如何強化中職學(xué)校檔案室的服務(wù)功能

岳海紅

中職教育在我國教育體系中舉足輕重，擔(dān)負(fù)著向社會培養(yǎng)高素質(zhì)勞動者的艱巨任務(wù)，而中職學(xué)校檔案是中職教育辦學(xué)的根基和重要的組成部分，反映了一個學(xué)校整體的辦學(xué)水平。由于受到觀念意識、軟硬件投入、人員素質(zhì)等諸多因素影響，中職學(xué)校檔案室的服務(wù)功能沒有充分發(fā)揮出來，甚至成為被遺忘的“角落”，嚴(yán)重制約了中職教育的發(fā)展。所以，在新形勢下如何采取有效措施進一步強化中職學(xué)校檔案室的服務(wù)功能迫在眉睫。

一、制約中職學(xué)校檔案室服務(wù)功能發(fā)揮的幾點因素：

1.檔案室硬件建設(shè)投入不足，跟不上學(xué)校的發(fā)展步伐

中職教育歷經(jīng)二三十年的發(fā)展逐漸得到重視，國家對中職學(xué)校的資金投入不斷加大，但由于中職學(xué)校普遍底子薄、基礎(chǔ)差，有限的資金首先被用于改善學(xué)校教學(xué)校舍，添置教學(xué)設(shè)備上，檔案室的硬件建設(shè)往往被放在最后，長期得不到重視，甚至成為了被學(xué)校遺忘的角落。設(shè)備長期得不到更新添置，影響了檔案室整體服務(wù)功能的發(fā)揮。

2.人員素質(zhì)低，缺乏專業(yè)管理人員

由于長期得不到重視，管理人員大多配備不足或是人員超編人浮于事。人員構(gòu)成大多是退居教學(xué)一線的老弱病殘教師或是不適合教學(xué)的人員，更有甚者為臨時聘用人員，缺乏具有檔案管理專業(yè)素質(zhì)的人才，一些管理人員根本不能承擔(dān)檔案的收集、分類、編研等工作，至于檔案室里到底有哪些信息資源，管理人員沒數(shù)，有人利用時只能盲目地查找，即費時又耗力，檔案室的服務(wù)功能被廣大師生逐漸淡忘。

3.服務(wù)模式簡單落后，難以適應(yīng)中職教育的特點

目前，大部分中職學(xué)校檔案室仍停留在傳統(tǒng)的服務(wù)模式，服務(wù)形式比較單一，服務(wù)層次比較低，服務(wù)模式比較落后，而且是被動和封閉的，滿足不了中職教育以堅持服務(wù)為宗旨、以市場為導(dǎo)向，走以質(zhì)量取勝的內(nèi)涵式發(fā)展道路的辦學(xué)要求。

4.信息化管理水平低，創(chuàng)新能力不足

由于資金投入不足，信息化程度水平比較低，沒有形成系統(tǒng)完整的信息化管理和信息化處理平臺，更無法實現(xiàn)信息資源的共享，某種程度上影響和局限了服務(wù)功能的創(chuàng)新。

二、強化中職學(xué)校檔案室服務(wù)功能的措施和辦法：

1.轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，不斷強化硬件建設(shè)，適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需要

中職學(xué)校檔案室硬件建設(shè)方面不足，歸根到底還是主觀認(rèn)識不夠造成的，要改變這一現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層首先要轉(zhuǎn)變思想、更新觀念，要把檔案室硬件建設(shè)當(dāng)作一件關(guān)乎學(xué)校發(fā)展的大事來抓。當(dāng)今社會，知識更新頻繁，信息量成倍增長，學(xué)校如果僅僅依靠課堂上的教學(xué)，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時代的要求。作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案室在學(xué)校教育、教學(xué)、科研體系中的重要作用，在檔案室硬件建設(shè)上要舍得花錢、舍得下力，在辦學(xué)資金有限條件下優(yōu)先考慮檔案室硬件建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案室的現(xiàn)代化建設(shè)，使其充分發(fā)揮服務(wù)教學(xué)一線，提升師生綜合素質(zhì)和綜合能力的強大作用，促進學(xué)校的辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量不斷提高。

