高校OA信息管理系統(tǒng)研究

劉敦

［摘要］ 高校信息化最重要的環(huán)節(jié)就是辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化平臺(tái)，整合學(xué)院全部資源，便于實(shí)現(xiàn)信息共享，提高工作效率，服務(wù)師生。本文就我院建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)面臨的困難以及解決方法進(jìn)行論述，并展望了高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展前景。

［關(guān)鍵詞］ 高校； 辦公自動(dòng)化； 信息管理系統(tǒng)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 042

［中圖分類(lèi)號(hào)］TP317.1［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）19- 0068- 02

信息化時(shí)代，資源高度共享，高校建設(shè)ＯＡ系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉睫。本文以我院建設(shè)ＯＡ系統(tǒng)的過(guò)程為例，淺談ＯＡ系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題和解決方案。

1我院ＯＡ建設(shè)的困難

高校ＯＡ系統(tǒng)建設(shè)按照實(shí)施主體不同，可分為前期的實(shí)施保障、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)應(yīng)用與維護(hù)3個(gè)階段。第二個(gè)階段的實(shí)施主體是軟件公司，其他兩個(gè)階段的實(shí)施主體均為學(xué)院自身。我院在實(shí)施過(guò)程中遇到的困難如下：

1.１建設(shè)之初缺乏足夠的實(shí)施保障

ＯＡ系統(tǒng)的建設(shè)需要一個(gè)較長(zhǎng)的周期，并不是看到其他高校有，我們也要有。該系統(tǒng)是一項(xiàng)周期長(zhǎng)、資金投入大、技術(shù)高的工程，因此我院在實(shí)施前的項(xiàng)目保障工作是否到位關(guān)系到系統(tǒng)建設(shè)的成敗。具體實(shí)施內(nèi)容主要包括：人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、硬件購(gòu)置等工作。

人，是系統(tǒng)中最為關(guān)鍵的因素，我院在實(shí)施前期在對(duì)人員配備的認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)，認(rèn)為這只是技術(shù)人員的事，同其他員工關(guān)系不大。在設(shè)備購(gòu)置上重硬輕軟，以為配置了高性能主機(jī)、暢通的網(wǎng)絡(luò)就行了，忽視了起關(guān)鍵作用的軟件。以上問(wèn)題如果不解決，必然影響后期使用的效果。

1.２對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不足，給系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)帶來(lái)隱患

我院ＯＡ系統(tǒng)采用通達(dá)科技的“Ｏｆｆｉｃｅ Ａｎｙｗｈｅｒｅ網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)”。該系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，可以根據(jù)高校的特點(diǎn)、用途、規(guī)模等因素選取符合自身需求的功能模塊。

定制ＯＡ系統(tǒng)的注意事項(xiàng)：一是必須關(guān)注辦公自動(dòng)化內(nèi)容的發(fā)展變化。如果不能立足現(xiàn)在放眼未來(lái)，往往導(dǎo)致有關(guān)規(guī)劃和設(shè)計(jì)不能收到較好的效果。二是必須很好地認(rèn)識(shí)ＯＡ系統(tǒng)的層次及發(fā)展。ＯＡ系統(tǒng)按其職能可分為事務(wù)型、管理型和分析決策型3種不同的層次。實(shí)際上，現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化技術(shù)完全能實(shí)現(xiàn)事務(wù)型與管理型的辦公業(yè)務(wù)，隨著數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的發(fā)展，分析決策型系統(tǒng)的實(shí)用化階段也將來(lái)臨。ＯＡ系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)方法必須能適應(yīng)這些經(jīng)常性的變化，而且這種適應(yīng)性的調(diào)整不能只靠修改程序來(lái)進(jìn)行，必須將這種調(diào)整、適應(yīng)的控制權(quán)交到用戶(hù)手中。在設(shè)計(jì)過(guò)程中，系統(tǒng)的需求不能脫離實(shí)際、貪大求全。

1.３系統(tǒng)實(shí)施、推廣力度不足，后期維護(hù)工作不到位

不少高校普遍感到ＯＡ系統(tǒng)的推廣工作具有相當(dāng)難度，系統(tǒng)啟用后人們?nèi)员容^倚重傳統(tǒng)辦公模式，使用的人員范圍有限，系統(tǒng)功能利用率低，最后甚至成了擺設(shè)。

