基于地方高校物資采購的內部控制研究

摘要：隨著國家增加對教育經費的投入以及其他渠道經費收入的逐年增加，高等院校的自身經濟實力明顯提高。伴隨高等院校規模擴張及條件改善，其對各種物資的需求大幅度增加。加強對高校物資采購管理，成為高等院校內部控制的重要環節。本文以一些地方高校物資采購管理機制為研究對象，發現一些高校在物資采購管理體系中存在一些問題，提出優化物資采購管理的建議。

關鍵詞：地方高校 物質采購 內部控制

一、地方高校物資采購管理現狀

物資采購管理本身就是將作為管理對象的物資采購行為，通過秉持的管理理念轉化為管理行動、應用各種先進且適合其特點的管理方法、保證物資采購業務的有序運轉搭建技術平臺和實現物資采購管理目標所開展的各項管理活動。“基礎決定高度”，物資采購基礎管理水平決定了整個物資管控水平的高度。地方一些高校物資采購的基礎管理工作存在一些問題。

（一）物資采購資源管理不深入

采購資源管理是物資采購管理的重要和核心內容，資源就是財富，哪個單位掌握了資源哪個單位就贏得了商機和發展機遇。物資采購系統的資源管理包括實物資源管理和客戶資源管理。尋找使用廉價的資源已經成為物資采購部門的重點工作。客戶資源管理包括客戶資信管理、采購信息管理、采購渠道管理等內容，客戶管理是物資采購管理的核心，是優化采購渠道、選擇戰略合作伙伴的重要手段。實物資源管理和客戶資源管理都是動態和常態的管理過程，需要持續的改進與提高。

一些高校實物資源管理和客戶資源管理雖無政策規范性指引，但也形成了自己約定俗成的一套模式，這種模式缺乏科學性、系統性和成長性。由于在物資采購環節沒有系統化的管理理念和管理思想，不能形成標準化的管理模式。

（二）物資采購制度建設不健全

地方高校雖然也建立了一些物資采購管理制度，但制度的適合性、全面性、實效性較差。同時，由于制度與制度之間聯系松散、勾稽混亂，造成整個管理制度不成體系甚至相互矛盾，不能達到系統協同效果。建立一套全面、具體、可行的物資采購管理制度，是提升學校物資采購管理水平的重點。

（三）物資采購預算管理不全面

物資采購預算是高校預算管理的重要內容。物資采購預算的真實準確與否，直接關系到高校總體預算的合理性和可行性。地方一些高校在采購數量、質量、資金的方面均缺乏較強的計劃性，需要做深入的調研和系統的診斷和梳理。

（四）物資采購采購價格管理不透明

采購價格直接影響到企業的成本，是物資采購核心控制點。采購價格的確定必須以充分的資源調查、市場考察、供應商準入為基礎，通過競爭性招標或比價方式確定采購渠道和采購價格。采購價格和質量、數量、運輸方式、付款方式等密切相關，從采購價格本身看它是個單一、片面的概念，采購的本質所在是采購“價值”而非“價格”。很多情況下價格具有很大的迷惑性和誘惑性，有的供貨單位用“華麗的價格外衣”掩蓋它的低俗的產品價值，在質量、數量等方面為采購單位設置陷阱。由于長時間的習慣思維和管理慣性，地方一些高校物資采購管理一直處于無序狀態，缺乏監督制約機制，采購價格僅為個別人掌握或決定。

二、地方高校物資采購管理的優化

（一）地方高校物資采購的控制環境

地方高校應在進行職責分解的同時應保持整個組織目標的一致性和方向的統一性，使整個組織體系在相互制衡的前提下高效運轉。部門和崗位的第一任務是根據既相互制約、又相互配合的原則，使每項任務非單獨完成，而是由不同部門或崗位相互協調、相互既監督，在協作配合的基礎上完成。為此，必須有一套科學合理的規章制度與業務流程。科學的決策程序是科學的業務流程的關鍵核心內容。

（二）物資采購的風險處置

地方高校的物資采購工作是一項復雜的社會經濟行為，涉及到學校內部的相關部門和人員，涉及到外部市場和客戶，牽連到多方主體的經濟利益。既然物資采購有其復雜性、外向性、敏感性特點，也就隨時面臨著各種風險，而有的風險可能是學校方面不可預見或不可控的。地方高等院校必須強化自身風險應變和處置能力，能夠及時發現并化解可能出現的風險和問題，提高自身將風險轉換為機遇的能力。

