完善我國檔案網站檢索功能的策略研究

摘 要：檔案網站是網絡環境下檔案信息服務的必然產物，檔案檢索是檔案信息服務實現的重要途徑，也是衡量檔案網站的重要指標。通過國內外檔案網站檢索功能的比較可以看出，我國檔案網站的檢索功能在檢索資源、檢索方式等方面還有很大潛力，但這需要在網站定位、資源整合、現代技術植入等方面加以改進。

關鍵詞：檔案網站；檔案信息檢索；信息服務；

Abstract：Archival websites are inevitable products of archival information service under the network enviroment. Supplying archival retriveal is an important way to achieve the information service，also is an important index to measure the websites. By comparison with the foreign archiveal websites’function of information retrieval， it is concluded that， domestic archiveal websites are of great potential to improve the information retrieval function， but measures must be taken from localization，resources conformity and the modern technology implanting.

Keywords：Archives websites；Archival information retrieval；Information service

目前，我國國家規模的檔案網站體系已初具雛形，從縱向上看，不同級別、不同規模的檔案網站紛紛建立；從橫向上看，不同專業、不同類型的檔案網站不斷完善。[1]縱觀各檔案網站，提供檔案檢索是其重要使命，沒有檔案檢索，檔案信息服務不可想象。

1 完善我國檔案網站檢索功能的必要性

檔案具有其他信息資源所不可比擬的優勢，如來源的廣泛性、原生性、權威性等，這就注定了檔案網站必然會受到社會公眾的青睞，事實是否如此呢？

根據中國人民大學研究品牌計劃項目“我國檔案網站建設測評與評價” 2011年對我國省級檔案網站綜合測評與調查顯示，排名前10位的為天津、北京、遼寧、江蘇、江西、安徽、吉林、上海、湖北和浙江的檔案信息網站。[2]筆者于2011年11月底，查詢了這些檔案網站在ALEXA上的排名，其中，較為靠前的為上海檔案信息網、江西檔案信息網和北京市檔案信息網，其流量的綜合排名分別為第2272496名、2519811名和2552074名。同時，也查詢了部分國外檔案網站在ALEXA上的排名情況，如，加拿大國家檔案館網站、美國檔案與文件署網站、英國國家檔案館網站，其流量的綜合排名分別為第580名、16481名和17733名。同時，通過ALEXA了解到，以上各網站的“每百萬人中訪問該網站的人數”，在國內，最高的為北京市檔案信息網和浙江檔案信息網，其結果分別為0.6和0.4，而加拿大國家檔案館網站該指標的值為1810。[3]該組數據從一定程度上反映出，我國的檔案網站與國外檔案網站的差距很大，檔案網站并沒有成為檔案機構與社會公眾溝通的有效橋梁，筆者的網絡調查和實踐走訪也證明了這一點。

信息服務是檔案網站的重要職責，提供檔案檢索是檔案網站信息服務的主要渠道，在檔案信息“井噴式”增長的時代，絕大多數的檔案服務都必須以有效的檢索為前提。作為檔案信息資源的集散地，檔案網站的檢索功能是不可小覷的。無論中外，檔案網站的信息服務大多都是通過檔案檢索、咨詢、開放利用等方式實現的，通過比較可以發現，國內外檔案網站在可供檢索的資源、檢索的途徑與方式、檢索主體、檢索體驗等方面都有很大的不同，更準確地說，國內檔案網站的檢索功能亟待提高，這已成為制約我國檔案網站發展的重要瓶頸之一。筆者認為，通過對中外檔案網站檢索功能的比較探析國外檔案網站的優勢，可用以完善國內檔案網站的檢索功能，有利于發掘檔案網站的潛力，實現檔案信息資源的價值。

2 中外檔案網站檢索功能的相異之處

2.1 檢索功能在檔案網站中的地位不同。由于國內外檔案網站定位不同，檢索功能在各檔案網站中的地位也不同。我國大多數網站定位于“宣傳型”或“展示型”， 在檔案網站的首頁，檔案工作的動態、成果、大事、法規、標準等內容占了很大篇幅，以期通過此類宣傳來展示、擴大檔案工作的影響，增強社會的檔案意識。相形之下，檔案檢索功能并不突出，不引人重視甚至不容易發現，訪問檔案網站的用戶大多是為了進行檔案研究、了解檔案工作的檔案行業內部人員。而國外檔案網站大多定位于“服務型”，其宗旨是為社會公眾提供檔案資源，因此，檢索功能往往置于首頁突出位置，并且，經過檔案資源的有效整合，用戶需求能得到較好的滿足。國外的很多檔案網站已深入人心，成為社會公眾生活、工作中必要的好幫手。

