ERP環境下會計信息質量控制研究

馮建新

［摘要］ ERP環境下，會計信息生成的途徑包括手工錄入信息和集成信息，會計信息生成模式具有集成化、實時化和精細化的特點；同時，企業的管理理念、生產運行、管理及會計核算都發生了深刻的變革?；贓RP的特點和變革，會計信息質量產生了新的系統風險、數據輸入風險、數據處理風險、人工不當干預風險和權限控制風險；針對新的風險，提出了構建矩陣式會計信息質量控制保障體系、構建基于測試系統正確性的評價模型、構建業務處理監控清單、完善避免人工不當干預的防范措施和強化系統權限管理等五項對策。

［關鍵詞］ ERP；會計信息；質量控制；對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 004

［中圖分類號］F233［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）06- 0007- 03

會計信息質量是會計工作的基石，根據《企業會計準則——基本準則》的要求，會計信息必須具備可靠性、相關性、可理解性和及時性等特征。ＥＲＰ（Enterprise Resource Planning）環境下，企業管理理念、會計核算平臺及業務流程發生了深刻變化，會計信息來源、加工、存儲過程出現的新的風險因素，對會計信息的可靠性、相關性和及時性產生了全方位的影響。本文從ＥＲＰ環境下會計信息生成的流程、特點、風險入手，研究提出了會計信息質量控制的對策。

1ＥＲＰ環境下會計信息生成流程及特點

ＥＲＰ是整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業資源管理系統，融合了先進的管理思想，集中體現了物資流、資金流、信息流“三流合一”。

以ＳＡＰ軟件為例，該ＥＲＰ管理軟件主要包括物流管理、財務管理、內部支持管理和特殊解決方案模塊。其中物流模塊包括銷售（ＳＤ）、物料管理（ＭＭ）、生產管理（ＰＰ）子模塊，財務管理模塊包括財務會計（ＦＩ）、成本（ＣＯ）、資金（ＴＲ）子模塊，內部支持管理模塊包括質量管理 （ＱＭ）、設備維護 （ＰＭ）、人力資源 （ＨＲ）子模塊，特殊解決方案模塊包括工作流 （ＷＦ）、行業解決方案 （ＩＳ） 子模塊。目前河南油田分公司已上線運行的模塊主要集中在物流管理、財務管理模塊。

ＥＲＰ環境下，會計信息的生成有兩條途徑：

（１）信息集成。ＥＲＰ系統通過定義事務處理（Ｔｒａｎｓａｃｔｉｏｎ）相關的會計核算科目與核算方式，在事務處理發生的同時自動生成會計核算分錄，保證信息流與資金流、物流的同步記錄和數據的一致性。ＳＡＰ系統中的集成信息主要來自物料（ＭＭ）、生產（ＰＰ）、銷售（ＳＤ）、資產（ＡＭ）等模塊。集成信息產生的地點集中在業務部門，其原始數據的錄入是由業務人員承擔或觸發的。ＥＲＰ系統處理集成業務的資金流量占企業整個資金流量的７６％以上，生成的會計信息行項目占企業會計信息行項目的８３ ％，生成的會計分錄占全部會計分錄的８７％。

（2）手工信息。主要是通過ＥＲＰ系統財務會計模塊（ＦＩ）手工錄入會計業務，其會計信息產生的地點集中在財務部門，會計信息的錄入、處理是由會計人員承擔的。ＥＲＰ系統下處理非集成業務的資金流量僅占企業整個資金流量的 ２４ ％，生成的會計信息行項目占企業會計信息行項目的１７ ％，生成的會計分錄占全部會計分錄的１３％。

由此可見，ＥＲＰ環境下，會計信息生成的模式與非ＥＲＰ環境下的模式相比，有著基于信息化的顯著特點：

（1）集成化。ＥＲＰ系統在處理采購、銷售、生產等業務的過程中，根據系統后臺配置，自動采集業務數據，自動選擇會計科目，自動生成會計行項目和會計分錄，會計信息直接來源于采購、銷售、生產業務處理的數據，保證了會計信息與業務數據的同源性和來源的唯一性。

