高職院校檔案管理人員素質現狀分析

武建新

摘要： 高職院校檔案管理人員的素質決定了檔案管理的水平，本文對高職院校檔案管理人員素質現狀進行分析，為高職院校檔案的建設提供參考。

關鍵詞： 高職院校檔案管理人員素質提高對策

自國家啟動示范性高職院校建設計劃以來，示范建設院校在高技能人才培養、工學結合人才培養模式改革等方面取得了明顯成效，提高了高職教育的社會影響力，但是示范院校驗收工作的展開，尤其是2008年教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》的頒布實施，不僅給高職院校檔案工作帶來了前所未有的變化和挑戰，而且給高職院校檔案管理人員在素質上提出了新的、更高的要求。

1.高職院校檔案管理人員素質現狀

1.1高職院校檔案工作人員數量、學歷水平及性別比例失調。

隨著高職院校對檔案工作重視程度的不斷增強，檔案管理工作的隊伍也不斷壯大，但是高職院校檔案工作人員還存在人員數量不足，學歷水平較低，性別比例不協調的現狀。從教育部對72所教育部直屬高校的調查中可見一斑：高校檔案館（室）專職人員750人，兼職人員379人，專職人員數量不足，兼職人員數量過大;在專職人員中，檔案專業畢業的為459人，其中，博士研究生2人，碩士研究生22人，本科79人，大專48人，中專8人，受過檔案專業在職培訓教育的300人。由此可見，高校檔案館（室）工作人員的學歷水平遠遠低于專任教師的學歷水平，文化程度整體還是處于偏低的情況。同時，在這72所高校的專職檔案工作人員中，女性所占比例高達70.80%。這些失衡現象對于高等學校檔案工作的可持續發展都會造成一定的影響。高職院校目前檔案管理人員與教育部直屬高校還是存在較大差距的。

1.2高職院校檔案管理人員政治素質低，法律意識不強。

高職院校的檔案管理工作具有很強的政策性，因此對檔案管理人員要有較強的法律意識，必須按照國家的有關法律規定進行科學、規范管理。但是目前高職院校的檔案人員理論水平普遍不高，思想政治覺悟和辨別是非的能力還有待提高，行動上得過且過，責任心不強，影響了檔案工作的順利開展。還有部分檔案管理人員檔案意識和法制觀念淡薄，依法治檔、依法辦事的自覺性不強，沒有把依法治檔工作落到實處，影響了檔案事業的發展。

1.3檔案管理人員隊伍不穩定，人員流動性大。

目前高校檔案管理人員中兼職的多，專職的少，流動性大。尤其在部分高職院校檔案員都是兼職的，沒有專職的檔案管理人員，他們身兼多職，工作頻繁調動，奉獻精神和敬業精神不強，認為檔案工作并非自己的主要工作，建檔意識不強，極大地影響了檔案資料的收集、整理、歸檔。而檔案工作的性質、特點要求檔案管理人員隊伍必須具有一定的穩定性和連續性。

1.4業務素質低，缺乏創新和服務精神。

受人員編制、經費等多方面限制，目前高職院校一般都安排秘書、內勤人員擔任兼職檔案員，他們多數身兼數職，沒有經過系統的檔案業務學習和培訓，檔案業務素質較低。真正能在業務上熟悉，特別是能熟練運用現代信息技術開展檔案管理工作的人才更是少之又少。部分檔案管理人員因工作受到領導忽視而處于邊緣化的境地，因此在工作上因循守舊、滿足現狀、不思進取、管理手段落后、服務效率低下。更有部分檔案管理人員對檔案工作缺乏熱情，沒有創新進取精神。這些都不利于高職院校檔案事業的健康發展。

2.提高高校檔案管理人員工作素質對策

我國高職教育事業的迅猛發展，對檔案的管理工作提出了新的更高的要求，要在新形勢下提高高職院校檔案管理工作素質，就應從以下幾個方面來加強檔案管理工作。

2.1加強制度建設，完善檔案管理人員制度建設。

沒有規矩，不成方圓。檔案管理工作也一樣，沒有完善的管理制度，就會導致檔案管理工作始亂終棄。要順利開展檔案管理工作，首先，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規矩辦事。如建立檔案管理員工作職責、檔案室管理規定、檔案調閱審批規定、檔案保密規定、檔案室安全保衛制度、衛生制度、檔案管理員目標考核辦法等。其次，有關職責部門和分管領導還要定期檢查各項制度的執行情況，賞罰分明，目標考核的指標量化，并直接與年終考核掛鉤。

2.2加強隊伍建設，提高檔案管理人員業務水平。

首先，應明確檔案管理的職能部門，并由一位部門領導具體負責，并且要配備一定數量的專職、兼職檔案管理員，學校規模較大的，可以設人事、教學、基建、校產設備和綜合檔案管理員。

其次，要對檔案管理員提出明確的要求，因為檔案管理人員的業務素質水平直接影響著檔案管理工作的質量。應做到熱愛本職工作，忠于職守，既有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度，又有耐得住寂寞、樂于奉獻的工作精神；既有扎實的檔案管理的理論知識和檔案管理的基本技能，不斷創新的意識，又全面掌握辦公自動化技術，能夠將現代化科技手段和先進操作管理技術熟練運用于高校檔案管理工作中。

2.3加大資金投入，提高檔案管理人員的積極性。

高職院校檔案管理的現狀不容樂觀，遠遠落后于其他處室的建設，高職院校在編制年度預算時，要列出專項經費保證檔案管理現代化建設，如計算機、掃描儀、數碼攝像機、專用錄入設備、打印機等設備，為檔案管理工作提供良好的物質基礎。同時加強培訓的資金投入，提高檔案管理人員的積極性。

3.結語

總之，高職院校的檔案工作人員不僅要具備過硬的思想政治素質和良好職業道德素質，而且要具備較高的業務素質，良好的服務意識，以及較強的溝通能力。在熟悉館藏資源、精通檔案工作各個業務環節的同時，還要具備一定的信息挖掘、分析材料及編研能力。特別是要學習掌握計算機等信息技術，對電子環境下產生的信息進行搜集、加工、整理，逐步提高檔案工作的現代化管理水平。