關(guān)于高校二級學(xué)院行政秘書工作的思考

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，行政秘書職業(yè)不斷被賦予新的意義和價值。高校二級學(xué)院行政管理人員是二級學(xué)院的一支重要隊伍，是學(xué)院各項工作得以正常運(yùn)行的保證[1]。新時期，大多高校二級學(xué)院設(shè)置了行政秘書工作崗位，并選聘具備較高學(xué)歷學(xué)位、較強(qiáng)服務(wù)意識和較高綜合素質(zhì)能力的人員擔(dān)任。過去，行政秘書一直被認(rèn)為是一種學(xué)歷低、無專業(yè)技術(shù)的工作崗位；新時期，我們該如何更加正確深刻的認(rèn)識高校二級學(xué)院行政秘書崗位的工作內(nèi)容和特點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上積極探索如何做好新時期行政秘書工作，如何得到進(jìn)一步提升，已成為當(dāng)前行政管理工作中值得探討研究的重要課題。

一高校二級學(xué)院行政秘書工作的內(nèi)容

行政秘書是一種專業(yè)職務(wù)和廣泛的社會職業(yè)[2]，主要面對領(lǐng)導(dǎo)及與領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的各項工作，核心是“領(lǐng)導(dǎo)意圖及決策”，其地位是輔助、協(xié)調(diào)、參謀，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各項事務(wù)處理、決策、執(zhí)行的助手。新時期，高校二級學(xué)院行政秘書工作主要包括以下幾方面：

1協(xié)調(diào)工作

高校二級學(xué)院行政秘書是二級學(xué)院與學(xué)校職能部門、學(xué)院師生之間的重要橋梁與樞紐，因此做好上情下達(dá)、下情上傳的協(xié)調(diào)溝通工作是行政秘書的首要職責(zé)。正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，全面輔助領(lǐng)導(dǎo)完成各方面工作；對待同事真誠主動，虛心學(xué)習(xí)，積極溝通，學(xué)會換位思考，體諒他人，并能盡最大能力幫助他人完成工作，只有這樣才能營造和諧的工作環(huán)境；對待師生要秉著全心全意為他們服務(wù)的宗旨，傳達(dá)好領(lǐng)導(dǎo)的工作指示和會議精神，促進(jìn)學(xué)院全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

2辦文工作

文書撰擬與處理也是高校二級學(xué)院行政秘書工作中的“重頭戲”，它包括收文發(fā)文、網(wǎng)上公文管理、文檔整理歸檔以及各種工作計劃與總結(jié)、重要會議紀(jì)要以及各類通訊報道撰寫等工作。學(xué)院公文與工作計劃總結(jié)等材料的撰擬不僅僅是簡單的“筆頭功”，更是體現(xiàn)了秘書人員的人文素養(yǎng)、職業(yè)態(tài)度和專業(yè)思維，是秘書職業(yè)綜合水平的集中反映，也是必須勤學(xué)苦練、扎實掌握的基本技能。

3人事工作

高校二級學(xué)院行政秘書要積極協(xié)助學(xué)院黨政辦公室管理學(xué)院人事工作，把好人才引進(jìn)第一關(guān)，優(yōu)化學(xué)院師資隊伍結(jié)構(gòu)；建立專門的教師信息庫，便于學(xué)院對全體教師進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理；進(jìn)行教職工年度考核、工資發(fā)放、教職工專業(yè)技術(shù)資格評審等工作。

4日常工作

高校二級學(xué)院行政秘書除了要做好以上幾項主要工作之外，還會涉及日常行政事務(wù)處理，譬如會務(wù)籌備和接待；掃描復(fù)印重要文件；會議通知；資產(chǎn)管理工作；管理辦公設(shè)施、辦公用品；函電文件處理；信息資料的收發(fā)、整理及利用；網(wǎng)站建設(shè)、安全穩(wěn)定工作；處理突發(fā)、緊急事件并及時向院系行政管理層請示報告等。

二高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點(diǎn)