（2）實時化。ＥＲＰ環境下，會計信息生成與采購、生產、銷售各項經濟業務發生同步，消除了傳統會計信息收集上的時間差，實現了信息收集和報告的實時性。

（3）精細化。ＥＲＰ系統中的會計核算流程處理是根據事件驅動的原理設計的，系統對每項事務處理，包括位置、數量、價值和狀態的變化都會自動生成信息，涉及會計業務的都將生成會計分錄，同時，會計信息是按照每一項經濟業務生成行項目和會計分錄，呈現了經濟業務的最初始狀態，因此ＥＲＰ系統中信息數據量呈現海量化特征，與傳統的會計信息量相比，數據總量成數倍增加。

2ＥＲＰ的變革及對會計信息質量的影響

與傳統信息系統相比，ＥＲＰ環境下，管理理念、生產運行、企業管理及會計核算都發生了深刻的變革。

（１）管理理念發生了深刻變化。ＥＲＰ的核心管理思想是實現對整個供應鏈的有效管理，主要體現在注重供應鏈資源管理、精益生產、同步工程和敏捷制造、事先計劃與事中控制等3個方面。計劃、事務處理、控制與決策功能都在整個供應鏈的業務處理流程中實現，它要求在每個業務流程處理過程中最大限度地發揮每個人的工作潛能與責任心，流程與流程之間則強調人與人之間的合作精神，充分發揮每個人的主觀能動性與潛能。實現企業管理從“高聳式”組織結構向“扁平式”組織機構的轉變，提高企業對市場動態變化的響應速度。

（2）企業管理平臺發生了深刻變化。ＥＲＰ環境下，系統集成了物資采購供應、生產制造、銷售和財務會計等業務，實現了物資流、信息流和資金流“三流合一”，物資供應、生產管理、銷售、財務、計劃等部門均在一個平臺上操作，使原來的“小財務、單系統”變成了“大財務、大系統”，企業管理的平臺發生了質的變化。財務部門由原來自行收集原始資料進行會計業務處理變成了會計信息從不同部門集成產生，會計信息的及時性提高了，但會計信息的準確性、真實性、合法性的保障難度大大增加了。

（3）業務流程發生了深刻變化。ＥＲＰ軟件的應用改變了傳統的經營管理方式，它將企業的經營管理活動按照功能分為制造、分銷、財務、人力資源管理等幾大模塊，其功能實現需要企業對原有的組織機構、人員設置、工作流程進行重新安排，例如，將物裝部門的多級多庫存模式轉變為一級庫存模式，以適應ＥＲＰ運行的需要。

（4）會計核算方法發生了深刻變化。在核算體系上，由多級核算提升至一級核算；在會計報表編制方面，通過基于ＥＲＰ數據的ＢＷ＆ＢＣＳ系統，直接進行分公司、各事業部報表和整個公司報表的編制。

（5）成本管理及核算發生了深刻變化。①外部財務會計及法定報表與內部管理會計的需求分別在ＦＩ與ＣＯ兩個相對獨立又關聯集成的模塊中實現，并且在ＣＯ模塊中提供了更加靈活的成本管控手段。通過ＣＯ模塊與后勤模塊的緊密集成，實現成本管理與控制的高度實時性和有效性。②通過系統中定義的成本分配／分攤循環與維護作為分配分攤標準的統計指標等，實現成本費用在成本中心／訂單等成本對象間的自動結轉。③通過作業類型計劃價格的維護與作業分配，實現內部產品勞務按照定額價格的結算與考核。④在系統中對成本中心實現集中的計劃管理，并實時提供實際與計劃的比較分析，實現企業各級預算的管理與控制。⑤通過內部訂單的應用，提供對專項的費用管控對象進行計劃、會計核算、統計以及實時的資金可用性控制。

