小議檔案管理和企業(yè)文件在計(jì)算機(jī)技術(shù)中的運(yùn)用

摘要：計(jì)算機(jī)應(yīng)用到企業(yè)的管理事項(xiàng)中去，能夠真正將企業(yè)內(nèi)部的復(fù)雜的事項(xiàng)進(jìn)行系統(tǒng)地關(guān)注，把握在進(jìn)行人力資源與經(jīng)濟(jì)管理事項(xiàng)中發(fā)現(xiàn)的部分問題進(jìn)行研究，使重點(diǎn)的事項(xiàng)能夠不斷突出出來。檔案管理和企業(yè)文件分別經(jīng)歷了以下三個(gè)階段：計(jì)算機(jī)技術(shù)分別應(yīng)用的階段、計(jì)算機(jī)技術(shù)綜合利用的階段與電子文件階段。本文依照計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)現(xiàn)行文件與檔案管理工作的環(huán)節(jié)、職能以及運(yùn)作類型的不同，介紹其不同的幾個(gè)發(fā)展階段。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；企業(yè)文件

中圖分類號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 (2012) 06-0087-01

為實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件與檔案管理在不同階段與時(shí)期對(duì)文獻(xiàn)資源的信息共享與信息交換，減少重復(fù)輸入數(shù)據(jù)的操作，同時(shí)規(guī)范各個(gè)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)行文件與檔案管理工作中對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，開展技術(shù)研究，致力于開發(fā)出一套執(zhí)行一體化管理的軟件系統(tǒng)。將歷史性的文件進(jìn)行有效地的研究，真正將內(nèi)部的文獻(xiàn)進(jìn)行良性管理，使自己的建設(shè)事項(xiàng)能夠在計(jì)算機(jī)的整體控制下能夠被整合起來，使企業(yè)內(nèi)部文件的真實(shí)性與完整性不斷提升。

一、整體的技術(shù)分析研究

1.企業(yè)文件管理技術(shù)分析。企業(yè)文件對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用始于管理信息系統(tǒng)（Managing Information System，MIS）在企業(yè)內(nèi)部的建立。這一系統(tǒng)有兩個(gè)方面的含義：

（1）這個(gè)管理信息系統(tǒng)得以建立，要依托在企業(yè)職能管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上。MIS的建立，一般來說，先要選取較為優(yōu)良的會(huì)計(jì)電算化軟件進(jìn)行運(yùn)用，把握其中的重點(diǎn)事項(xiàng)進(jìn)行有效地研究，使建設(shè)性的管理系統(tǒng)能夠不斷強(qiáng)化，在進(jìn)行會(huì)計(jì)事項(xiàng)的正確流程演繹過程中，一定要注意對(duì)其中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地關(guān)注，把握在原始憑證、票據(jù)中的數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性，在進(jìn)行整體性的數(shù)據(jù)輸入過程中，一定要將整體性的數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來，把握對(duì)其中較為優(yōu)良的建設(shè)環(huán)境的完善，真正將會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部的整體環(huán)節(jié)進(jìn)行完善鞏固。

（2）真正將企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中的籌資事項(xiàng)、投資建設(shè)與建設(shè)中造價(jià)事項(xiàng)進(jìn)行綜合施用，使其中的建設(shè)能夠不斷進(jìn)行強(qiáng)化，把握對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的各個(gè)重要的事項(xiàng)能夠在網(wǎng)絡(luò)化的信息建立過程中不斷完善。

2.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用。加強(qiáng)檔案管理的具體實(shí)施原則，將內(nèi)部的人力資源、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效研究分析，使其數(shù)據(jù)能夠在滲透過程中，保持一致性。主要分為以下三類：

（1）利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索工具的編寫。這項(xiàng)工作首先要按照著錄項(xiàng)目構(gòu)建存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善的建立，但是一定要注意各項(xiàng)數(shù)據(jù)都是真實(shí)的、完善的，在進(jìn)行提取施用過程中，要按照相應(yīng)的目錄進(jìn)行有效提取，使其能夠?yàn)榻窈蟮慕?jīng)濟(jì)、人力資源發(fā)展方向提供條件。

（2）借助計(jì)算機(jī)開展檔案檢索。對(duì)原件進(jìn)行提取檢索過程中，要利用計(jì)算機(jī)中的各個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行利用和掌握，真正將內(nèi)部的信息進(jìn)行有效建立與提升。在此過程需要使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索操作。