高校二級學(xué)院行政秘書工作主要圍繞教學(xué)、科研和學(xué)生管理等學(xué)院的中心工作而展開，是院系管理層的參謀和助手，因此其主要特點(diǎn)有：

1服務(wù)性

高校二級學(xué)院行政秘書應(yīng)當(dāng)樹立良好的服務(wù)意識，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于其他部門以及服務(wù)于來賓[3]。服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，即要深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，分清工作的“輕、重、緩、急”，井然有序地完成各項工作；服務(wù)于師生，即要堅持以人為本，盡最大能力為師生提供便利，并做到態(tài)度真誠，充分發(fā)揮服務(wù)育人的職能。

2參謀性

參謀是指出謀劃策，為院系行政管理層提出工作建議和設(shè)想，提供決策的參考依據(jù)和方案，充當(dāng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的顧問和智囊，及時解決領(lǐng)導(dǎo)遇到的難題和疑惑[4]。高校二級學(xué)院行政秘書是連接院系領(lǐng)導(dǎo)和各部門以及師生的橋梁，他們熟悉與教師教學(xué)、學(xué)生管理、科研工作相關(guān)的各項政策和要求，應(yīng)當(dāng)與學(xué)院科研秘書、教學(xué)秘書、教務(wù)主管以及學(xué)生主管保持通暢的聯(lián)系，時刻把握好學(xué)院各方面的進(jìn)展與動態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供依據(jù)，從而推動院系工作的順利進(jìn)行。充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理黨、政務(wù)，教學(xué)、管理矛盾，使領(lǐng)導(dǎo)可以集中精力開辟創(chuàng)新性活動和決策，適時地為領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性方案，做好參謀工作。

3事務(wù)性與專業(yè)性的統(tǒng)一

一方面，行政秘書工作頭緒多、事務(wù)雜、范圍廣。小至接聽電話、收發(fā)傳真、掃描復(fù)印，大至撰寫學(xué)院計劃總結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，從與科研秘書、教學(xué)秘書、學(xué)生政治輔導(dǎo)員的配合，到與本院院長、書記、各系主任以及與校辦、人事處、組織部、宣傳部、保衛(wèi)處、工會等職能部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)。另一方面，行政秘書工作又有很強(qiáng)的專業(yè)性，比如公文寫作會涉及多種文體，人事管理帶有嚴(yán)格的政策法律，學(xué)院網(wǎng)站管理需要一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。如果缺乏專門訓(xùn)練，沒有一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)或態(tài)度馬虎，就很容易出紕漏或犯錯誤或無法勝任工作，以致給學(xué)院工作帶來損失[5]。

4被動性與主動性的統(tǒng)一

行政秘書工作是一個被動與主動的矛盾體，既要貫徹好領(lǐng)導(dǎo)的決策和意圖，按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，不能自行其是，又必須要主動去做，要在授權(quán)范圍內(nèi)積極主動地創(chuàng)造性地開展工作。因此，如何在正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖后積極發(fā)揮主觀能動性，將工作完成得更富創(chuàng)造性，取得新的突破和實效，也是行政秘書工作的一大挑戰(zhàn)。

三如何做好高校二級學(xué)院行政秘書工作

新時期，大多數(shù)二級學(xué)院行政秘書具備較高學(xué)歷，素質(zhì)修養(yǎng)好、工作能力強(qiáng)，但大多數(shù)并非秘書科班出身，也不是學(xué)院相應(yīng)專業(yè)人員，以致于行政秘書工作難度越來越大，挑戰(zhàn)性越來越強(qiáng)，因此如何做好新時期高校二級學(xué)院行政秘書工作是一個值得深思和探討的問題。

第一，思想政治素養(yǎng)要過硬。行政秘書要熟知學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表，全面貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，認(rèn)真學(xué)習(xí)十七屆六中全會和黨的十八大會議精神，堅持黨的各項方針政策，不斷提高自身思想政治素養(yǎng)和理論水平，只有這樣才能在工作中準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，傳達(dá)上級指示，并能做到思想上與黨組織的高度一致，不在工作中出現(xiàn)大的紕漏。

