計算機在計劃生育檔案管理中應用初探

張弋

計劃生育工作的內容比較繁雜，包括政策宣傳、藥具發放、辦理證件、計生獎勵造冊發放、流動人口管理等，就是統計上報各種數據，這些數據為國家和各級政府掌握人口發展趨勢、人口流動狀況以及計劃生育動態提供原始資料，然而其多年來一直沿襲著以書面表格逐級上報的形式，在操作上有很大的難度。《中華人民共和國人口與計劃生育法》已于2002年9月1日正式施行，貫徹落實該法是計劃生育職能部門頭等重要的工作任務。該法的頒布，使計劃生育工作真正納入了法制化管理，對建立新的、更完善的管理機制具有十分重要的現實指導意義。在我們這個人口眾多的國度里，計劃生育歷來是我國的一項基本國策，從中央到地方，各級政府都非常重視計劃生育工作，許多考核都實行計劃生育工作“一票否決” 制。與十年前相比，計劃生育工作已從規范化、制度化步入到法制化的軌道，滲透到各項工作的方方面面。如評選先進單位、先進個人、調動工作、外出打工、各項福利，單位用工等等都與計劃生育工作有關。本文結合多年的工作實踐，針對計生統計工作存在的問題，提出計算機在計劃生育檔案管理中的應用的一些思考與實踐。

1、問題的提出

計劃生育檔案管理工作十分重要，要管理的內容豐富，工作量大。隨著改革開放的不斷深入，市場更加繁榮，人口流動現象更加普遍、頻繁，這些都大大地增加了計劃生育工作的管理難度和工作量。僅靠原來建立相關登記簿（結婚登記簿、子女出生登記簿、育齡婦女異動登記簿、流動人員登記簿、藥具發放登記簿等）和老一套的常規管理方法，要保證管理完全到位幾乎是不可能的，所以，改革管理方式和手段，顯得十分重要。

2、計劃生育檔案管理工作的現狀

目前計劃生育檔案管理大多是室藏內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，計劃生育檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。

主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是部分特殊案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是組卷混亂現象比較多，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；五是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。六是保管不統一，分散在各部門科室現象較嚴重。

3、利用計算機等現代化的手段，改人工管理為計算機管理

目前在全國范圍內，計算機技術在計劃生育信息管理方面的應用還不夠廣泛，現在大多仍在延用傳統的紙張作數據傳遞的媒介，與當今的信息時代顯得極不協調。工作人員在抄錄數據、統計計算的過程中，難免出錯，故很難提高速度和質量。另外傳統報送報表過程中的輔助開支（路費或郵寄費、人工費）也較多。基于以上原因，我們可以根據實際情況，編制統一的計劃生育檔案管理軟件，下發到各單位。下級單位（或基層單位），根據統一的格式，填寫數據，然后通過網絡，將數據傳遞到上級單位。這樣做至少有以下優點：統計速度快。數據上報只需要幾秒鐘時間；數據準確。排除了在抄錄數據過程中由于人為因素而出現的差錯；節約成本，不用紙張，不用乘車送報表，不用花費很多的時間去填表、送表，只需點擊鼠標，利用現代化計算機網絡，十分方便地進行數據傳遞；不用手工統計計算，大大地減輕了計劃生育工作人員的勞動強度。

要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、 鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

一要全面普查案卷，去粗取精。這是實現檔案管理標準規范化的第一步工作。因為一般的計劃生育檔案由于多年來未做全面的清查，加之劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。二要重新組合案卷，實現案卷規范化。將那些組卷過厚，內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。三要統一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。四要規范題名，保證檢索查準率，因此在著錄時要統一規范題名。

4、加快數據準備，推進計劃生育檔案現代化管理進程

一是分清輕重緩急，循序漸進。計劃生育檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為計劃生育工作所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高計劃生育檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中應先根據各案卷重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。二是分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。 這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力，又提高了效率。三是分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。