2我院ＯＡ建設(shè)著力要解決的問(wèn)題

2.１領(lǐng)導(dǎo)重視和健全的組織機(jī)構(gòu)是成功實(shí)施ＯＡ系統(tǒng)的前提

早期的辦公自動(dòng)化雖然只涉及辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用，但它解決了人們辦公中的許多大問(wèn)題，效果明顯，而需要改動(dòng)的東西較少。現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的成功實(shí)施，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，更需要在組織機(jī)構(gòu)上有所保障，需要落實(shí)所需的經(jīng)費(fèi)，需要進(jìn)行相關(guān)計(jì)劃的制訂和執(zhí)行。為配合ＯＡ系統(tǒng)的實(shí)施，學(xué)校成立了專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)小組，配備了專(zhuān)門(mén)的實(shí)施人員。現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施，不管辦公自動(dòng)化軟硬件有多好，如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視和強(qiáng)有力的組織機(jī)構(gòu)保障，就寸步難行。

2.２實(shí)現(xiàn)思維方式、管理思想和管理體制的轉(zhuǎn)變是成功實(shí)施ＯＡ系統(tǒng)的基礎(chǔ)

首先，實(shí)施ＯＡ系統(tǒng)的過(guò)程中如何使用戶(hù)轉(zhuǎn)變思維方式，認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中人是最重要的角色，起核心作用的是人而不是計(jì)算機(jī)和軟件是非常重要的。其次，ＯＡ系統(tǒng)的實(shí)施使得工作流程更加透明、更加民主，傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)決策、員工執(zhí)行、少讓群眾知道的管理思想是行不通的，這對(duì)現(xiàn)行管理體制將形成較大的沖擊，也是較難實(shí)現(xiàn)的一個(gè)轉(zhuǎn)變。

2.３詳細(xì)設(shè)計(jì)，多方協(xié)作開(kāi)發(fā)是成功實(shí)施ＯＡ系統(tǒng)的關(guān)鍵

做好ＯＡ系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，首先應(yīng)做好需求信息的收集。開(kāi)發(fā)方通常根據(jù)高校的需求來(lái)開(kāi)發(fā)相應(yīng)功能的系統(tǒng)，因此，高校要建立有效暢通的信息溝通機(jī)制。我院由辦公室各個(gè)秘書(shū)收集工作流程的信息，確定設(shè)計(jì)的模塊，編寫(xiě)需求分析草案，然后交由專(zhuān)家論證，論證完畢便提交到由校方全體實(shí)施人員和開(kāi)發(fā)方開(kāi)發(fā)人員參加的討論會(huì)上交流，辦公室的一個(gè)信息秘書(shū)把匯總的需求統(tǒng)一向開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行解釋?zhuān)瑢?duì)雙方理解不一致的地方進(jìn)行協(xié)調(diào)。這樣，開(kāi)發(fā)人員開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)才能最大限度接近實(shí)際的需求。

其次，ＯＡ的整合與相互協(xié)作。我院ＯＡ系統(tǒng)包括如下幾個(gè)模塊。相互獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)。

（１） 日常辦公的文字處理。日常事務(wù)中業(yè)務(wù)量最大的工作是文字處理，其內(nèi)容主要有：文字編輯、排版、存儲(chǔ)、打印等。

（２） 數(shù)據(jù)表格處理。各種Ｅｘｃｅｌ數(shù)據(jù)表格的處理。

（３） 非文字資料的處理。主要包括對(duì)圖形、圖像、錄音、視頻等資料進(jìn)行分類(lèi)、存儲(chǔ)、索引、檢查等。

（４） 行政事務(wù)處理。主要有人事、學(xué)籍、工資、教學(xué)等管理。

（５） 內(nèi)部網(wǎng)實(shí)時(shí)通信。這是ＯＡ系統(tǒng)的重要功能之一。實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間信息傳遞與共享，是實(shí)現(xiàn)高效辦公的基礎(chǔ)。

3高校ＯＡ發(fā)展趨勢(shì)

高校OA發(fā)展趨勢(shì)可歸納為3個(gè)方面：“平臺(tái)化”、“智能化”、“人性化”。

3.１統(tǒng)一平臺(tái)

信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的ＯＡ是一種跨部門(mén)運(yùn)作的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)將整個(gè)學(xué)院各個(gè)部門(mén)緊密聯(lián)系在一起，共享資源，提升管理效率，將以往的信息孤島連接成統(tǒng)一的平臺(tái)。

3.２智能辦公

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，用戶(hù)在進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理時(shí)，面對(duì)海量數(shù)據(jù)，往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力，辦公系統(tǒng)能夠在簡(jiǎn)單存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上進(jìn)行智能的分析總結(jié)，快速?gòu)暮Ａ繑?shù)據(jù)中挖掘有用信息，提高工作效率，節(jié)省辦公成本。

3.3人性管理

隨著ＯＡ功能的不斷擴(kuò)展，業(yè)務(wù)需求不斷增多，而且更加多樣化。這就要從界面設(shè)計(jì)、操作習(xí)慣等方面進(jìn)行改進(jìn)，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)真正的人本管理。