如何加強中小企業的存貨管理

張慧敏

摘要：國內經濟的快速發展對中小企業的存貨管理提出了更高的要求，進行有效的存貨管理已成為我國中小企業生存和發展的頭等要務。文章從加強存貨管理的重要性出發，分析了當前我國中小企業存貨管理中存在的主要問題，并提出了加強中小企業存貨管理的建議和對策。

關鍵詞：中小企業；存貨管理；對策

存貨是一把雙刃劍，它是企業供需平衡的根本保障，沒有存貨，企業就無法正常運行，然而，他也是企業的“墳墓”，一旦管理不善，存貨造成積壓、資金周轉困難以及由產品技術更新過快造成的存貨淘汰，就會給企業經營活動造成極大的障礙，同時由于存貨資金沉淀過多，增加企業資金使用成本和存貨風險成本，可能把企業拖入深淵，蒙受巨大的經濟損失。一直以來存貨問題始終困擾著中小企業的生產經營管理活動，影響中小企業經濟效益的實現，因此重視存貨管理，改善存貨管理，對提高中小企業的經營成果有重要的影響。

一、加強存貨管理的重要性

存貨屬于企業的流動資產，包括準備出售的產成品、仍在生產過程中的在產品、生產所要耗用的原材料和物料等。企業存貨的好處主要表現在能調節生產負荷、提高企業服務水平、獲得規模效益、降低物流成本等，過量存貨或存貨不足對企業的影響主要表現在過量存貨會增加存貨保管費用、占用過多資金，導致資金周轉不靈、降低了材料或產品的質量、存貨不足時則會影響企業服務質量或是造成企業停工待料等問題。因此，我國中小企業加強存貨管理的意義主要表現為：首先加強存貨管理是維持企業生產和銷售均衡的需要，充足的存貨一方面可以節約采購費用，另一方面又有利于生產正常進行，實際上即使市場供應充足的時候，存貨也會出現問題，如供應距離、運輸過程出現的種種故障等，因此企業需要通過一定的存貨來維持生產或銷售的均衡需要；其次，加強存貨管理是考慮采購成本的需要，批量采購相對于零星采購能節約更多的采購費用，但過多的存貨也會占用較多的資金，增加倉儲成本和管理成本等，因此企業應通過加強存貨管理在二者之間取得一定的平衡。

二、我國中小企業存貨管理現存主要問題

第一，企業對存貨管理的重視不夠，存貨管理制度不完善。中小企業大多會受到管理人員專業素質的制約，對存貨管理重視程度不高，僅是停留在保證正常生產和銷售的這一層面上，對企業的銷售數據和存貨歷史數據分析力度不夠，使得企業存貨成本長期處于失控狀態中。同時，大多數中小企業尚欠缺完善的存貨管理制度，或是即使有相關制度也缺乏嚴格的考核和監督，存貨管理制度執行流于形式。實際操作中，中小企業驗收人和采購人往往為同一人，增加了存貨流轉過程徇私舞弊的風險，且企業對于單價小、規格多的存貨沒有形成統一的分類管理辦法，不利于企業做到全方面的控制。

第二，存貨管理信息化程度較低。很多中小企業對存貨的管理還處于初級模式，尚未實現信息化管理，大多采用手工操作或計算機管理并行的方式來管理存貨，這種情況下容易導致企業存貨核算不準確，賬實不符，無法對存貨進行及時監控，偷盜現象時有發生，不利于企業的內部管理。雖然也有部分中小企業建立了健全的存貨管理信息系統，但這樣的系統穩定性、準確性較差，除記載存貨的收、發、存的數量外，其他方面數據很不健全，與供應商也不能聯網，存貨信息無法第一時間得到反饋，常會誤導企業采購行為，存貨實物管理混亂、存貨信息不準，造成存貨脫銷或積壓，無法實現為企業資金管理提供決策依據。

第三，缺乏科學的存貨采購計劃。科學的存貨采購計劃是中小企業存貨管理的薄弱環節。目前，我國大多數中小企業往往把存貨管理的重點放在原材料采購和成品的銷售上，過于忽視存貨成本和存貨資金占用情況，缺乏科學的采購計劃和銷售預測，僅憑感覺進行采購，不能按物資實際需求量提出采購申請，無法對存貨進行定性和定量的控制，沒有形成采購存貨的限額責任管理，容易導致供不應求或供過于求等不合理狀況，嚴重影響企業的正常經營活動。另一方面，由于沒有科學的采購計劃，中小企業采購中常出現頻繁采購現象，大大增加了企業的采購成本。

第四，存貨管理內部控制問題突出。一是中小企業在職能分工上不盡合理，管理人員往往身兼數職，人材料采購、驗收和產品銷售等可能均由同一人來完成，容易出現質次價高、缺斤短兩、企業資產流失等現象；二是中小企業人員監管制度不規范，例如一些中小企業僅憑采購人員提供的發票入賬、報銷，容易滋生采購人員與供應商之間相勾結的行為；三是大多數中小企業均缺乏內部審計機構，或是相關職能被弱化了，企業既無規范的存貨管理規則，也沒有相應的存貨盤點制度，忽視對存貨的倉儲、保管、領用、報廢等方面的控制。

