高校館系文獻資源的整合與共享

楊曉晶

摘要： 高等教育體制改革的深化要求傳統的高校圖書館與院系資料室各自為政，分散管理的運行模式進行適應性改革。本文分析了高校圖書館與院系資料室整合與共享方面存在的主要問題，并就如何實現高校圖書館與院系資料室資源的整合共建共享提出了具體的解決途徑。

關鍵詞： 校圖書館 院系資料室文獻資源共建共享

隨著教育體制的改革，大學下面設立分院，各院（系）數量不斷增加，其獨立自主權逐步擴大。另外，隨著“211工程”的實施，很多學校進行聯合，還有很多學校擴建了新校區。圖書館與院系資料室各自為政，分散管理的運行模式已嚴重影響高校文獻資源的合理布局，無法充分發揮高校文獻資源的作用，因此，探討二者之間如何協調，實現資源的共建共享是圖書館員值得重視和研究的課題。

一、校圖書館與院系資料室文獻資源整合共建共享的意義

（一）有利于全校文獻資源的整體建設，優化文獻資源保障體系。雖然校圖書館訂購文獻品種多、涉及面廣，但還是滿足不了某些專業和科研人員的文獻需求，只有與具備學科優勢和專業特色的院（系）資料室進行文獻協調共建，才能使全校文獻形成具有群體優勢和合理的有機整體，才能更好地滿足教學科研對文獻的要求。

（二）有利于圖書經費和已有資料的充分利用。在同一所學校內，專業側重點是一樣的，有時會形成購書各類的重復，造成圖書經費的浪費。有的資料室所藏文獻只供本單位工作人員使用，外部門的讀者根本不知道某資料室有他們所需要的文獻。除圖書館外，各資料室也很難做到人員結構、知識層次的合理搭配，使所藏文獻不能得到科學合理的整理。因此，必須采取措施理順校圖書館和各院（系）資料室的文獻采購、編目、加工、整理和科學管理體制，改變多年來一直延續存在的校圖書館與各院（系）資料室，以及各資料室之間文獻重訂和浪費的現象，解決合理使用有限經費的問題，對全校文獻資源進行全方位的開發和利用，實現校內文獻資源共享。

二、圖書館與院系資料室資源共建共享存在的問題

（一）各自為政的松散管理模式。校圖書館與院系資料室基本上都是各自為政，形成一種分散型的管理體制。這種情況導致的現狀是，只有校圖書館采用軟件管理系統進行圖書借閱業務，而院系資料室仍然維持以往的傳統手工借閱服務。因為沒有統一和真正進入校圖書館的管理系統，即便讀者知道所需的圖書資料藏儲于某院系資料室，也無法借閱，無法真正實現使高校圖書館與院系資料室資源的共建共享。

（二）文獻資源利用率低。高校圖書館與資料室缺乏統一協調管理，各自為政，重復購書，資料室只為本院系服務，而不能為其他院系服務，尤其是不能為相近學科和專業提供教學、科研服務。結果大量的期刊或文獻長期滯架，無人問津；大多數文獻資源的利用仍是處于專業化、級別化或條塊化的封閉狀態，既無文獻資源的交流，更沒有文獻資源開發與互動的整合，導致文獻資源利用率低。此外，因為院系各專業資料室均不對外開放，所以對于相關學科的師生就不能及時得到所需的文獻信息。高校因合并而形成一校兩地或多地的狀況，各校區圖書館與各院系資料室之間又不能共享資源，所以不能通過館際和院系資料室之間互訪互借、資源共享。

（三）重復采購與浪費。圖書館和院系資料室的文獻的重復采購與浪費現象比較嚴重。由于校圖書館和院系資料室書刊不協調，造成圖書、報刊收藏的大量重復購置，緊張的圖書經費得不到有效利用。部分高校購置圖書經費不足，造成了校圖書館和院系資料室的文獻保障率降低。又因校圖書館與院系資料室片面追求“大而全”、“小而全”，采購圖書資料方面也出現了不必要的重復和資金浪費等現象。

