高校檔案數(shù)據(jù)異地備份策略探討

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案館逐漸向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)化，高校也不例外。數(shù)字檔案館以資源建設(shè)信息化和管理利用信息化等全新的特點(diǎn)，把人們從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，大大提高了工作效率。但是，計(jì)算機(jī)中保存的數(shù)據(jù)是脆弱的，許多人為與自然因素都有可能損壞數(shù)據(jù)，特別是近年來(lái)突發(fā)性社會(huì)事件和自然災(zāi)害頻頻發(fā)生，給高校檔案數(shù)據(jù)的安全帶來(lái)嚴(yán)重威脅。

目前，檔案數(shù)據(jù)備份工作已引起高校檔案館的高度重視，無(wú)論各高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)度如何，各館基本都建立了較完備的本地備份和離線備份制度。但是，由于種種原因，檔案數(shù)據(jù)異地備份還未引起高校檔案界的足夠重視。

1 高校檔案數(shù)據(jù)異地備份的必要性

目前，隨著檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)安全在檔案工作中的地位越來(lái)越重要，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)時(shí)刻面臨著各種威脅和風(fēng)險(xiǎn)，主要有以下幾個(gè)方面：

1.1 災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)據(jù)面臨的災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)包括火災(zāi)、水害、電源災(zāi)害、氣象災(zāi)難以及地質(zhì)災(zāi)難，除氣象災(zāi)難和地質(zhì)災(zāi)難外，其余風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率都較高，而氣象和地質(zhì)災(zāi)難對(duì)檔案的破壞往往是毀滅性的。目前，雖然這些突發(fā)性災(zāi)難未涉及高校檔案館，但其危害性和殘酷性應(yīng)該引起高校檔案館的重視，災(zāi)害一旦發(fā)生，本地保存的檔案可能會(huì)遭受毀滅性的損失，因此，為了降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，必須對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份。

1.2 人為因素。在數(shù)字時(shí)代，數(shù)字化檔案信息的安全與長(zhǎng)久保存問(wèn)題是檔案界面臨的重大挑戰(zhàn)，為了避免因網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊、破壞性病毒入侵、操作失誤、蓄意破壞、設(shè)備故障等帶來(lái)的檔案系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)損毀問(wèn)題，必須開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)異地備份工作。

2 高校檔案數(shù)據(jù)異地備份存在的問(wèn)題

2.1 缺乏有效的協(xié)調(diào)機(jī)制。各高校建校規(guī)模不同，建校歷史長(zhǎng)短各異，館藏檔案數(shù)量差異很大；各高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)度不一，館藏?cái)?shù)據(jù)量差距也很大，難以形成共識(shí)；高校檔案館之間協(xié)調(diào)機(jī)制不健全，普通高校隸屬于各級(jí)教育部門(mén)，而檔案業(yè)務(wù)工作接受所在城市的檔案局指導(dǎo)，同一省區(qū)內(nèi)的高校檔案部門(mén)之間聯(lián)系尚且無(wú)法暢通，不同省份的高校檔案館之間更是缺乏有效的溝通、協(xié)調(diào)渠道，不同級(jí)別、不同規(guī)模的高校檔案館之間進(jìn)行檔案的異地備份保管，在實(shí)際工作中缺乏可操作性；同時(shí)，各高校檔案館數(shù)字化程度和規(guī)模各不相同，使檔案的異地備份保管在費(fèi)用協(xié)調(diào)方面也存在難度。

2.2 經(jīng)費(fèi)與技術(shù)人才欠缺。檔案部門(mén)在高校內(nèi)部屬于教輔單位，辦公經(jīng)費(fèi)本就勉強(qiáng)維持運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案數(shù)字化加工又要占用一大部分經(jīng)費(fèi)，難以承擔(dān)異地備份及備份后續(xù)管理所需的費(fèi)用。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)異地備份需要一定的技術(shù)支持，選擇何種備份方式、何種備份介質(zhì)、如何確保備份數(shù)據(jù)的安全與長(zhǎng)久保存問(wèn)題都需要專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技術(shù)，高校檔案部門(mén)由于種種原因，缺乏這方面的技術(shù)人才。

2.3 對(duì)異地備份的重要性認(rèn)識(shí)不足。異地備份是一項(xiàng)高投入而幾乎無(wú)產(chǎn)出的工作，由于突發(fā)性、地域性災(zāi)難發(fā)生的頻率很低，使得許多高校檔案館認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)異地備份也許永遠(yuǎn)不會(huì)用到，因此，不愿意在上面花費(fèi)太多的金錢(qián)和精力。

