企業(yè)基建檔案管理的重要性

馬媛

基建檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，它記錄了工程建設(shè)的全過程，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著積極作用。值得注意的是，隨著企業(yè)新建、擴(kuò)建和改造工程項(xiàng)目的增加，在基建檔案管理中仍存在著許多亟待解決的問題：

1.重視工程建設(shè)、輕視檔案管理

目前企業(yè)工程項(xiàng)目管理中普遍存在重工程，輕檔案的問題。負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的管理人員，檔案意識淡薄，認(rèn)識不到位，平時(shí)只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，忽視建設(shè)工程中檔案資料的管理。究其原因：一是企業(yè)檔案工作效益顯現(xiàn)較工程項(xiàng)目效益相對滯后，導(dǎo)致部分企業(yè)不夠重視檔案工作；二是基建檔案管理工作未納入本單位或管理人員年度績效考核；三是企業(yè)檔案工作在很大程度上仍沿用傳統(tǒng)工作模式，缺乏管理理念創(chuàng)新，影響檔案服務(wù)于企業(yè)中心工作的作用發(fā)揮。

2.檔案制度不健全，檔案職責(zé)不明確

基建檔案涉及范圍廣、數(shù)量大、收集難、專業(yè)性強(qiáng)，加之企業(yè)的基建項(xiàng)目往往需要幾年甚至更長時(shí)間才能完成，期間產(chǎn)生大量文件材料，由于管理人員變動(dòng)頻繁，檔案制度不健全，缺少統(tǒng)一的整編標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員不能及時(shí)對施工單位工程資料的收集、整理及歸檔范圍進(jìn)行指導(dǎo)。建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位，對自己在整個(gè)工程建設(shè)中所擔(dān)負(fù)的責(zé)任不十分明確，或明確但執(zhí)行不到位，致使檔案歸檔質(zhì)量不高。此外，有的企業(yè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收了，檔案沒有進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，造成歸檔資料不完整，為今后工程的維修、改擴(kuò)建等一系列工作帶來隱患。

3.工程項(xiàng)目前期資料收集工作缺乏有效監(jiān)管

通常在項(xiàng)目前期，工程管理部門尚未成立，檔案管理人員也未介入，工程項(xiàng)目建議書及批復(fù)、征地批文、勘察記錄、招投標(biāo)文件等前期資料的收集缺乏監(jiān)管力度。有的文件散落在各職能部門，隨著時(shí)間的推移，這部分文件材料的收集難度加大，甚至丟失，有的甚至給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

針對基建檔案管理工作中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面著手改進(jìn)，使之在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中更好地發(fā)揮作用。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識

基建檔案是工程管理工作中不可或缺的重要內(nèi)容之一，也是重要的企業(yè)管理手段。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對基建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)檔案普法宣傳，通過定期組織培訓(xùn)、定期深入基層檢查指導(dǎo)，不斷提高工程項(xiàng)目管理人員的檔案意識，只有把項(xiàng)目檔案工作從源頭抓起，才能保證基建檔案工作順利進(jìn)行。

2.實(shí)行基建檔案工作全過程管理

將檔案工作貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)全過程，通過對“前端、過程、后期”各個(gè)環(huán)節(jié)的控制，確保基建檔案完整性和準(zhǔn)確性。

（1）前端控制。就是從各類項(xiàng)目文件形成的源頭進(jìn)行控制，梳理歸檔流程、加強(qiáng)協(xié)同管理，確保外部參建單位資料交付受控。明確相關(guān)職能部門的監(jiān)控責(zé)任，檔案管理部門參與監(jiān)控、協(xié)同管理，保障基建檔案歸檔質(zhì)量。

（2）過程控制。要求各參建單位明確檔案人員，建立覆蓋全項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將有關(guān)檔案制度和標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)發(fā)到各參建單位，同時(shí)，檔案管理部門定期參加工程進(jìn)度例會(huì)，一方面能及時(shí)掌握動(dòng)態(tài)信息，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度把好質(zhì)量關(guān)；另一方面，也將過程管理中的有關(guān)問題提請各職能部門協(xié)同解決。通過過程檢查，將問題消除在萌芽狀態(tài)，為項(xiàng)目按時(shí)竣工驗(yàn)收贏得時(shí)間。

（3）后期控制。首先，建立檔案管理部門一票否決制度，施工單位必須在實(shí)物交接后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)將編制的施工文件和竣工圖提交監(jiān)理審核，并提交生產(chǎn)單位復(fù)核，然后向檔案管理部門歸檔，交工驗(yàn)收書上如無檔案管理部門簽字、蓋章，不能進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。其次，將檔案自檢作為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的基礎(chǔ)工作，由項(xiàng)目建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同組織檔案自檢工作，對發(fā)現(xiàn)的問題全面整改，為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。按國家有關(guān)規(guī)定，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。可以說通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可以折射出一個(gè)企業(yè)的整體管理水平，企業(yè)應(yīng)予以高度重視。

基建檔案是工程項(xiàng)目的真實(shí)反映，基建檔案管理工作是一項(xiàng)傳承歷史、記錄現(xiàn)實(shí)、服務(wù)未來的工作，只有做好基建檔案工作，才能真正發(fā)揮檔案為企業(yè)發(fā)展及生產(chǎn)建設(shè)提供服務(wù)的作用。

（作者單位：陜西延長石油（集團(tuán)）有限責(zé)任公司）