信息時代基于多媒體技術的高校檔案管理模式研究

摘要：本文從高校檔案管理現狀，提出從部門立卷、實物展示、檔案宣傳、開放利用等方面對檔案管理模式進行改革和研究。并對研究的學術價值、社會影響及在研究中出現的問題進行了透徹的分析。

關鍵詞：檔案管理；部門立卷；實物展示；檔案宣傳；開放利用

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 06-0171-01

一、研究目的和意義

國家教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》（2008年9月1日起施行）中規定“高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管（第三章檔案管理中第二十一條）”、“高校檔案機構的管理職責是……編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源……組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作……利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能……(第二章機構設置與人員配備第八條)”。

要達到上述規定要求，傳統的檔案管理技術與模式已經呈現出很大局限性，不能充分適應當今時代檔案管理人員對信息的展示、處理、查詢、維護等信息管理習慣和公眾接受信息的習慣。縱觀目前各大高校檔案館或檔案室，在部門立卷、實物展示、檔案宣傳、開放利用等方面，多媒體管理技術或者難覓蹤跡，或者僅起到少部分展示功能，這完全與信息時代不相匹配。隨著信息化技術的飛速發展，檔案信息越來越多地涵蓋了更多內容，由原來單一的文字之外，還包含了圖像、聲音、視頻等多媒體信息。但是，縱觀各大高校檔案館或檔案室，對多媒體技術的應用仍然主要停留在對多媒體檔案的初步采集上，尚缺乏更深層次的應用。因此，在檔案管理中如何充分利用多媒體技術，使檔案管理利用進入到更高層次的發展階段是高等院校的迫切任務。

二、研究計劃和主要內容

（一）研究計劃：整個實施過程計劃經歷三個相互銜接而又交叉進行的階段：通過調研分析、理論探索，確定研究目標和內容，規劃和設計信息化時代基于多媒體技術的高校檔案管理模式階段；在高校檔案管理實踐中檢驗并不斷改進管理模式階段；項目總結及形成基于多媒體技術的高校檔案管理模式階段。具體實施計劃如下：1.項目的規劃和設計階段。主要進行項目的總體規劃與設計；調研分析我國各高校檔案管理工作的現狀、存在的問題，梳理、總結已有的工作經驗；初步規劃和設計基于多媒體技術的高校檔案管理工作模式等。2.高校檔案管理工作模式實踐、評價和完善階段。主要完成高校檔案管理工作模式的實踐；高校檔案管理工作模式形成性評價與改進；高校檔案管理工作模式的總結性評價與修訂。3.確立高校檔案管理工作模式和項目總結階段。主要進行總結項目研究取得的經驗和成果，形成項目研究報告；形成有推廣價值的高校檔案管理工作模式。

（二）研究的主要內容：主要歸納為以下四個方面。

1.部門立卷。在當前的部門立卷工作中，各大高校普遍使用培訓班或者說明書的方式。但是，無論采用哪一種培訓方式，效果都不佳。因此，利用多媒體技術制作視頻向導軟件開展培訓，能有效地解決以上問題，提高工作效率。多媒體技術制作視頻向導軟件，能快速指導檔案員進行文件的立卷，能達到一定的效果。步驟如下：(1)制作：利用攝像機將各種類別的立卷過程分別拍成多媒體視頻。再利用多媒體后期制作軟件premiere或edius、after effects進行后期處理制作成美觀大方，簡潔方便的視頻軟件，若視頻內容較多，可借助于office軟件中的powpoint進行各視頻內容鏈接，生成.exe文件，實現點播。同時，在制作視頻時，可將符合立卷要求的與不符合要求的操作進行對比示范，加深檔案員的印象，能在一定范圍內提高歸檔的質量。(2)使用：利用校園網，將多媒體視頻檔案向導掛接到校園網上，無需安裝其它播放軟件，也可使校內人員觀看。這樣使用起來十分的簡單方便。另外，利用多媒體QQ群，在線交流交答疑，可提高檔案員歸檔的效率和質量。2.實物展示。目前，由于實物檔案的載體各有不同，形狀不一，很多檔案館(室)都沒有充裕的空間和足夠的裝具來陳列，不得不將實物檔案放之高閣，導致實物檔案的利用率不高。針對這種情況，可利用多媒體技術用音頻、視頻等多媒體的表現形式，展示各種實物檔案及其背景信息。同時，通過網絡，利用者可以簡易地了解到整個實物檔案庫存的信息，為利用者提供便利。3.檔案宣傳。高校檔案是學校歷史發展的見證[1]。是學校管理與教學的真實歷史記錄，是豐富的資源庫。一般來說，現在各高校檔案管理都進入了信息化；也使用了檔案管理軟件。或此軟件是網絡版的，不僅僅檔案員可查看，其它校內教師或工作人員也可查看。但是查看的內容有限，只可查看常規的內容，不能看全貌。因此，充分利用多媒體技術，可將一些靜態的典型事例加工制作成動態的多媒體視頻。方便查詢者了解相關檔案信息。除此之外，也可購置多媒體的電子展廳，按不同主題將歷史印記用虛擬的參觀功能再現現實。進而擴大了檔案宣傳，增強了檔案的渲染力。4.開放利用。多媒體強大的網絡交互功能，提高了館藏信息的輸出力，為進一步規范高校檔案管理的服務體創造了條件。(1)充分利用多媒體技術，實現信息檢索技術個性化。針對不同類目的標識和索引，可以充分利用多媒體技術進行實現操作的便捷化。(2)利用QQ在線聊天視頻，實現檔案員之間強有效的交互功能。檔案員之間通過語音或視頻，能快速地解決檔案管理之間出現的問題。

三、研究的學術價值、應用價值及社會影響

（一）以石家莊學院檔案管理為例，探討在高校檔案管理中如何廣泛運用多媒體技術，改善檔案工作管理手段和信息環境，拓寬高校檔案管理服務功能等問題，因此研究工作在構建新型檔案管理模式方面有一定的理論價值。（二）本課題的研究實踐和成果推廣，不僅僅對石家莊學院的檔案建設與管理有促進作用，而且對高校檔案管理領域提高多媒體技術應用深度和層次方面具有較強的實踐推廣價值，并促進高校管理信息化進程。

四、研究遇到的問題及尚需深入研究之處

（一）人員的配備。因檔案員的工作較繁瑣，人員太少導致檔案管理效率不高，影響正常的運轉。（二）人員的綜合素質。檔案管理要經常實施、維護、內容更新，若檔案員的綜合素質跟不上，檔案管理的運作也會陷入尷尬的局面。（三）經費問題。利用多媒體技術制作各類音頻、視頻、向導軟件等需要投入較多的資金，若經費不到位，也會影響檔案管理的使用效果，降低檔案管理的使用檔次。

參考文獻：

[1]呂杏.信息化時代基于多媒體技術的高校檔案管理改革與創新.文史博覽(理論)，2010(3):55-56

[作者簡介]符蘊芳（1973.6-），女，江西樂安縣人，副教授。研究方向：多媒體技術，數據庫技術。

項目來源：河北省教育學會“十二五”規劃課題。