會計電算化課程實務操作的問題解析

張勇

［摘要］ 會計電算化課程是高職院校會計類專業的核心課程，講授應用財務軟件進行會計信息的輸入、處理、傳遞和輸出。本文以用友ERP-U8.72為載體，結合筆者多年的教學經驗，對應用過程中出現的典型問題加以匯總，并在分析的基礎上，提出解決辦法，以進一步提高學生的操作應用能力。

［關鍵詞］ 會計電算化； 應用； 問題； 原因分析； 解決辦法

［中圖分類號］G642［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）15- 0119- 03

用友軟件是會計電算化課程應用的主流軟件，很多高校應用用友ＥＲＰ－Ｕ８．７２軟件來進行講解。在ＥＲＰ－Ｕ８操作系統中，基礎設置、總賬和報表系統是財務系統的重要內容，在操作過程中會遇到不少問題。本文主要對常見問題及解決方法加以總結，從而為正確操作軟件打好基礎。

１基礎設置

問題：在基礎設置菜單中，點擊具體內容，例如【客商信息】后，系統沒有反應（參見圖１）。

原因分析：在建立賬套后，尚未進行【系統啟用】。

解決方法：進入【設置】→【基礎信息】→【系統啟用】進行設置。勾選需要啟用的系統名稱并設置啟用時間。完成后即可進行具體的基礎設置。

２總賬初始化

問題１：往來款項期初余額的錯誤。例如：在錄入應收賬款輔助賬期初時，正常情況下應收賬款科目的期初余額應為合計數１５７ ６００元，但期初余額界面顯示出的余額為３１５ ２００元（正常余額的２倍）。

原因分析：在沒有對【應收賬款】科目設置客戶往來輔助核算的情況下，直接錄入了總賬科目的余額，發現錯誤后沒有刪除該余額就重新定義了客戶往來輔助核算，輸入了輔助賬明細余額，因此導致余額顯示為正常余額的２倍。

解決方法：首先把【應收賬款】下的輔助賬期初余額記錄全部刪除，再通過修改【應收賬款】會計科目，取消客戶往來輔助核算，然后在【期初余額】錄入界面中將【應收賬款】科目（系統顯示為無輔助核算科目）的總賬余額（１５７ ６００）刪掉；最后重新把【應收賬款】科目設置為客戶往來輔助核算，再重新錄入輔助賬期初余額即可。此種解決方法同樣適用于應付賬款、預收賬款、預付賬款等往來科目。

問題２：【其他應收款】輔助賬無法選定職員。例如：在錄入【其他應收款】輔助賬期初時，系統提示“個人非法”。

原因分析：【人員檔案】的內容操作中，存在“是否業務員”復選框。此復選框的勾選與否與【其他應收款】的輔助檔案存在邏輯關系。如果沒有選中，則在總賬系統錄入輔助賬期初余額時，不顯示對應的個人檔案信息。

解決方法：進入【設置】→【基礎檔案】→【機構人員】→【人員檔案】，選定“是否業務員”的復選框即可。

３日常業務

問題１：填制憑證時，屏幕上出現“日期不能超前建賬日期”或者“日期不能滯后系統日期”的提示（參見圖２）。

原因分析：在應用軟件時，一般包括3個日期：系統日期（計算機主板上的ＣＭＯＳ時鐘記錄，一般為當前的時間）、建賬日期（啟用具體模塊的日期）、業務日期（具體的經濟事項的發生日期）。 “日期不能超前建賬日期”警告的意思是，填制憑證時的業務日期跳到系統建賬以前了。只有先啟用總賬，才能進行具體的總賬業務處理。沒有啟用就處理業務，顯然不符合邏輯。“日期不能滯后系統日期”警告的意思是，填制憑證時的業務日期超過了計算機系統日期。我們知道，會計核算主要遵循的是歷史成本原則，即會計是事后反映，只能對已經發生的業務進行處理，換句話講就是先發生業務，之后進行具體的會計處理。而把未來發生的事項現在進行處理，既違反會計原則也不符合邏輯。

解決方法：區別不同的情況，要么重現建賬，正確設定總賬啟用日期；要么在填制憑證時，正確錄入業務日期；要么退出總賬系統，更改計算機系統日期后重新登錄總賬系統，再填制憑證。

問題２：當以制單員“００３”身份（制單）查詢憑證時，可以查詢到８張憑證；當以賬套主管“００１”身份查詢憑證時，可以查詢到１５張憑證。

原因分析：完成【總賬初始化】內容后，沒有更換操作員就進行了部分制單的業務處理，發現錯誤后，更換操作員“００３”繼續完成后續的憑證處理。即分別以賬套主管和制單員的身份進行了制單工作。但因為權限差異，造成二者查詢到的記賬憑證的不同（００１可以查詢到００３填制的憑證，而００３查詢不到００１填制的憑證）。

