淺議大型國有企業集團社保檔案管理

摘要：國有大型國有企業因肩負著較多的社會責任，其職工社會保險檔案的管理關系到企業的和諧穩定和人民群眾的幸福生活。本文結合工作實踐，對大型國有企業社會保險檔案管理進行了一些思考。

關鍵詞：國有企業 社會保險 檔案管理 思考

一、我國大型國有企業社保檔案管理的現狀

1.手段落后，從業人員素質參差不齊。目前，我國大型國有企業社保檔案的管理手段依然比較落后，管理人員的素質仍然參差不齊。大部分企業社保業務在處理時仍采用手工方式，信息資料檔案的記載、傳遞、保存采用傳統方法，有的雖實現微機管理，但人、機與軟件三者沒有實現有機結合，缺乏相應的軟件設計人才，出現“人閑機空”，查取資料費時費力，效率低下，不能發揮出應有的效能，直接影響企業分析和決策方面的工作。

2.缺乏統一的管理機制。目前全國各省市下發了許多關于企業勞動和社會保障方面的政策，但尚無一份關于社保檔案該如何管理的規范性文件。部分企業在檔案管理時工作不規范，職責不明確，參保人員的檔案被分割保管、分室存放，社保部門管一塊，人事部門管一塊，企業自身管一塊，企業主管部門又管一塊，職責不清，交叉重疊，給檔案的管理帶來許多麻煩，不利于促進勞動力合理、有序的流動。有的甚至無固定的檔案室、無專職管理人員，造成了參保人員的信息發生不同程度的流失。

3.社保檔案的管理內容缺乏規范性。有的企業參保人員的檔案材料完整性、客觀性、準確性較差，部分企業職工的檔案材料缺乏連續性，檔案中除勞動合同外，對職工的自然情況、社會背景、技能特長、健康狀況、崗位變動等方面的具體信息一律沒有，有的檔案內容則前后矛盾。檔案年齡與身份證、戶口本不相一致，出現多個參加工作時間、個人經歷記載不完整、檔案人為涂改等嚴重現象，給勞動保障部門在辦理職工失業、退休、特殊工種認定等工作時帶來很大難度，同時也給企業在處理勞資糾紛時沒有依據可查，不利于維護職工的合法權益，引起職工的誤解，造成企業不穩定。

二、大型國有企業加強社會保險檔案管理的現實必要性

1.社保制度改革的要求。隨著社會保障制度改革的逐步深化，社會保險部門要逐步將多年來壓在企業頭上的“養老重擔”挑過來，使企業擺脫困境，輕裝前進。因此社會部門不但要履行起社會保障的責任，同時還要承擔起對企業離退休人員的社會化管理與服務的職能，使社會保險檔案的科學管理盡快步入安全有序、操作上的靈活機動、信息反饋上的及時高效的良性發展軌道。

2.社會保險業務的要求。加強社會保險檔案管理又是社會保險業務本身的必然要求。社保工作是一項政策性強、業務上繁的工作，一名職工從參加工作到退休，中間可能要經歷過若干次崗位變動、工作調動乃至失業等環節，每一環節都與當事人的切身利益息息相關。參保人員在每一個環節，其已盡義務和應享受的權利都作為原始資料存入了檔案，參保時間、費用繳納、單位配比、利息計算、滾動結余等主要指標全靠個人檔案來記載和反映，伴隨人才的合理流動，參保人數和參保范圍將日趨擴大，社保檔案管理就顯得異常重要。

三、大型國有企業加強社保檔案管理應做到“四個注重”

1.注重社保工作人員的素質提升。管理的手段和人員的素質直接影響到企業檔案工作的質量。在社保檔案管理工作中，可由企業的高層領導掛帥、作為檔案管理工作的直接責任者，而檔案的立卷、保管、利用、統計和編研以及信息資源開發等具體工作則由業務人員來完成，這實質上是把檔案管理中的職能和職責相對獨立地分離開。通過加強素質教育來提升管理者的責任意識，通過業務培訓來提高使用者在軟硬件上的操作技能，通過加強內部管理來造就一支業務精湛、責任心強的社會保險檔案的工作隊伍，為社保資源信息實現共建共享打下堅實基礎。

2.注重規范社保檔案管理的標準。國家和省上應盡快出臺企業社保檔案的管理辦法，從檔案的儲存內容、范圍、保管措施、配套設施、管理制度、人員職責和軟件的開發及應用等方面應作細規定，以徹底改變無責無序的現狀，形成一套上下資源共享、信息傳遞通暢、數據準確翔實的科學管理體系。

3.注重發揮社保的服務職能。社保檔案管理不僅要采集、整理、加工和傳遞信息，應該向其高層次的信息資源的開發邁進，對檔案中蘊含有價值的信息進行發掘，廣泛組織信息交流為用戶服務。檔案資料通過信息化管理后，查找、取數由原來的幾個小時乃至于幾天發展到只需幾分鐘就能完成，這為檔案信息開發創造了有利條件，各級社保部門可以對大型國有企業若干年社保資金收支計劃、人力資源儲備情況、工資統計勞保福利等資料匯編成檔案史，通過整理分析，為區域（企業）性統籌基金有計劃有步驟的投入，為整體性的合理利用、調配、儲備勞動力資源，動態性的處理好國家、企業、個人三級間分配和再分配關系提供準確全面的決策信息。

4.注重社保檔案的信息化管理。各省市和各大型國有企業應成立檔案信息管理中心，并出臺檔案信息庫的統一管理、調度和使用辦法，統一配置高性能的計算機硬件設備，按區域設置網絡服務器，為下一步資源全面共享，降低信息使用成本打下基礎。同時應加大應用軟件的開發力度，建立大型數據平臺，統一數據庫應用軟件，軟件上應具備以下要求：采集客觀內容全面，初端錄入終端取數；自動編目自動索引，條件檢索綜合查詢；分類統計綜合報告，條件審核報表生成，同時應滿足未來在擴容、增加功能等升級的需要。