（三）物資采購信息管理

準確的采購信息是實施科學采購的基礎和依據。只有通過對采購信息的收集、整理、過濾和分析才能得到有價值的信息，并以之指導物資采購工作。高校管理者要告之每個教職員工都有收集并提供信息的權力，并明確其有收集、處理、傳遞有關信息明確責任，這樣就建立了自上而下、自下而上與橫向傳遞信息的途徑和機制。應當建立一個開放和暢通的信息傳遞渠道，并要求有關管理者要善于傾聽不同人員、不同渠道傳遞的信息，這樣就

能形成了員工與管理者在信息方面的良性互動，提高了信息的周轉和處置速度，強化了信息的利用效率。

（四）物資采購的監督與控制

為保證各項規章制度的有效執行，高校必須建立起有效的監督控制體系，保證各項采購工作有序、規范、穩健的實施。加強物資采購監督與控制的常用方法有：

1.健全的績效考核體系

建立科學合理的績效考核體系，首先是要根據組織內部不同的部門和崗位有針對性的分別制定科學的績效評價標準；其次是運用科學的考量評價工具，設立物資采購等系統的KPI績效考核指標和評分辦法；此外，要采取行之有效的風險控制措施，最大程度地克服不可控因素的影響，以期達到客觀公正的效果。

2.科學的目標管理體系

科學的目標管理體系是實施物資采購管理的重要內容和基本保證。高校應根據自身當期和長遠規劃進行目標分解，針對物資采購等不同部門、不同人員逐一明確與其工作內容相符的工作目標，做到責任到人。只要準確的目標制定和明晰的指標分解，才能實現物資采購行為在宏觀和微觀兩個方面的良性互動。

3.嚴密的核算管理體系

核算管理是物資采購管理的關鍵環節，它為各項經濟往來提供準確的數據依據，是物資采購機體的神經中樞。財務核算是物資采購的信息聚集地，物資采購以市場為導向的同時，更應以財務管理為中心。科學的核算管理能為管理曾提供準確的采購信息，能夠及時發現采購過程中存在的問題，并及時上報和采取糾偏措施。付款管理是財務核算管理的重要內容，是物資采購活動的收尾環節，其地位不言而喻，只有嚴把核算付款關才能確保款項支付的合理、準確與安全。

4.科學的授權管理體系

明確不同管理層級的權限，確定物資采購不同環節的審批節點，是物資采購審批管理流程關鍵。授權管理體系建設的前提是組織結構的設置、崗位職責設定和管理權限的劃分。在授權管理體系中應強調縱向的授權管理，更應重視橫向的授權審批監督管理，只有這樣才能做到審批流程的層次性、全面性與真實性。

（五）管理制度建設的改進

完善的物資采購內部控制制度是高校物資采購活動必不可少的一項重要內容，是保證物資采購活動能夠有效進行的重要保證。目前，地方一些高校物資采購管理制度不健全的問題。俗話說“沒有規矩，不成方圓”。這里說的規矩就是規章制度，物資采購規章制度就是與物資采購相關管理人員應該遵守的，用來規范采購行為的規則和條文，它保證了物資采購行為的合法合規性，是保證物資采購工作順利開展和提高物資采購系統總體運行質量的重要基礎。

完善的物資采購內部控制管理制度，既是滿足提高采購管理水平的需要，也是完善地方高校內部控制制度的需要，同時更是全面提升高校綜合管理水平的需要。強化內部控制管理制度的建立是進一步強化高校內部經營管理、全面提升管理水平的客觀要求。

（六）供應商選擇管理的深化

物資采購工作具有復雜性、多樣性、變化性等特點，是一項敏感工作。在物資采購的整體工作中，供應商的選擇至關重要，它決定著整個采購工作的質量，是一切采購工作的立足點和出發點。隨著市場經濟的發展，采購工作呈現出新的時代特點，有著深刻的社會因素影響，需要更高的業務素質和道德素養，需要更準確地對供應單位的審察和判斷能力。市場經濟條件下，買方必須轉變原有的采購觀念，堅持以經濟效益為中心，以降低采購成本為立足點，合理選擇供應商，充分發揮創造性采購的作用。供應商向采購商提供產品的質量、時間、效率等，會直接影響制造商或者經銷商的生產經營活動。傳統觀念認為，供應商（賣方）與購買方（買方）是一對矛盾的主體，他們始終在博弈中在爭取自身的利益。科學的采購理念認為，供應商與購買方是一種合作關系，是伙伴而非博弈的對方，和諧的買賣雙方關系更是一種戰略合作關系。