3 高校檔案數(shù)據(jù)資源異地備份的具體策略

選擇同一省份、不同地區(qū)的，規(guī)模相近的高校檔案館，而且，檔案數(shù)字化規(guī)模與進(jìn)度相近，最好是使用同樣的檔案管理軟件的高校之間建立檔案數(shù)據(jù)異地備份合作機(jī)制，并通過(guò)簽署協(xié)議來(lái)明確異地備份的具體實(shí)施細(xì)節(jié)和雙方的責(zé)任及義務(wù)。目前，“南大之星”檔案管理軟件在高校中用戶(hù)多達(dá)四五百家，并且，各個(gè)高校用戶(hù)可以通過(guò)軟件開(kāi)發(fā)公司建立的QQ群保持聯(lián)系，通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，可以方便地尋找合適的有異地備份合作意向的高校。

3.1 數(shù)據(jù)備份中異地和載體的選擇

3.1.1 異地的選擇。“異地備份”中“異地”的選擇是異地備份工作能否發(fā)揮作用的關(guān)鍵。如果“異地”選擇不當(dāng)，等于沒(méi)有異地備份，容災(zāi)能力幾乎為零。選擇“異地”時(shí)，首先，應(yīng)保證兩地不處在一個(gè)地震帶，不處在一個(gè)大河流域。其次，要通盤(pán)考慮人力、物力、財(cái)力等多種因素的影響。

3.1.2 載體選擇。檔案數(shù)據(jù)異地備份的載體選擇問(wèn)題也非常重要。備份載體要選用較耐久的材質(zhì)，使數(shù)據(jù)在當(dāng)前技術(shù)條件下可以維持更長(zhǎng)的可讀時(shí)間。目前，在檔案異地備份中運(yùn)用較多的是移動(dòng)硬盤(pán)和光盤(pán)。移動(dòng)硬盤(pán)具有存儲(chǔ)量大、讀取速度快等特點(diǎn)，是備份電子文件與數(shù)字化檔案信息的重要載體；光盤(pán)具有存儲(chǔ)容量大，可靠性高，存儲(chǔ)的信息不能被輕易地改變，存取速度快，保存管理方便，價(jià)格低廉等特點(diǎn)，能滿(mǎn)足確保檔案信息備份的需要，也是目前檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用較多的備份載體，但是，光盤(pán)也有使用壽命短的缺點(diǎn)。

所以，在目前的技術(shù)條件下，要想最大限度地保證異地備份數(shù)據(jù)的安全，最好能保存盡可能多的數(shù)據(jù)備份，多種備份介質(zhì)并用。比如，可以將備份數(shù)據(jù)在服務(wù)器或工作機(jī)上復(fù)制一份，移動(dòng)硬盤(pán)上保存一份，然后，再用光盤(pán)刻錄一份保存，避免因某種存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)問(wèn)題后導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

3.2 異地備份方法選擇

3.2.1 館際互備。選擇規(guī)模相近的高校檔案館，雙方經(jīng)協(xié)商建立檔案數(shù)據(jù)異地備份合作機(jī)制，通過(guò)移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)載體進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)互存儲(chǔ)備份。這種互存方式的好處是存儲(chǔ)介質(zhì)輕便，所需空間小，所需費(fèi)用也相對(duì)少一些。

3.2.2 遠(yuǎn)程異地容災(zāi)備份系統(tǒng)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立數(shù)字檔案遠(yuǎn)程異地容災(zāi)備份系統(tǒng)，選擇異地高校檔案館作為數(shù)字檔案遠(yuǎn)程異地容災(zāi)備份系統(tǒng)的互存單位進(jìn)行互存，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)備份、互為備份，在緊急情況下可保證正常檔案信息服務(wù)。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是采用虛擬磁帶異地備份庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案系統(tǒng)在發(fā)生自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)、人為因素、硬件故障等情況下，及時(shí)有效地恢復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。其缺點(diǎn)是前期投入大，后期系統(tǒng)維護(hù)、更新的費(fèi)用更高。