2.2 可供檢索的資源不同。檔案網站是一種資源型網站，其使命就是提供各類檔案資源為社會公眾利用，充分體現檔案信息作為人類社會原始信息源的價值，實現檔案信息“取之于民、用之于民”的目標。高質量的檔案資源是檢索功能發揮的前提，也是檔案網站水平的重要決定力量。從可供檢索資源的來源來講，我國檔案網站提供的資源大多基于自身館藏，跨館建設的很少。可喜的是，北京市檔案信息網專設的“民生檔案資源共享模塊”中提供的婚姻檔案、戶籍檔案、房產檔案等33類檔案是由北京市檔案館和各區檔案館共10個檔案館共同建設的，[4]這類檔案資源的共建共享現象在國內實屬鳳毛麟角。但在國外，這已經是一種普遍現象，如美國檔案與文件署網站的ARC、AAD能提供全國范圍內的檔案信息，加拿大國家檔案館網站不僅能提供全國范圍內的檔案信息，還與國家圖書館的資源實現了集成。

從資源類型上看，國內檔案網站提供的資源大多是經數字化處理的傳統館藏資源，多媒體資源、電子檔案相對很少見。這主要是由于技術因素及電子文件的法律效力尚未被完全認可，大多數檔案機構沒有有效地展開多媒體資源及電子檔案的收集和提供利用。隨著電子文件管理的技術、標準、法制等方面的不斷健全（據悉，《民事訴訟法修正案(草案)》目前正在公開征求民意，QQ聊天記錄、微博私信或將成呈堂證供，[5]電子文件法律效力得到認可也應是一種必然），電子檔案、多媒體資源作為重要的一類信息資源，勢必會得到有效的開發利用。在國外，將電子檔案及多媒體資源納入檢索范疇已經司空見慣。如英國國家檔案館網站的Podcast（播客）欄目，提供的是由檔案館工作人員利用館藏檔案整理的，關于各主題的視頻資料，目前，已有家庭歷史、軍事歷史、社會歷史等5類。[6]美國檔案與文件署網站的AAD存儲了一些數據庫和具有數據庫結構的電子文件并提供利用。

從全文的提供情況來看，國內大多數網站只提供案卷目錄或文件目錄，能提供全文信息的只有北京市檔案信息網、青島市檔案信息網等寥寥數家。而國外有相當多的檔案網站能提供全文查詢，如加拿大國家檔案館網站、美國檔案與文件署網站、澳大利亞國家檔案館網站等。

2.3 檔案資源組織效果不同。由于對用戶需求的重視程度不同，國內外檔案網站中檔案信息組織的角度及檢索系統效用也會不同。分類是信息組織的重要技術方法，國內檔案網站的資源也都經過分類，如北京市檔案信息網將“檔案目錄檢索”中的資源分成了民國檔案目錄數據庫、“建國”后檔案目錄數據庫、北京市勞動模范檔案數據庫等六個子庫。將“檔案全文閱覽”中的資源按照來源分成了北平市政府、北平市民政局、北平市社會局等7個子庫以及照片庫，點擊每一類，輸入關鍵詞即可實現檢索。國外檔案網站資源分類時，大多會重視用戶的需求，如美國檔案與文件署網站、英國國家檔案館網站、加拿大國家檔案館網站都根據用戶類型或訪問目的（如檔案研究人員、退伍軍人、教師與學生、歷史研究人員、信息管理人員等）以及檔案類型將檔案分類，不同類還會按照該類檔案的特點及用戶需求進行細分。除分類外，主題法及字順法在國外的檔案網站中也被視為檔案資源組織的普遍方法，大多數網站設有主題索引，加拿大國家檔案館網站提供的數據庫檢索系統目前有101個，按數據庫名稱的首字母順序排列，并且，每個數據庫的名稱均能準確揭示該庫主題，方便用戶選擇，檢索的針對性和易用性較好。

