淺析學校辦公室辦公自動化系統應用

摘要：隨著學校向規模化、效率化和國際化的發展，管理人員及教職工數量逐漸增加，各部門之間的交流協作更加緊密和頻繁。在全校范圍內推廣辦公自動化系統，全面提升學校行政管理效率，有效地促進各部門間的溝通與聯系，提高學校核心競爭力。

關鍵詞：辦公自動化 行政管理

辦公室處于承上啟下的地位，是聯結領導和基層的橋梁，協調各有關部門關系的紐帶，保持工作正常運轉的中樞，在高校日常工作中具有十分重要的地位和作用。隨著學校向規模化、效率化和國際化的發展，管理人員及教職工數量逐漸增加，各部門之間的交流協作更加緊密和頻繁。在全校范圍內推廣辦公自動化系統，全面提升學校行政管理效率，有效地促進各部門間的溝通與聯系，提高學校核心競爭力。下面將以本人所在院校為案例，淺析在高校辦公室中辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）的推廣應用。

一、基本情況

1.學院概況。我所在院校是一所獨立學院。以工科辦學為特色，工、管、經、文等多學科協調發展。學院設有10個教學系部、26個本科專業，13個專科專業，現有全日制在校學生13000多人，教職員工750多人。

2.辦公室概況。學院辦公室下設綜合科、秘書科、學院車隊、綜合檔案室、復印室等，共有工作人員12人，認真履行參與政務，處理事務，搞好服務的職責。

3.OA系統使用概況。自2010年OA系統上線以來，學院在全院教職工中推廣使用，現今OA系統運行良好。目前OA系統注冊人數已達700多人。200并發量當中，日常在線人數為100人左右，滿足行政管理的需要。

二、使用OA前后行政管理方面的變化

1.大幅度提高工作效率，有效節約成本。使用OA系統前，文件的流轉需要專人派送與簽收，會議通知需要專人一一電話聯系與會人員，極大的影響辦事效率，造成人力、物力、財力的浪費。使用OA系統后，包括收發文管理、請示、匯報、會議通知、文件利用等，通過工作流程的自動化，規范各項工作，提高各部門協同工作的效率，有效節約辦事成本。文件流轉消除了打印、復印、分發等諸多中間環節，溝通點對點，傳遞一指通；教職工通過OA系統可以快捷的在線發送文件、通知和留言，取代了打電話甚至到處找人的低效勞動，實現時時溝通，節省時間，提高效率。

2.有效規范辦事流程，消除工作失誤的托詞。使用OA系統前，雖有學院規章制度可遵循，但落實不到位，辦事流程無痕跡可追尋，常常造成工作職責不明確，工作失誤時各有托詞，難以問責。使用OA系統后，審批流程規范化，使學院管理制度執行“落地”，有效解決跨部門協同管理難題，辦事流程化有根有據，部門和人員的責任得到了清晰的劃分，避免了以前辦事推諉的弊端，提高了辦事效率，改變了工作作風。

3.辦事順暢，工作熱情持續高昂。使用OA系統前，低水平高重復的勞動，導致工作人員士氣難以持久高昂，與同行相比較，容易產生技術和水平落后的自卑感，影響職業自豪感。使用OA系統后，實現跨組織、跨地域、高效快捷的工作溝通和信息共享，使團隊協作能力和工作效率的明顯提高，教職工工作熱情飽滿。

三、OA系統推廣時的困難

1.個人習慣不易改變。每個人都有自己的工作習慣，短時間內難以改變。OA系統運行初期，相當一部分人員仍處在原本的工作習慣當中，沒有養成每天登陸OA系統，通過協同系統處理事務的習慣，在運行初期阻力較大。

2.個別部門墨守成規。個別部門領導對實施辦公自動化積極性不高，特別是由于辦公自動化運行初期出現這樣那樣問題，一定程度影響到工作效率時，就斷然否定辦公自動化的優點，強調手工操作用起來更方便，也符合多年的工作習慣，從而一定程度影響了辦公自動化的推廣應用。

四、學院OA系統推廣應用的經驗與體會

1.領導重視是推廣應用的保證。當辦公室提出實施辦公系統的設想后，得到學院和董事會領導的高度重視和大力支持，董事會直接參與OA系統的調研實施工作，保證OA系統在實施過程中得到充分的重視。學院多次召開OA系統實施會議，主管院領導親自參加，反復強調OA系統推廣的重要性。由于領導重視，態度鮮明，保障有力，使OA系統的推廣工作得以順利開展。

2.加強培訓，規范管理，充分準備是必要條件。在OA系統正式運行之前，學院對全院教職員工進行了多次培訓，包括計算機基礎培訓與能力測試、OA系統管理員培訓，表單管理員培訓、OA兼職管理員培訓、學院領導一對一培訓、最終用戶培訓等，為OA系統在我院的推廣應用打好基礎。OA系統實施小組認真履行職責，定期不定期地召開會議。對部門領導重視，公文處理全部采用OA系統，并且工作人員熟練掌握工作流程，運轉正常，差錯率低，質量好的單位予以通報表揚，充分調動各部門應用OA系統的積極性。

3.OA系統使用的不足之處。學院現使用的OA系統功能還很少，特別是針對高校管理方面的功能不多；表單設計比較粗糙；特定的表單流程設計還有困難，流程管理跟不上政策的變化，更改流程程序繁瑣；系統升級換代成本高昂等。

4.系統建設是一項長期的工程，不能一蹴而就。我們要有計劃、分步驟地推進OA系統的實施與建設，從而更好地提升服務管理水平、效率，更好地發揮辦公室的管理和服務職能。

參考文獻：

[1]馬永濤.現代辦公自動化[J].北京：機械工業出版社，2007.8

[2]高玉敏.談如何加強財會教學中的能力培養[J].職業技術教育研究，2005.3