第二，專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)要加強(qiáng)。行政秘書多非秘書科班出身，而行政秘書工作又具有較強(qiáng)的專業(yè)性，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好行政秘書工作的必要條件之一。業(yè)務(wù)素質(zhì)包括專業(yè)知識能力、文書能力、溝通協(xié)調(diào)能力等各種素質(zhì)能力。行政秘書可以通過學(xué)習(xí)秘書學(xué)、行政管理學(xué)等著作不斷提升自己的理論修養(yǎng)和行政服務(wù)水平[5]。實踐工作中，行政秘書要不斷加強(qiáng)文筆書寫能力的鍛煉，不斷總結(jié)歸納各項工作經(jīng)驗，并及時反思工作中存在的不足，使繁瑣的事務(wù)成為系統(tǒng)性工作，從而提高工作效率。同時，行政秘書工作的特點(diǎn)決定了行政秘書要掌握秘書學(xué)等專業(yè)知識外，還需要了解與辦公室工作密切相關(guān)的學(xué)科知識，熟悉有關(guān)教育管理理論和學(xué)校教學(xué)、科研、管理方面的知識。只有具有較強(qiáng)的文化功底，豐富的教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等方面的知識，行政秘書才能真正做好管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作[6]。

第三，自身心理素質(zhì)要好。行政秘書工作是一項工作面廣、突發(fā)性強(qiáng)的工作，時常會成為領(lǐng)導(dǎo)和師生之間、教職員工之間、以及學(xué)院和不同部門之間矛盾的焦點(diǎn)，因此保持良好的心態(tài)極為關(guān)鍵。不管在怎樣的環(huán)境下，行政秘書都要保持冷靜的頭腦、樂觀的心態(tài)，認(rèn)清事實，分析情況。不管是被誤解還是被傷害，都要自覺地克服困難，有足夠的信心和勇氣面對挫折和失敗。再者行政秘書工作還是一項事務(wù)繁雜的工作，是時常會被人忽視的一個工作崗位，因此行政秘書工作者必須正確地認(rèn)識自我、評價自我，要抱著“不積跬步無以至千里”的工作態(tài)度，不能急于求成，踏踏實實做好每一項工作，不斷地總結(jié)分析每一件小事的收獲，不僅僅停留在事務(wù)性的層面上，要努力讓自己的工作能力得到提升，只有這樣才能在行政秘書的道路上快速成長。

第四，團(tuán)隊合作精神要極佳。二級學(xué)院辦公室是一個小團(tuán)隊，共同撐起學(xué)院的管理服務(wù)工作，為學(xué)院教學(xué)科研工作提供有力的保障。因此，作為一名行政秘書，必須具備良好的團(tuán)隊合作精神，應(yīng)該主動了解和協(xié)助教學(xué)和科研秘書的相關(guān)工作[7]，譬如新專業(yè)申報、教學(xué)質(zhì)量檢查、課程建設(shè)驗收、科研項目申報和論文發(fā)表情況等。這些雖然不是自己的本職工作，但關(guān)系到學(xué)院的榮譽(yù)和全局，應(yīng)該積極配合，并盡自己最大能力將各方面信息資料進(jìn)行搜集整理，以備各項工作中需要相關(guān)材料，從而提高工作效率。

總而言之，新時期高校二級學(xué)院行政秘書工作被賦予了新的意義和使命，只有全面認(rèn)識其工作內(nèi)容和特點(diǎn)，并在實踐中不斷分析，不斷總結(jié)，不斷創(chuàng)新，培養(yǎng)良好的思想政治素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)工作水平，增強(qiáng)辦公室團(tuán)隊的凝聚力，才能真正做好新時期高校二級學(xué)院的行政秘書工作，不斷提升綜合管理能力，在行政管理事業(yè)上取得更大的進(jìn)步和發(fā)展。

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