完善高校戶籍管理方法探究——以河北農(nóng)業(yè)大學(xué)為例

商 蕾， 程高峰

（河北農(nóng)業(yè)大學(xué) 保衛(wèi)處，河北 保定 071000）

戶籍制度是中國最有效的社會管理制度之一，也是維護我國社會秩序的最基本的制度之一，在社會管理中起著舉足輕重的作用。這種管理制度，一方面可以通過公民身份登記，證明身份并確立民事權(quán)利和行為能力，另一方面可以為國家制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃、勞動力合理配置等提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和資料［1］。

高校學(xué)生戶口管理是當(dāng)前高校安全保衛(wèi)的一項基礎(chǔ)性工作，按照公安部門對戶口類別的劃分，高校學(xué)生既不屬于外來暫住人口，也不是流動人口，高校學(xué)生戶口屬于城鎮(zhèn)集體戶口的一部分，它與高校人才培養(yǎng)管理目標緊密相聯(lián)。高校學(xué)生的戶口除了表現(xiàn)有城鎮(zhèn)集體戶口的一般特點外，還由于與高校招生、教學(xué)、思想教育及畢業(yè)分配等工作相互關(guān)聯(lián)而具有自身的管理要求。近年來，隨著社會對人才需求的多樣化，高校在辦學(xué)模式、招生辦法、學(xué)生結(jié)構(gòu)、教學(xué)方式、就業(yè)管理諸方面的改革逐步深入，現(xiàn)有的戶籍管理制度更加需要與時俱進。針對上述問題，通過分析高校戶籍管理的現(xiàn)狀，提出相應(yīng)的方法對策。

一、高校戶籍管理的現(xiàn)狀

學(xué)校戶籍室每年根據(jù)當(dāng)年各學(xué)院出具的自愿遷入戶口的新生名單及人事部門的新教職工名冊，到當(dāng)?shù)氐娜丝谟媱澆块T開具準入指標，憑指標數(shù)到公安機關(guān)派出機構(gòu)將新生及入校的新教職工的戶口報入；根據(jù)各院系統(tǒng)計的畢業(yè)生分配去向到公安派出機構(gòu)遷出相應(yīng)學(xué)生的戶口［2］。

（一）新生戶口遷入和畢業(yè)生戶口遷出工作時間緊、任務(wù)重

由于新生入學(xué)和畢業(yè)生就業(yè)具有嚴格的時間性，因此，戶籍工作的重點是新生入學(xué)和畢業(yè)生離校這兩個高峰期，年年如是，周而復(fù)始。隨著高校的發(fā)展以及招生人數(shù)的不斷擴大，高校戶籍管理任務(wù)越來越繁重［3］。一是9月份新生入學(xué)自愿遷入戶口起，以河北農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，需要戶籍室在短短一個月的時間完成新生《戶口遷移證》造冊存檔和電子表格錄入工作，并申報派出所批準，協(xié)助派出所輸入《戶口遷移證》，完成對戶口頁的打印、校對、裝訂成冊、蓋章工作。這項工作繁瑣而責(zé)任重大，與每個學(xué)生的切身利益息息相關(guān)，為學(xué)生及時辦理身份證、掛失乃至四、六級、考研報名都提供了方便。二是6月份畢業(yè)生戶口遷出時，由于時間緊，提前一個月開始下發(fā)遷戶統(tǒng)計表，統(tǒng)計各院遷戶人數(shù)、遷戶地址、本校升研、本校專接本的情況，在派出所輸入戶口遷移地址，打印戶口遷移證，按院系、專業(yè)、班級裝訂成冊，并蓋章剪切，利用2天時間發(fā)放，確保畢業(yè)生的安全離校。怎樣整合資源與各院系建立連接，在戶口錄入和遷出的過程中提高效率、節(jié)省人力，是急需解決的問題。