三、高校圖書館與院系資源共建共享的措施

（一）建立以校圖書館為中心的管理體制。校圖書館與院系資料室既有分工又有協作，既各具特色又相互補充。這里包括：（1）全校聯合編目，建立查目中心。聯合編目在圖書館與系資料室中已有很長的發展歷史，資源共享業務工作需要把這部分工作納入進來，使其得到進一步發展，主要是促使各個系資料室共同編制聯合目錄、機讀目錄和聯機書目數據庫，建立查目中心，目的在于為資源共享提供查詢和檢索工具。第一，校圖書館為各院系資料室安裝相同的自動化管理系統，使之協調成為一個整體；第二，統一全校資料室圖書文獻信息資料的分類、編目及著錄，各院系資料室可在圖書館館員的指導下，將自己頗具專業特色的文獻信息資源，統一采用中國圖書分類法進行分類，并按校圖書館統一的MA格式著錄文獻信息。（2）強化數據提標準化和規范化。文獻資源共享的前提是共建，館系數據上網并能交換，是文獻資源共享的最有效手段。因此，應當強化各數據庫的標準化、規范化工作。數據庫軟件缺乏標準就難以規范，數據庫間沒有實用的數據接口，就難以進行二次開發，應當強化數據庫軟件開發商提供實用的數據接口中，實現數據互聯，資源共享。（3）發放統一的借閱證，實行校內文獻互借、互閱。這是實現校內文獻資料共享的有效途徑。要在協調采購、統一編目、建立文獻目錄數據庫的基礎上，圖書館和資料室統一開放時間，實行一卡通的借書、閱覽制度，規定統一的借閱范圍、方式、時間和借書期限，這樣既使用簡便又安全可靠，更便于管理。一卡通的實行，已不是簡單地為讀者提供服務的問題，它的意義在于將所有的資料室與圖書館聯合為一個超越空間的圖書館，讀者可以在其中任意地藏書，查找自己所需的文獻資料。這樣使圖書館與各院系資料室之間形成一個看似分離，實則緊密相連的文獻實體。以校圖書館為中心，把分散在各院系的資料室連接成一個互相協助、互相開放、密切聯系、聯機檢索、資源共享的多功能、全方位、多層次服務的有機文獻網絡系統。在計算機網絡環境下編制聯合目錄，建立一個完善的館院圖書文獻網絡，實現計算機網絡纏上共享或數據共享。該項工作可由圖書館和院系料室聯合共建，打破封閉的僵化書局面，建立起整體協調的動態管理模式，使兩者既相互合理合作又有分工，發揮他們的各自優勢。

（二）建立文獻采購的統籌協調平臺。高校圖書館與院系資料室的經費通常采用經費切塊管理方式。圖書館由學校單獨列入預算劃撥經費，而院系資料室是自籌經費購置書刊，難免出現重復投資與采購的現象。為了充分發揮有限經費的最大效益，校圖書館與院系資料室之間應進行協調采購：各部門互相通報將要購買的圖書、期刊和其他信息資料。購置書刊須加強對校圖書館對院系資料室業務流程方面的宏觀調控。各院系在訂購圖書期刊時應組織院系內有關專業課程的教師在征訂單上選訂一定數量的期刊。另外，經院系領導批準經費并確定所訂期刊，然后將訂單交給校圖書館統一辦理手續。圖書館需將各院系資料室所訂期刊進行匯總，同時將重復訂購的期刊與有關院系資料室進行協調，最終確定更換或取消重復購置的期刊。

（三）建立院系專業特色藏書體系。根據學校的規模、教學與科研水平、師生人數、專業設置等不同情況，明確規定校圖書館與資料室各自的收藏范圍和重點，形成一個既密切聯合又合理分工的協作信息網絡系統。這樣不僅能合理利用經費，而且能滿足不同類型、不同層次讀者的文獻需要。圖書館服務范圍廣，館藏可以綜觀全局，廣而博。而院系資料室是為本學院本專業的教學、科研服務的，在藏書建設上注重專業特色，館藏專而精。有針對性地選購能反映本學科和專業當前最新動態的理論性、學術性強的學科前沿專著。建立精品特色，重點收藏與教學、科研密切相關的各種工具書，如年鑒、統計資料等，形成有特色的藏書體系。編制特色數據庫，在校書目數據庫共享平臺上為讀者提供特色服務，這樣不僅可以實現文獻資源共享，還能實現知識共享。

（四）提高館員業務素質。在院系開展文獻資源共建共享的同時，為了更好地開展服務，需要一批高素質的館員。今后文獻資源共享的合作性最終必然走現代信息管理的道路。計算機、多媒體等現代技術的應用對文獻信息工作提出了更高的要求，資源共享在很大程度上要求情報信息工作人員有較高的外語水平，既要有相關的信息學專業知識，又要掌握熟練的網絡技能，并具備獲取、組織、傳播信息的能力。因此，必須有針對性地、有區別地、分層次地實施情報信息人員的繼續教育工作。

四、結語

教育部印發的《普通高等學校圖書館規程（修訂）》中指出：“高等學校的院系資料室是全校文獻保障體系的組成部分，在業務工作和資源配置上，接受學校圖書館的指導與協調。應面向全校開放，提高文獻信息服務，實行資源共享。”只有充分發揮圖書館與院系資料室文獻資源的整體效益，提高文獻資源服務的水平和質量，這樣才能極大地加快信息和文獻的流通和利用，充分發揮專業文獻信息優勢，才能真正實現校園高效率、低成本的知識資源共建共享。

參考文獻：

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