完善醫(yī)療衛(wèi)生單位的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)

高計云

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,大量技術(shù)尖端、價值昂貴、品種繁多的醫(yī)療診斷、治療及輔助設(shè)備在醫(yī)院得到廣泛應(yīng)用。管好、用好這些醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院設(shè)備管理的工作核心。因此,建立、完善醫(yī)療衛(wèi)生單位的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)是新時期醫(yī)療衛(wèi)生設(shè)備工作的一項十分緊迫的任務(wù)。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案在設(shè)備管理中的重要性

醫(yī)療設(shè)備管理的內(nèi)容包括了設(shè)備運動全過程的管理,而設(shè)備運動的過程存在兩種運動形態(tài):一種是設(shè)備的物質(zhì)運動形態(tài),包括設(shè)備的選購、驗收、建檔、安裝、調(diào)試、使用、維修等;二是設(shè)備的價值運動形態(tài),包括設(shè)備的資金來源、經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)管理、經(jīng)濟效益等。對設(shè)備物質(zhì)運動形態(tài)的管理叫設(shè)備的技術(shù)管理,對設(shè)備價值運動形態(tài)管理叫設(shè)備經(jīng)濟管理。

在實際工作中這兩種管理交替穿插進行,相互制約,相互促進,且需通過醫(yī)院設(shè)備主管部門的采購、供應(yīng)、管理、維修等四方面工作協(xié)調(diào)完成。實際上醫(yī)療設(shè)備管理工作就是為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防工作提供最恰當(dāng)?shù)募夹g(shù)裝備,使之處于良好的工作狀態(tài),產(chǎn)生應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。完善的設(shè)備技術(shù)檔案是搞好醫(yī)療設(shè)備管理工作的重要保障。醫(yī)療設(shè)備檔案必須詳細記錄設(shè)備的各種技術(shù)指標(biāo)和性能以及運轉(zhuǎn)情況及質(zhì)量狀況,便于查詢使用,為更好地使用管理設(shè)備提供第一手資料。

完整的醫(yī)療設(shè)備檔案對于全面了解設(shè)備的性能,特別是使用和維護該設(shè)備具有重要意義。醫(yī)療設(shè)備檔案的建立對于各項制度的落實起到監(jiān)督和促進作用。使用者按檔案記載的操作規(guī)程操作,一旦違反操作規(guī)程造成事故,便于追究責(zé)任,從而督促使用人員加強責(zé)任心,實施規(guī)范化操作。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是對有關(guān)資料的采集、整理、統(tǒng)計、分析及保存的過程，是醫(yī)療衛(wèi)生單位管理工作中不可忽視的一部分,搞好醫(yī)療設(shè)備檔案管理對加速醫(yī)療衛(wèi)生單位醫(yī)療設(shè)備建設(shè)與發(fā)展具有積極作用。

二、檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容

購買資料:如購買審批文件、可行性論證報告、招標(biāo)文件、商檢證明、訂貨合同書、進口許可證、海關(guān)報關(guān)單、安裝調(diào)試驗收報告、裝箱清單、合格證、發(fā)票復(fù)印件等。技術(shù)資料:如設(shè)備樣本、使用說明、操作手冊、維修線路圖等。

管理資料:如設(shè)備登記表、維修登記表、技術(shù)狀況鑒定、設(shè)備流動證、檢修、保養(yǎng)記錄和報廢表及聲像圖片資料。報廢設(shè)備審批手續(xù)及技術(shù)人員鑒定記錄等。

三、檔案管理業(yè)務(wù)

醫(yī)療設(shè)備檔案是國家檔案的一個組成部分,是提高醫(yī)院工作效率、醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的重要保證。規(guī)范妥善地保管資料,可最大限度地利用檔案資料,為設(shè)備使用、維修、維護及更新?lián)Q代提供可靠數(shù)據(jù)，最大限度發(fā)揮檔案資料在設(shè)備管理中的作用,同時也為臨床診斷提供可靠依據(jù)。

四、規(guī)范檔案管理的措施

收集有關(guān)醫(yī)療設(shè)備發(fā)展現(xiàn)狀、產(chǎn)品動態(tài)的信息。隨著醫(yī)療技術(shù)飛速發(fā)展,高科技新型診查治療儀器日益增多,設(shè)備更新周期日益縮短,這就要求醫(yī)療設(shè)備管理人員必須及時了解,收集國內(nèi)外有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展現(xiàn)狀和產(chǎn)品動態(tài),并對收集到的資料進行整理存檔便于閱讀,為計劃引進設(shè)備及設(shè)備的維護提供相關(guān)資料。

全面、系統(tǒng)、規(guī)范地為每一個儀器設(shè)備建立檔案。為了保證檔案的完整性,必須充分利用多渠道獲取各種資料,無論是一般性資料還是技術(shù)性資料。資料的獲取要涵蓋設(shè)備引進的全過程,包括引進前的論證考察階段、定貨談判階段、開箱驗收階段及設(shè)備使用階段。當(dāng)把每一件儀器設(shè)備的所有資料收集齊全后,應(yīng)立即進行整理編排,歸為一卷,然后根據(jù)設(shè)備的分類情況,建立相應(yīng)的編碼檢索。所有資料均要集中保存并定期整理、統(tǒng)計、分析。

各項規(guī)章制度的建立是檔案工作有序進行的前提保證。根據(jù)《檔案法》及一系列有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)及醫(yī)院工作的特點,建立《醫(yī)院工作制度》及《醫(yī)院各類人員職責(zé)》等規(guī)章制度,使職責(zé)范圍的有關(guān)人員在崗位責(zé)任制中,有章可循。

提高檔案管理人員水平。檔案管理的目的是為了更好地管好、用好檔案,讓它發(fā)揮其應(yīng)有的作用。我國已經(jīng)加入WTO,管理模式也應(yīng)與世界接軌。因此,檔案管理人員必須具備很高的素質(zhì)和管理水平。同時必須熟悉本單位的檔案內(nèi)容和管理辦法,認(rèn)真執(zhí)行各項制度,有較強的責(zé)任心,對單位醫(yī)療設(shè)備狀況心中有數(shù)。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式、統(tǒng)一信息管理、統(tǒng)一服務(wù)規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案管理和服務(wù)系統(tǒng)是當(dāng)今醫(yī)療設(shè)備管理的當(dāng)務(wù)之急。