高校檔案管理信息化建設的探討

摘要：通過分析高校檔案管理信息化建設存在的問題，提出加強高校檔案管理信息化建設具體措施，進一步提高高校檔案管理水平，更好的為高校發展服務。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 14-0206-01

一、高校檔案管理的概念

檔案管理作為高校教育管理的重要組成部分，發揮著舉足輕重的作用。高校檔案主要包括高校日常招生、教學、科研管理等活動直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值意義的文字、圖表等不同形式載體的記錄。不僅承載著學校的教育歷史，更是學校各種活動的真實記錄，既是對以往教學工作成果的歷史積累，也是今后學校繼續發展的基礎，對學校各項工作起著不可替代的作用。有著十分重要的價值作用。

二、高校檔案管理存在的一些問題和信息化建設的必要性

目前，雖然高等教育發展迅猛，但高校的檔案管理工作還停留在傳統管理模式上，信息化管理水平低下。具體體現在以下方面: 首先， 檔案管理人員結構不合理，高校檔案管理部門通常作為安置，分流人員的場所，檔案管理人員年齡大，學歷低，思想保守。未形成一支素質優良、科學、高效的隊伍。其次，高校領導重視不夠，資金投入上不足，大容量和超大容量存儲設備、網絡設備缺乏。第三，缺乏檔案管理信息化建設的統一規劃和標準，高校各自為政，使用的檔案信息系統和網絡建設不同步，使得檔案管理的規范性、共享性差，沒有形成聯網的、高效的信息化系統。第四，主要還是以紙質檔案管理為主，通過數字化掃描加工處理的檔案占所藏檔案數量少等等。

在二十一世紀信息時代來臨之際，檔案管理面臨著新的機遇與挑戰。隨著高科技的發展，我們進入電子化，信息化，數字化的時代，這些新科技深入的影響著我們的生活、學習和工作。2008年8月教育部、國家檔案局《普通高等學校檔案管理辦法》中提出高等學校應當設立專項經費為檔案機構配置檔案管理、現代化檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館的建設，確保檔案管理信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。因此，高校檔案管理信息化建設勢在必行。

三、高校檔案信息化建設的措施

（一）提高認識，統一思想

首先，要利用一切可以利用的機會和場合，讓學校領導認識到高校檔案管理工作的重要性，高校檔案管理信息化建設工程是“一把手工程”。校領導的支持和認可是關鍵，是不可缺少的重要因素。

其次，校內各有關部門要進一步提高對檔案管理信息化建設的認識。就是要消除大家認識上的偏差，突破思想上的誤區，樹立正確的檔案信息觀。讓每位師生都能夠積極主動的配合檔案管理人員的工作，檔案的管理工作他不僅僅是檔案管理人員的工作，它也與大家息息相關，要通過各種形象生動的宣傳方式，提高檔案信息資源的社會利用率。通過宣傳引導，在高校營造一個有利的思想氛圍，提高廣大師生的檔案管理信息化意識。只有在思想上取得了大家的共鳴和認同，才能有力推動檔案管理信息化建設的發展，才有可能爭取更多的建設資金用于檔案管理信息化建設。同時還要加強管理，與時俱進，積極穩步推進校園建設與檔案管理信息化建設的協調發展。促進高校檔案信息化建設工作的發展。

（二）檔案管理信息化人才隊伍建設

首先、加強檔案業務人員的培訓工作。要堅持高校檔案管理人員進修制度，把檔案管理信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入學習計劃；加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識。提高檔案業務人員掌握現代技術的技能。

其次、要重視計算機人才的配備。高校檔案管理部門要通過引進、招聘等方式，配備1名具有專科以上學歷的計算機專業人才，并對他們進行檔案專業知識培訓，使之成為檔案管理和計算機應用相結合的復合型人才。

第三、高校應每年安排檔案管理部門的骨干到本省高等院校較系統地學習計算機專業知識和業務交流學習。

（三）檔案管理信息化標準規范建設

首先、依據國家檔案局頒布的有關標準，嚴格執行現有的檔案信息化建設的標準與規范。教育主管部門組織高校實施國家檔案局已經頒布的有關檔案著錄標準、《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等技術標準。要聯合高校研究、制訂適合教育系統，尤其是高校的統一的檔案管理信息化工作技術規范。

其次、高校檔案管理部門要主動承擔科研課題，加快科研攻關進度，早出成果。為省檔案主管部門在規范基礎上出臺電子文件管理辦法提供行之有效的建議和策略。

（四）檔案管理信息化基礎設施和資源設置建設

首先、基礎設施建設方面。高校要建設和完善局域網，并且與其他高校聯通，要進一步完善、豐富網站內容，增強信息量和服務能力。結合高校實際情況，統籌規劃，在充分利用現有設施的基礎上，逐年購置高性能的硬件設備和管理軟件，即文檔一體化、檔案信息管理、網絡服務等系統軟件并配備與之相適應的高速掃描儀、文件服務器、數據存儲器等。逐步完善高校檔案館的信息數字化建設。依托全省統一教育網絡平臺，先實現全省高校間檔案信息網，實現各個高校間檔案館際互聯，使高校檔案信息網成為全省教育檔案信息網的一個組成部分。

其次、資源設置建設方面。第一加快檔案管理部門檔案信息數據庫的建設，實現檔案查詢的信息化，這樣能進一步提高檔案服務工作的效率，增強檔案工作的服務，實現檔案信息資源的共享。第二增強高校內部各職能部門電子文檔形式收集保存文件檔案的意識，通過舉辦培訓班和講座，提高各職能部門檔案管理人員利用信息化手段編輯、整理、存儲電子檔案的技術水平，實現高校內部各個職能部門共同推進檔案信息化管理的大好局面。第三是檔案管理部門要率先加強對各類電子文檔的收集、存儲、分類和收錄工作，并保證電子文件真實完整有效，從而在全校范圍內逐步開展檔案管理信息化工作。

綜上所述，辦公自動化已逐步取代紙質文件成為高校公文的主要形式，因而高校檔案的信息化管理也正成為對電子文件的管理，檔案管理的信息內容也在不斷更新，高校要不斷更新高校檔案信息化管理及出臺相應的管理措施，讓高校的管理工作出更上一層。

參考文獻：

[1]呂淑琴.高校檔案信息化過程中的對策研究[J].內蒙古電大學刊，2011(5).