電子檔案與傳統(tǒng)檔案的發(fā)展芻議

俞延梅

摘 要：文章闡述了電子檔案雖然具有為利用者提供檔案信息和參考依據(jù)的作用和功能，以及方便快捷的查詢(xún)服務(wù)。同時(shí)指出，由于電子檔案存在各種局限性，它將無(wú)法取代傳統(tǒng)的檔案，兩者必將長(zhǎng)期共存，互為補(bǔ)充。

關(guān)鍵詞：電子檔案 傳統(tǒng)檔案 發(fā)展

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2012）03-234-02

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及與發(fā)展，電子檔案的發(fā)展也越來(lái)越被人們所關(guān)注。電子檔案是隨現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的，由于它具有成本低、信息容量大、檢索快捷、傳輸方便等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，它的產(chǎn)生受到了社會(huì)各界的青睞。尤其是檔案的開(kāi)發(fā)利用信息資源共享和網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)服務(wù)將成為一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，在未來(lái)數(shù)字化時(shí)代電子檔案能否完全替代傳統(tǒng)檔案的作用和功能，是新時(shí)期檔案管理人員面對(duì)的新課題。對(duì)此，筆者從以下方面談幾點(diǎn)看法。

一、傳統(tǒng)檔案的利與弊

傳統(tǒng)檔案歷來(lái)是歷史的真憑實(shí)證，它的這種憑證作用，構(gòu)成了傳統(tǒng)檔案的基本價(jià)值——憑證價(jià)值。“傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)文件材料為對(duì)象，是原始的歷史記錄。也是傳統(tǒng)檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性”。傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證作用，是由傳統(tǒng)檔案的形成規(guī)律及其本身的特點(diǎn)所決定的。從檔案的形成看，它是原始形態(tài)的記錄品，也是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)亍?dāng)事人真實(shí)留下來(lái)的歷史記錄。未經(jīng)任何人改動(dòng)的原稿和原本，比較真實(shí)地記錄和反映了當(dāng)時(shí)人們的思想和活動(dòng)，可靠性強(qiáng)，是管理者經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐已總結(jié)出的一套工作流程及工作方法、原則。如：歸檔立卷制度，一年歸檔一次等，是令人信服的證憑實(shí)據(jù)，白紙黑字、鐵證如山。但隨著社會(huì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起，傳統(tǒng)檔案與社會(huì)發(fā)展的要求矛盾日益突現(xiàn)。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：（1）傳統(tǒng)檔案受時(shí)空制約。傳統(tǒng)檔案的利用方式較多，因是實(shí)物，查證、借閱、陳列展覽、咨詢(xún)、函調(diào)、編史修志、公布等一目了然。這些方式在一定程度上對(duì)開(kāi)發(fā)檔案信息資源和發(fā)揮檔案的功效起到了積極的作用，但又都受到一定的時(shí)空限制，利用者為了獲取關(guān)于某一領(lǐng)域、某一主題的檔案不得不花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力在室內(nèi)查詢(xún)，若主題不明確就會(huì)增加查找的難度，花費(fèi)大量時(shí)間和精力。（2）傳統(tǒng)檔案受存放制約。傳統(tǒng)檔案以實(shí)物的形式存放，在館藏方面需要大投入、大資金、大空間。而我國(guó)許多基層檔案館由于受資金等方面的制約，不可能達(dá)到館藏所要求的條件，因而會(huì)造成許多門(mén)類(lèi)載體的檔案流失，這給檔案管理部門(mén)提出了新的要求。

