淺談新型農村合作醫療檔案的整理與保管

李麗英

（長春市二道區八里堡社區衛生服務中心,吉林 長春 130032）

新型農村合作醫療檔案的整理與保管是醫院新型農村合作醫療檔案工作的一項重要內容，其工作實質就是將醫院各科室處于零亂狀態的檔案文件系統化、條理化、秩序化，在各檔案文件之間、各案卷之間、各類別之間建立起固定的存放順序和秩序，為檔案的日常保管和編目，檢索和利用，提供秩序基礎和線索。檔案的整理與保管是醫院檔案管理工作的一部分，是醫院工作的縮影，在醫、教、研等各項工作及發展建設過程中，起著不可替代的借鑒、依據、憑證作用。檔案的整理與保管既是醫療工作成果的積累，也是醫院再發展的基礎。

一、新型農村合作醫療檔案的整理在醫院的管理中具有十分重要的意義

（一）整理工作是新型農村合作醫療檔案管理的中心環節，農民參加新農合，形成的新農合檔案經過科學整理，可以發現短缺，便于補充收集，促進收集工作水平的提高。可見，整理工作在檔案管理工作中占有舉足輕重的重要環節。

（二）整理工作是優化檔案管理工作的基礎，新農合檔案只有經過整理實現系統化和條理化使各類案卷各得其所，促進整個檔案工作系統各環節的良性運動和協調發展，實現新農合檔案科學保管，建立多元性的新農合檔案檢索體系，是醫院檔案管理的一項重要的基礎工作。

（三）整理工作是開發利用新農合檔案的條件，參合農民的參合、就醫過程，經過科學整理后，便于檔案工作者盡快的查找到所需的檔案材料，從而能夠準確、迅速地提供利用。

（四）新農合檔案的整理要充分利用原基礎，遵循新農合檔案的自然規律，保持新農合文件材料之間的有機聯系，建立在文件材料反映的客觀對象、新農合工作程序、專業、時間、地域、來源以及文件材料的形式等方面聯系的基礎上的。整理后的新農合檔案要科學的保管。

二、整理后的新農合檔案應按一定的規律存放、保管，這能夠有利于新農合檔案的安全、有效的充分利用。具體內容有以下幾個方面：

（一）采取各種維護性技術措施，改善新農合檔案的保護條件。如庫房溫濕度的調節與控制，防光、防蟲、防塵、防污染、防火、防鼠、防盜等。

（二）根據條件和可能設置適宜保管檔案的庫房，搞好庫房的日常的管理。充分合理地利用檔案庫房和檔案裝置設備，固定整理成果，加強新農合檔案的環衛工作。

（三）督促檔案的形成者選擇耐久性的材料制作新農合檔案。

（四）把破損的檔案材料進行修復。

（五）新農合檔案采取復制技術，將利用頻繁的新農合材料復制一至若干份為副本對外提供，已解決保管延續壽命和提供利用的矛盾。

三、新農合檔案的保管有以下要求

（一）新農合檔案工作者的責任心要強。

（二）要研究分析檔案損毀的因素，鉆研保管業務。

（三）要保證保管工作所必要的物質條件。

（四）要防重于治，防治結合。

（五）新農合檔案的保管工作要滲透于各項業務工作之中。

四、新農合檔案保管的一般物質條件

（一）要構建保管新農合檔案庫房。

（二）購置保管新農合檔案的裝置

1.新農合檔案架。2.新農合檔案柜。3.新農合檔案箱

（三）選購新農合檔案的包裝材料。

五、新農合檔案的保管方法

（一）新農合檔案要進行整體排列，即以分類編號方案，按大小、屬類、小類等不同層次，依案卷順序依次排列。

（二）新農合檔案的框架排列

1.柜架排列，應與窗口垂直，盡可能不與窗口平行，以避陽光直射。2.柜架要與庫房的墻壁保持一定的距離，防止冷熱傳導，有利通風。3.柜架之間的通道，應保持合理的寬度，以方便工作人員取放檔案。4.柜架排放從庫房入口處開始應由左至右，豎直依序排列。

六、新農合檔案要有有效的防護措施

（一）要防止不適宜溫濕度對新農合檔案的損壞。

（二）要防止火災對新農合檔案的損壞。

（三）要防止光線對新農合檔案的損壞。

（四）要防止有害氣體和灰塵污染物對新農合檔案的損害。

（五）要防止霉菌對新農合檔案的損壞。

（六）要防止有害昆蟲對新農合檔案的損壞。

（七）要防止老鼠對新農合檔案的損壞。

總之，醫院新型農村合作醫療檔案的整理與保管要結合實際，切實制定出文件材料的整理與保管的有效方法，做好各類檔案的收集工作，對各類文件材料還要進行系統化整理與保管，使其歸檔工作制度化。要建立和嚴格執行查閱制度，防止檔案丟失，以利于醫院的發展。

[1]劉麗.新農合檔案的整理[J].新型農村合作醫療檔案管理，2010，（05）.