高職檔案管理探索

【摘要】高職院校檔案管理工作基礎(chǔ)比較薄弱。為進(jìn)一步加快檔案工作建設(shè)進(jìn)程，從高職院校檔案工作的重要性、現(xiàn)狀和基本做法等方面進(jìn)行闡述和交流。對高職檔案管理工作進(jìn)行了研究，提出檔案管理工作中需要注意的問題。

【關(guān)鍵詞】高職 檔案 管理

近幾年隨著高職院校的不斷發(fā)展，檔案管理逐步納入重要議事日程。作為高職院校管理的基礎(chǔ)工作，檔案工作相應(yīng)得到了重視。各校相繼成立綜合檔案室，配備專兼職檔案人員，條件較為成熟的學(xué)校實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理。

一、高職院校檔案管理的戰(zhàn)略目標(biāo)

一是以歸檔工作和檔案服務(wù)現(xiàn)代化為著眼點(diǎn)，重點(diǎn)推進(jìn)信息化建設(shè)工作；二是以強(qiáng)化檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、提高檔案意識為著眼點(diǎn)，大力推進(jìn)檔案法規(guī)執(zhí)行力建設(shè)工作；三是以強(qiáng)化科學(xué)管理、提升服務(wù)質(zhì)量為著眼點(diǎn)，有效推進(jìn)管理服務(wù)能力建設(shè)工作；四是以“收得全、查得到、用得上”為著眼點(diǎn)，全面推進(jìn)常規(guī)業(yè)務(wù)高質(zhì)量高水平工作；五是以營造健康向上的良好氛圍為著眼點(diǎn)，積極推進(jìn)校園文化建設(shè)。

二、加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施

（一）建立健全規(guī)章制度

為加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，各院校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際制訂出可行的管理制度和管理細(xì)則。保證檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。設(shè)置專職檔案管理人員。實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強(qiáng)檔案重要性的宣傳力度。創(chuàng)造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，牢牢地樹立起重視檔案管理的主觀意識。學(xué)生檔案管理要規(guī)范化、制度化。高職院校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理部門，制定學(xué)生檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度和崗位職責(zé)。不僅學(xué)院學(xué)生檔案管理部門要有相關(guān)的管理制度，系（部）更應(yīng)有學(xué)生檔案管理的相應(yīng)規(guī)章制度和崗位職責(zé)規(guī)定。各系部都應(yīng)至少有一個檔案室并配備專門人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集整理，而且要有相應(yīng)的監(jiān)督措施，以保障學(xué)生檔案的完整性。

（二）千方百計增強(qiáng)檔案意識

為了提高教職工的檔案意識，從二方面著手：一是通過利用，促進(jìn)檔案意識的提高。在平時各種檢查、驗(yàn)收中通過檔案利用，使教師們看到檔案實(shí)實(shí)在在的作用。二是進(jìn)行培訓(xùn)，通過檔案培訓(xùn)班普及檔案知識，使一線教師了解檔案、重視檔案;同時利用其他培訓(xùn)班機(jī)會，講解檔案知識，如：利用輔導(dǎo)員黨建、黨務(wù)工作培訓(xùn)會議，講解如何做好基層支部黨建、黨務(wù)檔案工作;在畢業(yè)生班主任會議上，講解如何做好學(xué)生檔案工作等。同時，把整個學(xué)年材料收集完整，制作規(guī)范的系部檔案帶到現(xiàn)場，使教職工有比較直觀、感性的認(rèn)識。二是強(qiáng)化隊伍建設(shè)，提升現(xiàn)代管理手段，形成網(wǎng)絡(luò)管理。隨著高職院校科研檔案工作認(rèn)識程度的加強(qiáng)，科研檔案隊伍建設(shè)逐步得到重視，隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高，為高職院校科研檔案工作正常開展提供了可靠的組織保障；圍繞學(xué)校科研中心工作和重點(diǎn)科研項目，根據(jù)科研檔案需求信息，編制適合當(dāng)前科研研究發(fā)展的檔案編研資料，著眼于現(xiàn)代管理，提高系統(tǒng)整體水平。在保障和保密的基礎(chǔ)上主動服務(wù)，深化科研檔案編研的層次；管理形式和管理手段上因人員層次的提高使現(xiàn)代化設(shè)備得以及有效利用，人員和科研管理技術(shù)得以顯著提升。

