基于信息化視角的醫院檔案管理探究

靳聚寒

［摘要］ 當前，信息技術發展空前迅速，信息化已全面融入到醫院檔案管理工作中，并且發揮著巨大的作用。本文以信息化的內涵為切入點，對醫院檔案管理信息化的必要性和意義進行了論述，并針對當前檔案管理的問題，提出相應的解決措施，以期對醫院檔案管理信息化的發展提供一定的理論借鑒。

［關鍵詞］ 醫院檔案管理； 信息化； 建設

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 057

［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）16- 0093- 02

在當前全球經濟一體化和信息化趨勢的推動下，信息技術普遍應用于各行各業中。醫院檔案管理也逐漸向信息化、科學化發展，這有利于提高醫院檔案管理的工作效率，加強醫院管理水平，同時為醫院各項工作的開展奠定了基礎。

１醫院檔案管理信息化的內涵

醫院檔案管理是醫院管理工作的一個分支，醫院在行醫、研發、教育等工作中形成的圖表、文件、影像等不同類別不同載體的資料都稱為醫院檔案［１］。主要包括檔案中的原始記錄，具有一定價值，且可以集中管理的文件，會議及病歷等資料。醫院檔案具有數量眾多，范圍寬泛，門類旁雜，經常使用的特點，并且可以為醫院領導制定決策提供一定參考。醫院檔案管理信息化的內涵有以下兩個方面：①利用信息技術可以對醫院檔案進行系統分類，從而高效完成查詢檢索、文件編輯、歸檔保存等工作，最終改善醫院檔案管理效率。②將信息技術用于檔案文件調取，解決紙質文件帶來的諸多不便，有益于檔案管理的創新。

２醫院檔案管理信息化的必要性和意義

在未實行信息化管理之前，醫院檔案管理工作始終處于一種封閉與半封閉的狀態，管理意識淡薄，無論是檔案設備還是檔案技術都十分落后，而且全憑個人經驗進行管理，純屬手工勞動。如果依然堅持這種管理模式，長此以往，不僅操作程序紛繁復雜，而且勞動量大，既耗時又耗力，醫院也因此變得雜亂無章，既降低了醫護人員的工作效率，又降低了檔案資料的使用率。這種傳統的檔案管理辦法在很大程度上制約了檔案信息的查詢和利用。近些年來，醫院越來越重視檔案信息化管理，檔案管理信息化在醫院管理中發揮著舉足輕重的作用。

２．１實現醫院檔案管理的信息化有利于提高醫院檔案的管理效率和水平

醫院檔案既數量龐大，又科目繁多，檔案管理工作日益繁雜。與人工操作相比，信息化檔案管理有利于檔案人員在最短的時間內查詢到數據信息，速度快且效果顯著，在很大程度上提高了數據的準確度，既省時又省力，提高了工作效率。由于實現了信息共享，可預防病患之間的交叉傳染。所以，采用計算機網絡信息技術，樹立科學管理理念，實現檔案管理信息化，既能提高醫院檔案管理的工作效率，又能提高檔案的使用率。

２．２實現醫院檔案管理的信息化有利于促進醫療衛生事業的快速發展

檔案管理信息化既提高了工作效率，又提高了檔案信息資源的利用率，與此同時，可延長檔案的保存期限，確保檔案完好無損，從而推動醫療事業的健康發展［２］。

２．３實現醫院檔案管理的信息化有利于加快我國衛生醫療的信息化進程

以投保公司為例，要想確定保險費的實際額度，不被蒙騙，投保公司必須根據被保人的身體狀況進行確定。這時，投保公司可以通過醫院檔案管理信息系統獲取被保人的病歷資料，這樣保險公司在進行理賠時就能做到有理可依。

３醫院檔案管理的信息化建設的現狀及所面臨的問題

當前，盡管很多醫院已廣泛推廣和普及信息化檔案管理，但仍存在諸多問題。

３．１醫院檔案管理的信息化建設缺乏必要的資金支持

實現檔案管理信息化，既需要像計算機、刻錄機、掃描儀等基礎硬件設施，又需要購買大宗設施設備，這些都需要花費巨額資金，與此同時，電子信息產品可謂是日新月異，更新頻率高，無論是維修費還是重新更換都要花費大量資金，所以說，沒有資金的支持就沒有檔案管理的信息化發展。

３．２醫院檔案管理的信息化建設人員缺乏信息化管理意識

很多醫院領導對檔案管理信息化建設不屑一顧，沒能充分意識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作漫不經心。有的醫院并沒有建立檔案室，檔案資料損壞率極高，而有的醫院盡管設立了檔案室，卻也只是為了應付上級檢查，根本不可能花費時間和精力去完善檔案的信息化建設。

３．３醫院檔案管理的信息化建設缺乏高水平的專業管理人員

當前，很多檔案管理人員既沒有接受過專門的系統訓練，又沒有專業基礎知識，專業水平不高。同時，服務方式因循守舊，信息傳遞渠道閉塞，檔案信息擱置，無人問津，這在很大程度上嚴重制約了醫院檔案管理的建設與發展。

４醫院檔案管理信息化建設的對策和措施

４．１提高檔案管理信息化思想意識，增強檔案的信息化管理

不管是院方領導還是專門的檔案工作人員都要增強對檔案管理的重視度，把檔案管理作為工作的重中之重。樹立科學的思想觀念，把醫院檔案管理信息化建設放在重要的位置，要從思想上提高對信息化的重視，并在實踐中認真履行［３］。

４．２培養高水平醫院檔案管理人才，促進檔案管理人員的全面發展

當前，很多從事檔案管理的工作人員缺乏檔案專業基礎知識，嚴重制約了檔案管理的信息化建設，因而醫院要加強對檔案工作人員的專業知識培訓，使其具備良好的專業知識素養，同時掌握網絡信息技術知識，對計算機駕輕就熟。檔案管理人員的專業素養直接影響著檔案的管理質量與利用率。

４．３實現檔案管理的技術化、信息化，充分利用醫院檔案信息

要想充分發揮醫院檔案信息的作用，就必須實現信息共享。對醫院來說，建立檔案信息網絡平臺是非常有必要的，可以將信息檔案資料及時上傳到網絡平臺上，實現信息共享，充分發揮網絡平臺的作用，促進檔案信息的交流與傳播?？梢圆捎冒l送電子郵件的方式，使檔案信息的服務尤為科學化和共享化，從而加速信息資源的共享速度。

５結論

總而言之，檔案管理工作是醫院各項管理的重中之重，對醫院的未來發展起著至關重要的作用。所以說，醫院檔案管理的信息化建設勢在必行，這既符合社會發展的需要，又在很大程度上推動了醫療事業的快速發展。

主要參考文獻

［１］ 王平． 淺談醫院檔案管理的信息化建設［Ｊ］． 科技信息，２０１１（１０）：７８－８０．

［２］ 鄭慧萍． 談網絡管理機制中檔案信息資源的收集與保存［Ｊ］． 鄭州鐵路職業技術學院學報，２００９（２）：４５－４７．

［３］ 孫靜忠，門嚴． 信息化背景下檔案管理問題的探究［Ｊ］． 中國新技術新產品，２０１１（１２）：３２－３４．