提高中職學校檔案管理效率與質量的若干思考

摘要：在中職學校檔案工作中，學生檔案管理工作是一個重要的分支。學生的檔案也是學校對學生檔案基本信息了解的主要途徑，在中職學校檔案管理效率方面也就提出了更高的要求，本文正是根據檔案管理的效率與質量如何提高等方面展開的思考。

關鍵詞：中職學校；學生檔案管理；管理效率；問題

中圖分類號：TP393.18 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 14-0186-01

中職學校的學生檔案管理，是對學生在入學到畢業期滿結業之間的生活、學習和社會實踐等信息的記錄，也是中職學校在今后就業與發展時重要的考核依據之一，更是每一個學生最終走向社會重要的人生履歷之一。就目前就業方面的競爭壓力，中職學校的學生的檔案是畢業生從業的一項重要憑證，也起著非常重要的作用。目前中職學校的檔案管理工作還有著很多弊端，對于這些弊端的出現，加強管理與改革是重要的解決方式，對學生檔案管理有著重要的意義。本文正是從檔案管理的效率與質量方面展開的研究，為問題的出現與解決提出了相關的解決辦法。

一、存在的問題

中職學校的學生檔案管理在目前的形勢下，有著很多的問題。長期以來，由于很多的原因，使得中職學校的學生檔案沒有得到足夠的重視，使得在資料的完整度與質量方面出現了嚴重的缺陷，從而使得對中職學校學生的反映也不能更加全面，甚至會出現檔案丟失的現象。主要問題如下。

（一）管理體制不完善。學生檔案作為學校檔案管理工作中的重要的分支，往往不能得到中職學校管理者的總是，相比而言對教學和其他管理的檔案較為重視，對于學生檔案的管理工作還沒有落實到位，也沒有將其列到議事的日程中去，同樣沒有給相關的環節配備專職人員，沒有必要的監督與指導人員，使得檔案管理工作在檔案管理部門失去了該有的效果，缺少一個完善的管理制度，加上對檔案管理工作的不重視，使得檔案管理工作的效率受到了嚴重的制約與限制。

（二）不規范的收集與整理。中職學校的檔案管理工作在通常情況下，是由檔案管理部門統一管理的，同時將學生檔案交由各學院系完成。有相關的部門配備相關的技術人員與監督人員進行整理與處理。但是由于在這個環節上沒有得到學校的重視，也就出現了不規范的收集與整理，缺乏相關的技術指導，規格不夠統一，信息的不完整等嚴重的影響了學校檔案的質量。

（三）查閱環節不完備。在檔案收集完成之后，需要對其進行相關整理，但是在整理與服務的環節上不能得到有效的配合，使得學生檔案在本質上成為一堆廢紙，在查閱的時候不能有效的及時提供服務，使得老師管理人員對檔案的了解程度大大降低，從而嚴重的影響了學校正常工作的順利進行。

（四）檔案傳遞管理不完善。就現在的形勢來看，很多的中職學校對學生的檔案管理，主要是在畢業的時候將檔案移交給人才交流中心保管，成人檔案依舊由學校管理，但是這兩種方案本身都存在弊病，不能更好的實現檔案管理的目的。

二、解決辦法

（一）加強工作職責。中職學校的檔案管理工作在具體的操作過程中，需要做到組織機構、人員、庫房、等方面的工作的落實。通過相關的實踐證明，要想將中職學校的學生檔案管理工作做好，最重要的就是建立一個完善的管理體制。不管在現在中職學校采取什么樣的管理模式，都需要根據學校具體的工作情況來選擇，建立一個學生檔案管理機構，不管檔案放在哪里，都要安排專門的人員進行管理。其次要做的就是根據檔案的數量來配備技術整理人員，確保質量的同時要保證檔案管理的效率，最好的方式就是采取集中式管理。

（二）強化意識，擴大宣傳。通過相關的學習與與宣傳，可以在很大程度上提高學校對檔案管理的認識，使其更加支持檔案管理工作的進行。還可以讓大家認識到檔案管理在學校發展中起到的作用，學校重視的同時獲得學生的支持才能更好的將檔案管理工作推向一個正規化的平臺，從而為檔案管理工作的工作質量與效率提供有利的保障。

三、檔案管理的現代化建設

（一）樹立理念，提高認識。隨著中職學校的教育該給不斷的深入，檔案管理工作也逐漸被重視。為了更好的適應新形勢的發展要求，就需要對原始的思想有一個根本的轉變。學校的領導充分的認識檔案管理工作的價值，意識到檔案管理工作的重要性，從而強化檔案管理的工作理念，提出更加科學的管理方案。作為檔案的工作人員，最重要的就是樹立一個合理的工作理念，更好的服務，加強對檔案信息的綜合分析與利用，實現學校對檔案的充分利用。

（二）加強信息化建設。在現在這個信息化社會，檔案的管理工作離不開高新科技與信息的支持，加強檔案信息化建設，也是檔案作為現代化建設的重要因素。首先重要的就是觀念信息化，也就要確立檔案在學校中的地位，樹立起作為重要信息的理念，制定一個完整的科學的運行機制。同時要加強對檔案的信息化網絡建設，實現檔案信息的技術現代化。

（三）科學化管理與收集。學校的檔案在領導正確處理決議的時候起著重要的理論依據，應該按照相關的立檔原則將重要的資料準備齊全。及時的將各種資料加以處理，保證文件信息的完整與齊全，做好各種活動的整理工作，對有價值的文件與信息及時的整理歸檔，在管理檔案的過程中要有一套合理的工作制度，做好對檔案的編譯、整理與保管是檔案管理工作中的重要步驟。

（四）加速檔案現代化建設。利用好現代的設備對檔案進行整理，可以起到很好的效果，也可以提高檔案管理工作的效率。利用計算機技術可以有效的避免人工可能出現的問題，同時避免因人工原因帶來的不便，建立一個信息化的網絡平臺，可以實現檔案的數字化管理，加快學校檔案管理的現代化建設，有效便捷的實現檔案資料的共享，確保檔案資料的準確度。

（五）提高知識水平。對于專職的檔案工作人員，在現在這個信息技術不斷更新的時代，經濟技術的飛速發展，新的行業與領域都需要不斷的創新，對于檔案的管理，也要不斷的加強創新，提出更加高效便捷的工作方案，運用更加高效的管理機制。這就需要管理者不斷的增加相關方面的知識，提高知識水平，掌握相關的技術，實現檔案管理的全面改革。

四、總結

總而言之，在中職學校檔案管理工作中，需要創新與改革的地方有很多，很多方面也存在著相應的缺陷，要想更好的提高檔案管理工作的效率與質量，那就要切實的落實以上改革方案，在實際的操作工程中注意相關的問題，實現檔案的高效高質管理。

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