銷售和收款業(yè)務(wù)的內(nèi)控分析

盧木華

摘要：文章就銷售業(yè)務(wù)可能存在的風(fēng)險，詳細闡述了防范銷售風(fēng)險的具體措施：實行銷售預(yù)算管理、崗位分工與職責(zé)權(quán)限、銷售與發(fā)貨控制、貨款回籠的控制，明確了銷售風(fēng)險內(nèi)部控制的目標。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；銷售風(fēng)險；內(nèi)部控制

一、引言

銷售是指企業(yè)銷售商品、提供勞務(wù)并取得貨款的行為。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，銷售工作是各項工作的龍頭，商品銷售出去，款項能夠及時回籠，其他各項工作才能有序進行，實現(xiàn)全年的利潤目標才有希望。相反，如果銷售工作做得不好，全年的利潤目標就會落空；款項不能如期收回，及使實現(xiàn)了利潤，也只是紙上富貴，空歡喜一場。因此，加強銷售工作各環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，對各種可能出現(xiàn)的銷售風(fēng)險加以防范非常必要。

要做好銷售工作，順利實現(xiàn)公司的利潤目標，在銷售與收款中至少應(yīng)防范下列風(fēng)險：一是銷售預(yù)測不科學(xué)，不合理，可能導(dǎo)致預(yù)測不具有前瞻性，導(dǎo)致生產(chǎn)與市場脫節(jié)，造成產(chǎn)品積壓，占用大量流動資金，或者由于限產(chǎn)設(shè)備開臺率不足，固定費用無法消化；二是缺乏客戶的信用管理，對應(yīng)收賬款的催收不及時，可能導(dǎo)致貨款難以收回；三是不科學(xué)的定價政策，可能使得產(chǎn)品市場競爭力下降；四是不訂立銷售合同，可能導(dǎo)致公司面臨法律風(fēng)險。

為防范上述風(fēng)險，在實際工作中，我們公司主要采取了下述幾項措施：

二、實行銷售預(yù)算管理

公司建立了全面預(yù)算管理制度，實行銷售預(yù)算管理。由負責(zé)銷售的副總牽頭，每年的九月份開始，從銷售、供應(yīng)、財務(wù)、審計等相關(guān)部門抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干，收集資料，了解未來市場需求，在充分聽取了客戶及銷售人員的意見后，著手制定下一年度的銷售預(yù)算。根據(jù)市場情況、目標利潤、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營能力制定銷售與收款預(yù)算，并將銷售與收款預(yù)算細化到各產(chǎn)品系列和各有關(guān)銷售部門與銷售人員。經(jīng)過幾上幾下的修改，于十二月份制定出下年的銷售預(yù)算草稿，由總經(jīng)理牽頭召開有各部門負責(zé)人和相關(guān)人員參加的會議，討論修改預(yù)算草稿，作為公司全面預(yù)算的重要組成部分，上報董事會。經(jīng)董事會批準后，以預(yù)算文件的形式下發(fā)至生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)等部門貫徹執(zhí)行；每月初財務(wù)部對上月公司銷售任務(wù)完成情況，及對年度預(yù)算完成進度都要進行跟蹤分析，找出與預(yù)算產(chǎn)生差距的原因，與營銷部共同尋找解決問題的辦法，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。在營銷部建立銷售管理責(zé)任制，完成預(yù)算銷售任務(wù)的給予獎勵，未完成預(yù)算銷售任務(wù)的按照考核要求給予處罰。

三、明確崗位分工與職責(zé)權(quán)限

公司建立了銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確了相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限。一項銷售業(yè)務(wù)，必須經(jīng)過兩個以上崗位的人員共同參與，才能最終完成。確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離。形成相互制約、相互監(jiān)督。