（二）身份證的辦理和發(fā)放工作程序繁瑣

身份證辦理是戶籍管理中最有效的方式之一。校內(nèi)常駐人口的身份證辦理是戶籍管理的一個重要方面。我國1985年通過了《中華人民共和國居民身份證條例》。1985年至1999年間，我國居民身份證的管理以社會保障管理目標為主，是為解決改革開放以后外來暫住人口地激增而帶來的社會保障的管理問題而出臺得政策，主要針對16周歲以上的公民，設(shè)立按統(tǒng)一規(guī)則編制的公民社會保障號碼的制度，由公安部門負責(zé)將公民社會保障號碼印制在身份證上，此時的公民社會保障號又稱身份證號，這是公民第一代身份證。身份證號制度的實行，為促進經(jīng)濟發(fā)展、維持社會穩(wěn)定發(fā)揮了積極作用。到2005年，為適應(yīng)現(xiàn)階段對公民身份證的多元化需求，國務(wù)院決定頒布了《辦理第二代公民身份證的通知》，以徹底保證一人一號，終身不變編號原則的實施。由于大部分高校的戶籍管理是代管，不能直接為學(xué)生辦理身份證，學(xué)生身份證的辦理要通過“學(xué)校—派出所—公安分局—省公安廳制證中心—公安分局—派出所—學(xué)校”的環(huán)節(jié)，這意味著原本40天左右的制證期，到學(xué)生手中起碼要90天，制證周期較一般居民戶長。自2005年辦理第二代身份證起，學(xué)校戶籍室負責(zé)學(xué)生身份證的領(lǐng)取和發(fā)放工作，身份證發(fā)放工作已成為戶籍工作中一項責(zé)任重大的日常工作。河北農(nóng)業(yè)大學(xué)只一個校區(qū)一年內(nèi)就發(fā)放身份證萬余張，來人來電日咨詢達到150多人次，平均每月兩次領(lǐng)取身份證。在領(lǐng)取過程中必須認真做好：數(shù)清張數(shù)、按日期分類輸入、打印造冊的工作；在發(fā)放過程中，對因為照片不合格、上傳不成功、身份證號錯誤、信息互換等原因逾期辦不下來的情況，不厭其煩的為師生解答。對發(fā)放錯誤的居民身份證一一檢出，及時送回；對發(fā)放錯誤的不同校區(qū)身份證及時查詢告知。由于同一天、同一個宿舍、同一個班辦理身份證辦不下來的占發(fā)放的70%左右，每名學(xué)生領(lǐng)取一張身份證要來戶籍室查詢4到5次。未來需要把身份證信息最大化，積極和公安戶籍部門配合，以便學(xué)校師生能夠盡快領(lǐng)取到身份證。

（三）戶籍日常管理工作任務(wù)量大

戶口報入當(dāng)?shù)嘏沙鏊螅矙C關(guān)會及時返回集體戶口的常駐人口登記（卡）表。作為集體戶口的存檔依據(jù)，高校的戶籍管理部門必須將這些資料進行整理、保存，作為戶口遷移、戶籍證明出具的原始依據(jù)。對于已遷出人員的戶籍資料，予以立卷保存，以便查詢。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，戶籍服務(wù)的方式也出現(xiàn)多元化。河北農(nóng)業(yè)大學(xué)每年借用戶口本掛失、領(lǐng)取身份證、結(jié)婚登記、駕校報名、應(yīng)聘工作、辦保險、辦貸款、辦手機卡、政審證明、四六級考試、考公務(wù)員、辦準生證、領(lǐng)卡、買房、取包裹、單獨立戶、補領(lǐng)戶口遷移證等開證明的情況登記在冊的有3 000多人次。

面對如此繁瑣而責(zé)任巨大的工作，如何能以人為本熱情的為師生服務(wù)，保證新生遷入和畢業(yè)生戶口遷出，方便快捷的查詢到戶籍信息，及時領(lǐng)取到身份證，需要更加綜合化、系統(tǒng)化地探討。