ＥＲＰ的變革，對會計信息質量的可靠性、相關性和及時性產生了新的風險，主要體現在五個方面：

（1）系統風險。ＥＲＰ是以軟件為載體的管理系統，系統功能的發揮，依靠大量的系統配置和標準業務處理的配置，系統配置不合理，導致系統無法有效支持業務處理和控制的實現，或造成業務處理錯誤，影響正常生產經營。系統風險在于：①由于系統的初始配置缺陷影響會計信息處理的可靠性和及時性；②系統運行過程中不正確的配置修改、業務傳輸影響會計信息的可靠性；③新的經濟業務類型在系統中沒有得到及時的配置而影響會計業務處理的可靠性和及時性；④ＥＲＰ系統沒有提供記賬審核功能，系統的記賬和業務處理并沒有把線上審核作為記賬和會計信息生成的必要條件和前置程序，業務數據的正確性和會計業務處理缺少必須的監控節點。

（2）數據輸入風險。ＥＲＰ系統以業務驅動和系統集成的特點，決定了企業經濟業務的數據輸入主要集中在企業供、產、銷環節的業務部門，進入系統的數據不真實、不準確、不完整，導致系統數據錯誤或被篡改，造成業務處理錯誤。數據輸入風險在于：①數據錄入分散性對數據錄入的可靠性產生較大影響；②業務人員很少具備會計專業知識，業務分類的規范性和可靠性存在較大風險；③ＥＲＰ集成業務生成的信息呈海量化特征，依靠傳統的人工逐項審核方式，不僅工作量極大，而且也難以保障審核的質量。

（3）數據處理風險。ＥＲＰ系統中會計信息處理依賴于配置的分配、分攤循環、作業類型計劃價格的維護與作業分配等，如果分配、分攤循環等配置、維護不當，將對會計業務處理的正確性產生全局性的影響。

（4）人工不當干預風險。ＥＲＰ系統在設計思想上減少了人工對業務數據和業務處理的不當干預，強化了系統計劃控制功能和線上控制功能，但是企業管理層、業務部門仍然可因某些目的，在業務處理的流程源頭進行人工干預，例如推遲或提前錄入業務信息，線下進行業務操作，規避系統的計劃控制、預算控制，對會計信息的可靠性、及時性、相關性產生不利影響。

（5）系統權限控制風險。ＥＲＰ系統用戶分布于企業供應、生產、銷售、財務、管理等多個部門，用戶眾多，以河南油田分公司為例，目前ＥＲＰ系統用戶８０９ 個，其中物流模塊用戶 ５２８ 個，財務模塊用戶２４５個，查詢用戶３６個，涉及角色 １ ８３２個，權限的配置和管理重要且復雜。系統權限管理的風險在于：①數據訪問控制不當，直接數據訪問的管理機制不健全，對通過后臺操作修改和刪除數據、通過前臺標記刪除或沖銷的活動沒有進行適當的審批、監控或記錄，導致系統數據被非授權訪問或篡改，造成業務處理錯誤甚至財產損失；②系統敏感操作的管理機制不健全，對導出、修改和刪除敏感數據，啟動或停止系統服務等活動沒有進行適當的審批、監控或記錄，導致系統數據被非授權訪問或篡改，造成敏感信息泄露、系統運行錯誤甚至財產損失；③系統用戶權限控制不當，不相容事務集于同一用戶，直接導致財產風險和損失。

3ＥＲＰ環境下會計信息質量控制對策

針對ＥＲＰ環境下影響會計信息質量的風險因素，圍繞提高會計信息的準確性、相關性和及時性，需要從5個方面進行質量控制。

3.1 構建矩陣式會計信息質量控制保障體系

ＥＲＰ環境下，盡管根據ＥＲＰ管理理念和運行需要，對企業組織進行了扁平化改造，但企業組織仍然是以直線職能式管理形式為主，形成按職能分類、自上而下的組織架構，體現在ＥＲＰ會計信息質量控制上，則是按職能進行管理，物料、生產、銷售各模塊在縱向上對ＥＲＰ運行進行組織和監控，財務部門被動地接受集成信息，對物料、生產、銷售各模塊錄入信息的準確性、及時性，業務分類的規范性等缺少事前的審核和過程監控。因此，有必要構建以兩級財務部門和ＥＲＰ支持中心為核心的矩陣式會計信息質量控制體系（如圖１）。

