展。為適應形勢發展的需要，各高校不僅逐步完善了檔案管理的基本條件，推進了檔案管理工作的制度化、信息化建設，而且通過教育、培訓、考評等多種方式，不同程度地加強了檔案管理員隊伍的建設。但總體而言，高校檔案管理員隊伍整體素質偏低，能力水平有限，無法適應高校改革發展對檔案管理工作提出的新要求新需要。

1．專業人才比較匱乏，人員素質參差不齊。由于我國現代檔案管理專業起步較晚、推進不夠，專業檔案管理人才培育無法滿足社會的需求。高校檔案管理員絕大多數并非科班出身，而是從其他崗位(如行政秘書、黨務工作者、計算機管理員、圖書管理員等)轉而從事檔案管理工作的，“拉郎配”的現象屢見不鮮。雖然他們中不少人有某方面的專長，但知識面普遍較窄，專業素質欠缺，更沒有與自己的工作很好地結合起來。他們在工作中大多憑經驗、憑主觀辦事，隨意性較大，效率較低，一定程度上降低了高校檔案管理的效能，不利于高校檔案管理事業的科學發展。而且，檔案管理是一項綜合性工作，需要的是復合型高素質人才。檔案管理員不僅需要具有專門的檔案管理知識，還需要具有許多新的交叉學科、邊緣學科和綜合學科方面的知識，即便是檔案管理專業出身，也難以達到這個要求。

2．年齡結構不合理，中老年居多。在高校絕大多數年輕教職工的思想觀念中，檔案管理工作是一個冷門，沒什么“出息”，不利于個人的長遠發展。因此，他們大都樂于從事教學科研或行政管理工作，很少愿意從事檔案管理工作，高校很難招聘到年輕的檔案管理員。高校檔案管理員隊伍中老年居多、后繼乏人，已成為制約高校檔案管理員隊伍整體素質提高的一個瓶頸［1］。在信息時代條件下，檔案管理事業進入全新的發展階段，中老年職員很難適應新的技術變革，思想上形成了固定思維，往往對高校檔案管理制度的改進產生一定的反作用。盡管近年來各高校提高了對檔案管理工作重要性的認識，加大了人才引進力度，一些本科生充實到了這支隊伍中來，一定程度上緩解了高校檔案管理員隊伍年齡結構不合理的問題。但是，引進的這些年輕人大都是別的專業的，真正學習檔案管理專業的少得可憐，有多學科綜合素質的復合型檔案管理人才和檔案管理研究人才更是鳳毛麟角。

4．創新意識不強，知識更新緩慢。現代科學技術的發展，使檔案的內容、形態、利用方式和服務技術等等方面都發生了深刻變化，以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，迅速、準確地處理各種信息，提高了辦公效率。它為人類社會進入知識經濟時代，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段。而高校現職檔案管理員在信息的收集、鑒別等方面大多仍然沿用老辦法;在信息的使用上仍然采用被動式的提供;沒有對檔案工作的機制、管理、服務等方面進行創新。同時，由于領導者檔案意識的淡薄，檔案管理人員自我學習能力不強，導致檔案管理人員知識出現了老化，沒有及時“充電”，更新自己的知識，對紛繁復雜的檔案信息不能迅速作出鑒定，對有價值的檔案信息無法深加工、新開發、快傳輸，阻礙了檔案管理事業的不斷前進。

二 優化高校檔案管理員隊伍的主要途徑

優化高校檔案管理員隊伍，進一步促進其制度化、專業化、信息化，既是高校改革發展對檔案管理工作提出的必然要求，又是高校檔案管理工作順應高校改革發展的必然舉措。這首先需要高校轉變觀念，進一步增強檔案意識，為檔案管理工作創造良好的外部環境，更需要檔案管理員自身增強政治意識、責任意識、服務意識，樹立終身學習觀念，主動提高自身的綜合素質和專業技能，以滿足高校改革發展對檔案管理工作提出的新要求新希望。結合上文的現狀分析，可以從以下幾個方面入手加強高校檔案管理員隊伍建設。

