高校檔案數據異地備份策略探討

隨著信息技術的飛速發展，傳統的檔案館逐漸向數字檔案館轉化，高校也不例外。數字檔案館以資源建設信息化和管理利用信息化等全新的特點，把人們從繁重的手工操作中解脫出來，大大提高了工作效率。但是，計算機中保存的數據是脆弱的，許多人為與自然因素都有可能損壞數據，特別是近年來突發性社會事件和自然災害頻頻發生，給高校檔案數據的安全帶來嚴重威脅。

目前，檔案數據備份工作已引起高校檔案館的高度重視，無論各高校檔案信息化建設進度如何，各館基本都建立了較完備的本地備份和離線備份制度。但是，由于種種原因，檔案數據異地備份還未引起高校檔案界的足夠重視。

1 高校檔案數據異地備份的必要性

目前，隨著檔案信息化建設的快速發展，檔案數據安全在檔案工作中的地位越來越重要，計算機系統中的檔案數據時刻面臨著各種威脅和風險，主要有以下幾個方面：

1.1 災害風險。檔案數據面臨的災害風險包括火災、水害、電源災害、氣象災難以及地質災難，除氣象災難和地質災難外，其余風險發生概率都較高，而氣象和地質災難對檔案的破壞往往是毀滅性的。目前，雖然這些突發性災難未涉及高校檔案館，但其危害性和殘酷性應該引起高校檔案館的重視，災害一旦發生，本地保存的檔案可能會遭受毀滅性的損失，因此，為了降低檔案安全風險，必須對檔案數據進行異地備份。

1.2 人為因素。在數字時代，數字化檔案信息的安全與長久保存問題是檔案界面臨的重大挑戰，為了避免因網絡惡意攻擊、破壞性病毒入侵、操作失誤、蓄意破壞、設備故障等帶來的檔案系統崩潰、數據損毀問題，必須開展檔案數據異地備份工作。

2 高校檔案數據異地備份存在的問題

2.1 缺乏有效的協調機制。各高校建校規模不同，建校歷史長短各異，館藏檔案數量差異很大；各高校檔案信息化建設進度不一，館藏數據量差距也很大，難以形成共識；高校檔案館之間協調機制不健全，普通高校隸屬于各級教育部門，而檔案業務工作接受所在城市的檔案局指導，同一省區內的高校檔案部門之間聯系尚且無法暢通，不同省份的高校檔案館之間更是缺乏有效的溝通、協調渠道，不同級別、不同規模的高校檔案館之間進行檔案的異地備份保管，在實際工作中缺乏可操作性；同時，各高校檔案館數字化程度和規模各不相同，使檔案的異地備份保管在費用協調方面也存在難度。

2.2 經費與技術人才欠缺。檔案部門在高校內部屬于教輔單位，辦公經費本就勉強維持運轉，檔案數字化加工又要占用一大部分經費，難以承擔異地備份及備份后續管理所需的費用。同時，檔案數據異地備份需要一定的技術支持，選擇何種備份方式、何種備份介質、如何確保備份數據的安全與長久保存問題都需要專業的知識和技術，高校檔案部門由于種種原因，缺乏這方面的技術人才。

2.3 對異地備份的重要性認識不足。異地備份是一項高投入而幾乎無產出的工作，由于突發性、地域性災難發生的頻率很低，使得許多高校檔案館認為檔案數據異地備份也許永遠不會用到，因此，不愿意在上面花費太多的金錢和精力。

3 高校檔案數據資源異地備份的具體策略

選擇同一省份、不同地區的，規模相近的高校檔案館，而且，檔案數字化規模與進度相近，最好是使用同樣的檔案管理軟件的高校之間建立檔案數據異地備份合作機制，并通過簽署協議來明確異地備份的具體實施細節和雙方的責任及義務。目前，“南大之星”檔案管理軟件在高校中用戶多達四五百家，并且，各個高校用戶可以通過軟件開發公司建立的QQ群保持聯系，通過這個平臺，可以方便地尋找合適的有異地備份合作意向的高校。

3.1 數據備份中異地和載體的選擇

3.1.1 異地的選擇。“異地備份”中“異地”的選擇是異地備份工作能否發揮作用的關鍵。如果“異地”選擇不當，等于沒有異地備份，容災能力幾乎為零。選擇“異地”時，首先，應保證兩地不處在一個地震帶，不處在一個大河流域。其次，要通盤考慮人力、物力、財力等多種因素的影響。