1.明確選擇供應商的目的

經濟主體在物資采購環節選擇合作伙伴的目的很多，但最根本的目的是實現經理利益的最大化，而降低物資采購成本是主要目標之一。如果合作單位選擇的科學合理，就會帶來經濟效益，同時可以獲得開發創新能力。

2.確定供應商選擇的方法

供應商選擇的方法很多，大體有三種方法：一是定性選擇法；二是定量選擇法；三是定性與定量相結合的選擇法。定性選擇法太主觀，定量選擇法太僵化，比較而言定量方法和定性與定量相結合的方法是比較合理的。直觀判斷法、多目標數學規劃法、采購成本法是在供應商選擇中經常用到的具體方法。

目前，地方高校在供應商的選擇問題上具有很大的隨意性，沒有供應商的選擇標準與評價標準，未能建立供應商綜合評價的指標體系。上述情況，經常造成學校因供應商選擇不當出現采購價格偏高或誘發一些違法犯罪現象。評價和選揮供應商不僅僅是一個簡單的評價、選擇過程，也是雙方之間的一次業務流程的再造過程，如果實施好的話，它本身就可以帶來顯著的經濟效益。買方可以從供應商手中獲得并開發創新能力，幫助其實現其發展目標。總體說來，這些標準包括交貨時間、質量、價格、數量等。此外，供應商的規模和可持續發展能力也是選擇供應商的重要標準，因為這是決定其能否不斷提供新技術和降低成本的重要依據。

從內部控制理論分析，供應商管理是物資采購風險評估與因對要素的重要內容之一。從一定意義上講，供應商既是合作伙伴又是矛盾相對方，供應商的選擇本身就是一把“雙刃劍”，關鍵是買方如何去管理和運用。買方隨時面臨著來自供應商的風險，如果能夠及時發現并采取科學的措施予以化解，就可能規避甚至杜絕風險的發生。識別供應商的潛在或顯現的風險是物資采購供應商風險控制的重要內容。

（七）核算付款管理的細化

物資采購過程，實質上就是資金流出過程，提高物資采購管理水平，必須從加強資金監控做起。因此，明確財務部門及財務管理在物資采購過程過程中關鍵位置至關重要。事實上，我們很多地方高校的財務部門充其量就是會計部門，僅能能做一些核算會計處理，及簡單的會計層面的糾偏工作。嚴格上講，物資采購結算環節包括物資入庫、發票、掛賬、資金支付三個環節。采購單位應統一規定各種物資在上述環節的期限，各相關部門應在規定時間內完成物資核算各項手續的辦理。資金支付原則上應堅持發票掛賬后付款原則，原則上禁止預付款項的發生。

如前所述，監督與控制是內部控制理論的重要因素，而科學的財務管理體系建設是實現監督與控制重要前提。地方高校應制定并督促實施科學合理的財務管理政策，政策、會計政策和費用政策，并將財務政策具體化，在使會計核算符合這些政策且予以嚴格執行。應制定科學合理的會計核算制度，并嚴格按這些制度處理會計事項，以借助會計的控制功能，保證采購物資在數量、價格、金額等方面的準確性。

地方高校應在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同規定及時向供應商辦理支付款項的過程就是采購付款。采購付款存在諸如付款審核不嚴、付款金額控制不嚴格、付款方式不當等風險，這些均可能造成采購單位受損。為避免上述風險，應當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的權責，嚴格審核合同、相關單據憑證、審批程序等相關內容，合理選擇付款方式，依法依規辦理付款。財務部門人員應實現自身由財務會計向管理會計的轉化，重點要做如下工作：

1.審查供貨單位所開具票據的真實性、合法性，并以合同為依據確定采購款項是否應該支付。

2.根據自身資金狀況，在符合有關資金結算的相關規定及合同約定的前提下，選擇合理的付款方式，保證資金安全，防范經濟風險。

3.加強對預付賬款和定金的規范與管理，對特殊預付款項應當定期核查追蹤，發現問題應當及時采取措施。

4.地方高校應加強對購買、驗收、付款業務的會計系統控制，詳細記錄供貨單位的信息、采購計劃、采購合同、驗收單、入庫單、發票、款項單據等情況，做好相關記錄，確保賬實相符；財務部門應定期通過函證等方式向供貨單位寄發對賬函，對賬往來款項，對發現的問題及時進行調整。

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