1．堅持愛崗教育。從重要性上說，高校檔案管理工作也許比不上教學科研工作，但它具有自己獨特的特征，對從業者有著不一般的要求:其一，檔案管理工作是一項復雜、細致的工作，要求檔案管理人員具有求真務實、嚴肅認真的工作態度和任勞任怨、一絲不茍的工作作風;其二，檔案管理工作是一項平凡、清苦的工作，要求檔案管理員耐得住清貧、守得住寂寞，具有默默無聞、無私奉獻的精神;其三，檔案管理工作是一項服務性、從屬性工作，要求檔案管理員擺正位置、甘為人梯，主動服務和服從于學校中心工作。要做到這些，必須堅持對檔案管理員開展愛崗敬業教育，著重解決好三個問題:一是認識問題。既要讓檔案管理員充分認識自己所從事工作的獨特性、專業性、重要性，也要讓他們充分認識所從事工作的復雜性、艱巨性、服務性，從而切實提高他們工作的積極性和主動性。二是理想問題。理想是奮斗目標和內在動力。檔案管理員只有樹立崇高的職業理想，才能從心靈深處提高所從事工作的責任心和自覺性，把平凡的工作變得有意思，把有意思的工作變得有意義［3］(56)。三是興趣問題。興趣是最好的老師。檔案管理工作非常瑣碎、復雜甚至艱巨，只有提升檔案管理員的職業興趣，才能將工作要求變為自覺行動，將工作規程變為自己的行為習慣，自覺成為檔案管理的行家里手。

2．強化素質養成。檔案管理工作是一項復雜的專技性工作，對檔案管理員思想政治素質的要求比較高。首先，必須具有敏銳的政治素質。檔案管理工作的政治性、政策性都很強，高校檔案管理員必須具有堅定正確的政治方向，堅持以社會主義核心價值體系為指引，堅持科學發展觀，充分了解和掌握黨的路線、方針、政策，熟悉與檔案工作相關的法律、法規，認真貫徹落實《檔案法》，嚴格遵守黨和國家的機密，認真執行檔案工作保密制度，妥善處理好保密與利用的關系。其次，必須具有高尚的道德品質。高尚的道德品質是做好檔案工作的根本，直接影響檔案工作的效率和質量。高校檔案管理員必須樹立高尚的道德品質，對檔案具有敬畏心，嚴格自律，以適應檔案管理工作的服務性、準確性、動態性、繁瑣性等職業特性要求。其三，必須具有周到的服務素質。高校檔案管理工作關系到全體師生的切實利益，高校檔案管理工作只有能夠很好地滿足師生員工的利用需求，才能讓大家感覺到檔案及檔案管理工作的價值所在，從而重視檔案管理工作，促進檔案管理工作的良性循環。因此，高校檔案管理員要牢固樹立“以人為本”的新型服務理念，改變過去以保管為主、重保管輕利用的思維方式，以滿足利用者需求為己任，以利用者能最大限度利用檔案信息資源為快樂，在服務態度上主動、熱情、耐心、周到、及時，在服務語言上文雅和氣、謙遜有禮［4］。

3．重視技能培育。高校要通過以下方式，不斷加強檔案管理員的教育培訓，不斷提高他們的綜合能力:(1)脫產進修。高校檔案管理部門應結合自身發展需要，適時選派部分熱愛檔案管理事業、安心檔案管理工作且發展潛力好的人員進行脫產進修，讓這部分骨干有機會全面提高自身的文化層次和能力水平。(2)在職學習。高校應出臺相關政策，鼓勵檔案管理員參加在職研究生、函授等繼續教育，更大范圍上提高檔案管理員隊伍的業務知識和業務水平。(3)專題培訓。根據檔案管理員的具體崗位要求、知識結構，進行針對性輪訓(如數據庫建設培訓班、電子查詢系統維護培訓班等)，或者針對某一方面的問題請專家進行專題講座(如計算機操作能力講座、檔案管理信息化能力講座、檔案管理軟件操作講座等)，通過這些專題培訓或講座，有針對性地彌補檔案管理員隊伍的知識和能力缺陷，促進高校檔案管理的現代化。(4)對外交流。分批次組織檔案管理員有針對性地到兄弟單位參觀訪問，或組織安排檔案管理員到一些先進的或某些方面有特長的檔案館作短期工作和學習，開闊視野，吸取經驗，充實提高。(5)終身學習。動員檔案管理員樹立終身學習理念，力爭做到學習生活化、生活學習化，將個人生活方式的優化和能力水平的提高與所從事的工作緊密結合起來，做到學習、工作、生活三不誤。