2.提高檔案室人員素質(zhì)，努力實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、制度化管理

檔案室人員素質(zhì)的高低，直接決定著檔案室的服務(wù)功能能否得到發(fā)揮。因此，要發(fā)揮好中職學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，學(xué)校就應(yīng)把懂專業(yè)、素質(zhì)高的人員充實到檔案室，并應(yīng)始終把提高人員素質(zhì)當(dāng)作長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略性措施來抓好。

一是要提高人員的思想素質(zhì)和職業(yè)道德水平。學(xué)校應(yīng)教育工作人員要樹立堅定、正確的政治方向，要熱愛本職工作，忠于事業(yè)，克盡職守，要有服務(wù)第一的工作態(tài)度和甘為人梯、無私奉獻(xiàn)的崇高理想和職業(yè)操守。

二是進一步提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和文化素質(zhì)。采取請進來、送出去的辦法，一方面引進高素質(zhì)專業(yè)管理人才，一方面將品質(zhì)好、素質(zhì)高的工作人員送出去學(xué)習(xí)深造，實行持證上崗，使每一名工作人員成為檔案專業(yè)的行家里手。

三是進一步提高計算機知識和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的能力。作為一名檔案管理工作者，計算機知識和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力必不可少，這樣才能熟練利用計算機完成檔案的分類、檢索、著錄等具體業(yè)務(wù)工作，實現(xiàn)信息資源的共享。

四是進一步提高工作人員的綜合能力和創(chuàng)新能力。作為一名檔案工作人員，要不斷提高自身綜合能力和創(chuàng)新能力，具體體現(xiàn)在能運用檔案管理專業(yè)和相關(guān)知識以及計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來處理業(yè)務(wù)的能力、技術(shù)，包括信息處理，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用以及解答利用者各種咨詢等能力及一定的創(chuàng)新能力。

3.實行以人為本的人性化服務(wù)，突出中職教育服務(wù)特點

中職學(xué)校的辦學(xué)特點是圍繞專業(yè)課程，以學(xué)好專業(yè)知識和專業(yè)技術(shù)為主，注重培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)和綜合能力，所以中職校的檔案室就應(yīng)該緊緊圍繞這一中心任務(wù)，強化服務(wù)功能。

一是要以學(xué)校辦學(xué)專業(yè)為導(dǎo)向，有選擇的做好收集、整理、分類等工作，避免過去檔案室滿足不了師生的要求，真正讓廣大師生把檔案室當(dāng)作他們學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高專業(yè)技能的資料庫。

二是以人為本作好宣傳工作，激發(fā)廣大師生利用檔案信息資源的興趣。中職學(xué)生與普通中學(xué)的學(xué)生相比，無論是從基礎(chǔ)知識、知識結(jié)構(gòu)還是整體素質(zhì)相比都比較薄弱，心理特征尚未定型，思想情趣不穩(wěn)定，針對這些因素，要求我們必須善于引導(dǎo)和激發(fā)他們的興趣。

4.強化現(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，不斷提高服務(wù)能力

加大中職學(xué)校檔案室的信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，是強化其服務(wù)功能的重大舉措。學(xué)校管理者應(yīng)該首先提高認(rèn)識，更新觀念，加大信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)投入，適應(yīng)新時代發(fā)展的需要。

一要建立完善的檔案自動化集成管理系統(tǒng)，使師生通過計算機迅速查到所需要的資料的存放和借閱信息，大大提高工作效率。

二要利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源共享。當(dāng)今社會網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)日漸成熟，廣大師生已經(jīng)不僅僅滿足紙質(zhì)信息來源，更多信息需要從網(wǎng)絡(luò)資源上獲取，所以中職學(xué)校檔案室發(fā)展也要向著電子化、網(wǎng)絡(luò)信息化方向上發(fā)展，要逐步建立起完善的信息數(shù)據(jù)庫資源，使信息數(shù)據(jù)庫與校園網(wǎng)、外網(wǎng)的數(shù)據(jù)連接，實現(xiàn)信息資源共享。

三要加大信息網(wǎng)絡(luò)人才的培養(yǎng)和使用。一方面要把掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的信息人員充實到檔案管理中來，另一方面要大力加強對在職人員的培養(yǎng)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使其將檔案管理的專業(yè)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)密切結(jié)合起來，為廣大師生提供豐富的信息資源和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進檔案管理與服務(wù)全面走向現(xiàn)代化。