淺析企業(yè)實施會計電算化風險及處理方案

諸祺生

摘 要：計算機技術引入會計活動中以后，會計的使用取得了突飛猛進的發(fā)展，計算機為會計帶來諸多便利，并極大地沖擊了傳統(tǒng)會計。以往需要多人合作完成的復雜會計工作，在會計電算化模式下，可由計算機自動完成，即省時省力，又方便快捷準確，計算機技術同時也帶來一些安全隱患和問題。

關鍵詞：會計電算化 風險 解決方案

中圖分類號:F230文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）08-157-02

一、企業(yè)實施會計電算化風險及問題

會計電算化和傳統(tǒng)手工會計相比，具有快速、準確、省力、全面、方便查閱等特點，正是因為會計工作建立在計算機技術和網(wǎng)絡信息技術之上，才會出現(xiàn)以下傳統(tǒng)手工會計時很少出現(xiàn)的風險。

1.會計軟件存在的風險。企業(yè)在使用會計電算化軟件配置時，通常會采用購買和自主研發(fā)兩種模式。會計電算化發(fā)展到今天，軟件市場不斷會有最新軟件推出，很多企業(yè)往往會在購買軟件時選取目前市場最為先進的會計軟件，但是這種軟件時候是否適合企業(yè)自身特點，是否能夠真正融合到企業(yè)自身會計系統(tǒng)中并不確定，這種情況往往會無法使會計軟件發(fā)揮最佳效率，并且會降低企業(yè)會計的安全系數(shù)。另外部分企業(yè)使用自身開發(fā)的會計軟件，但是在開發(fā)過程中，企業(yè)大多采用生命周期法，由于研發(fā)人員不能夠真正做到詳細了解企業(yè)細致需求，研發(fā)軟件與企業(yè)情況不能一一吻合，軟件在使用過程中出現(xiàn)微小漏洞或者誤差，導致會計電算化存在安全隱患，給不法分子提供可乘之機。

2.計算機維護不當釀成風險。企業(yè)使用會計電算化之后，傳統(tǒng)會計的許多組成要素都會通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)，包括會計賬目、貨幣現(xiàn)金、會計信息等都會轉換成電子文件存儲在企業(yè)的計算機之內，然后通過網(wǎng)絡進行企業(yè)共享。這些存儲在計算機之內的數(shù)據(jù)是以電磁信號的形式，通過磁盤或者網(wǎng)絡作為載體來儲存的，所以在實際的操作中，是一些虛擬的數(shù)據(jù)文本或者載體，是有別于傳統(tǒng)的紙質文件那樣實體化、可視化，使用人員或者維護人員很容易不小心刪除或者故意篡改，這種變動一般不會留下痕跡，所以不易發(fā)現(xiàn)，在維護過程中存在風險。一旦企業(yè)會計工作專用計算機連接到網(wǎng)絡，就會給維護工作帶來更大的風險，目前利用計算機網(wǎng)絡技術進行犯罪不易直接查找線索，其操作手段一般也高于絕大多數(shù)企業(yè)的防范手段。連接到網(wǎng)絡后，系統(tǒng)數(shù)據(jù)就會在網(wǎng)絡環(huán)境中共享，雖然有自己的密碼和防護措施，但是并不能完全阻擋病毒的入侵，這樣會給維護人員帶來巨大困難，增加風險，后果嚴重。

3.業(yè)務操作中的風險。實行會計電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)會計陳舊落后、計算繁瑣的手工核算之后，多數(shù)企業(yè)并沒有從管理上細化工作規(guī)范，沒有跟上會計電算化發(fā)展的步伐。犯罪分子往往會利用防范制度上的漏洞，盜取企業(yè)機密密碼進行越權操作以達到侵吞企業(yè)財產(chǎn)的目的。會計軟件都有一套相對完整的授權、審批和密碼保護功能，充分發(fā)揮它的作用，可以讓我們在公布信息的同時較好地保護會計系統(tǒng)。在實際的操作過程中，單位會把系統(tǒng)密碼在財務科公開，使財務人員共享，這種做法將會給企業(yè)帶來很大風險。如果財務人員不慎或者玩忽職守將密碼泄露，那么得知密碼的人員都可以通過網(wǎng)絡控制企業(yè)會計系統(tǒng)，造成會計數(shù)據(jù)的破壞、丟失或者系統(tǒng)癱瘓。另外在會計檔案的收集和整理過程中，操作人員可能會出于各種原因并沒有在規(guī)定的時間將計算機系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)備份，沒有脫離原計算機系統(tǒng)進行保存。這些數(shù)據(jù)一旦由于內在或者外在的原因遭到破壞，就無法在短時間內還原數(shù)據(jù)。

二、企業(yè)實施會計電算化風險解決方案

企業(yè)會計的特殊性使得其不允許出現(xiàn)偏差和失誤，一旦出現(xiàn)問題，后果不堪設想，甚至無法挽回。所以對于目前企業(yè)會計電算化存在的風險，必須提前預防，不能在問題出現(xiàn)之后再進行補救措施。