4．規范內部管理。一是搞好人事制度改革。目前高校正在進行新一輪人事制度改革，改革的實質是轉換用人機制，實現由身份管理向崗位管理轉變。這是加強檔案管理員隊伍建設的絕佳機會，高校要按照科學合理、精簡效能的原則進行檔案管理崗位設置，明確檔案管理各崗位的職責任務、工作標準和任職條件，堅持按需設崗、競聘上崗、按崗聘用、合同管理，推進檔案管理員隊伍的科學化、規范化、制度化建設。二是健全檔案管理制度。檔案管理工作是一項非常嚴謹、細致的工作，一定要有章可循。比如:要建立健全高校檔案材料的歸檔制度，特別是對于人事變動、工資調整等材料，應及時向有關部門催繳收集，并按規定進行存檔;要鑒別整理規范化，嚴格按照檔案整理相關規范進行規范化整理;要自覺執行檔案管理的八項制度，使每項工作制度化，保證管理工作井然有序地開展，等等。三是加強隊伍的合理配置。既合理匹配老中青三代在高校檔案管理員中的比例，實現老中青三代的協同相繼，又根據專業背景合理配置檔案管理人員，使管理人員的專業知識形成互補，實現良性循環。四是完善績效考核機制。績效考核是加強檔案管理員隊伍建設的重要舉措。要健全績效考核指標體系，對不能量化的指標應進行明確的說明;要進一步規范績效考核的程序，有效提高績效考核的科學性和合理性;要及時反饋和應用好績效考核的結果，對于考核成績優異的人員及時給予獎勵，對考核成績居末的員工進行再次培訓、降級，直至辭退。

5．完善激勵機制。檔案管理工作是一項基礎工作，所產生的主要是社會效益，屬于滯后效益，要經過幾個月、幾年甚至更長時間才能顯現出來。也正因為如此，檔案管理工作的重要性很難得到大家的充分認識。高校必須從學校長遠發展的角度科學安排、統籌兼顧，采取切實有效的措施激勵檔案管理員隊伍成長。一是健全職務、職級晉升機制。要從制度上明確檔案管理員的發展預期，從根本上解決他們的后顧之憂，使他們感到干事有勁頭，努力有奔頭。二是要堅持貫徹檔案管理員隊伍年輕化、知識化、專業化方針，大膽選拔有作為的年輕干部。三是適度引進高級人才。高校要將檔案管理員隊伍建設納入學校人才隊伍建設計劃，分步分批地適度引進專門人才，逐步提高檔案管理員隊伍的整體素質。四是適當提高檔案管理員的工資待遇。待遇留人是穩定隊伍的有效方式之一。高校要根據自身的財力和經濟社會發展形勢適時提高檔案管理員隊伍的待遇，增強他們所從事工作的自豪感和滿足感。

三 結語

在新的歷史時期，高校檔案管理工作面臨新的形勢、任務和內容，重要性更加凸顯，高校領導對檔案管理工作應做到足夠重視，采取措施，通過增加檔案管理投入、引進人才、注重培養、健全考核制度等途徑自上而下地推動高校檔案管理事業的發展。高校檔案管理人員要適應形勢，全面提升自身的各方面素質，樹立檔案部門的良好形象，努力提高工作質量與效率，更好地為學校的教學、科研與管理工作服務。

［1］謝開明，葉方蓮．淺談高校的檔案管理［J］．安康師專學報，2005(2)．

［2］姜麗蓉，寧慶降．關于提高高校檔案管理人員素質的幾點思考［J］．重慶電力高等專科學校學報，2009(14)．

［3］王 康，王通訊．人才學基礎［M］．哈爾濱:哈爾濱工業大學出版社，1987．

［4］王曉菲．高校檔案管理的人力資源優化［J］．經濟研究導刊，2010(10)．

G64

A

1674－5884(2012)02－0057－03

2011－12－18

張 彬(1971－)，女，湖南湘潭人，經濟師，主要從事檔案管理研究。

3．崗位吸引力不足，人員流動性較大。首先，高校檔案管理工作沒有得到應有的重視。在人們的傳統意識中，檔案管理是高校最為邊緣化的崗位之一，甚至認為它是“為閑人設置的閑職”。上至學校領導，下至一般教職工，對檔案管理工作的重要性普遍認識不足，導致很大一部分檔案管理員對檔案管理工作的選擇具有偶然性和短期性，鮮有有意識地選擇檔案管理作為長期的工作，更遑論在此基礎上做長遠的職業生涯規劃。其次，高校檔案管理的投入尤其是財政投入嚴重不足，檔案管理部門的改革與創新始終處于高校各方面革新的末端。在整個社會檔案管理事業日趨信息化的大背景下，高校檔案管理工作資金設備投入不足，崗位前景不明朗，自然難以留住高水平的檔案管理人才。再次，高校檔案管理的激勵機制不健全。對檔案管理崗位缺少科學的績效考核標準，即使學校有績效考核，考核結果也沒有和部門晉升職稱、提高待遇等方面相聯系。同時，由于對檔案管理重要性的認識不足，高校檔案管理部門職工的職務升遷和待遇提高也相對滯后于教職人員［2］。其四，市場經濟高速發展的社會環境下，其他行業對員工吸引力越來越強，員工的擇業空間越來越大，致使高校檔案管理部門員工的離職率相對高于教職員工的離職率。

(責任編校 朱正余)