辦公室工作智能化管理結構探析

任利軍

(黑龍江職業學院，哈爾濱 150080)

辦公室作為企業上傳下達的重要機構，其作用非常大，但受多方面因素的影響，辦公室工作管理效率和水平始終不高。

1 傳統辦公室工作管理及發展

辦公室是企業的宣傳窗口，辦公條件的好壞對企業的影響不容小覷。過去物質匱乏，企業財力資源有限，硬件設施投入不足，辦公條件簡單。表1為不同時代辦公室管理工作的特點。

表1 不同時代辦公室管理工作特點Tab.1 Characteristics of office management of different eras

從表1可以看出，傳統辦公室管理工作特點主要體現在：文件以紙質檔案方式保存，信息以電話、口頭等方式傳遞，實際工作中存在信息輸送失真、文件傳達斷鏈等問題，很容易造成領導決策失誤。

2 辦公智能化管理的優越性

隨著發展，對辦公室工作的規范性和高效性提出了更高的要求。辦公室工作內容越來越復雜，若企業依然采用傳統的管理模式，會出現信息傳遞效率低、信息準確性差、信息滯后等問題。辦公智能化管理是大勢所趨。表2為傳統辦公室工作和現代智能化管理辦公方式的比較。

表2 傳統辦公室工作和現代智能化管理辦公方式的比較Tab.2 Comparison of traditional and modern intelligent management office mode

從表2可以看出，辦公智能化管理具有優越性，主要體現在以下幾方面：文件柜逐漸被伺服機取代，使信息儲藏更安全。筆逐漸被鍵盤取代，信息制造更高效。電話逐漸被電子郵件取代，信息傳輸更快捷。檔案館、圖書館逐漸被數據庫、網上圖書館取代，信息采集更準確。辦公室逐漸被辦公人員所在地取代，信息處理地點更多元。文字逐漸被0-1信號取代，使信息原始形式更保密。一份文件一人閱讀或多人傳閱逐漸被多人同時網上瀏覽取代，信息共享方式更便利。辦公方式不斷創新，不僅使領導能夠實時掌握辦公室工作的真實情況，還能減輕工作量，隨時更新數據，簡化行政程序，高效低成本處理日常事務。

3 辦公智能化管理的特點

3.1 管理手段現代化

辦公管理技術是帶動企業發展的源動力，隨著計算機的普及和計算機技術的不斷發展，智能化技術改變著人們的社交和衣食住行。辦公管理手段現代化為企業降低了運營成本，提高了辦公室管理水平。轉變思想觀念、更新硬件設施、擴大工作地點、提高工作人員素質、升級軟件等，都是辦公管理手段現代化的表現。

3.2 職業要求更嚴格

要想實現辦公智能化管理目標，必須依靠專業隊伍。智能化設備自動化程度很高，因此，對工作人員的專業有著更高的要求。工作人員必須取得相關工種資格證書，充分掌握智能化設備基本構成和原理，有效掌握計算機基礎知識，并具備一定的組織能力和高度的責任心。

3.3 辦公方式靈活化

數字化時代改變了企業的組織架構，辦公變得移動化，企業不需要工作人員在固定地點上班打卡，只需要員工能夠在規定時間內完成工作即可，這種方式不僅提高了辦公時間的靈活性，還提升了空間利用率和管理效率。

4 辦公智能化管理結構

4.1 辦公室內實現辦公智能化管理

工作人員可根據實際需求隨意選座，將電腦和隨身物品搬到辦公桌即可。繁忙時間，可借助聊天機器人作第一層客戶溝通，減少客戶等待時間，保證服務質量。還可以利用智能化設備，實現快捷文字和信息處理。

4.2 辦公室外實現辦公遠程化管理

企業很多業務都可以在線上開展，借助互聯網手段和在線辦公系統，使各項工作有條不紊地進行。遇到緊急的辦公任務，可使用視頻會議功能開展遠程會議，遠程溝通討論并解決具體問題。

5 辦公智能化管理的重要作用

辦公智能化管理使工作人員可以在更加便捷、舒適的環境中獲取更多的信息，這種新興的辦公方式給企業帶來了更大的經濟利益。

5.1 提高效率，節約資源

以往在傳遞信息時，工作人員需要利用書面材料形式，將信息一層層傳遞，傳遞方式比較落后，不僅難以確保信息傳遞的準確性，還無法提高信息傳遞的效率?，F在傳遞信息時，可以采用發布電子新聞、QQ、電子郵件等形式，保證信息及時準確地傳遞，大大提高了辦公效率。

5.2 制度規范，有據可查

以往歸檔紙質文件時，需要耗費大量的時間和精力。存儲文件時，需要按照順序擺放在文件柜內，增加了工作量。保存的文件需要定期打理，以免出現文件丟失等問題。而如今，在線上就可以將文件妥善處理并有據可查，擺脫了繁復的紙質文件。

5.3 服務到人，合理公平

相較于傳統的辦公室管理，辦公智能化管理借助計算機技術實現了信息的共享、實時傳遞，人們可以第一時間獲取信息，使信息傳遞更加合理。信息平臺的共享性和大容量，讓所有人都可以隨時隨地獲取、處理、整理信息，給工作人員帶來了很大便利。

6 結語

深入分析辦公室工作智能化管理結構至關重要，應提高辦公室工作效率和辦公水平，以促進各項工作高效、有序、健康運轉，使企業辦公室工作高質量高效運行。