根據(jù)銷售工作的需要，公司制定了《客戶信用管理辦法》。在營銷部建立了客戶信用檔案。信用檔案要符合信用管理的要求。建立科學(xué)的客戶信息分類標準，從客戶的逾期收款情況、公司總資產(chǎn)、注冊資本、資產(chǎn)負債率、流動比率、速動比率、應(yīng)付款余額、應(yīng)付款支付周期、利潤率、年銷售額、市場占有率、行業(yè)信譽、合作時間，管理水平、組織結(jié)構(gòu)等方面進行全面評估，制定客戶信用等級標準。在評估了各客戶的信用等級后，再確定每一客戶的信用額度，每次賒銷和未還欠款之和不得超過該額度。信用檔案由營銷部指定專人將其錄入ERP系統(tǒng)中，經(jīng)營銷部經(jīng)理審核后，作為內(nèi)部資料可供部分經(jīng)授權(quán)使用的相關(guān)人員查閱（無修改權(quán)）。并且至少每半年對客戶信用情況進行重新評估。對客戶發(fā)生的失信情況，作為污點記載，調(diào)減該客戶的信用等級和信用額度。

營銷部指定專人負責(zé)執(zhí)行《客戶信用管理辦法》，財務(wù)部負責(zé)監(jiān)督營銷部信用管理辦法的執(zhí)行情況。信用管理人員和銷售人員是不相容崗位，要相互分離，避免銷售人員為增加銷售額，私自增加客戶的信用額度，給公司帶來損失。

我們公司下屬還有若干獨立的子公司，財務(wù)部在對本部公司客戶的信用檔案、信用額度進行監(jiān)督的同時，還要對下屬子公司的銷售發(fā)貨業(yè)務(wù)與授信信息進行監(jiān)控，防止下屬公司向未經(jīng)信用授權(quán)的客戶賒賬發(fā)貨，并防止客戶以較低的信用等級同時與集團的兩個或兩個以上的子公司進行交易，造成對該客戶賒欠金額過大，而損害整個集團公司的利益。

在辦理銷售業(yè)務(wù)過程中，嚴格按照規(guī)定的權(quán)限履行相關(guān)授權(quán)和審批程序。某些部門有何職能，某些崗位應(yīng)負何責(zé)，有何權(quán)限，均以文件形式公開，便于部門之間、崗位之間相互監(jiān)督。同時也作為內(nèi)部審計審查的依據(jù)。

公司在一定時期，根據(jù)具體情況對辦理銷售業(yè)務(wù)的人員進行崗位輪換或者區(qū)域調(diào)整，以防范個別銷售人員將本應(yīng)屬于公司的公共客戶資源變?yōu)槠鋫€人資源，損害公司利益。財務(wù)部、倉儲部的相關(guān)崗位也要實行定期輪崗，在崗位變動時，移交人與接受人要辦理移交清單，除雙方當事人簽字外，還要有主管人員到現(xiàn)場監(jiān)交，并簽字。防止個別素質(zhì)不高的人員，鉆管理的漏洞。

公司成立了以總經(jīng)理為首，由分管銷售的副總經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理及部分銷售骨干、成本會計等人組成的產(chǎn)品價格委員會，負責(zé)制定公司的產(chǎn)品標準價格。產(chǎn)品標準價格根據(jù)市場變化情況及時更新。在執(zhí)行產(chǎn)品標準價格的基礎(chǔ)上，針對某些商品可授予銷售副總一定限度的價格浮動權(quán)，銷售副總可結(jié)合市場特點將價格浮動權(quán)向下實行逐級遞減分配，同時明確權(quán)限執(zhí)行人，執(zhí)行人必須嚴格遵守規(guī)定的價格浮動范圍，不得擅自突破。財務(wù)部相關(guān)崗位在開票收款的同時負責(zé)監(jiān)督上述價格政策是否被準確執(zhí)行。

四、銷售與發(fā)貨控制

在實際工作中公司嚴格按照以下規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)。

第一，合同審批。產(chǎn)品銷售合同由銷售員與客戶進行初步交流，形成合同草案。合同訂立前應(yīng)履行銷售合同審批制度，銷售、生產(chǎn)、財務(wù)等部門均參與相關(guān)業(yè)務(wù)的洽談。對銷售合同草案中所涉及的銷售價格、付款期限及方式、發(fā)運等條款要嚴格審查。營銷部負責(zé)審核價格、客戶的資信能力和回款期限，生產(chǎn)技術(shù)部審核產(chǎn)品的交付能力和質(zhì)量保證條款等。各部門負責(zé)人對所審核的內(nèi)容負責(zé)。由律師根據(jù)法律法規(guī)要求，結(jié)合本公司的實際，制定標準格式合同。一般業(yè)務(wù)，可采用公司統(tǒng)一的標準格式合同，重點審查個別條款。金額重大的銷售合同，要有公司法律部門律師的參與。