二、電子檔案面臨的難題

我們?cè)谇嗖A電子檔案優(yōu)越性的同時(shí)，還須高度關(guān)注電子文件給檔案管理工作帶來(lái)的一系列棘手難題。在這些難題沒(méi)有妥善解決之前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件絕不能輕易退出歷史舞臺(tái)，傳統(tǒng)文件和電子文件的長(zhǎng)期共存必須延續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的歷史時(shí)期。當(dāng)前電子文件及其歸檔管理的問(wèn)題，主要集中在如何確保和鑒別電子文件的“四性”難題上，即原始性、完整性、安全性和可讀性。（1）原始性難題。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，這種原始記錄一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如：當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，難以判定是否真是可靠。而對(duì)于紙質(zhì)文件我們可以說(shuō)“白紙黑字、鐵證如山”對(duì)“虛擬”的電子文件卻很難確認(rèn)其憑證價(jià)值，這是電子檔案管理遇到的最大困惑。（2）完整性難題。檔案價(jià)值需要以歸檔文件的完整性來(lái)維護(hù)。紙質(zhì)文件形式簡(jiǎn)單，紙質(zhì)文件的關(guān)聯(lián)可以通過(guò)信息實(shí)體的排列、組合及著錄加以保持。而電子文件的格式、結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)方式都比較復(fù)雜，文件的內(nèi)容及文件之間可以建立復(fù)雜、多維、虛擬的連接，如多媒體文件需要將多種格式文件集成后才能展示圖文聲茂的效果；數(shù)據(jù)庫(kù)須由許多數(shù)據(jù)庫(kù)文件及輔助文件的結(jié)構(gòu)化組合，才能記載千姿百態(tài)的信息世界；反映文件制作、運(yùn)行過(guò)程的背景信息是形成文件“附加值”的必要組成部分，而收集、維護(hù)電子文件的背景信息要比紙質(zhì)文件困難得多，如歸檔文件的附件、圖紙、圖表及批復(fù)件的請(qǐng)示難以組成一整套的歸檔文件。因此，維護(hù)電子文件歸檔的完整性又面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。（3）安全性難題。歸檔文件保護(hù)和保密是檔案工作的重要任務(wù)。電子文件和傳統(tǒng)的文件管理形式不同，紙質(zhì)文件專(zhuān)人管理，安全保密責(zé)任明確。而電子文件由于在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)，載體的轉(zhuǎn)換性、信息的易改性、復(fù)制的簡(jiǎn)單性、傳輸?shù)目旖菪浴⑿畔⒔邮軐?duì)象的開(kāi)放性以及文件內(nèi)容的可分解性，不僅造成電子檔案與載體的分離性，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)，而且，也長(zhǎng)期處于共享計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境下的使用者淡薄了對(duì)電子檔案存儲(chǔ)的關(guān)心，從而影響了電子檔案信息的真實(shí)性、完整性和可靠性；容易受計(jì)算機(jī)病毒侵襲、黑客攻擊等特點(diǎn)，使它的安全保密成了管理中薄弱環(huán)節(jié)，稍有疏忽就會(huì)造成信息的泄露和嚴(yán)重的損失。（4）可讀性難題。電子文件與傳統(tǒng)文件顯著區(qū)別在于電子必須借助特定的計(jì)算機(jī)軟件、硬件進(jìn)行閱讀和運(yùn)行。而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，由于各自的編碼方式不同、硬件型號(hào)檔次各異、加上制作、查詢(xún)、讀取、運(yùn)行電子文件所依賴(lài)的軟件在迅速地更新?lián)Q代，由此使歸檔電子的文件長(zhǎng)期性受到嚴(yán)重的威脅。如果電子文件不能順利地讀出，或讀出時(shí)失真，或無(wú)法正常運(yùn)行，則電子文件中的信息將成為“死信息”，再有價(jià)值的文件也失去其保存價(jià)值。另一方面，互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性，使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無(wú)法讀取，或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓，這是電子檔案再次遇到的難題。正因?yàn)殡娮游募哂猩鲜鏊膫€(gè)方面的難題，決定了它取代不了傳統(tǒng)文件，兩者必須長(zhǎng)期共存，互為補(bǔ)充。