解決方法：填制憑證不能以賬套主管的身份來進行，否則無法完成后續的審核和記賬。所以需要對以賬套主管身份完成的憑證進行處理。第一種方法：以賬套主管的身份登錄【填制憑證】界面，對以賬套主管身份編制的憑證先作廢憑證后整理憑證（即刪除憑證），然后再以制單員的身份登錄系統后重新制單，這種方法有可能會造成制單日期與業務日期的不一致。第二種方法：首先以賬套主管的身份進入【總賬初始化】中的【選項】，勾選【可查詢他人憑證】和【允許修改、作廢他人憑證】；然后以制單人身份登錄系統，在【填制憑證】中找到以賬套主管的身份填制的憑證，點擊一次【作廢／恢復】，憑證變為“作廢憑證”，并且操作員相應地變為“制單人”。接下來再使用一次【作廢／恢復】，作廢標注取消，此時的憑證與正確狀態完全一致。但此種方法有些投機取巧，實務中慎用。

問題３：在使用【應付系統】時，系統提示“不能使用【應付系統】受控科目”（參見圖３）。

原因分析：在修改【應付系統】會計科目輔助核算時，系統的受控科目均為系統默認（應付系統）。并且在“總賬初始化”的“選項”也并沒有勾選“可以使用應付系統受控科目”

解決方法：第一種：以賬套主管的身份登錄企業應用平臺，【設置】選項卡下，選擇【基礎檔案】→【財務】→【會計科目】，找到【應付系統】會計科目，將其受控系統修改為空白即可。第二種：以賬套主管的身份進入【總賬初始化】的【選項】，勾選【可以使用應付受控系統】選型即可。在應用【應收系統】科目時出現此類問題亦同。

問題４：在對作廢憑證進行【整理憑證】命令處理時，系統提示“此月份最大憑證號之后沒作廢憑證，是否還需整理憑證斷號”，不管是點擊“是”還是“否”都無法整理憑證（參見圖４）。

原因分析：所有憑證未在統一狀態，在使用【整理憑證】命令時，不同憑證狀態無法完成對憑證斷號的自動整理。例如系統中共有１０張憑證，除了第８張憑證（填制憑證狀態）外，其余均已記賬。如對第８張憑證作廢后進行斷號整理，因為所處的狀態不一樣，所以第９號以及第１０號憑證無法進行斷號的自動遞進，故造成無法使用該命令。

解決方法：把待整理的憑證（已作廢）和后續的憑證都統一到【填制憑證】狀態，就可以對待整理憑證使用【整理憑證】命令。

４期末轉賬

問題：期末自動轉賬時，系統提示生成的期間損益結轉憑證金額為零，無法生成。

原因分析：在進行期末各項轉賬業務生成時，是有先后順序的。而先后順序的體現就是記賬，即前一張憑證生成，并且是審核、記賬后，對應的賬戶上才有發生的金額，才能進行后續轉賬憑證的生成。在生成期間損益結轉憑證前，如果沒有自定義結轉、對應結轉、匯兌損益結轉、銷售成本結轉等自動生成的憑證記賬，將造成結轉損益時相關損益類科目發生額有錯誤。

解決方法：將已生成的錯誤的期間損益結轉憑證作廢、整理，將前面自動生成的轉賬憑證進行審核，記賬，而依次生成后續憑證，審核、記賬。最后再進行期間損益結轉憑證的生成、審核和記賬。

５ＵＦＯ報表

問題１：在生成自定義貨幣資金表時，各項目的期初數值和期末數值是一樣的。

原因分析：一般情況下，自定義貨幣資金表的業務日期會在系統日期之前。由于時間關鍵字未錄入，系統默認期初期末均為一個會計期間。例如，生成２０１１年１月份的貨幣資金表（系統日期為２０１２年３月），如果沒有錄入時間關鍵字，不管是２０１１年１月１日（期初），還是２０１１年１月３１日（期末），對于系統日期來說都是過去，是一樣的，所以造成數據的一致。

解決方法：將報表切換至【數據】狀態下，錄入時間關鍵字，即正確的會計期間即可。

問題２：在生成舍位平衡表，即執行【舍位平衡】命令時，數據沒有發生變化，舍位沒有成功。

原因分析：（１）在定義舍位平衡公式時，要求所定義的字母、標點符號必須以英文半角狀態錄入，否則定義的舍位平衡公式無效；（２）在執行【舍位平衡】命令時，系統提示“是否整表重算”，是，應該點擊“否”，而不是點擊“是”。

解決方法：重新對舍位平衡公式進行定義，執行【舍位平衡】命令，并點擊“否”，即可得到正確的舍位平衡表。

主要參考文獻

［１］ 梁美儀． 會計電算化實驗常見問題解析［Ｊ］． 科技信息，２０１０（２８）．

［２］ 王武蓉． 會計電算化條件下總賬系統期末處理方式芻議［Ｊ］． 財會月刊，２０１０（６）．

［３］ 黃麗君． 會計電算化實務操作問題解析［Ｊ］． 中國管理信息化，２０１０（５）．

［４］ 韋昌義． 會計電算化ＥＲＰ－Ｕ８ 操作系統中常見問題的歸納與分析［Ｊ］． 中國管理信息化，２０１０（２）．

［５］ 吳力佳，曾平華． 關于高職院校會計電算化實踐教學模式改革的探討［Ｊ］． 中國鄉鎮企業會計，２０１０（４）．