如何加強高校教學檔案管理工作

邱云貞

摘要： 高校教學檔案作為高校教學管理工作的重要組成部分，是反映和評估教學質量及教學管理水平的重要依據，對高校教學工作的可持續發展起著重大作用。但是，教學檔案歸檔不及時，歸檔材料不完整的現象嚴重制約了高校教學檔案的質量和日后的利用。本文針對高校教學檔案管理工作中存在的問題，從轉變思想增強歸檔意識、加大硬件設施的投入力度、加強教學檔案管理制度的建設、提高教學檔案管理人員的素質等方面闡述了如何加強高校教學檔案管理工作。

關鍵詞： 高校教學檔案管理工作

檔案是歷史的真實記錄，是聯系過去、現在和未來的紐帶，在社會各個領域發揮著不可替代的作用。而教學檔案則是學校教學實踐活動和教學管理工作狀態的真實記載，是反映和評估教學質量及教學管理水平的重要依據，也是一所學校校風、學風的物化反映。

一、加強教學檔案管理工作的必要性

凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學檔案。教學檔案的收集、整理、保存和利用是學校教學管理工作的重要組成部分。而二級學院是學校承擔教學管理和教學實踐活動的基本單位，因此科學、系統、規范的教學檔案管理將有效提高整個學院的教學管理水平，對規范學校教學工作的秩序也有著十分重要的意義。但在實際教學管理工作中，人們往往忽視了對教學檔案的收集、整理，致使教學檔案歸檔不及時，歸檔材料不完整的現象時有發生。從而導致教學檔案不能全面地反映教學實踐活動和教學管理工作的全貌，嚴重影響了高校教學檔案的質量和日后的利用，甚至影響了學校的發展。有的高校曾因教學檔案不全而嚴重影響了教學評估的質量。因此，如何加強高校教學檔案管理工作就顯得尤為重要。

二、高校教學檔案管理中出現的問題

現階段不少高校把管理工作的重心放在教學和科研等日常事務上面，缺乏對教學檔案管理工作重要性的認識，甚至不少人只是把教學檔案管理工作當成可有可無的輔助性工作，致使教學檔案管理領域存在這樣那樣的問題。

1.教學人員歸檔意識差。

近年來由于高校普遍比較重視科研成果，導致不少教學人員在工作過程中，錯誤地形成了重科研、輕教學的風氣。他們在工作過程中，把主要精力都放在科研上，而忽略了教學檔案資料的收集和整理。有些教學人員認為材料歸檔是可有可無的工作，因而對教學檔案資料不加收集和整理。還有一些教學人員認為個人的教學論文、論著、教學獲獎等是個人成果，與學校無關，因此不愿意上交，以致上交歸檔材料不及時，歸檔材料不全，最終導致材料的缺失，嚴重影響了教學檔案的完整性、系統性和準確性。

2.管理條件差、設備落后。

由于不少高校只重視科研項目、科研經費的管理工作，而對檔案管理工作重視不夠，因而高校檔案館基礎設施薄弱，檔案管理條件差、管理設備落后。很多獲獎材料原件只有一份，歸到檔案館的只有復印件，有的甚至連復印件都沒有，從而降低了檔案利用價值。至于那些報獎用的教學成果材料，現階段歸檔的大多也都是紙質材料，與紙質材料配套的電子文檔較少。特別是隨著信息化的發展，電腦、互聯網系統缺乏，使得無法通過網絡查找，嚴重影響了教學檔案查找利用的效率，滿足不了日常教學檔案使用的需求。

3.檔案管理制度不健全。

目前大多數高校雖然制定了教學檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的檔案管理規章制度。制度不夠完善合理，管理不夠全面，致使部分教學管理人員不按照工作流程認真收集和分類整理應歸檔材料，所有材料不加整理就全部交給檔案人員。這就容易造成檔案分類不清、歸檔不全，缺乏系統性和完整性，從而降低了教學檔案的利用價值。

4.檔案管理人員業務素質不高。

不少高校都存在檔案管理人員業務素質不高的現象，具體表現在三個方面：一是缺乏專門的教學檔案管理人員，不少高校的教學檔案管理人員都是教學秘書兼職，缺乏檔案管理的專業知識；二是對檔案工作重要性認識不夠，只把教學檔案工作當做一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性；三是計算機水平不高、實際操作能力不強。尤其是近幾年因高校評估在引進人才的同時，也調進了不少家屬，這些家屬隊伍大多都被安排做了教學秘書。他（她）們沒有經過任何的業務培訓，就直接上崗，不可能在短時間內適應現代化教學檔案管理工作。