2.4 檢索途徑與方式不同。國內檔案網站設置的檢索途徑大多基于檔案和檔案工作。如上海檔案信息網的“網上查檔”模塊中，“館藏檔案及資料”部分提供“檔號”、“正題名”、“第一責任者”三個檢索途徑。[7]利用這些檢索途徑，要求用戶事先要對擬查找檔案有準確的認識，大量模糊檢索不能被滿足。同時，這些檢索途徑專業性很強，普通用戶對這些檔案術語難以理解和把握，檢索無法順利展開，進而導致用戶的排斥心理。相對而言，國外檔案網站的檢索途徑更加多樣化。如加拿大國家檔案館網站中檔案分類占了首頁的很大篇幅，主題索引中，將主題按字順展開，加上導航檢索的使用，即使用戶事先對所需信息較模糊，也可以通過類目或主題瀏覽而明確。在其“館藏查詢”中，可進行檔案信息的媒體形式、產品類型檢索，另外，該網站目前提供101個數據庫，不同數據庫根據其資源及用戶需求設置不同的檢索途徑。如“加拿大奧運檔案”提供的檢索途徑為“運動員名字”、“運動項目”、“奧運會屆次”、“獎牌類型”共四種檢索途徑，用戶可選擇查找出的檔案以“PDF”或“JPEG”的格式呈現。[8]多角度的檢索途徑會易化檢索過程，使人們能身心愉悅地暢游在檔案網站中，前文提到的經ALEXA統計，加拿大國家檔案館網站 “每百萬人中訪問該網站的人數” 為1810也得益于這一點。

另外，導航檢索、模糊檢索、智能檢索、布爾邏輯檢索等各種檢索方式的綜合運用程度在國內外檔案網站也有不同。從形式上看，這些檢索方式在國內檔案網站中是有的，但主要是在高級檢索中使用布爾邏輯檢索。如北京市檔案信息網的目錄查詢系統的高級檢索提供“檔號”、“題名”、“起始時間”、“終止時間”四個檢索字段，前兩個字段的檢索條件為“包含”或“等于”，后兩個字段的檢索條件為“大于”、“等于”或“小于”，四個字段之間是“邏輯與”的關系。又如上海檔案信息網的“網上查檔”欄目，提供“館藏檔案及資料”和“政府公開信息”的瀏覽檢索，點擊“館藏檔案及資料”即進入一個由“檔號”、“正題名”、“第一責任者”三個字段組成的檢索界面供用戶填寫，三個字段為“邏輯與”關系。點擊“政府公開信息”，即進入由“索取號”、“文件編號”、“信息名稱發布機構”等12個字段組成的檢索界面供用戶填寫，字段之間為“邏輯與”關系。相對而言，國外檔案網站較強調這些檢索技術、方法的綜合應用。表現在首先是導航貫穿于整個檢索過程，其次，在各個檢索系統中，這些檢索技術和方法被有效地整合，綜合應用程度較高。如美國檔案與文件署網站的AAD檢索系統，簡單檢索供用戶描述欲查找信息的任意特征而不是指定某些字段，高級檢索供用戶描述欲查找信息的任意多個特征，并選擇這些特征之間的邏輯關系，選擇精確檢索或模糊檢索，靈活地組織檢索策略，[9]這將極大地提高檢索系統的易用性。

3 完善我國檔案網站檢索功能的策略

3.1 調整檔案網站的定位。定位是網站建設的基調，它決定了網站的整體功能，檢索功能的優劣也取決于此。由以上比較可以看出，由于國內外檔案網站的定位不同，檔案檢索的資源、方式、效果也不同。我國大多數檔案網站定位于“宣傳型”、“展示型”，國外大多定位于“服務型”。為充分發揮檔案信息資源的寶貴價值，把檔案信息融入社會信息流中，必須堅定檔案網站的服務功能，把服務大眾視為網站建設的第一要務，并不斷優化網站的檢索功能。在構建檢索系統時，將用戶需求視為系統建設的第一要件，增強檢索系統的易用性和針對性。

3.2 強調整體規劃和資源整合。網站被認可的前提是擁有合適的、充分的資源，然而，這僅靠任何一家檔案館的力量是不可能實現的。目前，我國各檔案館在檔案數字化、信息化等方面已經有了很大的投入，但整體效能仍舊不強，說明檔案資源共建共享迫在眉睫。美國、加拿大、英國等國家和地區檔案資源的共建共享已在一定程度上實現，如美國檔案與文件署網站的ARC系統就可實現全美檔案資源的網上查詢。我國尚缺乏對檔案網站建設的宏觀指導和整體規劃，檔案網站建設時往往是各自為政，檔案資源割據局面越來越嚴重，這不僅造成了資源的嚴重浪費，更糟糕的是導致了我國檔案網站的整體功能較差。因此，亟待國家對檔案網站及資源建設進行整體規劃，形成統一、規范的全國檔案網站體系，提高檔案網站的整體功能，檔案檢索功能也從中得到優化。

