普通高校成人學(xué)籍檔案管理的思考與建議

邵媛 魏勇健 孫靜

摘要：普通高校成人學(xué)籍檔案管理是成人教育管理的一項重要內(nèi)容，是學(xué)生在校期間整個學(xué)習(xí)過程的完整記錄，也是學(xué)校培養(yǎng)和教育學(xué)生的原始真實記載，對提高成人教育教學(xué)質(zhì)量及管理水平起著重要作用。本文對成人學(xué)籍檔案的有效管理提出一些思考與建議，以便能逐步規(guī)范檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：成人學(xué)籍；檔案管理；普通高校

中圖分類號：G647文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2012）08-0057-02

成人學(xué)籍檔案是搞好成人教育工作的重要基礎(chǔ)，是學(xué)生入學(xué)資格、學(xué)習(xí)成績、獎懲及畢業(yè)等情況的真實記載和反映，是經(jīng)過科學(xué)整理歸檔的文字、表冊等材料。它系統(tǒng)地記載學(xué)生的錄取審批、入學(xué)注冊、考試成績、獎懲資料、休學(xué)復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)退學(xué)、畢業(yè)生的注冊驗印等原始記錄。由于成人高等教育辦學(xué)形式、入學(xué)方式、培養(yǎng)層次、學(xué)制等的多樣性，決定成人學(xué)籍檔案的復(fù)雜多樣性。因此，加強成人學(xué)籍檔案管理，對提升成人教育的教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量，促進成人教育的發(fā)展，具有重要作用。

一、重視檔案管理工作，促使檔案管理現(xiàn)代化

高校領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到成人學(xué)籍檔案對成人教育工作的重要意義，站在全新角度審視檔案工作，使檔案工作從保守型機制、封閉型發(fā)展模式中擺脫出來，并積極推廣應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式，使檔案的收集、整理、保存和查詢電子化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)成人學(xué)籍檔案管理的信息化與資源共享，促使檔案管理水平不斷提高。

二、明確管理目標，強化檔案意識

成人學(xué)籍檔案作為成人高等教育一項重要基礎(chǔ)性工作，其管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量和發(fā)展。為實現(xiàn)此培養(yǎng)目標，高校必須高標準、嚴要求地做好學(xué)籍檔案管理過程的每一項工作，因此，學(xué)籍檔案管理人員必須增強檔案意識，認真學(xué)習(xí)相關(guān)的政策法規(guī)，真正從思想上認識到成人學(xué)籍檔案管理工作的地位和重要作用，熱愛自身崗位，端正工作態(tài)度，明確崗位職責(zé)，在檔案收集、整理、立卷、歸檔過程中認真完成每一環(huán)節(jié)，嚴格把關(guān)，建立高質(zhì)量、規(guī)范的檔案文件。

三、完善管理制度，健全檔案管理體系和審查機制

健全的學(xué)籍檔案管理體系是成人高等教育工作的重要前提，因此，高校學(xué)籍檔案管理工作必須規(guī)范化和科學(xué)化，結(jié)合本單位的教學(xué)實際，從人員、內(nèi)容、方法以及軟、硬件設(shè)施等方面著手，不斷完善學(xué)籍檔案管理工作的各項規(guī)章制度，學(xué)籍檔案建設(shè)、管理及利用工作涉及學(xué)生的切身利益，僅靠檔案管理人員遠遠不夠，必須引起院、系領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和各部門的積極配合，建立健全收集、整理、檢查、審核、歸檔、保管、保密、轉(zhuǎn)遞、送交和查閱等各工作環(huán)節(jié)的職責(zé)與規(guī)章制度，并制定相應(yīng)的政策法規(guī)文件，做到實際工作中有章可循、有據(jù)可依、客觀準確、完整連續(xù)。

一方面，在建立檔案時要制定統(tǒng)一的立卷和歸檔標準，對制定各類封面、表格形式、紙張大小等方面要有統(tǒng)一要求，諸如紙張大小均采用A4紙，將個別大于A4紙的材料進行折疊或裁剪空白處、小于16K紙的材料裱糊成A4紙；封面采用統(tǒng)一字號、字體等，這樣便于歸檔后的整理、裝訂等；另一方面要加強審查力度，使各項規(guī)章制度切實落實到每項工作中，特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的檢查審核，確保檔案材料真實、完整與規(guī)范[1]。

