論檔案工作者如何建立合理的知識結構

趙玉慶

［摘要］檔案管理工作者要下功夫汲取各種知識的營養(yǎng),為自己建造合理的知識結構。要有政治責任感，要懂得馬克思主義理論，知道講政治顧大局，努力學習和遵守相關的法律法規(guī)。還必須嚴于律己、忠于職守、遵守紀律、保守秘密，自覺規(guī)范自己的言行。做到政治強、業(yè)務精；檔案管理者的管理對象并不是單一的個體，這就要求檔案管理者積累大量的常識和文化知識，不斷學習文化知識、理論知識、現(xiàn)代科技知識，學習自己所從事的檔案工作的方針、政策、指導思想。還要具備扎實系統(tǒng)的檔案業(yè)務管理知識和技能；眼界開闊，不做井底之蛙，不斷拓寬視野，豐富知識為我所用。已成為當下檔案管理人員的共識。國外先進的檔案管理理論、經(jīng)驗要拿過來學習，國內(nèi)同行業(yè)成形的做法要吸納；一般傳統(tǒng)的檔案管理理論和操做知識要學習，專門檔案的管理理論和實際管理知識也要花時間去學習。

［關鍵詞］知識儲備；知識結構；積聚內(nèi)功

［中圖分類號］C93 ［文獻標識碼］ B ［文章編號］ １００９ — ２２３４（２０１２）０3 — ００93 — ０2

古人云：“工欲善其事,比先利其器。”要做好一項工作,必須有相應的手段，充分的準備。檔案工作者如果沒有必要的學識準備和知識積累,要勝任這項工作,恐怕要打問號的。所以,從負責檔案管理工作開始,就要下功夫汲取各種知識的營養(yǎng),為自己建造合理的知識結構。檔案管理工作是一種政治性較強的綜合性服務活動。管理人員不僅要有政治責任感,較好的理論水平,扎實嫻熟的業(yè)務基本功.還要注意加強以下幾個方面的修養(yǎng)。

一、思想道德修養(yǎng)

檔案管理人員首先要懂得馬克思主義理論。知道講政治顧大局,應努力學習和遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》 ，《中華人民共和國刑法》和 《中華人民共和國保密法》以及檔案管理的各項規(guī)章制度。自覺學習和遵守社會主義思想理論，與黨中央保持高度的一致,堅決按著黨中央的指導思想和精神進行工作,牢牢把握馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、和三個代表重要思想以及科學發(fā)展觀的主要精髓,并把這些思想武器迅速武裝到自己的頭腦。對哲學,政治經(jīng)濟學,科學社會主義的理論,要能記得它的基本原理,特別是對馬克思主義哲學,更因該多下功夫,學懂弄通,并學會用它來觀察世界,分析事物,指導行動。還必須嚴于律己、忠于職守、遵守紀律、保守秘密,自覺規(guī)范自己的言行。老話講的政治強、業(yè)務精。拿來要求檔案管理工作者應該說是恰如其分的。如果政治思想上不成熟,再精的業(yè)務也與事無補。決策層在選人用人方面,理所當然地要把政治思想成熟的人選調(diào)到檔案管理崗位。這樣,就會使保證需要控制使用的一般檔案和專門檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息不被非法查閱或訪問,確保檔案管理內(nèi)容不失密、不泄密,使檔案管理工作自然、有序地朝著既定的目標發(fā)展。

二、文化知識修養(yǎng)

學習是一個不老的主題。在當今這個無情的變革時代、競爭時代,不斷學習、終身學習已成為時代的要求,無論你學問多高,在學校專業(yè)成績多好,或者工作時間多長、經(jīng)驗多么豐富,都必須堅持學習新知識、新技能,才能保持良好的競爭狀態(tài)和較強的職業(yè)適應能力,否則在不斷更新的新知識面前就可能成為“文盲”、“半文盲”、“科盲”，最終成為競爭失敗者和被淘汰者。檔案管理者的管理對象并不是單一的個體,這就要求檔案工作者積累大量的常識和文化知識。這里并非要求檔案工作者成為百科全書式的人物,只要求具備基本的知識儲備。