三、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的關(guān)系

傳統(tǒng)檔案是電子檔案形成的基礎(chǔ)。電子檔案的基礎(chǔ)是其信息資源成為電子化資源，而這些電子化檔案信息資源的建設(shè)，離不開(kāi)傳統(tǒng)檔案的支持。檔案信息資源都是直接來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，這些檔案信息資源是不會(huì)自動(dòng)進(jìn)入電子化網(wǎng)絡(luò)的，除了部分是由形成活動(dòng)的開(kāi)展者直接以電子形式形成并提供上網(wǎng)外，相當(dāng)部分檔案還必須依靠具體的傳統(tǒng)檔案館去收集、整理、加工、然后掃描轉(zhuǎn)錄為電子檔案后才能供網(wǎng)上使用。因此電子檔案建成后，傳統(tǒng)檔案仍要做好館藏收集工作，并據(jù)此建設(shè)相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是電子檔案擁有豐富檔案信息資源的保證。否則，電子檔案將成為無(wú)源之水、無(wú)本之木。電子檔案館所提供的檔案信息的原始性、真實(shí)性和可考性必須有傳統(tǒng)檔案館藏的相關(guān)檔案資料作保證。否則，電子檔案也將名不副實(shí)。尤其是電子檔案目前還不具備法律憑證效力的情況下，傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)和保障作用就顯得更為重要。

電子檔案是傳統(tǒng)檔案的發(fā)展。電子檔案具有傳統(tǒng)檔案所不具備的技術(shù)條件，從而在服務(wù)手段、服務(wù)質(zhì)量、提供信息的廣度和深度等方面都比傳統(tǒng)檔案有了很大的提高。電子檔案把傳統(tǒng)檔案的社會(huì)功能進(jìn)一步增強(qiáng)和擴(kuò)大。電子檔案擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息資源，電子檔案的信息環(huán)境，可以擁有來(lái)自各地的各種檔案信息資源，這些資源不為我有、卻勝似我有，各傳統(tǒng)檔案館都可以方便使用。傳統(tǒng)檔案館除了提供自己的館藏為利用者服務(wù)外，還可通過(guò)電子檔案提供其他檔案信息為利用者服務(wù)。

四、電子檔案與傳統(tǒng)檔案并存的意義

1.解決電子文件的管理難題。我們應(yīng)該承認(rèn)紙質(zhì)文件向電子文件的過(guò)渡是一個(gè)必須的過(guò)程，但在管理初級(jí)階段，可采用兩種載體文件“雙保險(xiǎn)”和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的方法來(lái)解決電子文件管理中遇到的“四性”難題。

2.積極探索多元化的管理模式。信息管理對(duì)象的多元化是當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。如果我們僅僅著眼于內(nèi)容相同載體不同的歸檔文件的同步管理，而排除對(duì)紙質(zhì)或電子文件的“單軌”管理，顯然是不現(xiàn)實(shí)的。計(jì)算機(jī)的普及必然造成電子文件的與日俱增，工作量的增加。如果一味地強(qiáng)調(diào)電子文件的紙質(zhì)化，或盲目追求紙質(zhì)文件的電子化，都將使目前負(fù)擔(dān)過(guò)重的檔案管理人員背上沉重的包袱。

3.更好地整合信息資源。目前我國(guó)檔案管理中遇到的傾向性難題是由于長(zhǎng)期以來(lái)檔案鑒定工作的相對(duì)滯后和檔案收集思路的狹窄，使有些檔案部門(mén)的信息資源質(zhì)量和結(jié)構(gòu)配置存在相當(dāng)程度的不合理性。減少檔案信息資源中的重復(fù)冗余和“壽終”未“寢”部分，使檔案部門(mén)“減肥”，并吸收電子文件的新鮮血液，這是檔案管理面臨的迫切任務(wù)。

現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛利用，為檔案的管理、利用工作提供了可行的技術(shù)和方法。加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，積極探索新形勢(shì)下檔案工作的新思路新途徑，更好地為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

1.張秀敏.電子文件與傳統(tǒng)文件鑒定之比較研究.浙江檔案，2003（9）

2.周柳琳.檔案館未來(lái)發(fā)展道路探索之建設(shè)學(xué)習(xí)型檔案館.蘭臺(tái)世界，2010（52）

（作者單位：中國(guó)人民銀行西寧中心支行 青海西寧 810001）（責(zé)編：若佳）