模糊管理在高校辦公室管理中的運(yùn)用

胡 曉

（湖南科技學(xué)院 辦公室，湖南 永州 425100）

高校辦公室作為一個(gè)管理機(jī)構(gòu)，是高校黨委和行政的綜合辦事機(jī)構(gòu)，在學(xué)校管理系統(tǒng)中擔(dān)負(fù)著上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)的中樞和橋梁作用。辦公室管理水平的高低、工作效率的快慢、服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣等直接關(guān)系到學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，更直接影響到學(xué)校的聲譽(yù)和形象。模糊管理是管理學(xué)界近年來(lái)提出的一種新理念，它極大地豐富和發(fā)展了既有的管理學(xué)理論，有助于人們重新審視和把握傳統(tǒng)的管理行為。在高校辦公室工作實(shí)踐中，科學(xué)理解和準(zhǔn)確把握模糊管理的內(nèi)涵，恰當(dāng)運(yùn)用模糊管理，有助于全面提升辦公室的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

一 模糊管理的概念和內(nèi)涵

“模糊”是從哲學(xué)領(lǐng)域引進(jìn)的術(shù)語(yǔ)，是指客觀事物（包括人類(lèi)的思維和語(yǔ)言）的不穩(wěn)定、不精確、不清晰。它不等同于我們所說(shuō)的含糊、含混，而是認(rèn)識(shí)事物的一種方法。德國(guó)哲學(xué)家康德于1764年提出“模糊”這一概念，認(rèn)為“模糊比清晰更具有表現(xiàn)力”。中國(guó)古典文論較康德早三、四百年就認(rèn)識(shí)到使用模糊概念和模糊手法，對(duì)于傳情達(dá)意有說(shuō)不盡的妙處。1965年，美國(guó)加利福尼亞大學(xué)教授查德提出“模糊集”，并發(fā)表著名論文《模糊集合》，這標(biāo)志著模糊理論的誕生。由此，“模糊”的方式逐步得到重視并開(kāi)始廣泛運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域。人們逐漸認(rèn)識(shí)到，事物本來(lái)就有模糊性和精確性、不確定性和確定性、穩(wěn)定性和變化性之分，這些兩相對(duì)立、相依相存、矛盾統(tǒng)一而又不可相互轉(zhuǎn)化，正確運(yùn)用“模糊”，有效把握事物中的模糊性，不僅有利于正確把握事物的本質(zhì)和規(guī)律，還能有效促進(jìn)事物更好地發(fā)揮作用。

模糊管理是在批判吸收科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)科學(xué)尤其是模糊科學(xué)的成就為理論指導(dǎo)，吸納中國(guó)傳統(tǒng)管理哲學(xué)、管理方法論和管理模式而建立起來(lái)的一門(mén)新的管理學(xué)。模糊管理是有限的規(guī)范、不十分清晰的界限以及復(fù)雜的人際關(guān)系情況下的一種管理方法，是與精確管理相對(duì)應(yīng)的管理藝術(shù)。科學(xué)管理是建立在一種不斷變化發(fā)展的規(guī)范化、確定性的基礎(chǔ)上，而模糊管理則要求有限的規(guī)范、不十分清晰的界限以及人文和人倫（人際關(guān)系）的方法。模糊管理并不排斥規(guī)范、界限、定量和技術(shù)方法，并沒(méi)有否定科學(xué)管理，只是從另一個(gè)角度提出這些并不是絕對(duì)的。現(xiàn)代管理思想已經(jīng)出現(xiàn)了科學(xué)管理與模糊管理的兩種趨勢(shì)。這并不意味著科學(xué)管理失去了生命力，恰恰相反，由于模糊管理的挑戰(zhàn)，科學(xué)管理隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展有可能變得更合理。合理的方式與管理模式應(yīng)該是科學(xué)與模糊相結(jié)合。正如恩格斯所指出的：“除了‘非此即彼’，也應(yīng)在適當(dāng)?shù)姆矫娉姓J(rèn)‘亦此亦彼’！并且使對(duì)立互為中介。”可見(jiàn)，模糊理論豐富了唯物辯證法，而運(yùn)用模糊理論來(lái)認(rèn)識(shí)客觀事物、把握對(duì)象，揭示其本質(zhì)和規(guī)律是一條不可或缺的重要途徑。高校辦公室作為高校行政管理的主要部門(mén)，在整個(gè)高校管理工作中占據(jù)著十分重要的地位。它既包含“事”的管理，也包含“人”的管理，既包含“對(duì)內(nèi)”的管理，也涉及“對(duì)外”的管理，既包含對(duì)確定、精確、穩(wěn)定等事物的管理，也包含對(duì)不確定、模糊、變化等事物的管理，這就決定了它理應(yīng)被置于模糊管理的觀照視野之中。在高校辦公室工作中，合理運(yùn)用模糊管理，使之與科學(xué)管理有效結(jié)合，不僅能解決精確管理中不能解決的問(wèn)題，更能促進(jìn)高校辦公室工作健康有序發(fā)展。