（3）借助計(jì)算機(jī)完成檔案管理中的各種數(shù)據(jù)與情況的管理與統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行統(tǒng)籌管理過程中，將入庫(kù)與出庫(kù)的各個(gè)數(shù)據(jù)事項(xiàng)能夠建立起來，把握較為精準(zhǔn)的統(tǒng)計(jì)、審核的狀態(tài)，進(jìn)行自行建立，使其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效排列組合，并且不斷進(jìn)行自我的完善強(qiáng)化，為今后企業(yè)的發(fā)展提供較為優(yōu)良的建設(shè)條件。

二、兩者聯(lián)合施用的技術(shù)分析

企業(yè)文件和檔案管理在不同階段與時(shí)期對(duì)文獻(xiàn)資源的信息共享與信息交換，減少重復(fù)輸入數(shù)據(jù)的操作，同時(shí)規(guī)范各個(gè)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)行文件與檔案管理工作中對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，開展技術(shù)研究，致力于開發(fā)出一套執(zhí)行一體化管理的軟件系統(tǒng)。現(xiàn)如今，有不少企業(yè)已經(jīng)通過自主開發(fā)或購(gòu)買而配備了一體化的文檔管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)文件與檔案的綜合性管理。此階段與第一階段主要區(qū)別就是在檔案管理子系統(tǒng)上建立了一個(gè)端口，把握較為優(yōu)良的管理辦法，在進(jìn)行管理過程中，使計(jì)算機(jī)能夠建立完善有效的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，使真正能夠使數(shù)據(jù)提升的建設(shè)事項(xiàng)不斷強(qiáng)化，真正將企業(yè)內(nèi)部的建設(shè)理念進(jìn)行滲透，使其數(shù)據(jù)能夠不斷完善地進(jìn)行滲透建設(shè)。

三、企業(yè)文件的電子文件管理事項(xiàng)研究

對(duì)于電子文件的理解有許多種解釋，在進(jìn)行有效地認(rèn)識(shí)過程中，應(yīng)該建立起較為完善的系統(tǒng)，使電子文件能夠在生成過程中，將內(nèi)部的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行完善地體現(xiàn)，并且要真正認(rèn)識(shí)電子文件的特點(diǎn)，就必須弄清其與機(jī)讀文件的差別，兩者間的主要區(qū)別見下：

1.生成的環(huán)境不同。機(jī)讀文件指能被計(jì)算機(jī)的輸入裝置讀取的文件。機(jī)讀文件的讀取通常分為兩種，其一，指信息從某個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀至另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；其二，指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)從某一類型的記錄媒體，比如磁盤，讀取信息。因此，識(shí)別與復(fù)制是機(jī)讀文件主要的特點(diǎn)。

2.管理模式不同。對(duì)機(jī)讀文件進(jìn)行管理的模式是對(duì)企業(yè)文件與檔案手工管理程序與方法的模擬，沒有本質(zhì)變化，而對(duì)電子文件進(jìn)行管理的模式則是基于管理方法與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)高度整合的基礎(chǔ)。

3.存在的具體形式不一樣。電子文件就是依據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中的高科技技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)連接，在進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸過程中，能夠不斷進(jìn)行自我的強(qiáng)化，并且電子文件的時(shí)效性、準(zhǔn)確性都是較高的，是能夠體現(xiàn)完整性與真實(shí)性的屬性的。

4.管理者構(gòu)成不一樣。原有文件管理事項(xiàng)中，主要就是由管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理，把企業(yè)內(nèi)部的檔案及原有的各項(xiàng)零散數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，在控制過程中，由獨(dú)立的管理人群進(jìn)行建立分析；但是目前的電子文件主要就是以計(jì)算機(jī)維護(hù)管理人員進(jìn)行管理建設(shè)，真正將企業(yè)的數(shù)據(jù)建設(shè)事項(xiàng)進(jìn)行了有效地統(tǒng)計(jì)，使整體性的數(shù)據(jù)能夠不斷進(jìn)行提升。

四、結(jié)語

正文對(duì)三個(gè)階段進(jìn)行的劃分，并不是簡(jiǎn)單的依次替代，而是依據(jù)類型進(jìn)行的區(qū)分。因?yàn)椋诂F(xiàn)代企業(yè)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用并未完全到位的背景下，這三個(gè)不同的階段傾向于長(zhǎng)期并存。對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行全面的提升，真正將創(chuàng)新的技術(shù)進(jìn)行有效利用，在進(jìn)行企業(yè)公司內(nèi)部的自主創(chuàng)新事項(xiàng)進(jìn)行研究，把握經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中的有效元素，使計(jì)算機(jī)能夠進(jìn)行對(duì)企業(yè)內(nèi)部的整體事項(xiàng)都進(jìn)行有效地滲透。

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