三、如何加強高校教學檔案管理工作

為全面地反映教學活動和教學管理工作的全貌，提高整個學院的教學管理水平，我們必須要從以下幾方面入手加強高校教學檔案管理工作。

1.轉變思想增強歸檔意識。

從思想上重視教學檔案管理，這包括轉變領導觀念。我們應該認識到教學檔案不規范的首要原因是重視不夠，因此首先要在全校范圍內開展強化檔案意識的宣傳教育工作，使全校師生員工充分認識到教學檔案管理工作的重要性和必要性。認識到教學檔案對于正確評估辦學水平，研究教學方法，提高教學質量，都具有十分重要的作用。其次是要加強與教學人員的協調和溝通，讓教學人員進一步認識到材料的形成、積累、整理、歸檔是教學活動必不可少的環節，是教學人員不可推卸的責任。最后是強化教學檔案管理員的服務意識。設法消除教學人員利用檔案不便的后顧之憂，調動其歸檔的積極性，使他們能互相協作、努力配合，適時、主動地報送教學材料和教學成果。同時檔案管理人員也應改被動為主動，積極協助、指導教學人員做好教學材料的歸檔等工作。從而改變教學檔案工作滯后于教學工作的局面，推動高校教學檔案管理工作的開展。

2.加大硬件設施的投入力度。

以往傳統的對教學檔案管理的方法不外乎是對其文章資料進行紙張式的保存，但隨著信息時代的到來，教學檔案管理也必須走上信息化管理的道路，以促進高校的教學工作高效進行。因此學校領導要從人力、物力、財力等方面對教學檔案管理工作予以支持，加大對檔案室硬件設施的投入力度，建立健全與辦學規模相適應的高校檔案管理機構。妥善解決檔案的安全問題。增設電腦、互聯網系統及掃描儀、復印機、縮微設備等，引進先進的檔案管理軟件，對電子檔案進行分類，對紙質檔案進行檢索，實現由原來依靠手工查找到計算機智能檢索的轉變，提高檔案查找的速度，從而極大的提升檔案的管理水平及查找效率。

3.加強教學檔案管理制度的建設。

有效的管理工作需要工作制度作保障，而健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規范化的關鍵。所以加強教學檔案管理制度的建設是必不可少的。具體可從以下三個方面入手：一是根據我國相關法律法規和有關檔案管理規定，結合高校實際，從教學檔案的收集、歸檔、保管、利用等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是結合高校實際制定完善的教學獎勵辦法，鼓勵廣大教學人員及時把自己的教學成果報到教學檔案管理部門。三是制定各級檔案管理人員的崗位職責與獎勵制度，提高檔案人員的歸檔意識。完善的規章制度必會提高廣大教學人員的存檔意識，促進教學檔案管理工作朝著制度化和規范化的方向發展。

4.提高教學檔案管理人員的素質。

檔案管理的科學性取決于檔案管理人員的管理水平，而檔案管理人員的整體素質又制約著檔案管理人員的管理水平。因此提高教學檔案管理人員整體素質是做好教學檔案管理工作的前提。這就要求檔案管理工作者不僅要具備檔案管理方面的專業知識，還要有較高的業務素質，以及現代信息技術運用能力和信息加工處理能力。尤其是近幾年因高校評估在引進人才的同時，也調進了不少家屬，這些家屬大多被安排做了教學秘書，他（她）們本身的業務素質、業務水平參差不齊，又沒經過任何的業務培訓就直接上崗，不可能在短時間內適應現代化教學檔案管理工作。因此，檔案管理部門尤其應注重加強檔案管理人員的學習，定期組織他們參加業務知識和計算機網絡化知識培訓，幫助檔案管理人員及時掌握新形勢下檔案管理的規范程序；檔案管理人員也應主動提高業務素質和管理水平，適應信息化社會對檔案管理人員的要求。并根據本校的實際，深入研究，摸索出一套行之有效的教學檔案開發利用程序，推動高校教學檔案管理工作的開展，以便更好地發揮教學檔案的作用。

四、結語

加強高校教學檔案管理工作是強化教學管理的需要，也是提高教學質量的需要。我們必須與時俱進，從思想上提高認識、增強歸檔意識，加大硬件設施的投入力度，從制度上加強建設，規范管理，才能避免出現以上檔案管理工作中出現的問題。從而使教學檔案在推動教學發展、提高教學質量等方面發揮更大的作用。

參考文獻：

[1]張俊，馮娟.談高職院校系部級教學管理檔案的建立和管理[J].中國科技信息，2007（9）.

[2]廖芬.高校教學管理檔案工作初探[J].廣東工業大學學報（社會科學版），2003（6）.