二 模糊管理對(duì)高校辦公室管理的啟示

1.提高辦公室工作效率

參與政務(wù)和管理事務(wù)是高校辦公室工作的主要部分，參與政務(wù)即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策、組織決議實(shí)施、監(jiān)督檢查等，管理事務(wù)就是日常的服務(wù)性工作，包括辦文、辦會(huì)、辦事、公務(wù)用車(chē)、來(lái)訪接待等。這兩方面不是固定不變的，而是靈活性很大。政務(wù)與事務(wù)兩者相輔相成，緊密聯(lián)系，兩者之間又可以相互促進(jìn)，很多參謀意見(jiàn)都是在處理日常事務(wù)時(shí)形成的，反過(guò)來(lái)又會(huì)通過(guò)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮作用。同時(shí)，這兩者也不是墨守成規(guī)的，而是要在堅(jiān)持原則的基礎(chǔ)上及時(shí)吸收新理念、新方法、新思路，保持開(kāi)放性，才能與時(shí)俱進(jìn)，不使高校辦公室工作陷入保守落后的境地。

一方面，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手是辦公室工作人員的天職，但辦公室不是“參謀部”和“指揮部”的統(tǒng)一體。因此，在參謀過(guò)程中，辦公室人員一定要掌握“度”，定好“位”，要保持目標(biāo)的模糊性，緊緊圍繞工作重心，抓住事物的重點(diǎn)、難點(diǎn)，多出點(diǎn)子、多想辦法，促進(jìn)事物的順利完成，但決策的事應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)按照程序辦理，做到到位而不越位，獻(xiàn)策而不決策。如果一味追求大而全，只會(huì)竹籃打水一場(chǎng)空，沒(méi)有任何成效。

另一方面，事務(wù)管理是辦公室的常規(guī)工作。高校辦公室被稱(chēng)為“都管部”，意指凡是別的部門(mén)不好協(xié)調(diào)、不好出面處理的工作都交給辦公室處理，這就使得高校辦公室事務(wù)十分瑣碎繁雜，工作不確定性和隨意性較大。同時(shí)，高校辦公室工作又十分重要，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏漏都有可能造成重要影響和損失，但這并不是說(shuō)必須用科學(xué)管理而不允許用模糊管理的方式，相反，高校辦公室工作是一個(gè)連貫性的工作，每個(gè)環(huán)節(jié)之間都息息相關(guān)，如果刻板地只用科學(xué)管理方法，每項(xiàng)工作雖然都完成了，但一定會(huì)大大損失工作之間的靈活性，會(huì)使辦公室工作陷入被動(dòng)和僵化的局面。恰當(dāng)運(yùn)用模糊管理，不強(qiáng)調(diào)細(xì)致、絕對(duì)的分工和目標(biāo)的完成程度，而是從總體上提出大概性的要求，同時(shí)，模糊管理對(duì)工作過(guò)程也不做強(qiáng)制的規(guī)定，給管理對(duì)象很大的活動(dòng)空間，允許工作人員根據(jù)工作實(shí)際改變和調(diào)整計(jì)劃，并允許其發(fā)揮主觀能動(dòng)性，利用周?chē)磺杏欣麠l件，達(dá)到組織目標(biāo)，提高辦公室的工作效率。