（三）建立有效的激勵機(jī)制

穩(wěn)定檔案管理隊伍建立檔案管理有效激勵機(jī)制的核心問題是增強(qiáng)檔案管理人員工作的主動性、事業(yè)心和成就感。激勵機(jī)制的建立必須因地制宜，因人、因事、因時而定：一是要根據(jù)不同人的不同需要以及同一人在不同時期的不同需要來建立激勵機(jī)制；二是要根據(jù)不同的任務(wù)來確立激勵機(jī)制。激勵機(jī)制包括考核、評價、獎勵、懲罰等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又可以運(yùn)用不同手段和方法，相應(yīng)也會產(chǎn)生不同的效果。激勵機(jī)制要做到物質(zhì)激勵和精神激勵相結(jié)合，物質(zhì)性的激勵要量化、可操作，要逐漸打破對檔案管理人員按級別、工齡等“資歷”考評、獎勵、晉升的方法，將檔案管理工作作為院校專業(yè)技術(shù)管理工作列入績效考核內(nèi)容，其考核津貼及其職稱晉升與檔案管理工作業(yè)績、工作量、工作性質(zhì)緊密結(jié)合起來，逐步建立健全對檔案管理人員進(jìn)行“專業(yè)業(yè)績”考核。如對檔案兼職管理者，可根據(jù)檔案整理與收集、工作效率、管理手段與技術(shù)改進(jìn)、檔案研究成果等各項指標(biāo)對檔案工作人員進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行考評和獎勵，這樣就能調(diào)動兼職檔案管理人員的主動性、積極性，讓他們用心用腦，盡職盡責(zé)地工作。高職院校要建立檔案管理團(tuán)隊崗位職責(zé)、職稱職務(wù)聘任制度，逐漸將檔案管理團(tuán)隊的成員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案系列的職稱聘任制度，激勵管理團(tuán)隊的專業(yè)化、職業(yè)化方向發(fā)展。同時重視對檔案管理軟硬件建設(shè)，要對檔案管理隊伍實(shí)行優(yōu)惠政策，改善檔案工作環(huán)境，加大對檔案工作硬軟件設(shè)備的投入，加大對檔案管理工作的宣傳力度，營造檔案管理隊伍的文化氛圍，給檔案管理人員以精神上的富足感。

（四）提高兼職檔案管理人員的素質(zhì)

提高檔案人員的素質(zhì)可以從以下三個方面入手:一是加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育;二是創(chuàng)造條件，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，通過系統(tǒng)進(jìn)修、培訓(xùn)、講座等多種形式為兼職檔案管理者提供繼續(xù)教育的機(jī)會，將兼職檔案管理者的培訓(xùn)進(jìn)修納入學(xué)院師資培訓(xùn)整體計劃;三是建立科學(xué)的檔案管理者素質(zhì)評價體系，檔案管理人員素質(zhì)評價體系主要包括基本素質(zhì)評價、職責(zé)評價與績效評價，通過建立科學(xué)的檔案管理人員素質(zhì)評價體系，有效地激發(fā)檔案管理人員的榮譽(yù)感和成就感，自覺提高素質(zhì)，從而提高教學(xué)檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。

（五）爭取多方支持，加大資金投入

檔案工作是傳承辦學(xué)歷史的重要載體，也是學(xué)院重要的辦學(xué)資源，它在學(xué)院教學(xué)、科研、基礎(chǔ)建設(shè)及各項事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮的作用越來越明顯，越來越重要。檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金，因此，領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案信息化建設(shè)有足夠的重視和支持。和其他工作一樣，檔案信息化需要人、財、物作為基礎(chǔ)，離開這一基礎(chǔ)，檔案信息化就無法開展，從這一方面來說，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好此項工作的關(guān)鍵。當(dāng)然有了學(xué)院的資金支持，還要積極建立與社會各行業(yè)、各部門之間的互動機(jī)制，不斷拓寬資金來源渠道。

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作者簡介：周麗（1975-），女，湖北黃岡浠水人，黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，主要從事檔案研究。