二、完善高校戶籍管理的方法

在現(xiàn)有戶籍制度暫時無法改變的情況下，利用科學(xué)手段確保學(xué)生戶籍信息的完整和準確是做好戶籍管理工作的重中之重。現(xiàn)有的戶籍管理模式越來越不適應(yīng)社會及高校發(fā)展的需要，對現(xiàn)有戶籍管理工作進行深入的改革探討勢在必行。因而高校戶籍管理工作應(yīng)努力實現(xiàn)“三化”，即“規(guī)范化、信息化、人性化”。

（一）戶籍管理規(guī)范化

作為高校一名戶籍員，在管理幾萬學(xué)生戶口的工作實踐中進行了下列3方面的嘗試。

1．戶籍室規(guī)章制度化、公示化、條文化 學(xué)生常問到的問題上墻，實行公示，讓學(xué)生一目了然，為學(xué)生服務(wù)提供便利，提高工作效率；起草制定《掛失開證明》制度，杜絕諸如假掛失、替考等情況；編寫《辦理第二代身份證須知》，為學(xué)生辦理身份證詳細說明；參與戶籍員其它如《崗位職責(zé)》、《新生入戶遷戶需知》、《單獨立戶需知》等一系列制度和程序。

2．戶籍管理檔案化 新生遷入、畢業(yè)生遷出的戶口資料造冊存檔，同時在微機上按年份備份；戶口遷移證存根、集體戶口本、各種證明按院系、專業(yè)、班級編列號數(shù)，分院系立本，裝訂成冊，按順時針貼上標簽，便于借閱、查詢使用。

3．戶籍管理程序規(guī)范 建立各種登記簿冊，通過對規(guī)章制度的固舊創(chuàng)新，使戶籍制度更加完善、合理有效。如《專本學(xué)生借用戶口本登記表》和《教工及研究生借用戶口本登記表》，方便查詢，更好的保護集體戶口的安全和完整；創(chuàng)設(shè)性的建立《值班日記》，由值班人員對退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、死亡銷戶，以及各種臨時通知、戶口疑難問題、有關(guān)政策知識一一登記在冊，以利于戶籍工作的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性，使戶籍工作做到有章可循、有底可查，避免人為的糾紛。

（二）戶籍信息網(wǎng)絡(luò)化

目前，公安戶籍管理部門通過計算機技術(shù)，已實現(xiàn)了戶籍信息微機管理。高校可以借鑒公安部門的人口信息網(wǎng)絡(luò)化管理模式的經(jīng)驗，構(gòu)建學(xué)生信息管理系統(tǒng)，形成完整的高校戶籍?dāng)?shù)據(jù)庫。一是設(shè)立網(wǎng)絡(luò)連接，把各校區(qū)的學(xué)生戶口信息聯(lián)網(wǎng)，讓戶籍在冊的學(xué)生戶口信息有籍可查詢，如姓名、出生日期、身份證號、籍貫、院系專業(yè)等。在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展上更進了一步，與各院系建立了網(wǎng)絡(luò)連接。往年新生遷入戶口的程序，都是先收戶口遷移證，再通知各院以班為單位來戶籍室抄寫《遷入登記》，費時費力，而且場面混亂，占用會議室，影響正常辦公。河北農(nóng)業(yè)大學(xué)嘗試將大一新生實行戶籍信息網(wǎng)絡(luò)化，與各院系建立網(wǎng)絡(luò)連接，發(fā)送電子表格，改變原來人工手抄為現(xiàn)在的電腦輸入，原來耗時而且混亂不堪的局面，現(xiàn)在只要在微機上敲敲鍵盤，發(fā)發(fā)E－mail就解決了，在入戶環(huán)節(jié)上做到學(xué)院與戶籍室分工合作，達到了信息共享。二是在二代身份證發(fā)放中，在校園網(wǎng)保衛(wèi)處主頁上張貼辦理二代身份證流程方法，告知學(xué)生需攜帶閱覽證、出入證等來戶籍室借用戶口本，然后憑學(xué)生證和戶口本到派出所辦理，避免使學(xué)生因證件不全而多跑腿、多費勁。公示最新辦理領(lǐng)取身份證信息，方便學(xué)生查詢。三是在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，學(xué)生集體戶口應(yīng)該實現(xiàn)信息化管理，在公安機關(guān)“常住人口信息系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上構(gòu)建學(xué)校自己的學(xué)生信息管理系統(tǒng)。該學(xué)生信息管理系統(tǒng)應(yīng)該既可以與公安機關(guān)“常住人口信息系統(tǒng)”進行資源共享，又能夠?qū)崿F(xiàn)對高校范圍內(nèi)的單獨管理，形成完整的高校戶籍?dāng)?shù)據(jù)庫。