所謂矩陣式管理控制體系，就是由分公司、二級單位財務部門和ＥＲＰ支持中心及時介入物料、生產、銷售等模塊業務處理的審核和監控過程，強化對集成信息的審核、監控。二級單位財務部門對本單位集成業務數據在錄入系統時進行正確性、及時性、業務分類的審核，分公司財務部門對集成業務的重要數據進行審核，ＥＲＰ支持中心對各類業務數據錄入的規范性、完整性進行審核。構建以財務部門為中心的矩陣式會計信息質量保障體系，目的是進一步細化業務數據質量的管控責任，強化會計人員的監督職能，前移審核職能，確保集成數據準確、及時、完整地進入ＥＲＰ系統。

3.2 構建基于測試系統配置、修改、傳輸正確性的評價模型

系統配置、修改不正確，一旦傳輸進入生產系統，所有相關的業務處理都會按照錯誤的系統配置運行處理，對會計信息質量的影響是全面性的。因此，ＥＲＰ支持中心在建立ＥＲＰ測試系統和測試環境的同時，必須構建用于評價測試結果的模型，以確保傳入生產系統的配置參數及修改正確無誤，評價模型應考慮以下因素：

（１）模擬真實業務場景的數據、流程、處理方式。

（2）手工方式下業務處理的正確參數、結果。

（3）差異及原因分析。

各項配置在經過測試并通過正確性評價的基礎上方可傳輸進入生產系統使用。

3.3 構建業務處理監控清單

詳細分析影響會計信息數據質量的系統配置、操作、錄入節點，構建業務處理監管清單，以確保ＥＲＰ系統每一項業務處理的正確性都得到監控而不致發生遺漏。業務處理檢查清單應包括檢查的節點、檢查的內容、檢查的方法、檢查周期和責任人；清單分類包括主數據質量檢查、業務數據質量檢查、系統配置及業務流程控制檢查、配置要求及有效性檢查、ＥＲＰ賬期控制檢查。一般情況下，系統配置沒有變化的情況下，進行一次性監控檢查；對已錄入系統的業務數據進行定期和不定的監控檢查，但至少每月要檢查一次。

3.4 完善避免人工不當干預的防范措施

人工不當干預的成因是復雜的，但總體有兩類：①管理層為實現特定經營、財務目標而規避ＥＲＰ內容、預算控制；②責任懈怠、業務處理不規范對ＥＲＰ運行引起的消極性影響。針對人工不當干預的成因，一是要轉變管理理念，積極應對ＥＲＰ給企業生產、經營及管理理念帶來的變革，強化生產經營的計劃性，提升精細管理、同步工程水平，從根本上消除引起人工不當干預的誘因；二是規范日常業務管理流程和工作方式，適應ＥＲＰ環境下的工作方式變革，及時、正確處理業務，錄入數據，防止人為中斷業務及線下操作。

3.5 強化系統權限管理

完善系統權限管理和審批流程，建立、變更用戶賬號和權限，應由申請人單位主管領導審批后，業務部門和信息中心負責人對用戶角色的權限設定進行審批，交各模塊支持人員進行技術審核，由應用管理員在系統中實施相應的用戶角色維護操作。應用管理員在實施維護操作前，需進行權限測試并確認維護結果能夠滿足角色不相容原則要求。對涉及重要數據增、刪、改的用戶關鍵操作進行定義，安全管理員每季定期審核定義范圍內的用戶關鍵操作，識別潛在的違規操作，如發現異常情況應及時上報和解決。

總之，ＥＲＰ環境下會計信息質量風險的控制是復雜的，但只要針對風險的成因采取有針對性的措施和手段，就可以有效地保障會計信息質量，提高會計信息的可靠性、及時性和相關性。