高校一卡通項目實施策略分析

張瓊

［摘要］ 隨著校園信息化建設的深入，傳統的管理方式已不能滿足一卡通項目建設的需求。項目管理是保障校園卡系統建設成功的重要手段。本文闡述一卡通項目的特點，對高校一卡通項目實施策略進行深入分析與探討。

［關鍵詞］ 高校； 一卡通； 項目管理

［中圖分類號］G647［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）19- 0092- 02

經過十幾年的建設，特別是隨著近幾年信息技術的飛速發展，校園卡系統已從單一的部門級應用系統發展為面向全校的綜合性應用系統，其投資額度高，牽涉面廣，規模龐大，管理復雜。傳統的管理與組織方式已不能適應新形勢下高校信息化建設的需求，如何運用正確的管理方法科學運作，提高系統建設的質量和穩定性，是值得校園信息化工作者研究和分析的重要課題。本文立足高校用戶，從項目管理的角度，探討實施一卡通項目的一般過程和方法。

１校園一卡通項目及其特點

校園一卡通是依托校園網絡，以數據庫和通信技術為支撐，建立用“一卡”代替校內所有證卡使用的校級綜合管理系統。它注重通過共同的身份認證機制，與校內其他信息系統關聯整合，為校園信息化提供全面的數據采集與分析平臺，構建全校范圍的優良數字空間和統一共享環境。高校通過一卡通項目建設，可以促進信息資源規范，減少重復建設，加強系統間資源共享，提高學校信息化管理水平和效率。校園一卡通項目已成為數字校園的核心應用和有機組成。實施一卡通項目是一個典型的項目管理工程，在高校信息化項目中具有很強的代表性，有著顯著的特征：

（１） 專業學科合作性。一卡通項目建設涉及校內多個管理信息系統，與校外行業系統也關聯互通，在實施過程中，需要多學科知識的配合，如計算機、網絡、數據庫、軟件開發、財務會計等。較強的專業背景要求項目組成員既要精通信息技術，還必須熟悉校務管理和相關行業業務知識。

（２） 組成部分多，集成性強。隨著校園卡應用領域的拓展，一卡通所包含的內容越來越廣泛。具體有用餐、購物、上機、水電、醫療、借書、校車、繳費、門禁、考勤、自助查詢等。校園卡與各行業聯系程度也日益加強，如圈存系統與手機一卡通。這些項目的實施集軟件、硬件、網絡、應用、服務于一體。

（３） 不確定性。工作跨越多個組織，項目干系人眾多，不僅有銀行、集成商等合作方，以及校內各個職能部門，還有全校師生、經營商戶等群體，多方的協調工作給項目帶來許多不確定因素。另外，一卡通系統集成具有抽象的特點，可預見性較差，在項目啟動時很難清晰界定完成工作的細節要求。隨著項目的進行，項目任務才逐漸明確，在此過程中會發生項目需求、進度的不斷變更，這些不可控因素使項目具有很強的不確定性。

（４） 技術更新同時也是管理革新。高校建設一卡通是利用信息技術手段滿足校園管理的需求，實質上就是一個管理改進的過程，這不可避免地會觸及某些個人或團體的利益，比如有的部門失去對于現金收支等活動的靈活支配權等，難免引起利益受損的部門或個人的抵制。

（５） 受人的因素影響大。一卡通項目的專業技術實踐性強，滲透大量的腦力勞動，在各階段也還有大量細致的手工勞動，工作十分容易出錯，受人的因素影響很大，如管理流程建立、系統安全保障、數據整理、大批量校園卡制作等。這些都對項目成員提出了更高的要求，不僅要具備一定的專業技術水平和工作經驗， 還要有良好的心理素質和工作責任心。

（６） 需要技術部門與管理部門的高度配合。一卡通系統建設涉及網絡、數據中心和系統集成建設，校園卡的身份識別、綜合消費、金融服務和信息查詢等功能應用，與教務、財務、后勤等職能部門的關鍵業務緊密聯系，一卡通項目實施是對全校人、財、物資源的整合，需要校內各部門的緊密協作才能使技術與管理真正融合。

這些特點說明了一卡通項目的復雜性與管理難度，與校內其他工程類項目或科研項目有很大不同，高校首先應從觀念上重視一卡通項目管理。

２高校在項目管理中的重要性

在國內，高校一卡通項目的建設模式多采取合作建設方式，并形成銀行或電信運營商出資、集成商建設、學校運行的格局。高校作為一卡通項目的發起者，占據特殊地位，其項目管理至關重要，這是因為：

（１） 高校代表了投資人對項目的需求。由于項目建設成果直接影響各方的投資效益，高校必須代表所有者協調各方關系，保證一卡通項目建設的順利進行。高校是實現項目利益最大化的保證。

（２） 高校是對項目進行全面管理的中心。高校是一卡通項目建設的總組織者，也是項目成果的享用者和最終擁有者，更是項目建設成功的第一利益相關者，是所有投資方項目管理的核心。

（３） 高校的工作貫穿于一卡通生命周期始終。承建商、投資方只負責項目某一階段或某一部分的工作，而高校從立項開始便對項目規劃、建設方式、確定承建商、完成時間和運行管理等進行決策，承擔風險，是針對整個項目實施全過程、全方位的管理。高校的項目管理貫穿一卡通項目的整個生命周期。

由此看來，高校的任務繁重、牽涉面廣且責任重大，其管理水平與管理效率直接影響項目建設的增值。高校是一卡通項目建設的總集成者，必須對一卡通項目進行項目管理，在實施中統領全局、精心組織與安排。