3.3 重視現代技術的植入。檔案網站是檔案資源與現代技術結合，不斷發展的數字化技術、多媒體技術、網絡技術為檔案網站建設提供技術支持。從檢索實踐和體驗上看，我國檔案網站應重視現代技術植入。

首先，提供檔案全文已是大勢所趨，聲像、圖片、照片、膠片等各種載體形式和表現形式的檔案必須納入檔案網站的資源體系中。數字化技術、自動標引、全文檢索等檔案加工處理技術也必須得以廣泛應用。我國目前檔案數字化水平還較低，自動標引、全文檢索技術的利用還有一定的困難，檔案加工、處理的速度遠遠跟不上檔案增長的速度，大多數網站只能提供目錄級檔案信息的查詢，并且，大量有價值的檔案信息尚未被納入信息資源體系中（如電子檔案等）。

其次，Web2.0技術能增強網站的互動性，優化網站性能，因此，如RSS、Podcast（播客）、BLOG（博客）等Web2.0技術在國內外各種網站中已很盛行，遺憾的是，這一技術在國內的檔案網站中沒有被使用，這也是造成檔案網站用戶友好性不強的重要原因。在加拿大、英國等國家的檔案網站中都有通過植入RSS技術，允許用戶通過RSS進行個性化的信息定制或跟蹤，網站用戶的友好性較強。

另外，國內檔案網站大多提供“關鍵詞”、“檔號”、“題名”等檢索途徑，用戶檢索都是“千人一面”、“千次一面”，長此以往，用戶會由于網站的單調、易用性差而不愿訪問。因此，網站建設應重視檢索個性化技術的植入，如嵌入Cookie技術，對一些注冊用戶或經常來訪問的用戶記住并識別，當該用戶再來檢索時，根據系統掌握的個人信息及其歷次查詢經歷，可為其推薦信息或提供檢索結果時進行智能篩選和排序。這種技術在各種網站中（尤其是電子商務網站）已比較成熟，若能成功植入到檔案網站中，對于檔案網站整體功能及檢索功能的提高是大有裨益的。

總之，檔案網站是網絡環境下檔案工作的必然產物，檔案檢索是檔案網站的主要功能，檢索功能是評價檔案網站的重要指標。檢索功能差會降低整個檔案網站的效用，而檢索功能的增強也依賴于檔案網站的整體優化，二者相互促進，相互提高。通過國內外檔案網站的檢索實踐，不難看出，我國檔案網站的整體優化從宏觀到微觀都有極大的發展潛力，但需要從定位、政策、技術等方面不斷改進。

參考文獻：

[1]張寧.我國市級檔案網站綜合測評及分析[J].檔案學研究，2010（2）：49~54.

[2]2011年我國省級檔案網站測評結果揭曉.［2011-11-11］. http://bbs.daxtx.cn/forum.php?mod=viewthreadtid=20821highlight=2011%2B%B5%B5%B0%B8%CD%F8%D5%BE，訪問于2011年11月

[3]Alexa排名查詢.［2011-11-12］. http://www.123cha.com/alexa/ 訪問于2011年11月.

[4]北京市檔案信息網. ［2011-11-12］. http://www.da.bj.cn訪問于2011年11月.

[5]楊龍.民事訴訟法首次大修，QQ微博記錄或成呈堂證供[N].深圳晚報，2011年11月21日.

[6]英國國家檔案館網站.［2011-11-11］. http://www.nationalarchives.gov.uk/.

[7]上海檔案信息網.［2011-11-11］. http://www.archives.sh.cn/.訪問于2011年11月.

[8]加拿大國家圖書館與檔案館網站. ［2011-11-13］. http://www.collectionscanada.gc.ca/index-e.html.

[9]美國檔案與文件署網站. ［2011-11-13］.http://www.archives.gov/index.html.

（作者單位：鍋艷玲，河北大學管理學院；段愛峰，河北大學教育學院 來稿日期：2011-11-21）