另外，現(xiàn)行的檔案管理制度仍是按紙質(zhì)文件檔案制定的，已不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，高校應(yīng)堅持以科學(xué)發(fā)展觀的思想和與時俱進的精神，結(jié)合自身實際情況，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種方式共同管理，并建立相應(yīng)的制度，方便查閱、檢索和保存，以期有效地做好學(xué)籍檔案管理工作。

四、加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍建設(shè)

綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)技能精湛的檔案管理人員是做好成人學(xué)籍檔案工作的重要保障，因此，要重視檔案管理隊伍的建設(shè)，首先應(yīng)挑選責(zé)任心與工作能力強、熟悉檔案工作業(yè)務(wù)和成人教育工作特點的人員擔(dān)任學(xué)籍檔案管理工作，使其明確責(zé)任職能，并由部門領(lǐng)導(dǎo)安排專人負責(zé)學(xué)籍檔案的審查與監(jiān)督工作，定期復(fù)查，做好復(fù)查記錄，記清復(fù)查日期和結(jié)果，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，杜絕檔案材料收集不完整、不及時，立卷不合規(guī)范等現(xiàn)象，以確保檔案質(zhì)量，維護檔案的權(quán)威性和真實性；其次，應(yīng)切實提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，如政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)等方面，使之具有愛崗敬業(yè)、恪盡職守、責(zé)任心強等良好品德；再次，加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，如通過學(xué)歷教育、短期專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)講座和會議交流等方式來提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和實際工作能力，通過學(xué)習(xí)不斷更新檔案專業(yè)知識，以更好地服務(wù)于本職工作，使檔案保管有序，閱卷便捷。

此外，還可建立賞罰機制，把年度考評與工作業(yè)績相結(jié)合，對認真負責(zé)、有突出貢獻的工作人員進行獎勵，反之，對工作懈怠、屢出差錯的工作人員扣除部分薪金，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)嚴加教育和培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和工作積極性，確保成人高校學(xué)籍檔案的質(zhì)量。

五、充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案共同管理

全國成人高考每年招考一次，錄取新生從入學(xué)到畢業(yè)涉及的各類學(xué)籍檔案材料必須齊全完整，能全面、真實、客觀反映過程的全貌，包括錄取表、學(xué)生登記表、學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表以及各類在學(xué)期間的成績單、試卷、論文、實習(xí)鑒定、圖像采集照片等資料，要及時整理與立卷，按照年度分類，統(tǒng)編為××屆學(xué)生檔案全宗，以便做到審查每一環(huán)節(jié)時有據(jù)可依、真實可靠。針對有些檔案，除采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，還可充分利用計算機、校園網(wǎng)和一些軟件系統(tǒng)，將一些紙質(zhì)檔案保存為電子檔案形式共同管理。

（一）錄取表

錄取表是學(xué)籍注冊、新生數(shù)據(jù)審核、畢業(yè)生電子注冊數(shù)據(jù)核對的唯一合法依據(jù)。成人高考錄取結(jié)束后，省考試院按各學(xué)校的層次和專業(yè)打印出錄取表，并加蓋省考試院公章，由學(xué)校審領(lǐng)；同時錄取表還有與之對應(yīng)的電子檔案，即招生錄取數(shù)據(jù)庫，需要時只需在數(shù)據(jù)庫中輸入檢索詞即可查閱到對應(yīng)信息，必要時再翻閱錄取表，這樣既提高查詢速度，又減少錄取表的使用率，避免錄取表被損壞[2]。然后將錄取表（如每5年）加以整理、裝訂、歸檔，保持錄取表的原始性與完整性；錄取數(shù)據(jù)庫以光盤形式加密存儲、備份。

（二）學(xué)生登記表和學(xué)生成績表

學(xué)生登記表和學(xué)生成績表是學(xué)生在學(xué)期間基本信息和成績的反饋和記載。可將學(xué)生登記表和學(xué)生成績表制成正反雙面一頁，正面為學(xué)生登記表，記載學(xué)生基本情況、學(xué)歷及工作簡歷、家庭主要成員、學(xué)籍異動情況等內(nèi)容，并附上學(xué)生近照；反面為學(xué)生成績表，記載教學(xué)計劃規(guī)定的全部課程、畢業(yè)日期和畢業(yè)證號等內(nèi)容。然后按學(xué)號從小到大順序整理，分類裝入貼有對應(yīng)標簽的檔案盒中。待學(xué)生畢業(yè)后，按班級整理裝訂成冊，加貼封面，編為××級學(xué)生登記表。

