論企業檔案管理信息化的優勢

李小玲

［摘要］ 隨著全球信息化的快速發展，更多的企業認識到將信息化融入企業發展血液的重要性，同時越來越多的企業將信息化手段加入到企業管理的方方面面，檔案管理信息化就是其中之一。信息化背景下的企業檔案管理工作對傳統的檔案管理提出了新的挑戰，單一的手工檔案、實體管理模式已逐漸不能適應高速發展的企業需要。檔案管理信息化由此應運而生，在對檔案管理的手段更新補充的同時，其快捷、準確、時效、節約人力成本等諸多優勢也在企業檔案管理甚至企業管理其他方面顯現出來。

［關鍵詞］ 檔案管理； 信息化； 優勢

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 056

［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）16- 0092- 02

縱觀浩蕩的全球信息化浪潮，信息化正在超越傳統的經濟形態，推動世界經濟加速發展。黨的十六大報告明確提出了要把推進信息化作為我國面向新世紀的戰略舉措，提出信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇。提出堅持以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化，走出一條新型工業化的路子。這些，為我國信息化的發展指明了方向，檔案管理信息化逐漸被更多的企業加入到了自身發展改革中來。

１企業檔案管理信息化的明顯特點

① 信息的非人工識讀性；② 系統依賴性；③ 信息與載體之間的可分離性；④ 信息的可變性；⑤ 信息存儲的高密度性；⑥ 多種信息媒體的集成性；⑦ 信息的可操作性。

２企業檔案管理信息化相對傳統檔案管理模式的優勢

２．１檔案的保存手段和方法更先進

傳統檔案的保存手段一般有：紙質、圖片、照片、錄音、錄像等，因檔案保存的方法不同、時間長短不同，可能造成文檔紙張受潮、水浸、蟲蝕、火災等各類損壞情況。每年企業需要投入相當的保管經費，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。檔案需反復查閱，也可能存在原件受損或遺失等，這些都給企業檔案管理工作帶來很多困擾。企業檔案信息化借助計算機、網絡等工具，把有關資料制作成電子文檔保存，在保存空間、質量、清晰度、準確性等問題上都得到了提升。

２．２檔案管理省時省力，提高人力資本的利用率

傳統的檔案管理工作多由人工完成，需要檔案管理人員進行大量的手工資料的收集、整編、匯總、存放等，工作量大且效率低，浪費時間，由此造成了人力成本的浪費。檔案信息化后，網絡化、自動化、實時化的優點立刻凸顯：只需一次錄入數據，檔案管理內部進行數據共享，實現多次利用并實現信息共享，信息可以進行自動打印和復制等操作，便于檔案的調閱。

２．３檔案檢索的快速性、準確性、自助性提升

傳統檔案管理工作檢索需要檔案管理人員從目錄中找出所需的記錄信息，然后據此在庫房中查找，既費時又費力。

檔案管理信息化的情況下，只需通過網絡就可即時查詢，更為快捷。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。在信息共享的前提下，企業內部的其他部門員工，如有工作需要，可根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息，實現信息檢索的自助方式，同時極大地減輕了工作人員的負擔。

２．４信息量可以大大增加，載體形式豐富化

隨著掃描技術、微縮、光盤技術等的發展，信息儲存的數量和密度可以比傳統方式的信息存儲量高出許多倍。傳統的紙件檔案一般只能記錄文字、圖形、圖表等形式的信息，但電子文檔可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫、視頻影像等多媒體信息。

一張３．５英寸的軟盤，有１．４４Ｍ字節，理論上可以存儲７０萬漢字。一張光盤容量達到６００～４ ０００ＭＢ的，可存儲３５萬張打印紙上的文字或10萬頁圖形信息。一個保存３０萬券檔案的中等規模的省級檔案館，其紙質檔案的排列長度可達４～５千米，但是轉化錄入計算機，用ＣＤ－Ｒ刻錄僅僅４００片即可，用ＤＶＤ的密度刻錄保存僅需６０片，甚至一個皮包即可裝下全部資料。

隨著硬盤的出現，存儲量相較之前成了幾何級數的增長。移動硬盤的容量同樣是以ＭＢ（兆）和ＧＢ（千兆）為單位的，目前移動硬盤大多提供２０ＧＢ、３０ＧＢ、８０ＧＢ、１６０ＧＢ、３２０ＧＢ、５００ＧＢ、１ＴＢ的容量、最高可達５ＴＢ的容量，可以說是Ｕ盤、磁盤等閃存產品的升級版。隨著技術的發展，更大容量的移動硬盤還將不斷推出。

２．５可實現更廣義的檔案信息共享、遠程傳輸，檔案信息管理系統也可以與其他辦公系統實現無縫連接

隨著辦公自動化在各企業的推進，檔案管理信息化可與其他辦公系統進行無縫連接，針對企業所需進行各類信息資源整合和無縫利用，更高效地為企業管理者的決策提供服務支持，也減少普通員工的事務性工作，提高工作效率。

２．６提升檔案管理部門的業務能力和工作效率

檔案管理員可以從原來的手工勞動中解脫出來，不再只是從事打字、錄入、保管這類的簡單性勞動，而是提升到檔案收集、編研、分析調整、信息整合、與企業發展同步或超前的信息研究等更深一步的檔案管理階段。檔案信息化，對檔案管理人員的技能不斷提出新的挑戰，使其自身技能在發展中不斷提升，工作內容從簡單到復雜，從枯燥到有新意，從可替代到有技術性含量，檔案管理人員不僅對自身發展滿意度提升，也使得工作效率不斷高效，進一步提高了企業的人才素質。

３結語

檔案信息化的建設工作是整個系統的建設工程，組成系統的縱向和橫向的各個環節通過基礎性和技術性的建設，并通過網絡連接，從而發揮整體優勢，提高系統的整體運行能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、連通各局域網絡，建立企業檔案信息網絡，從而實現企業檔案管理數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。企業應有計劃有組織地進行培訓，掌握信息技術的新知識。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為建立和提高公司的核心競爭力服務，為經濟建設和社會發展服務。

主要參考文獻

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