（三）戶籍服務(wù)人性化

窗口工作，是人對人面對面的服務(wù)，一旦脫離了人這個因素，窗口就成了無源之水無本之木。因此，高校戶籍工作，直接反映保衛(wèi)工作“以人為本、構(gòu)建和諧校園”的服務(wù)宗旨和時代精神。戶籍工作者是保衛(wèi)工作與師生員工情感的紐帶和相互溝通的橋梁。

1．以人為本，強化學(xué)生戶籍意識 意識決定行為，只有轉(zhuǎn)變學(xué)生戶籍意識觀念，才能從根本上改變現(xiàn)行高校戶籍制度產(chǎn)生的部分畢業(yè)生長期把戶口掛靠在學(xué)校的狀況。高校戶籍管理部門應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)、櫥窗、報刊等媒介宣傳與學(xué)生利益密切相關(guān)的各類戶籍政策規(guī)定；廣泛開展戶籍知識宣傳教育、戶籍知識問卷調(diào)查；有的放矢地組織廣大學(xué)生進行戶籍知識學(xué)習(xí)，特別是發(fā)放“新生安全須知”加強戶籍知識宣傳教育，使學(xué)生自入學(xué)開始就能接觸，并不斷深入了解戶籍政策，認識到戶籍對自身工作生活的重要性，形成謹慎的戶籍管理意識。

2．規(guī)范文明用語 文明窗口要有文明語言：“您好、請、稍等、抱歉、謝謝、慢走、再見”等13字文明用語。要求戶籍員做到“四聲”，即師生來有“迎聲”、走有“送聲”、詢問有“應(yīng)聲”、處理問題有“回聲”；在工作實踐中深深地體會到“愛心是搞好窗口工作的前提，熱心是搞好窗口工作的基礎(chǔ)，細心是搞好窗口工作的要求，耐心是搞好窗口工作的態(tài)度，虛心是搞好窗口工作的捷徑，忠心是搞好窗口工作的保證，放心是搞好窗口工作的目標”。讓每一個有困難的師生如沐春風(fēng)，倍感溫暖，讓戶籍室充滿歡聲笑語，發(fā)揮好文明窗口的作用。

2．營造溫馨、舒適的服務(wù)環(huán)境 讓師生“少跑腿，少費勁”，為師生“辦實事，辦難事”。根據(jù)工作需要，在戶籍室設(shè)了臺式筆，增加了高腳椅、漿糊、剪刀、電話等常用的服務(wù)工具，并保證充足的開水供辦事師生飲用，為每一位師生提供最大的便利。

作為一名高校的戶籍員，不但要服務(wù)熱情，還要能改革創(chuàng)新。現(xiàn)在戶籍服務(wù)的方面呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化，在校生結(jié)婚、畢業(yè)生單獨立戶、出國、辦準生證、入保險、辦手機卡、應(yīng)聘單位等都需要戶籍室出具證明。隨著學(xué)校招生越來越多，工作壓力越來越大，在不增加人手的情況下，戶籍管理工作更要從規(guī)范高效、科學(xué)管理方面進行探索，更好地為高校教育發(fā)展服務(wù)。

［1］陳曉剛．我國高校戶籍管理研究［D］．江蘇：蘇州大學(xué)，2006．

［2］劉曉魯．完善高校戶籍管理方法淺析［J］．中國西部科技，2010（10）：59－60．

［3］邱迎春；高校戶籍管理的主要問題及策略——以廣西工學(xué)院為例［J］．黑龍江科技信息，2011（23）：108．