結(jié)合計算機和校園網(wǎng)，成人高校利用綜合教務(wù)管理平臺，可將學(xué)生登記表和學(xué)生成績表構(gòu)成電子檔案[3]，首先從招生庫中導(dǎo)入學(xué)生基本信息，根據(jù)學(xué)生填寫的紙質(zhì)學(xué)生登記表增加相應(yīng)數(shù)據(jù)模塊，如“增加簡歷”、“增加家庭信息”、“增加獎勵”、“增加異動”、“畢業(yè)設(shè)計”、“畢業(yè)證書”等，及時修刪和完善學(xué)生基本數(shù)據(jù)，對學(xué)生學(xué)籍異動、獎懲處分等情況做好記載，必要時可上傳學(xué)生電子圖像照片；其次，任課教師登錄該系統(tǒng)平臺，設(shè)置并輸入課程期末考試成績和平時成績，由系統(tǒng)自動測出總評成績，對考分為0和申請免修免考的學(xué)生成績相應(yīng)標記為“缺考”和“免考”，然后直接提交，先后由系里負責(zé)人審核、成教學(xué)籍管理人員審批，再由任課教師打印出書面成績單和成績分析單后加蓋系部印章、存檔，如確需更改成績須到成教學(xué)院說明，這樣可大大減少教師和成績管理人員的重復(fù)勞動，真正實現(xiàn)跨校區(qū)、異地成績管理。該系統(tǒng)平臺構(gòu)建一份電子檔案，依據(jù)用戶不同權(quán)限，使用用戶名和密碼可以直接共享、查詢并獲取學(xué)生信息，只需輸入關(guān)鍵詞即可完成相關(guān)檢索，如再需要閱覽其紙質(zhì)檔案，只要找到對應(yīng)的卷宗即可，從而提高查詢速度和準確性。此外，還可利用FoxPro數(shù)據(jù)庫或Excel軟件完成上述電子檔案的構(gòu)建內(nèi)容，但需定期更新數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性，可采用光盤形式加密存儲、備份，防止計算機感染病毒，導(dǎo)致數(shù)據(jù)文件不能打開、缺失或損壞。

（三）畢業(yè)生登記表

畢業(yè)生登記表是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的最終鑒定，待學(xué)生修完教學(xué)計劃規(guī)定的全部課程、成績合格后，由學(xué)校組織學(xué)生使用簽字筆認真填寫基本信息，由學(xué)籍管理人員登記課程和成績，加蓋實習(xí)合格印章，詳細記載學(xué)籍異動情況和其他內(nèi)容，如獲得學(xué)士學(xué)位等情況，粘貼照片，對符合畢業(yè)要求的學(xué)生在學(xué)校意見欄加蓋“準予畢業(yè)”印章和公章。學(xué)生登記表為一式兩份，一份發(fā)放畢業(yè)生，由畢業(yè)生交予單位人事科隨個人檔案存放；另一份按照畢業(yè)證書編號后三位從小到大依次整理，由學(xué)校存檔，并附上該屆畢業(yè)生名單，包括姓名、性別、身份證號、專業(yè)、層次、學(xué)制、畢業(yè)證書編號等內(nèi)容，以便將來查詢與核對。

綜上所述，成人學(xué)籍檔案管理是一項系統(tǒng)、龐大的工程，涵蓋了紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，學(xué)籍檔案管理人員不僅要提高自身業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，還應(yīng)嚴格按照規(guī)章制度切實做好檔案文件的整卷、歸檔和管理工作，確保檔案文件的真實性、完整性和安全性，使成人學(xué)籍檔案管理工作逐步向科學(xué)化、規(guī)范化和信息化邁進。

參考文獻：

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管理[J].高教高職研究，2009，（20）.

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[3]胡偉莉，黃華文.普通高校成人教育學(xué)籍管理信息化、規(guī)

范化、科學(xué)化的研究[J].科技廣場，2006，（8）.