淺析高校科研檔案的管理與利用

王曉東

科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院校科學研究水平的不斷提高和科學技術的飛速發展，高校科研檔案作為重要的信息資源得到了社會的普遍認同和重視，但囿于多年來傳統觀念的影響，往往把它們排斥在檔案管理之外，致使高校的科研檔案比較蒼白、匱乏，這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。

一、高校科研檔案歸檔范圍的確定

科研檔案的最終目的是科研檔案的開發利用。因此必須以科研檔案的開發利用為出發點，并表現于整個檔案工作活動的全過程中，這也是檢驗科研檔案的科學管理的客觀標準。要做好檔案的科學管理和利用,首先要從歸檔的基礎環節抓起。科學確定歸檔范圍是重要的第一步。筆者認為科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:

1.科研成果檔案

主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

2.科研項目檔案

主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

3.科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

二、高校科研檔案的應用

1.高校科研檔案是開展科學技術研究的必要條件

科研工作具有繼承性、創造性和反復性的特點，沒有繼承就沒有發展，沒有借鑒就不可能創新。任何一門科學技術的發展或一項科研課題的開展，都離不開借鑒利用原有成果和經驗，這是科學技術發展的一條規律。但要繼承和借鑒，就要有科技儲備。科研檔案作為科研活動的真實歷史記錄，是積累科技經驗和儲備科技資源的一種重要手段，并且具有原始性和不可替代性。

在科研活動中利用科研檔案，可以對科研人員的思想、觀點和研究方法產生積極的影響；可以在了解歷史、現狀的基礎上，推知發展趨勢；在科研中直接利用有些科研數據，可以減少重復勞動，避免人、財、物、時間的浪費；可以縮短研究周期、加快科研速度、提高科研水平。尤其是現代科學研究，各門學科互相滲透、互相依存，如果沒有充足檔案、資料作為參考依據;科研活動必然寸步難行。

2.高校科研檔案是科技信息交流和科研成果推廣應用的重要工具

科研檔案真實地記錄和反映了前人科學思想、科學經驗、科研過程和科研成果，包含豐富的第一手科技信息，是重要的科技資源。作為科技研究表達和存在的一種主要形式，科研檔案是進行學術交流、信息傳遞、科技協作以及科技成果轉讓、推廣與應用的工具。同時，作為科學技術的有機組成部分，科研檔案也是一種潛在的生產力，通過科學管理與利用，便可以轉化為直接生產力。在許多情況下，可利用科研檔案直接創造價值，為社會增添財富。

3.科研檔案是科研管理的依據和憑證

從科研檔案形成的過程及其結果看，它是從當時直接使用的文件轉化而來的，并非在使用之際臨時編造的，它客觀地記錄了以往的科研情況，是令人信服的歷史證據。科研檔案是領導決策的重要依據。高校領導的決策離不開對歷史和現實情況的準確把握，而科研檔案便是學校科研工作客觀現實的真實反映，它無疑可以為領導決策提供重要的數據。

4.科研檔案是對科教人員進行業務能力考核與職稱評聘的重要依據

一套完整、準確、真實的科研檔案，可以反映出科教人員的基礎理論水平、基本技能及綜合能力的高低，體現科學創見能力的高低。對于集體研究項目，還可從科研檔案中衡量每位科研人員的工作態度、協作精神及貢獻大小。所以，科研檔案為完善對科研人員的考核和獎勵以及評職晉級提供了科學依據。

三、如何加強高校科研檔案管理和應用

1.建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序

為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院發布的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。

2.規范高校科研檔案的現代化管理

科研檔案管理規范化是科研檔案管理現代化的重要基礎。科研檔案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，從而實現科研檔案管理的規范化、標準化、系統化。

3.建設高校科研檔案管理的信息化環境

高校科研檔案信息化是指廣大教職員工具有信息化意識，能夠充分利用科研檔案。高校科研檔案信息化環境對高校科研檔案信息化進程有很大的影響。良好的信息化環境可以加快高校科研檔案信息化建設速度，反之，就會阻礙高校科研檔案信息化建設的步伐。

4.高校科研檔案的開發利用

高校科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題，目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來既耽誤時間，又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備，但使用范圍仍局限于文檔目錄的錄入，檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此，要充分利用和發揮網絡的作用，使其成為有效開發利用科研檔案的窗口。