三、加強中小企業存貨管理的建議和對策

第一， 完善企業存貨管理制度。首先，加強存貨采購控制，。由采購部門編制采購計劃經審批后再進行采購，加強與供應商的談判力度，確保采購合同按時、按質、按量完成，在驗收方面，相關部門應就運單、發票、合同進行嚴格驗收，建立保管責任制，保證存貨安全，在資金支付結算上財會部門應就合同、驗收單、入庫單、付款通知等進行審核，確認無誤后再付款。其次，完善領用管理制度，建立規范的出庫制度，做到只要存貨發出，就要嚴格填制存貨出庫憑證，建立存貨定期盤點清查制度，嚴格按照存貨盤點單要求記錄當前存貨情況，確保賬實相符。再次，完善銷售管理制度，規范銷售發出存貨提取程序，要求見單發貨，并要求財務人員通過存貨周轉天數、存貨周轉率等指標加強存貨管理。

第二，加強存貨管理信息化建設。隨著經濟信息化的推進，中小企業應充分重視存貨的信息化管理，建立適合自身發展的信息化管理系統，健全實物流轉信息與賬務處理信息及時化通道，便于相關人員可以實時、動態了解存貨信息，以實現企業存貨資金的有效管理，保持企業強大的競爭力。例如，中小企業可以使用ERP信息管理系統，它能夠將企業物資資源、資金資源和信息資源有效整合在一起，同時通過ERP系統企業可以實現存貨信息資源在各部門或是部門與供應商之間的共享，有利于企業對資金、貨物、人員和信息的全方位監控，有效阻止企業各部門各自為政、信息阻塞、賬實不符等問題的發生。

第三，加強存貨采購管理，完善采購計劃。一是規范采購行為，對采購貨物的品質、價格、數量等進行動態監控，增加采購透明度，要求做到“貨比三家”，選擇信譽好、價格低、質量優的供貨企業；二是運用科學方法計算存貨成本，目前我國中小企業大多采用移動加權平均法作為存貨計價的方法，但這種方法工作繁瑣且工作量大，需要有專人負責，隨著電算化系統在中小企業的推廣，建議使用個別計價法進行存貨計價，這種方法確定的存貨成本最為準確；三是提高采購計劃人員綜合素質，采購計劃員要有較高的業務素質，對生產工藝流程及設備運行情況要有充分的了解，掌握設備維修、備件消耗情況及生產耗用材料情況，進而做出科學合理的存貨采購計劃。

第四，采用科學的存貨管理模式，控制最佳庫存量。傳統的庫存管理方法包括：ABC分類法，依據存貨成本價值和用量大小、重要程度對存貨進行管理；定量訂貨模型，指當庫存量下降到預定最佳庫存數量（訂貨點）時便按規定數量進行訂貨補充；定期訂貨模型則是按預先確定的訂貨間隔期間進行訂貨補充庫存，每次訂貨數量不同，其需要連續盤點庫存以便達到訂貨點就發出訂單。另外，中小企業也可以通過加強供應鏈管理來實現最佳庫存量，供應鏈庫存管理是將傳統供應模式產生訂單進行補貨改變成以實際或預測的消費需求進行補貨，是在企業與供應商相互合作的基礎上，基于雙方成本最優原則，由供應商管理庫存，確定庫存水平和補給的策略，控制最佳庫存量，其主要步驟包括選擇合適的供應商、建立與供應商及時的信息共享機制以及進行JIT操作。

第五，加強存貨內部控制。中小企業存貨內部控制應做到以下幾點：一是中小企業應根據自身生產經營特點，建立與供應、銷售方的信息共享機制，嚴格采購和銷售制度，有效發揮存貨內部控制制度；二是建立存貨業務崗位責任制，要求相容職能相分離，如存貨請購與審批、采購的驗收與付款等，確保各崗位之間能夠相互制約和監督；三是建立一套科學合理的授權審批制度，規范存貨管理的授權審批方式、程序和權限，嚴禁未經授權人員辦理存貨業務；四是完善存貨業務流程控制，包括存貨的取得、驗收、入庫、倉儲、保管、領用、處置等環節的工作控制，確保存貨管理內部控制制度能夠在企業存貨管理的全方位嚴格執行，并進行合理的獎懲。

總之，一直以來存貨問題始終困擾著中小企業的生產經營管理活動，影響中小企業經濟效益的實現，因此重視存貨管理，改善存貨管理，對于提高中小企業的經營成果，保障中小企業健康、穩定發展具有十分重要的作用。

參考文獻：

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（作者單位：灌南縣財政局）