2.促進(jìn)辦公室管理的民主化

人是自然、社會(huì)、精神的統(tǒng)一體，其本質(zhì)是一切社會(huì)關(guān)系的總和。任何管理活動(dòng)都必須建立在對(duì)現(xiàn)實(shí)人性的理解基礎(chǔ)之上。對(duì)人性的理解是促進(jìn)管理工作民主的核心要求，而要做到管理的民主化，就必須樹(shù)立“以人為本”的管理理念。近年來(lái)，隨著高等教育的快速發(fā)展和高校管理體制改革的不斷深化，人本管理思想也已經(jīng)或正在滲透到高校的各項(xiàng)管理工作中，成為高校管理體制改革的重要推動(dòng)力。在高校辦公室管理過(guò)程中，建構(gòu)人本管理模式，樹(shù)立以人為本的管理理念，是當(dāng)前高校辦公室加強(qiáng)管理、提高工作效率的發(fā)展方向。模糊管理在本質(zhì)上是“以人為本”的管理。它所提出的“以人為本”，不僅指通過(guò)尊重人、關(guān)心人、愛(ài)護(hù)人，來(lái)調(diào)動(dòng)人的勞動(dòng)積極性；也不僅指把人作為手段來(lái)開(kāi)發(fā)和利用，而是既把人當(dāng)作手段，又把人當(dāng)作目的，實(shí)現(xiàn)目的與手段的統(tǒng)一。可見(jiàn)，模糊管理對(duì)人性的認(rèn)識(shí)比以往管理理論更全面、更深刻，更有利于人的全面自由發(fā)展。

高校辦公室工作人員大多數(shù)綜合素質(zhì)較高、思想品德好，他們對(duì)事物的認(rèn)知有其獨(dú)特的判斷能力，一般難以接受命令式的管理，更反感管理者用簡(jiǎn)單的行政命令的方式來(lái)推動(dòng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。而與之相對(duì)應(yīng)的，高校辦公室管理長(zhǎng)期以來(lái)處在一種封閉或半封閉的狀態(tài)中，工作透明度不高，既難以保證管理的科學(xué)化，又很難避免人為因素的干擾，管理失誤現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展的要求。人本管理的運(yùn)用，要求在辦公室各種管理工作中要將工作人員放到應(yīng)有的主體地位，不僅尊重人、理解人，還要做到依靠人、滿足人、發(fā)展人，努力營(yíng)造平等、民主的人際氛圍，使之更好地完成相應(yīng)的工作任務(wù)；要求充分考慮和尊重辦公室工作人員的發(fā)展需求，如下放管理權(quán)和決策權(quán)，讓工作人員參與管理和決策，形成一種全員參與、心往一處想、力向一處使的管理模式，促進(jìn)辦公室工作關(guān)系和諧發(fā)展。

3.推動(dòng)辦公室工作創(chuàng)新

辦公室工作人員是活生生的現(xiàn)實(shí)的人，是人格獨(dú)立、地位平等的人，他們都有各自的喜怒哀樂(lè)、愛(ài)好習(xí)慣和個(gè)性特點(diǎn)，都有自己的適應(yīng)面和發(fā)展空間，傳統(tǒng)管理過(guò)程中太多的共性，必然扼殺人類(lèi)本性中的創(chuàng)造性潛能，使辦公室管理活動(dòng)失去應(yīng)有的生機(jī)和活力。

模糊管理理論者認(rèn)為，管理行為中的關(guān)鍵因素是人，是人的積極性的調(diào)動(dòng)，通過(guò)全面調(diào)動(dòng)人的積極性，開(kāi)拓人的創(chuàng)新思維，促進(jìn)事物的發(fā)展。辦公室管理中適當(dāng)運(yùn)用模糊管理，用人所長(zhǎng)，從大處著眼，不過(guò)度吹毛求疵，能為辦公室工作人員提供較為寬廣的空間，啟發(fā)和激發(fā)人的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而有利于促進(jìn)工作創(chuàng)新，促進(jìn)工作開(kāi)展。同時(shí)，合理運(yùn)用模糊管理，能在一定程度上減小管理對(duì)象的壓力，使其能夠更好地朝著預(yù)定目標(biāo)發(fā)展。

總之，對(duì)于管理工作來(lái)說(shuō)，模糊管理與精確管理都是經(jīng)論證且有效的管理方法，不存在孰高孰低、孰對(duì)孰錯(cuò)的問(wèn)題。模糊管理主要用于解決宏觀性、抽象性的問(wèn)題，精確管理主要用于解決具體的、定量性的問(wèn)題。實(shí)踐告訴我們，只有在進(jìn)行科學(xué)的精確管理的前提下，充分發(fā)揮模糊管理的作用，把原則性、嚴(yán)肅性、計(jì)量性與必要的靈活性、開(kāi)放性、機(jī)動(dòng)性有機(jī)結(jié)合，才能更好地促進(jìn)辦公室管理水平的不斷提高，使辦公室更好的發(fā)揮中樞和橋梁紐帶作用。

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