兩種方法相比，前一種因可以最大限度地確保檔案的安全，而且，成本低、安全性高，更易于被多數(shù)高校檔案館接受。不過(guò)，這種檔案數(shù)據(jù)異地備份方式的難度在于合作模式如何長(zhǎng)期保持穩(wěn)定，所以，需要合作高校之間充分溝通，并通過(guò)簽署協(xié)議來(lái)明確異地備份的具體實(shí)施細(xì)節(jié)和雙方的責(zé)任及義務(wù)。

3.3 異地?cái)?shù)據(jù)備份的時(shí)間選擇及具體策略

3.3.1 每學(xué)期末進(jìn)行一次完全異地備份。完全備份是將所有數(shù)據(jù)庫(kù)文件和應(yīng)用軟件復(fù)制到備份設(shè)備上。高校檔案工作周期性強(qiáng)，每年暑假前主要接收上一年度的管理類(lèi)檔案，寒假前整理完成科技類(lèi)檔案，所有這些檔案的目錄錄入和掃描電子文件上傳檔案管理系統(tǒng)都會(huì)在假期之前完成，之后，這些數(shù)據(jù)基本不會(huì)發(fā)生變化，比較穩(wěn)定。所以，將異地完全備份時(shí)間放在每學(xué)期結(jié)束前，既可以避開(kāi)檔案查詢(xún)利用的高峰期，又可以將整個(gè)學(xué)期的檔案數(shù)據(jù)完整保存。

備份雙方可以通過(guò)協(xié)商購(gòu)買(mǎi)同樣容量的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，如300G或500G的移動(dòng)硬盤(pán)，將本館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)完全備份下載到移動(dòng)硬盤(pán)上，定期互寄或人工傳遞，如果數(shù)據(jù)量過(guò)大，也可以約定只備份重要的檔案數(shù)據(jù)，或剔去占用空間較大的聲像檔案。然后，將收到的移動(dòng)硬盤(pán)中的數(shù)據(jù)保存到服務(wù)器或電腦硬盤(pán)中，也可以根據(jù)約定刻錄成光盤(pán)保存，在下一個(gè)學(xué)期結(jié)束時(shí)，再將下載有新的備份數(shù)據(jù)的移動(dòng)硬盤(pán)互相寄回，可以通過(guò)協(xié)議約定雙方各自負(fù)擔(dān)的費(fèi)用。

3.3.2 每月進(jìn)行一次差量數(shù)據(jù)備份。高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在學(xué)期中間變化不大，進(jìn)行一次完全備份后，每月可以通過(guò)遠(yuǎn)程桌面連接或ftp進(jìn)行一次差量數(shù)據(jù)備份，把與前一次備份新增加或改變的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份即可。這種備份的優(yōu)點(diǎn)是數(shù)據(jù)量較小，備份所需時(shí)間短，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線完成。備份完成后將數(shù)據(jù)下載至移動(dòng)硬盤(pán)脫機(jī)保存。

3.3.3 每周進(jìn)行一次目錄數(shù)據(jù)備份。一般的檔案管理系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)量較小，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)備份，電子文件往往是以附件的形式與目錄掛接，所以，通過(guò)手動(dòng)的遠(yuǎn)程桌面連接或ftp遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸，每周進(jìn)行一次目錄數(shù)據(jù)備份，遠(yuǎn)程目錄備份應(yīng)放在與完全備份數(shù)據(jù)不同的文件夾中以示區(qū)別。

3.4 異地備份數(shù)據(jù)的管理。備份數(shù)據(jù)的保管和維護(hù)是實(shí)施異地備份工作時(shí)必須考慮的問(wèn)題。雙方通過(guò)協(xié)議約定異地備份數(shù)據(jù)的保管和維護(hù)，必要時(shí)，可以對(duì)部分重要檔案進(jìn)行異質(zhì)保存，所需費(fèi)用由雙方約定解決。對(duì)異地備份的檔案數(shù)據(jù)還要定期進(jìn)行抽檢，如光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)，要定期檢查看是否能正常讀取，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與備份合作單位溝通，積極采取補(bǔ)救措施。

在危害檔案安全的突發(fā)社會(huì)事件和自然災(zāi)害頻發(fā)的今天，高校檔案部門(mén)和檔案工作人員必須樹(shù)立防范風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高災(zāi)害應(yīng)對(duì)能力，結(jié)合本館的實(shí)際情況，選擇合適的備份方法與策略，并能隨著技術(shù)的進(jìn)步而不斷改進(jìn)，以最大限度地確保檔案信息的安全。

（作者單位：鄭州輕工業(yè)學(xué)院 來(lái)稿日期：2011-12-15）