第二，合同簽訂。銷售合同經(jīng)審批后，由分管銷售的副總與客戶簽訂正式銷售合同。如遇特殊情況可授權(quán)營銷部經(jīng)理代為簽訂。合同簽訂后，由營銷部將掃描件錄入ERP系統(tǒng)中，以供后道工作人員，根據(jù)合同條款進行把關(guān)。

第三，組織銷售。營銷部經(jīng)辦人員按照經(jīng)批準的銷售合同編制發(fā)貨申請單，并經(jīng)營銷部經(jīng)理審核、銷售副總審批后通過ERP系統(tǒng)下達至財務(wù)部；財務(wù)部開票員在開具銷售發(fā)票前對客戶信用情況及產(chǎn)品銷售價格進行審查，審查無誤后，根據(jù)發(fā)貨申請單向客戶開出銷售發(fā)票。

第四，組織發(fā)貨。倉儲部門依據(jù)銷售發(fā)票的發(fā)貨聯(lián)發(fā)貨。在發(fā)貨前，倉庫產(chǎn)成品保管員應(yīng)當仔細查看銷售發(fā)票發(fā)貨聯(lián)所列的品種和規(guī)格、產(chǎn)品批次、發(fā)貨數(shù)量等內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)疑問要及時與銷售部門和財務(wù)部門聯(lián)系，確保貨物的準確發(fā)運。

銷售退回業(yè)務(wù)必須經(jīng)ERP退貨申請流程審批后方可執(zhí)行。銷售退回的貨物應(yīng)當由銷售人員在ERP系統(tǒng)上填制入庫單，注明退回貨物的品種規(guī)格、產(chǎn)品批次和數(shù)量，退貨的理由；由生產(chǎn)技術(shù)部質(zhì)量工程師現(xiàn)場檢驗后出具質(zhì)量檢驗報告，或發(fā)表質(zhì)量處理意見，并在ERP系統(tǒng)上公布；倉儲部門保管員核實入庫單上的品種規(guī)格、產(chǎn)品批次和數(shù)量，與清點的貨物一致后，在入庫單上簽字確認；財會部門在對質(zhì)量檢驗報告、成品入庫單以及退貨方出具的退貨憑證等進行審核后辦理相應(yīng)的退款事宜，并對退貨原因進行統(tǒng)計分析。

公司在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，并加強銷售訂單、銷售合同、銷售發(fā)貨申請單、銷售發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作，及時作出相應(yīng)的會計處理，更新應(yīng)收賬款余額。

在營銷部設(shè)置銷售臺賬，及時反映各種商品、勞務(wù)等銷售的開票、發(fā)貨、收款情況，并由營銷部經(jīng)理對銷售合同執(zhí)行情況進行定期跟蹤審查。銷售人員保存好客戶訂單、銷售合同等相關(guān)購貨單據(jù)，定期交給營銷部經(jīng)理，按照時間順序進行集中統(tǒng)一裝訂。年度結(jié)束作為營銷部的檔案材料，交公司檔案室統(tǒng)一保管。

五、貨款回籠的控制

財務(wù)部負責(zé)及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。對以銀行轉(zhuǎn)賬方式辦理的銷售收款，應(yīng)當通過公司核定的賬戶進行結(jié)算。銷售回籠貨款應(yīng)由出納人員及時入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售人員應(yīng)當避免接觸銷售現(xiàn)款，防止出現(xiàn)貪污挪用公司資金的現(xiàn)象。