３高校一卡通項目實施方法

按照一般項目周期的劃分，一卡通項目實施可劃分為啟動、計劃、實施、收尾4個階段。

３．１啟動階段

（１） 建立項目籌備組?；I備組的責任是做出項目整體規劃，一卡通項目的整體規劃必須符合本校數字校園的整體戰略目標，這就要求站在全校的整體的高度來規劃，而不能只從部門的立場看問題。因此，籌備組的成員應由信息、財務、后勤等管理部門中層領導和關鍵業務人員組成，組長應是一位熟悉高校管理、有豐富工作經驗和具有權威性的校級領導。

（２） 確定目標和范圍。首先通過校內外調研掌握自身管理水平與信息化程度，全面了解校園卡應用現狀與發展趨勢，對市場上一卡通集成商進行摸底，實地考察同類高校應用狀況，向專家咨詢學習經驗和教訓。然后，從基本功能、業務管理和技術保障3個方面進行需求分析，根據技術、經濟、環境等方面的條件進行可行性分析，如評估校園網絡環境、基礎設施等技術支持能力，人才力量儲備，資金來源的可能性，學校發展的必要性等。另外，對項目運作模式也應作初步分析，如需要采取的措施和投入的資源。最后，確定項目建設的范圍、規模和應具有的功能，形成可行性研究報告與項目方案建議書。

（３） 選擇合作伙伴和系統選型。合作伙伴包括投資合作方和項目承建方，其中，投資方的選擇要考慮與學校的長期業務合作；承建方的選擇不能只依據價格來衡量，應綜合評判公司的技術實力、售后服務響應能力。系統選型需要確定網絡形式、軟硬件平臺、設備數量、校園卡選型等重大問題，合同簽訂還要明確所要實現的功能、時間要求、技術與評價指標等項目目標。

３．２計劃階段

（１） 建立實施組織。為保證項目順利開展，在前期籌備組的基礎上，組成一卡通項目建設組。建設組設領導小組和實施小組，領導小組負責目標制定與實現、資源調配、重大問題決策等工作，人員由各管理部門領導組成。實施小組負責落實具體任務，由項目所涉及的專業技術人員和業務骨干構成。項目組長即前期籌備組的組長，信息中心主任為副手。

（２） 組建團隊。項目組長在獲得學校最高領導的充分授權后，將從各職能部門抽調的人員分成技術組與業務組，采用矩陣型組織結構管理成員。參與項目的企業和承建商也同樣建立相同的組織結構以構成全范圍的項目組織。在項目實施前召開動員大會。

（３） 實施前培訓。全員培訓內容包括：項目管理知識培訓，使每個成員都對項目管理知識有基本的理解，這樣有利于增強團隊項目合作意識；一卡通系統的管理思想培訓，可以幫助實施人員理解應用，自覺配合系統實施。

（４） 制訂實施計劃。為達成共識，項目組成員在與承建商項目組充分溝通后，一起參與編制計劃。先將項目細化、層層分解，并設立里程碑節點，然后將項目具體任務與職責分配到每一個人，包括應完成的任務、時間計劃、質量標準、溝通的方式等，使團隊成員和部門明確自己的職責及與項目組織工作的關系。

３．３實施階段

實施階段是確保系統建設各項任務保質、按時完成的重要階段。高校在實施過程中應指派人員跟蹤學習，積極參與系統建設。該階段要經過以下幾個步聚：①協助承建方進行系統安裝調試，具體有提供數據中心場所和網絡環境，協助線路鋪設、軟硬件設備安裝、聯調測試等；②配合做好系統啟動的初始化工作，如系統業務參數設置、用戶權限分配等；③準備基礎用戶資料，數據整理與錄入，進行測試；④具體用戶接受培訓，業務準備；⑤試運行開始，布置新老系統交替過渡，與承建商共同記錄和解決運行中出現的問題。

在此階段，高校的工作還體現在對項目實施的控制管理。工作任務主要有：①調配資源和安全管理保障；②定期監控進展，通過例會、日報、周報及時掌握每項活動的實際進度，控制關鍵活動；③與投資方、承建方及學校內部部門之間加強溝通協調，確保各環節工作正常銜接，實施順暢；④定期檢查工作質量，及時獲取信息，安全管理；⑤做好風險防范與變更控制。

３．４收尾階段

收尾階段的工作不可忽視，主要內容有：①全面推廣所有功能應用，理順管理流程，制定相應管理制度；②運行穩定后組織最終驗收，包括可量化的軟硬件設備驗收，難以量化的功能驗收、數據驗收等；③結合最初設定的項目目標和期望，評價項目實施的成果，包括對系統穩定性、安全性、可操作性和用戶滿意度的評價；④進行資料整理歸檔，包括技術資料與各階段的評審資料；⑤項目實施總結，交流工作經驗；⑥移交，轉入系統運營管理的新階段。

４結束語

校園一卡通項目是數字校園的基礎工程，在實踐中積累經驗，總結項目實施方法，對推動數字校園建設有積極作用。校園信息化的建設需要強大的技術支撐，而有效的項目管理是保障信息化建設成功的重要手段。高校只有從思想上正確認識自身項目管理的重要性，遵循項目管理的原則和規范化流程來實施，才能使信息化建設順利進行。

主要參考文獻

［１］ 王春雁，白雪． 高校校園卡系統應用現狀與趨勢淺析［Ｊ］． 中國教育信息化：高教職教，２０１１（6）.

［２］ 高山，吳曉明，謝惠芳，等． 高校校園卡系統建設相關策略研究［Ｊ］． 中國教育信息化：高教職教，２００８（6）.

［３］ 左美云． 信息系統項目管理［Ｍ］． 北京：清華大學出版社，２００８.

［４］ 白思?。?現代項目管理（上）［Ｍ］． 北京：機械工業出版社，２００２.