1.加強軟件購置及開發(fā)的管理。目前大多數(shù)企業(yè)會計電算化系統(tǒng)計算機軟件都是通過外購獲得，只有少數(shù)大型企業(yè)的軟件系統(tǒng)是通過自主研發(fā)或者企業(yè)聯(lián)合研發(fā)的方式獲得。企業(yè)在購置軟件時，由于每個企業(yè)都有自身特點，對于軟件的選擇并沒有統(tǒng)一的標準，所購置的軟件是否成熟穩(wěn)定直接關系到數(shù)據(jù)的安全問題。所以企業(yè)在購置或者自主研發(fā)軟件時，應該制定一套實際可行的管理措施，對所選擇軟件的標準一定要嚴格適合該企業(yè)自身特點，軟件系統(tǒng)必須是經(jīng)過實踐證明可行的，安全可靠的，購置的會計電算化應用軟件必須是經(jīng)財政部門評審通過的，并應有詳細的操作說明。對于企業(yè)自主研發(fā)軟件時，首先要經(jīng)過調研和系統(tǒng)科學的分析，然后制定一套研發(fā)規(guī)范。研發(fā)系統(tǒng)的各項數(shù)據(jù)必須經(jīng)過企業(yè)有關部門的評審鑒定，在投入使用之前，先要經(jīng)過一定時間段的測試，以防止研發(fā)人員由于問題考慮不全造成偏差。

2.加強組織控制。在企業(yè)內部，將會計電算化和傳統(tǒng)會計部門分開管理，在不同的部門，會計人員各司其職，不得兼任。工作人員實施崗位責任制，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都要有專門的人員來負責，這樣在會計的操作構成中可以有效監(jiān)控任何一個環(huán)節(jié)，加強會計工作人員的責任心。另外也可以將會計部門分成基礎會計和電算化會計，基礎會計人員負責會計主管、出納、核算、稽核和檔案等。電算化會計人員負責操作、維護和管理，會計軟件有專門人員負責。另外電算化會計人員必須在每次會計操作后將會計數(shù)據(jù)備份，交由基礎會計人員存檔保存。各部分人員設置不同的密碼，密碼個人負責，防止工作人員越權操作。這樣各部分人員都能夠相互制約和牽動，防止違反行為出現(xiàn)。

3.加強操作風險防范。會計電算化的操作過程要嚴格依據(jù)企業(yè)會計流程，如果是自主研發(fā)的軟件，可在軟件中加入防止重復操作和失誤操作的控制程序，如果是購置的軟件，盡量使軟件滿足上述條件。另外，設置會計專用計算機，在計算機中加入操作痕跡記錄功能，對于歷史記錄或者已結賬的會計數(shù)據(jù)，設置普通管理員不可更改保護，在需要修改數(shù)據(jù)時，必須首先獲得企業(yè)負責人員的授權后方可修改，并記錄修改內容和修改人員的信息以及修改日期等數(shù)據(jù)，這樣可以有效保證數(shù)據(jù)的完整和真實性。另外對于整個會計電算化軟件系統(tǒng)，根據(jù)會計人員的分配，可以設置密碼權限，每個部分設置不同的密碼和權限，比如會計數(shù)據(jù)的收入、修改、核算、檔案保存等部分，設置不同的人員和不同權限，每個部分的負責人員只能進行其所負責的部分操作，并且操作結構都會在總的賬號中顯示。這樣可以有效防止一人或者多個甚至整個系統(tǒng)的權限進行偷盜和篡改數(shù)據(jù)。

4.維護風險的防范。盡管處理維護中出現(xiàn)的風險較為困難，但是只要措施得力，仍可以保證其危險盡可能少的出現(xiàn)。定制一套內部定期檢查制度，有專門人員負責，檢查會計電算化賬務是否合理正確。另外，在防止外部入侵等方面，加強殺毒軟件的配置，定期或者不定期的進行殺毒，設置防火墻，對不明來源的訪問進行攔截或者提醒。對于會計專用計算機一定要控制計算機上的軟件，只允許安裝會計電算化軟件，禁止安裝游戲、聊天、視頻等軟件，以防止外部入侵。如果技術允許，在會計專用計算機上安裝外部軟盤或者硬盤識別軟件，設置與專用軟盤、硬盤配套的識別程序或密碼，防止外來軟盤、硬盤攜帶病毒的入侵。

參考文獻：

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2.許文君.會計電算化發(fā)展中存在的問題及解決對策[J].北京工業(yè)職業(yè)技術學院學報,2008(7)

3.張哲.新形勢下企業(yè)會計電算化的內部控制探討[J].信息化建設，2007(2)

（作者單位：武警六安市消防支隊后勤處 安徽六安 237009）

（責編:賈偉）