完善醫療衛生單位的醫療設備檔案管理系統

高計云

隨著現代科學技術的迅猛發展,大量技術尖端、價值昂貴、品種繁多的醫療診斷、治療及輔助設備在醫院得到廣泛應用。管好、用好這些醫療設備是醫院設備管理的工作核心。因此,建立、完善醫療衛生單位的醫療設備檔案管理系統是新時期醫療衛生設備工作的一項十分緊迫的任務。

一、醫療設備檔案在設備管理中的重要性

醫療設備管理的內容包括了設備運動全過程的管理,而設備運動的過程存在兩種運動形態:一種是設備的物質運動形態,包括設備的選購、驗收、建檔、安裝、調試、使用、維修等;二是設備的價值運動形態,包括設備的資金來源、經費預算、財務管理、經濟效益等。對設備物質運動形態的管理叫設備的技術管理,對設備價值運動形態管理叫設備經濟管理。

在實際工作中這兩種管理交替穿插進行,相互制約,相互促進,且需通過醫院設備主管部門的采購、供應、管理、維修等四方面工作協調完成。實際上醫療設備管理工作就是為醫院的醫療、科研、教學、預防工作提供最恰當的技術裝備,使之處于良好的工作狀態,產生應有的社會效益和經濟效益。完善的設備技術檔案是搞好醫療設備管理工作的重要保障。醫療設備檔案必須詳細記錄設備的各種技術指標和性能以及運轉情況及質量狀況,便于查詢使用,為更好地使用管理設備提供第一手資料。

完整的醫療設備檔案對于全面了解設備的性能,特別是使用和維護該設備具有重要意義。醫療設備檔案的建立對于各項制度的落實起到監督和促進作用。使用者按檔案記載的操作規程操作,一旦違反操作規程造成事故,便于追究責任,從而督促使用人員加強責任心,實施規范化操作。

醫療設備檔案管理是對有關資料的采集、整理、統計、分析及保存的過程，是醫療衛生單位管理工作中不可忽視的一部分,搞好醫療設備檔案管理對加速醫療衛生單位醫療設備建設與發展具有積極作用。

二、檔案管理系統的內容

購買資料:如購買審批文件、可行性論證報告、招標文件、商檢證明、訂貨合同書、進口許可證、海關報關單、安裝調試驗收報告、裝箱清單、合格證、發票復印件等。技術資料:如設備樣本、使用說明、操作手冊、維修線路圖等。

管理資料:如設備登記表、維修登記表、技術狀況鑒定、設備流動證、檢修、保養記錄和報廢表及聲像圖片資料。報廢設備審批手續及技術人員鑒定記錄等。

三、檔案管理業務

醫療設備檔案是國家檔案的一個組成部分,是提高醫院工作效率、醫療質量和技術水平的重要保證。規范妥善地保管資料,可最大限度地利用檔案資料,為設備使用、維修、維護及更新換代提供可靠數據，最大限度發揮檔案資料在設備管理中的作用,同時也為臨床診斷提供可靠依據。

四、規范檔案管理的措施

收集有關醫療設備發展現狀、產品動態的信息。隨著醫療技術飛速發展,高科技新型診查治療儀器日益增多,設備更新周期日益縮短,這就要求醫療設備管理人員必須及時了解,收集國內外有關醫療設備的發展現狀和產品動態,并對收集到的資料進行整理存檔便于閱讀,為計劃引進設備及設備的維護提供相關資料。

全面、系統、規范地為每一個儀器設備建立檔案。為了保證檔案的完整性,必須充分利用多渠道獲取各種資料,無論是一般性資料還是技術性資料。資料的獲取要涵蓋設備引進的全過程,包括引進前的論證考察階段、定貨談判階段、開箱驗收階段及設備使用階段。當把每一件儀器設備的所有資料收集齊全后,應立即進行整理編排,歸為一卷,然后根據設備的分類情況,建立相應的編碼檢索。所有資料均要集中保存并定期整理、統計、分析。

各項規章制度的建立是檔案工作有序進行的前提保證。根據《檔案法》及一系列有關檔案工作的行政法規及醫院工作的特點,建立《醫院工作制度》及《醫院各類人員職責》等規章制度,使職責范圍的有關人員在崗位責任制中,有章可循。

提高檔案管理人員水平。檔案管理的目的是為了更好地管好、用好檔案,讓它發揮其應有的作用。我國已經加入WTO,管理模式也應與世界接軌。因此,檔案管理人員必須具備很高的素質和管理水平。同時必須熟悉本單位的檔案內容和管理辦法,認真執行各項制度,有較強的責任心,對單位醫療設備狀況心中有數。

醫療設備檔案管理是一項復雜的系統工程,建立統一標準格式、統一信息管理、統一服務規范的醫療設備檔案管理和服務系統是當今醫療設備管理的當務之急。