從學習的廣義上講就是要多讀書多看報， 學習文化知識,理論知識,現(xiàn)代科技知識。狹義上說就是要學習自己所從事的檔案工作方針,政策,指導思想 。如果一名專業(yè)的檔案工作者,不了解與其工作相關的法律、法規(guī)、政策,就是不稱職。檔案管理工作水平的高低,質(zhì)量的優(yōu)劣,完全取決于檔案工作人員的文化素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)。在加強政治思想教育的和職業(yè)道德教育的同時,還必須要求檔案管理人員樹立“業(yè)務精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務現(xiàn)實”的理念。加強檔案人員的自身業(yè)務建設,一方面要注重檔案人員的繼續(xù)教育,走出去,積極參加檔案業(yè)務培訓,專題講座,學習別人成型的管理經(jīng)驗。另一方面要自覺學習檔案專業(yè)知識和理論。檔案工作者的工作對象是人事、醫(yī)療、會計、司法等各種檔案,所涉及的知識廣泛復雜,在工作過程中新知識,新問題自然會不斷出現(xiàn),這就要求檔案工作者不斷地更新知識,拓展思路,向書本學習向實踐學習,向法律學習.這樣才能創(chuàng)造性的完成自己的工作,更好的服務社會。

業(yè)務技能修養(yǎng)

堅定的政治立場是從事檔案工作的前提,也是思想保障。而扎實系統(tǒng)的檔案業(yè)務管理知識則是業(yè)務工作的基礎。檔案工作者對自己的業(yè)務不熟悉，一知半解，很難想象他能盡職盡責的完成本職工作。熟話講：干啥吆喝啥，作為一名檔案工作者，首先必須將檔案整理，編撰，歸類等相關業(yè)務精通熟記，這是創(chuàng)造性完成工作的基礎。

我們都知道,檔案工作既是一項業(yè)務性很強的工作,又是一項管理服務性工作,這就要求從事檔案工作的專職檔案人員,既要有扎扎實實的業(yè)務功底,又要有較強的管理能力和服務意識。當今知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡時代的沖擊,以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段,方式,給專職檔案工作者提出了更高的要求。為了生存立足和業(yè)務發(fā)展,專職檔案人員首先要適應新形勢,敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn),,善于提出新辦法,新思路,解決新問題,?勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式,在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新,有所突破。另外,專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務的各個環(huán)節(jié)步驟,而且還應該掌握各門類檔案,各種載體檔案的管理方法,在務實的基礎上促進創(chuàng)新。

就目前的檔案工作人員現(xiàn)狀而言,多數(shù)是非專業(yè)出身,學歷普遍偏低,知識結構也不盡合理,高層次的專業(yè)人才較少。向書本學習以夯實理論基礎和前沿知識,向同行學習以交流經(jīng)驗相互提高,這都是當務之急。各基層檔案部門要積極支持和鼓勵檔案工作者參加業(yè)務學習和培訓,努力使專職檔案人員成為掌握科學的、先進的工作方法,一專多能的檔案工作人才不僅是工作的要求,也是時代的迫切要求。

檔案管理人員都知道,以前,檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而計算機技術在檔案管理中的運用,可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作,使文件的形成、運行、轉換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來。這種現(xiàn)代化科技手段和先進的操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。

隨著電腦這種高科技產(chǎn)品進入尋常百姓家，熟練操作它不僅成為常人的自覺,也成為檔案工作者的首選。檔案匯集著大量的指示,并記載著豐富的信息,是一種豐富的信息資源.但人工整理它時工作繁瑣,重復勞動多,勞動強度還大,而利用計算機這一現(xiàn)代化手段整理檔案,能起到事半功倍的效果,這就給檔案工作者提出了新的要求,迅速掌握計算機的操作技能技巧,并及時運用到檔案管理工作中來。

