企業信息化建設背景下檔案部門轉型思考

佟立娟

企業信息化建設是指企業通過IT技術的部署來提高企業的生產運行效率，從而降低經營成本。我國企業信息化建設從70年代開始起步，80年代進行鋪墊，90年代中后期進入了快速發展階段，各種信息系統紛紛建成、運行。一方面，企業的信息化建設極大提高了企業的信息流通速度和工作效率；另一方面，也給傳統的企業檔案管理部門帶來沖擊，迫使其重新思考其定位轉型問題。

一、企業信息化背景下檔案部門的現狀

企業信息化建設的浪潮導致企業的紙質文件越來越少，電子文件則不斷增加。面對這一趨勢，檔案部門容易走向兩個極端：極端一，認為傳統的檔案管理模式難以有效管理這些脆弱的電子文件，因此只保管傳統的紙質文件或打印件，輕視對電子文件的管理，導致大量檔案資源流失。極端二，將實體檔案做數字化處理，重視信息系統建設卻忽視對信息資源的開發利用。不管采用上述何種方式，其本質都沒有超越傳統模式，檔案部門在企業中仍在扮演著被動的保管者角色，缺乏主動提供參考信息的意識，無法創造直接利潤，因此不被管理層重視。傳統檔案工作面臨危機，檔案部門亟需重新定位，開展改革，實現從被動保管到主動服務，從檔案管理到信息資源中心的轉型。

二、企業檔案部門定位轉型的依據

從上述現狀中不難看出，檔案部門在企業的地位取決于其對企業效益的貢獻。基于此，企業檔案部門應告別傳統的被動角色，轉型為企業“信息資源中心”，不僅提供檔案服務，同時整合企業內部的信息資源，實現企業信息的高效流通和共享。具體來說，企業檔案部門轉型的依據主要有以下三點：

1. 理論上，企業檔案是企業重要的信息資源

徐擁軍在其博士論文《企業檔案知識管理模式——基于雙向視角的研究》中介紹了企業資源基礎理論，其基本思想可概括為：第一，企業的競爭優勢不在于企業外部的力量，而源于企業內部的資源；第二，只有具有戰略性、獨特性、難以模仿性的資源（核心資源），才能為企業帶來長期可持續的競爭優勢。

企業檔案作為產生于企業內部的信息記錄，不僅具有戰略性，更具有獨特性和難以模仿性，從而為企業帶來長期可持續的競爭優勢，是企業重要的信息資源，潛藏著大量有價值的信息。而作為這一資源的管理者——企業檔案部門，除了對檔案的整理保管外，也應承擔起信息資源管理之責，對企業內的文件、檔案信息資源進行有效的梳理整合和開發利用。總之，正是企業檔案的信息資源屬性為企業檔案部門轉型為“信息資源中心”提供了前提條件。

2. 實踐需求上，企業需要設立整合和優化信息資源的部門

隨著企業信息化建設不斷深入，企業內各部門紛紛采用了適當的應用系統，如OA系統、eHR系統、財務系統等等，但據原國家經貿委等調查表明，企業信息系統集成和資源共享水平低，不同系統之間互聯互通的比例大多低于1/3。產生于企業不同部門、不同系統軟件的信息無法共享，數據無法交流，形成了“信息孤島”現象，引發一系列問題，如信息需多次重復輸入，費時費力且易造成冗余、信息交流一致性無法保障，這些嚴重阻礙了企業內信息交流及信息化建設進程。

解決企業“信息孤島”問題，不僅要改良、升級系統軟件，更重要的是要實現企業的信息標準化和流程規范化。借鑒國外經驗，企業的信息化必須有一個信息主管來統帥，依靠專門的部門來實現。就我國企業而言，大多數都設有信息部門或數據中心等類似機構，但這些部門的主要職能是系統、軟件的技術維護，是為企業創造良好的信息環境，而不是對信息資源本身進行管理。因此企業急需專門部門來整合和優化內部信息資源，解決信息冗余和溝通不暢的問題，實現內部信息資源的共享。而企業檔案部門接收各個部門的文件，企業的各方面的數據在此匯總，這使得企業檔案部門轉型為“信息資源中心”，整合優化信息資源變得既具有可行性，又具有必要性。

3. 自身優勢上，檔案人員的專業技能對企業信息管理有潛在價值

企業信息化建設的參與者大多為程序員、網絡管理者和技術支持人員，這種人員結構的后果是導致過分注重技術而忽視了管理，這一缺陷正可由具備專業技能的檔案人員來彌補。

檔案人員的專業技能包括兩方面：一方面，他們具有對信息分類、查找和重新發現的技能，能有效組織信息資源；另一方面，檔案人員是管理人才，善于分析和理解企業及各部門的信息需求，并針對需求做出及時響應，因此可作為聯系信息技術部門和其他部門的中介橋梁，他們與其他信息技術人員合作，對信息需求做出響應，可創建起“信息資源中心”。

三、企業檔案部門的轉型策略

企業檔案部門要實現從傳統模式向“信息資源中心”轉型的過程，需著眼于以下幾點：

1.明確檔案部門的定位和職能

檔案部門的定位變化。企業檔案部門必須重新自我定位，在做好傳統檔案管理的基礎上，將工作重心從被動的實體保管轉向信息資源管理，定位成企業的“信息資源中心”。從長遠來看，更可結合企業實際情況，組織提煉顯現知識，挖掘開發隱性知識，建立“企業知識庫”，將檔案部門打造成“知識中心”，推動企業知識共享。

檔案部門的職能變化。其主要職能可分為三個層次：首先，做好基礎檔案工作，保存企業記憶，這也是實現其它職能的基礎。其次，整合企業信息資源，提供決策依據。利用現有的信息技術和系統平臺，綜合集成各部門形成的信息資源并進一步加工，使其為生產經營活動提供有價值的數據材料，為領導決策提供依據。最后，構建知識平臺，實現知識共享。企業檔案不僅記載了企業的發展歷史，其中也蘊含著員工積淀的知識經驗。采用信息技術構建一個知識平臺，將各個業務部門有價值的信息都“歸檔”到知識平臺，形成可共享的知識。

2. 優化檔案部門的工作機制

檔案部門要實現轉型，就必須優化工作機制，主要可從兩個方面入手：

第一，標準化。一方面是工作流程的標準化，即通過在企業內制定統一的制度體系，規范企業檔案部門的工作流程，明確企業內文件信息的流動規則，界定與檔案部門相銜接的業務部門在操作中應遵循的步驟和依據。另一方面是文件數據的標準化。確保企業內不同系統生成的電子文件能夠兼容、歸檔、瀏覽，實現數據信息的統一和共享，從而提高工作效率。

第二，集成化。對企業重要的信息資源（包括企業檔案）進行統一規劃和管理，建立起“企業信息資源管理平臺”。該平臺實質是將企業內其他業務系統（如財務系統、人事系統、采購系統等）與企業信息管理系統有效集成，無縫銜接，建立起企業內部共享的信息資源平臺和知識平臺。

總之，面對企業信息化建設進程的深化，檔案部門不得不重新思考在企業中的定位問題，通過從傳統模式向“信息資源中心”轉型來適應外部環境的變化。檔案部門通過集中整合企業的信息資源，有效解決企業信息冗余及部門間溝通低效的問題；通過挖掘信息資源的價值，為企業提升核心競爭力，適應現代企業制度和市場競爭的要求，從而最終發揮檔案部門在企業信息資源管理方面的新作用，實現部門價值，提升部門地位。

（作者單位：中國科學技術館）