3.1.2 載體選擇。檔案數據異地備份的載體選擇問題也非常重要。備份載體要選用較耐久的材質，使數據在當前技術條件下可以維持更長的可讀時間。目前，在檔案異地備份中運用較多的是移動硬盤和光盤。移動硬盤具有存儲量大、讀取速度快等特點，是備份電子文件與數字化檔案信息的重要載體；光盤具有存儲容量大，可靠性高，存儲的信息不能被輕易地改變，存取速度快，保存管理方便，價格低廉等特點，能滿足確保檔案信息備份的需要，也是目前檔案機構運用較多的備份載體，但是，光盤也有使用壽命短的缺點。

所以，在目前的技術條件下，要想最大限度地保證異地備份數據的安全，最好能保存盡可能多的數據備份，多種備份介質并用。比如，可以將備份數據在服務器或工作機上復制一份，移動硬盤上保存一份，然后，再用光盤刻錄一份保存，避免因某種存儲介質出現問題后導致數據丟失。

3.2 異地備份方法選擇

3.2.1 館際互備。選擇規模相近的高校檔案館，雙方經協商建立檔案數據異地備份合作機制，通過移動硬盤、光盤等存儲載體進行檔案數據互存儲備份。這種互存方式的好處是存儲介質輕便，所需空間小，所需費用也相對少一些。

3.2.2 遠程異地容災備份系統。利用網絡技術建立數字檔案遠程異地容災備份系統，選擇異地高校檔案館作為數字檔案遠程異地容災備份系統的互存單位進行互存，實現實時備份、互為備份，在緊急情況下可保證正常檔案信息服務。這種方式的優點是采用虛擬磁帶異地備份庫進行數據備份與恢復，可以實現對檔案系統在發生自然災害、戰爭、人為因素、硬件故障等情況下，及時有效地恢復數據庫數據，保證系統的正常運行。其缺點是前期投入大，后期系統維護、更新的費用更高。

兩種方法相比，前一種因可以最大限度地確保檔案的安全，而且，成本低、安全性高，更易于被多數高校檔案館接受。不過，這種檔案數據異地備份方式的難度在于合作模式如何長期保持穩定，所以，需要合作高校之間充分溝通，并通過簽署協議來明確異地備份的具體實施細節和雙方的責任及義務。

3.3 異地數據備份的時間選擇及具體策略

3.3.1 每學期末進行一次完全異地備份。完全備份是將所有數據庫文件和應用軟件復制到備份設備上。高校檔案工作周期性強，每年暑假前主要接收上一年度的管理類檔案，寒假前整理完成科技類檔案，所有這些檔案的目錄錄入和掃描電子文件上傳檔案管理系統都會在假期之前完成，之后，這些數據基本不會發生變化，比較穩定。所以，將異地完全備份時間放在每學期結束前，既可以避開檔案查詢利用的高峰期，又可以將整個學期的檔案數據完整保存。

備份雙方可以通過協商購買同樣容量的移動存儲設備，如300G或500G的移動硬盤，將本館檔案數據庫完全備份下載到移動硬盤上，定期互寄或人工傳遞，如果數據量過大，也可以約定只備份重要的檔案數據，或剔去占用空間較大的聲像檔案。然后，將收到的移動硬盤中的數據保存到服務器或電腦硬盤中，也可以根據約定刻錄成光盤保存，在下一個學期結束時，再將下載有新的備份數據的移動硬盤互相寄回，可以通過協議約定雙方各自負擔的費用。

3.3.2 每月進行一次差量數據備份。高校檔案數據庫在學期中間變化不大，進行一次完全備份后，每月可以通過遠程桌面連接或ftp進行一次差量數據備份，把與前一次備份新增加或改變的數據進行備份即可。這種備份的優點是數據量較小，備份所需時間短，可以通過網絡在線完成。備份完成后將數據下載至移動硬盤脫機保存。

3.3.3 每周進行一次目錄數據備份。一般的檔案管理系統目錄數據庫數據量較小，可以通過網絡進行遠程數據備份，電子文件往往是以附件的形式與目錄掛接，所以，通過手動的遠程桌面連接或ftp遠程數據傳輸，每周進行一次目錄數據備份，遠程目錄備份應放在與完全備份數據不同的文件夾中以示區別。

3.4 異地備份數據的管理。備份數據的保管和維護是實施異地備份工作時必須考慮的問題。雙方通過協議約定異地備份數據的保管和維護，必要時，可以對部分重要檔案進行異質保存，所需費用由雙方約定解決。對異地備份的檔案數據還要定期進行抽檢，如光盤、移動硬盤，要定期檢查看是否能正常讀取，發現問題應及時與備份合作單位溝通，積極采取補救措施。

在危害檔案安全的突發社會事件和自然災害頻發的今天，高校檔案部門和檔案工作人員必須樹立防范風險意識，提高災害應對能力，結合本館的實際情況，選擇合適的備份方法與策略，并能隨著技術的進步而不斷改進，以最大限度地確保檔案信息的安全。

（作者單位：鄭州輕工業學院 來稿日期：2011-12-15）