財務(wù)部往來會計應(yīng)當每月對每一客戶應(yīng)收賬款余額進行賬齡分析，并結(jié)合回款期限，統(tǒng)計出已逾期的應(yīng)收賬款。將已逾期的客戶名單及其逾期金額，以書面形式及時報給分管銷售的副總和營銷部經(jīng)理，由其督促營銷部門及有關(guān)業(yè)務(wù)人員加緊催收；營銷部應(yīng)當將催收記錄（包括往來函電）妥善保存。對催收無效的逾期應(yīng)收賬款應(yīng)采取包括法律程序在內(nèi)的多種方法解決，不能無限期地任其拖延，因為時間越長，貨款收回的難度會越大。

應(yīng)收賬款應(yīng)按照客戶的信用等級分類管理，嚴格區(qū)分并明確收款責(zé)任，不斷關(guān)注客戶的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，以防客戶信用等級向不利的方面發(fā)展。對確定已經(jīng)發(fā)生的應(yīng)收賬款壞賬，要逐一查明原因，明確責(zé)任，在報總經(jīng)理辦公會議研究，形成書面處理結(jié)果后，由財務(wù)總監(jiān)依據(jù)會計制度的要求，指定專人作壞賬核銷的會計處理。造成的壞賬損失納入經(jīng)營層年度績效考核。 對已經(jīng)核銷的壞賬要進行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時應(yīng)當及時入賬，防止形成賬外款，或者小金庫。

應(yīng)收票據(jù)的受理范圍和管理措施：

對于應(yīng)收票據(jù)，目前我們公司僅受理銀行匯票及銀行承兌匯票。財務(wù)部負責(zé)對應(yīng)收票據(jù)的合法性、真實性進行審查，及時提請銀行等專業(yè)機構(gòu)進行鑒定，防止不法分子以虛假票據(jù)進行欺詐。財務(wù)部安排專人負責(zé)保管應(yīng)收票據(jù)。應(yīng)收票據(jù)的取得和貼現(xiàn)必須經(jīng)由保管票據(jù)以外的主管人員的書面批準。對于即將到期的應(yīng)收票據(jù)，應(yīng)當及時向付款人提示付款；已貼現(xiàn)但仍承擔(dān)收款風(fēng)險的票據(jù)要在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。

財務(wù)部應(yīng)指定往來會計定期與往來客戶（包括關(guān)聯(lián)企業(yè)）通過函證等方式，對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來款項進行核對，并形成雙方簽字確認的文件記錄。如有不符，應(yīng)當查明原因，及時處理。

內(nèi)部審計部作為相對獨立的部門要定期抽查、核對銷售業(yè)務(wù)記錄、銷售收款會計記錄、產(chǎn)成品出庫記錄和產(chǎn)成品入庫記錄，及時發(fā)現(xiàn)并處理銷售與收款中存在的問題；同時，還應(yīng)定期對倉庫的庫存商品進行實地盤點。將抽查的結(jié)果，作為內(nèi)部控制評價的依據(jù)。

通過上述一系列控制措施，要達到如下銷售控制目標：實現(xiàn)銷售與收款業(yè)務(wù)的預(yù)算和審批控制；實現(xiàn)銷售與收款業(yè)務(wù)的職責(zé)分工；對銷售收款業(yè)務(wù)進行正確的會計核算；建立和健全銷售業(yè)務(wù)憑證流轉(zhuǎn)與管理等制度；定期清理與分析應(yīng)收款項與壞賬，保持賬戶記錄的正確性；保證銷售與收款信息的真實性和完整性以及在財務(wù)報告上的正確披露。

隨著公司組織機構(gòu)的調(diào)整、公司職能的重新劃分以及公司外部環(huán)境的變化，為實現(xiàn)上述銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)控目標，內(nèi)部控制措施也必須與時俱進，不斷調(diào)整更新，不斷充實完善。

參考文獻：

1.企業(yè)內(nèi)部控制控制編審委員會.企業(yè)內(nèi)部控制配套指引講解[M].立信會計出版社出版，2011.

2.李敏 .企業(yè)內(nèi)部控制控制規(guī)范[M].上海財經(jīng)大學(xué)出版社出版，2011.

（作者單位：江蘇悅達紡織集團財務(wù)部）