檔案管理的數(shù)字化,信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向.檔案工作者都了解,在過去人工立卷時,立卷人往往根據(jù)本人的理解對文件進行分類,盡管仿照的都是統(tǒng)一標準,但因每個人的理解能力不同,對同一個文件就會有不同的分類,這就不可避免地產(chǎn)生對文件的分類不準的現(xiàn)象,因而影響案卷質(zhì)量,也給利用工作帶來諸多不便,現(xiàn)在利用計算機來模擬人工立卷,然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來,作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物,也可按文件形成的先后順序排列打印,這樣即降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發(fā)揮了計算機的管理優(yōu)勢,減少了手工操作,提高了工作效率。同時也能更好地服務于用戶。

三、拓寬視野修養(yǎng)

從事任何一種職業(yè)都需要有廣博的知識。作為學科,每一門都有自己專門的知識領域,有在知識運用方面的獨特的需求,要求建立符合這一需求的知識結構和知識框架。就檔案學而言,它雖然屬于社會科學,但是檔案管理的對象并不單一,與其相關的知識也很豐富,因此要求檔案工作者有必要了解或粗通其他學科的基本知識。

眼界開闊,不做井底之蛙。當今社會,信息資源起主導作用,而檔案資源作為信息資源的重要組成部分,對任何組織和個人來說,都是非常重要的資源。因此說從事檔案資源的專業(yè)工作者可以說是任重而道遠。

我們的經(jīng)濟生活正處于快速發(fā)展時期,知識在不斷的更新,新的行業(yè)和新的領域不斷的形成,這些對檔案業(yè)務的管理,服務等各項工作都提出了新的要求和新的挑戰(zhàn),作為檔案工作主體的專職檔案人員,如果知識貧乏,老化,單一,視野狹窄,墨守陳規(guī),那么面對諸多新情況,新問題,就很難提出很好的解救決辦法,在檔案實際管理工作中就談不上改進和創(chuàng)新.一切為了用戶,為了用戶的一切也就成了空話,因此說,不斷加強學習,拓寬視野豐富知識為我所用,已成為當下檔案專業(yè)人員的共識,國外先進的檔案管理理論、經(jīng)驗要拿過來學習,國內(nèi)同行業(yè)成形的做法要吸納。 一般傳統(tǒng)的檔案管理理論和操作知識要學習,專門檔案的管理理論和實際管理知識也要花時間去學。實際上看冬季運動項目管理中心的檔案管理工作,應該屬于專門檔案管理范疇。速滑、冰球、花樣滑冰等幾大項目的檔案管理工作,單憑報告、圖表、成績冊等簡單信息反饋遠遠不夠充實豐滿,檔案工作者有必要通過隨隊參加比賽,多次現(xiàn)場觀摩學習,參加戰(zhàn)前動員會,賽后總結會等主動參與活動去進一步熟悉了解,并積極和國內(nèi)外同行溝通交流,如此這般,檔案管理者視野開闊了,從實踐中來再到實踐中去,才能駕輕就熟地去管理好這些專門檔案。為領導和運動員服務，為冬季運動管理中心的整體工作服務。

“專門檔案的形成人員是專門檔案管理工作之本,他們只有充分參與,才能使自己的才能為單位的專門檔案管理帶來好處,并最終為單位的各項工作活動提供有效的專門檔案數(shù)據(jù)和信息方面的有力支持。”大家都知道,練功的人都講究“內(nèi)功”,“內(nèi)功”練不到家,就不能稱為“功夫人”搞檔案管理與此同理,堅持長期刻苦練“內(nèi)功”這樣爆發(fā)時才有力量,有氣勢.當然,練成“內(nèi)功”并不容易,不過,“莫言大道人難得,自是功夫不到頭”只要我們堅持不懈,埋頭苦干,定能成功。總之,專職檔案工作者要把學習作為生活中的第一需要.把終身教育作為一種必然的選擇,努力學習,不斷地給自己“充電”以拓寬視野,了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài),運用學科的新理論,新技術來指導和改進自己所從事的檔案工作,實現(xiàn)由單一專業(yè)型向復合型轉變。

〔責任編輯：馮延臣〕